Zdrowy lider to zdrowa firma. Jak osiągać więcej, pracując mniej?

Praca ponad siły to relikt przeszłości. Nowoczesne przywództwo to sztuka inteligentnej wydajności, strategicznego myślenia i troski o najcenniejszy zasób – własną energię. Dowiedz się, jak realizować ambitne cele, nie tracąc zdrowia i wewnętrznej równowagi.

Długie godziny pracy przez lata uchodziły za symbol zaangażowania i klucz do sukcesu. Jako seryjny przedsiębiorca na własnej skórze doświadczyłem, jak wysoką cenę można zapłacić za kulturową obsesję na punkcie ciężkiej pracy. Przez lata działałem na najwyższych obrotach, zaniedbując sen, aktywność fizyczną, zdrowie i życie prywatne. Pamiętam, jak mówiłem do żony, kiedy zakładałem pierwszą firmę: „Słuchaj, jeżeli to zrobię, to musimy liczyć się z tym, że trzy, cztery lata z życia będę miał wycięte”. Nie doszacowałem…

Pracoholizm jest uzależnieniem, które łatwo usprawiedliwiać, bo przecież: „nie robię nic złego, nie piję, nie imprezuję – ciężko pracuję, by zbudować firmę i lepszą przyszłość dla swojej rodziny”. Mój organizm w końcu jednak powiedział: „Dość!”. Przewlekłe zmęczenie, chroniczny stres, problemy ze snem – zarówno z zasypaniem, jak i wybudzanie się o czwartej w nocy, szczególnie przed ważnymi spotkaniami czy wystąpieniami publicznymi. Do tego doszły spadek nastroju i motywacji, częste infekcje, obniżenie koncentracji i wydajności kognitywnej.

Pamiętam wieczór, kiedy dobijała północ, a ja po raz kolejny kończyłem prezentację ofertową. Pisałem maila i zdałem sobie sprawę, że robię to już trzeci raz. Siedziałem nad nim godzinę, a przecież normalnie zrobiłbym to w 15 minut. Nie potrafiłem się skupić, nie umiałem wydajnie pracować. Pomyślałem: „Coś robię nie tak”. Firma ma jeszcze małą skalę, cele są kilkukrotnie większe, a mój organizm już zaczyna niedomagać. Zrozumiałem, że musi istnieć inna droga – na pewno da się rozwijać firmę, wyskalować ją kilkukrotnie, a jednocześnie pozostać zdrowym.

Tak zaczęła się moja, blisko już siedmioletnia, przygoda z próbą opanowania sztuki zdrowej wydajności i dojścia do tego, jak rozwinąć pierwszą firmę, współtworzyć trzy kolejne, ale już nigdy nie pracować tak dużo i tak niezdrowo jak wcześniej. Teraz dzielę się swoją wiedzą, pokazując innym liderom, jak osiągnąć sukces bez poświęcania własnego dobrostanu. Nowoczesne przywództwo opiera się na zrównoważonej wydajności, długoterminowym strategicznym myśleniu i dbaniu o kluczowy zasób: własną energię.

Trzy filary zdrowej produktywności

Efektywność w pracy to nie tylko umiejętność szybkiego wykonywania obowiązków. To także dbałość o podstawy, które pozwalają działać w zrównoważony sposób. Kluczowe znaczenie mają trzy elementy, tworzące fundament zdrowej produktywności:

1. REGENERACJA ORGANIZMU

Nieprzespane noce i brak odpoczynku odbijają się na kreatywności i zdolności podejmowania decyzji. Nie ma nic gorszego, co można zafundować swojemu organizmowi, niż deprawacja snu. Na 100% odbije się to zarówno na krótkoterminowych wynikach: zdolności analitycznego myślenia, kreatywności, podejmowaniu decyzji, jak i na długoterminowym zdrowiu: zaburzonej gospodarce hormonalnej, zwiększonym ryzyku chorób sercowo‑naczyniowych, metabolicznych czy neurodegeneracyjnych.

Gdy układam z liderami ich kalendarze, to nawet przy intensywnym trybie życia jedną z dwóch rzeczy, których nigdy nie zalecam poświęcać, jest sen. Jego długość powinna wynosić 7–9 godzin na dobę. Warto jednak wziąć pod uwagę także zakresy referencyjne poszczególnych faz snu. Faza REM (rapid eye movement) wynosi 20–25% całkowitego czasu snu, co przy 8 godzinach stanowi od półtorej godziny do dwóch. Faza REM jest kluczowa dla konsolidacji pamięci, regeneracji emocjonalnej i procesów poznawczych. Natomiast tzw. sen głęboki (deep sleep) to 15–25% całkowitej długości snu, czyli przy 8 godzinach to 1,2–2 godziny.

Co więcej, aby poprawić jakość snu, warto przede wszystkim po zmierzchu unikać ekspozycji na niebieskie światło, ponieważ hamuje ono produkcję melatoniny. Równie istotne jest ograniczenie bodźców pobudzających, takich jak przeglądanie social mediów, praca czy spożywanie alkoholu – ten ostatni znacząco pogarsza jakość snu, skracając fazę REM i zwiększając liczbę nocnych wybudzeń.

