Centralizacja i automatyzacja: narzędzia poprawy przejrzystości i efektywności zarządzania finansami

Chcąc zachować kontrolę nad finansami szybko rozwijających się firm, menedżerowie dążą do centralizacji i automatyzacji zarządzania przepływami finansowymi i gotówką. Aby to osiągnąć, coraz szerzej wykorzystują narzędzia i rozwiązania oferowane przez instytucje finansowe.

Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa – rosnącą liczbą klientów, powstającymi kolejnymi oddziałami w kraju i za granicą, przejmowaniem innych firm – bieżące operacje na rachunkach firmy stają się na tyle złożone, że dyrektorowi finansowemu ciężko jest zachować całościowe spojrzenie na to, jak odbywają się przepływy finansowe i jakie jest aktualne saldo gotówki. Zarządzanie bieżącymi środkami staje się wówczas coraz trudniejsze. Według badań przeprowadzonych przez firmę VisaIndeks górny 1¹ wśród ponad 400 osób na najwyższych stanowiskach w dużych amerykańskich firmach, najważniejsze bariery w efektywnym zarządzaniu gotówką (cash management) to dziś:

• brak uproszczonych procesów operacyjnych,

• niedostateczna przejrzystość stanu środków pieniężnych,

• powolne przepływy w ramach cash flow,

• trudności w zarządzaniu stanem środków pieniężnych.

Rosnąca trudność bieżącego zarządzania środkami przedstawiona jest w ramce Bariery ograniczające efektywność zarządzania bieżącymi finansami. Bariery te stanowią dziś wielkie wyzwania stające przed dyrektorem finansowym w zakresie zarządzania gotówką.

Centralizacja i automatyzacja: narzędzia poprawy przejrzystości i efektywności zarządzania finansami

Dominujące trendy w zarządzaniu finansami

Firmy dążą do usprawnienia zarządzania bieżącymi finansami, stosując dwa rozwiązania szeroko wykorzystywane też w innych obszarach działalności, czyli centralizację i automatyzację.

Centralizacja zarządzania bieżącymi finansami staje się dziś powszechna. Jej przejawem są centra usług finansowych (centra księgowe) tworzone przez korporacje także w Polsce. Susan Feinberg, dyrektor ds. badań (research director) w grupie badawczej TowerGroup, koncentrującej się na branży usług finansowych, twierdzi, że wraz z globalizacją łańcuchów dostaw oraz rynków dóbr i usług całościowe spojrzenie na przepływy finansowe staje się dla firm coraz ważniejsze. Centralizacja jest, jej zdaniem, jedynym rozwiązaniem, które ma szansę umożliwić racjonalne zarządzanie środkami finansowymi i procesami biznesowymi w firmie działającej na wielu rynkach i współpracującej z wieloma partnerami. Centralizacja pozwala nie tylko na sprawne przepływy w ramach firmy i ich efektywną kontrolę, lecz również na osiąganie korzyści skali dzięki skupianiu funkcji zarządczych w jednym miejscu. Nie jest to jednak proste. Erik Zingmark, szef zarządzania bieżącymi finansami w SEB, zwraca uwagę na konieczność dopasowania zarządzania finansami do regionalnych – czy wręcz lokalnych – uwarunkowań poszczególnych rynków, tak by dostosować się do panujących tam regulacji prawnych, a jednocześnie maksymalnie wykorzystać istniejące na tych rynkach możliwości.

Automatyzacja to narzędzie wykorzystywane dziś coraz częściej do usprawnienia zarządzania bieżącymi finansami w firmach. Dzięki zautomatyzowaniu rutynowe przepływy finansowe odbywają się sprawniej i bez konieczności angażowania pracowników. Automatyzacja na dużą skalę jest możliwa dzięki standaryzacji i podniesieniu bezpieczeństwa technologii IT. Susan Feinberg wymienia najważniejsze powody coraz powszechniejszego wykorzystania automatyzacji w zarządzaniu finansami w firmach:

• potrzeba zwiększenia przejrzystości finansowania w łańcuchu dostaw,

• dążenie do podniesienia efektywności wewnętrznych procesów,

• chęć takiego zorganizowania przepływów finansowych pomiędzy przedsiębiorstwem a bankiem, żeby odbywały się one drogą elektroniczną, bez potrzeby wielokrotnego wprowadzania tych samych danych w przypadku kolejnych transakcji (to rozwiązanie nazywane jest STP – od angielskiego Straight Through Processing).