Wieczorny stres to kolejny czynnik utrudniający zasypianie. Skutecznym sposobem na jego redukcję mogą być sprawdzone techniki relaksacyjne, takie jak NSDR (non‑sleep deep rest), trening autogenny Schultza czy joga nidra. W sieci bez trudu można znaleźć tutoriale każdej z tych metod – wybierz odpowiednią do swoich potrzeb i wprowadź ją do swojej rutyny. To tylko kilka działań, które mogą znacząco poprawić jakość snu. Warto potraktować ten aspekt priorytetowo – dobry sen to fundament zdrowia i wysokiej efektywności.

Zmiany najlepiej wprowadzać powoli, krok po kroku. Chodzi przecież o zdrowe nawyki na lata, a nie tylko do lata! W ich wdrażaniu zamiast radykalnych rewolucji postaw na stopniowe, ewolucyjne budowanie nowych nawyków.

2. AKTYWNOŚĆ FIZYCZNA

Często tłumaczę zapracowanym liderom, że aktywność fizyczna to nie tylko narzędzie do poprawiania sylwetki (a większość z nas tak ją traktuje). Jeżeli pracuje się w warunkach silnego stresu i presji, to powinien być element codziennej higieny. Zdecydowanie nie jesteśmy przystosowani do siedzącego trybu życia i pozostawania w bezruchu. Aktywność fizyczna, obok snu, to kolejny filar, który ma kolosalne przełożenie na zdrowie i jakość życia oraz pracy. Oto kilka naukowo potwierdzonych korzyści, które pomogą zmotywować się do częstszego ruchu:

• Mniejsze napięcie i lepszy nastrój. Regularna aktywność fizyczna, zwłaszcza aerobowa, obniża poziom kortyzolu – hormonu stresu – i zwiększa produkcję endorfin, znanych jako „hormony szczęścia”. Dzięki temu spada ryzyko depresji i poprawia się ogólne samopoczucieI¹.
• Lepsza pamięć i koncentracja. Ćwiczenia wspierają funkcje poznawcze mózgu, zwiększając poziom neuroprzekaźników, takich jak dopamina, serotonina i noradrenalina. Już pojedyncza sesja treningowa może poprawić nastrój i zdolność koncentracji².
• Ochrona mózgu przed starzeniem. Aktywność fizyczna sprzyja neurogenezie i poprawia plastyczność mózgu, co może spowolnić procesy starzenia. Zwiększa także poziom BDNF – kluczowego dla zdrowia neuronów białka, którego niedobory obserwuje się u osób z depresją i chorobą Alzheimera³.
• Stabilizacja poziomu cukru i insuliny we krwi. Ćwiczenia poprawiają wrażliwość na insulinę i pomagają regulować poziom cukru we krwi, co zmniejsza ryzyko cukrzycy typu 2. Regularna aktywność fizyczna sprawia, że organizm efektywniej wykorzystuje glukozę jako źródło energii⁴.
• Dłuższe życie i wolniejsze starzenie się. Badania epidemiologiczne pokazują, że osoby, które regularnie ćwiczą, wykazują o 35–45% mniejsze ryzyko przedwczesnej śmierci w porównaniu z ludźmi mniej aktywnymi. Ruch działa jak naturalny eliksir młodości i wspiera organizm na wielu poziomach⁵.

Liderom często wydaje się, że regularna aktywność oznacza spędzanie kilku godzin tygodniowo na siłowni. W rzeczywistości już niewielkie zmiany trybu życia mogą znacząco wpłynąć na zdrowie i samopoczucie. Wystarczy 25 minut treningu aerobowego, jedna sesja treningu siłowego w tygodniu lub codzienne pokonywanie 7 tys. kroków, aby zauważyć różnicę. Kluczowe jest znalezienie formy ruchu, która sprawia przyjemność i nie wymaga ciągłego zmuszania się. Jeśli aktywność stanie się naturalną częścią codzienności, jej wpływ na zdrowie, nastrój i wydajność będzie trwały i realny.

Jeżeli chcesz również realizować cele sylwetkowe, wydolnościowe, poprawić swoją mobilność czy jeszcze bardziej zredukować stres, to zastosuj adekwatne protokoły, ale podstawę stanowi znalezienie formy ruchu, którą można wpleść w codzienność i pozostawać jej wiernym. W tym przypadku konsekwencja jest zdecydowanie ważniejsza niż perfekcja, a ekstremalne metamorfozy najczęściej nie udają się właśnie dlatego, że są zbyt trudne, by utrzymać ich rytm dłużej niż przez kilka tygodni lub miesięcy. Dobrą praktyką, szczególnie na początku, jest stała rutyna, ale też zewnętrzne zobowiązanie, które zwiększy szansę, że nie będzie się pomijało treningów. Mam tutaj na myśli aktywność z przyjacielem, grupą znajomych lub trenerem.