Według Susan Feinberg, kluczem do efektywności jest takie zorganizowanie zarządzania bieżącymi finansami, by konieczne było zajmowanie się tylko wyjątkowymi, nietypowymi transakcjami, podczas gdy reszta z nich będzie się odbywać automatycznie. Dzięki temu pracownicy odpowiedzialni za cash management będą mogli skoncentrować się na działaniach przynoszących wartość dodaną – czyli takich, których nie są w stanie realizować narzędzia informatyczne.

Automatyzacja przez lata nie była jednak wykorzystywana w dziedzinie finansów do tego stopnia, jak w innych obszarach działalności przedsiębiorstw. Warren Pyles, wiceprezes Evare, firmy zajmującej się rozwiązaniami informatycznymi dla instytucji finansowych, zwraca uwagę na fakt, że chociaż komputery pojawiły się w działach finansowych już prawie 50 lat temu, to jednak adaptowanie nowych technologii – szczególnie w zakresie integracji systemów finansowych z innymi systemami wewnątrz i na zewnątrz organizacji – następowało stosunkowo wolno. Dopiero teraz tak naprawdę wkraczamy w okres, kiedy to zacznie się zmieniać. Jak twierdzi Warren Pyles, w ciągu najbliższych pięciu lat technologie informatyczne oparte na Internecie i aplikacje działające dzięki przeglądarkom internetowym (tak zwane aplikacje webowe) znacznie przyspieszą procesy automatyzacji i integracji działań w obszarze finansów. Dzięki temu możliwe będzie znalezienie równowagi między decentralizacją a centralizacją i wykorzystanie zalet obu podejść. Osiągnięta zostanie decentralizacja i regionalizacja na poziomie fizycznym w firmie, a równolegle możliwa będzie centralizacja gromadzenia informacji o środkach pieniężnych. Warren Pyles twierdzi nawet, że informacja o tym, jak kształtuje się saldo gotówkowe przedsiębiorstwa, jest w dzisiejszych czasach ważniejsza niż sama gotówka. Ponadto spodziewa się, że dyrektorzy finansowi będą dążyć do integracji systemów do zarządzania bieżącymi finansami z systemami ERP i zewnętrznymi systemami bankowymi.

Rola banków w centralizacji i automatyzacji

Centralizacja i automatyzacja: narzędzia poprawy przejrzystości i efektywności zarządzania finansami

Dążenie dyrektorów finansowych do centralizacji i automatyzacji w zarządzaniu bieżącymi środkami nie jest dziś możliwe do zrealizowania bez udziału instytucji finansowych. Rosnące oczekiwania firm sprawiają więc, że banki wciąż poszerzają gamę oferowanych rozwiązań. Płaszczyzny ich współpracy z przedsiębiorstwami wymienia Marek Łukowski, dyrektor zarządzający w Obszarze Zarządzania Bankowością Korporacyjną Banku BPH. Po pierwsze, jest to współpraca na płaszczyźnie produktowej – banki udostępniają swoim klientom zindywidualizowane narzędzia, które wspierają zarządzanie cash flow przedsiębiorstwa. Drugą płaszczyzną współpracy jest integracja, czyli umożliwienie automatyzacji współpracy z bankiem i przeprowadzanie transakcji na zasadzie STP. Ponadto bank może przejąć od firmy część zadań tradycyjnie wykonywanych przez departamenty finansowe przedsiębiorstwa – odbywa się to w ramach outsourcingu.

Grupa bankowych rozwiązań dla przedsiębiorstw, która dotyczy operacyjnego zarządzania finansami, nazywana jest bankowością transakcyjną. Usługi wchodzące w jej zakres to przede wszystkim cash management i finansowanie handlu, a także bankowość elektroniczna i internetowa. Jak twierdzi Dariusz Nalepa, dyrektor zarządzający w Obszarze Bankowości Transakcyjnej Banku BPH, główne cele bankowości transakcyjnej to dostarczenie firmie rozwiązań w zakresie zarządzania bieżącą płynnością i optymalizacji tego procesu, umożliwienie automatyzacji, wsparcie procesów rekonsyliacyjnych (uzgadniania danych), a także obniżenie bieżących kosztów operacyjnych. Przedsiębiorstwa mogą liczyć na wsparcie instytucji finansowej w ośmiu głównych obszarach zarządzania bieżącymi finansami:

• zarządzanie należnościami (przyspieszenie spływu należności i automatyzacja rekonsyliacji),

• zarządzanie zobowiązaniami (wsparcie procesu regulacji zobowiązań),

• zarządzanie obrotem gotówkowym i kartami korporacyjnymi,

• optymalne zarządzanie nadwyżkami środków,

• zarządzanie bieżącą płynnością (konsolidacja sald, cash pooling),

• bieżące finansowanie krótkoterminowe (w szczególności finansowanie bieżącej działalności handlowej),

• wsparcie systemowe (oferowanie platform elektronicznej komunikacji z bankiem),

• bieżące wsparcie i doradztwo.

W każdym z wymienionych obszarów instytucje finansowe oferują przedsiębiorstwom konkretne narzędzia i kompleksowe rozwiązania. Przykładem takich narzędzi są usługi przygotowane specjalnie dla firm otrzymujących masowe płatności i dla grup kapitałowych.

Kluczem do efektywności jest takie zorganizowanie zarządzania bieżącymi finansami, by konieczne było zajmowanie się tylko wyjątkowymi, nietypowymi transakcjami, podczas gdy reszta z nich będzie się odbywać automatycznie.

Obsługa płatności masowych

Dla firm będących beneficjentami płatności masowych – jak choćby operatorzy telefonii komórkowej, dostawcy Internetu, energii, telewizje kablowe – niezwykle ważne jest scentralizowanie i zautomatyzowanie przepływów finansowych. Dla takich przedsiębiorstw banki przygotowują specjalne produkty, pozwalające na sprawne zarządzanie przelewanymi na ich rachunki środkami. PKO BP też oferuje taką usługę – zwaną Systemem Wirtualnych Rachunków Kontrahenckich. Efektywne zarządzanie płatnościami masowymi wpływającymi na rachunek firmy jest możliwe dzięki szybkiemu przetwarzaniu i automatycznej identyfikacji. Nowoczesne rozwiązania informatyczne pozwalają ponadto na automatyczny import szczegółowych danych dotyczących przelewów do systemu finansowo‑księgowego przedsiębiorstwa.

Rozwiązania dla firm, które mają wielu klientów, oferuje także BPH. Cezary Raczyński, zastępca dyrektora Departamentu Rozwoju Produktów i Wsparcia Sprzedaży, jako przykład takiego narzędzia podaje system TransCollect, z którego korzysta już ponad 300 przedsiębiorstw. Każde z nich otrzymuje codziennie zindywidualizowane raporty z wpłat otrzymanych na rachunek bankowy, a format przekazywanych danych umożliwia ich automatyczne księgowanie w systemie ERP. Przeprowadzona przez BPH analiza poprawy wydajności, wynikającej z wdrożenia systemu TransCollect u klientów banku, wykazała wśród użytkowników rozwiązania średnie roczne oszczędności na poziomie w sumie kilkunastu milionów złotych. Rozwiązaniem idącym jeszcze dalej jest usługa zwana invoice‑matching, znana w Banku BPH pod nazwą TransApis. To rozwiązanie jest przeznaczone dla firm, które dążąc do dalszej redukcji kosztów własnych, chcą przerzucić na bank analizy porównujące spływające należności z oczekiwanymi płatnościami. Przedsiębiorstwa korzystające z tej usługi dostarczają do banku co pewien czas listę niezrealizowanych przez płatników faktur, bank natomiast przeprowadza automatyczne uzgodnienie i na koniec dnia tworzy raport o zapłaconych i niezapłaconych fakturach.

Zarządzanie rachunkami wielooddziałowych firm i grup kapitałowych

Wraz z powstawaniem kolejnych oddziałów i jednostek biznesowych firmy rośnie konieczność skonsolidowanego zarządzania rachunkiem przedsiębiorstwa. Prostym rozwiązaniem
jest usługa „rachunek skonsolidowany” PKO BP, przeznaczona dla firm o rozbudowanej strukturze, posiadających wiele jednostek organizacyjnych, które nie są jednak oddzielnymi podmiotami gospodarczymi. W ramach rachunku skonsolidowanego możliwe jest kontrolowanie przepływów pieniężnych na wielu rachunkach należących do jednego podmiotu. Usługa ta pozwala na zarządzanie płynnością, kumulowanie środków na jednym rachunku bieżącym, a następnie inwestowanie zgromadzonych nadwyżek finansowych, pochodzących z różnych oddziałów przedsiębiorstwa.

W przypadku grup kapitałowych, które nie mogą posługiwać się skonsolidowanym rachunkiem, banki oferują tzw. pooling. „Cash pooling” to przykład usługi PKO BP dla grup kapitałowych, czyli przedsiębiorstw składających się z jednostek odrębnych pod względem prawnym, ale prowadzących wspólną politykę finansową. To rozwiązanie pozwala na wirtualną konsolidację dodatnich i ujemnych sald rachunków uczestników grupy. Kredyty na rachunkach bieżących, zaciągane przez jednych uczestników grupy kapitałowej, są kompensowane depozytami bankowymi posiadanymi przez innych uczestników.

Rozwiązania umożliwiające centralne zarządzanie rachunkami i bazujące na technologiach informatycznych nabierają szczególnego znaczenia w przypadku firm, które działają na rynkach międzynarodowych. W obsłudze takich korporacji specjalizuje się obecny w Polsce od niedawna bank HSBC. Oferuje on firmom dwa główne narzędzia służące do centralizacji zarządzania środkami finansowymi, ułatwiające również jego automatyzację. HSBCnet to internetowa platforma przeznaczona dla mniejszych firm. Umożliwia ona stworzenie centrum operacyjnego, które będzie miało dostęp do rachunków wszystkich firm danej grupy, znajdujących się w różnych krajach na całym świecie. System ten daje możliwość nie tylko odczytywania danych, ale i przeprowadzania międzynarodowych transakcji w różnych walutach. HSBC Connect to z kolei rozwiązanie dla większych korporacji. System ten umożliwia także zbieranie informacji i dokonywanie płatności, ale różni się tym, że działa w ramach firmy – jest zintegrowany z funkcjonującymi w przedsiębiorstwie systemami do zarządzania finansami (A/P – Accounts Payable). Dzięki temu pozwala na łączenie się z bankiem bez używania interfejsów bankowych, co zwiększa efektywność przesyłania danych.

Na co powinna liczyć firma

Wdrażanie narzędzi i kompleksowych rozwiązań oferowanych przez instytucje finansowe powinno przyczynić się do optymalizacji zarządzania finansami. Marek Łukowski wymienia siedem korzyści, które powinna osiągnąć firma dzięki efektywnej współpracy z bankiem:

• szybsza zamiana należności na gotówkę,

• szybsze księgowanie, a tym samym szybsze uwalnianie zapasów i poprawa współpracy z kontrahentami,

• obniżenie – dzięki automatyzacji – kosztów procesów realizacji zobowiązań i należności oraz kosztów osobowych,

• ograniczenie ryzyka błędów księgowych,

• ograniczenie ryzyka płynności,

• szybszy dostęp do gotówki i poprawa płynności (czemu służy finansowanie krótkoterminowe oparte na wykupie należności),

• przejęcie przez bank części czynności tradycyjnie wykonywanych w firmie.

***

Efektywne zarządzanie bieżącymi finansami przyczynia się nie tylko do poprawy efektywności firmy, ale także zwiększa jej konkurencyjność w relacjach z dostawcami i odbiorcami. Możliwości optymalizacji łańcucha dostaw, jakie stwarzają rozwiązania finansowe, przedstawione są w następnym rozdziale raportu.

1. Visa Cash Management Survey, Visa Commercial Perspectives, October 2006.