3. ŚWIADOME ODŻYWIANIE

Do odżywania należy podejść odpowiedzialnie i personalizować swój model żywienia. Regularne badania, konsultacje z dietetykiem, wybór odpowiedniego dla siebie modelu żywienia i uzupełnienie niedoborów to podstawa. I znów nie chodzi o to, żeby przechodzić na kilkutygodniową restrykcyjną dietę, po której wraca się do złych nawyków. Ważniejsze jest powolne wprowadzanie zmian, które będą łatwe do utrzymania każdego dnia.

Może na początek wystarczy wyeliminowanie cukru i zadbanie o odpowiednią podaż białka? Jedna zmiana może wywołać sporą różnicę.

Świadome odżywianie to trzeci filar zdrowia. Sen i aktywność fizyczna mają bowiem ogromny wpływ na to, co się je i jak organizm zareaguje na przyjmowany pokarm, m.in. w jaki sposób zarządza gospodarką cukrową albo hormonalną. Przykładowo, nieprzespana noc zwiększa poziom greliny, czyli hormonu głodu.

Temat żywienia budzi wiele kontrowersji, a natłok sprzecznych informacji – na przykład w kwestii jedzenia mięsa, jajek, słodzików, a także diet czy ilości przyjmowanych węglowodanów – może wywoływać dezorientację. Dlatego warto podejść do tego świadomie: przeanalizować dostępne badania, skonsultować się z kompetentnym dietetykiem i dopasować model żywienia do swoich potrzeb. Zmiany najlepiej wprowadzać powoli, krok po kroku. Chodzi przecież o zdrowe nawyki na lata, a nie tylko do lata! W ich wdrażaniu zamiast radykalnych rewolucji postaw na stopniowe, ewolucyjne budowanie nowych nawyków.

Jak skutecznie delegować zadania (i przestać być perfekcjonistą)

„Próbowałem, ale nie mam w zespole osób, na których mogę polegać”, „Sam zrobię to najlepiej!”, „Szkoda czasu na zlecanie zadań, to zajmie dłużej niż wykonanie ich samodzielnie” – znasz to? Często słyszę takie wymówki od liderów, z którymi pracuję. Nie dość, że rozumiem ich obawy, to jeszcze je podzielam! Sam tego doświadczyłem. Tylko że myśląc w taki sposób, trudno rozwinąć biznes czy uwolnić się od obowiązków operacyjnych. Co więcej, wraz ze wzrostem firmy zamiast ulgi możesz odczuć przytłoczenie – więcej osób do zarządzania, więcej decyzji do podjęcia, więcej pożarów do ugaszenia.

Delegowanie to nie tylko sposób na odciążenie siebie, ale przede wszystkim narzędzie do budowania samodzielności i odpowiedzialności zespołu. Zrozumiałem, że aby ten proces był skuteczny, muszę skupić się nie tyle na szczegółowych instrukcjach, ile na jasnym określeniu oczekiwanych rezultatów, zasad podejmowania decyzji i kryteriów sukcesu. Z tego względu przestałem stosować instruktywny tryb delegowania. Zamiast mówić współpracownikom dokładnie, co mają zrobić, informuję ich, po co mają to wykonać i jakiego rezultatu oczekuję. Zamiast polecać: „Przygotuj raport według tych punktów…”, wyjaśniam: „Potrzebuję analizy danych sprzedażowych, która pomoże mi podjąć decyzję. Kluczowe są wnioski i rekomendacje – „poproszę, by raport miał taką a taką formę”. Jasne standardy pozwalają uniknąć nieporozumień.

Porzuciłem też perfekcjonizm. Jak już wspomniałem, wielu liderów ma tendencje do przejmowania zadań, ponieważ uważają, że nikt nie wykona ich tak dobrze jak oni sami. Po pierwsze, należy pamiętać, że jeżeli ktoś zrobi to inaczej niż ty, to nie znaczy, że zrobi to gorzej. A po drugie, wyznaję zasadę 80%. Nawet jeżeli ktoś zrobi coś w 80% tak dobrze, jak ty byś to zrobił, to świetnie! Bo często to będzie wystarczające, aby zobaczyć rezultat, a ty w tym czasie możesz wykonać inne zadanie, wnoszące znacznie większą wartość do firmy. Skumulowany efekt będzie zdecydowanie lepszy.

W dłuższej perspektywie pracownicy, którym pozwala się na popełnianie drobnych błędów i wyciąganie z nich wniosków, szybciej podnoszą swoje kompetencje. A wtedy lider zyskuje więcej czasu na strategiczne działania, zamiast poprawiać każdy detal.

Delegowanie to dla mnie również uczenie zespołu rozwiązywania problemów. Stosuję zasadę 1–3–1, która pomaga wzmocnić samodzielność i analizować sytuacje:

• 1 problem: pracownik przychodzi do mnie z jednym problemem (a nie z ich lawiną);
• 3 rozwiązania: prezentuje trzy potencjalne rozwiązania;
• 1 rekomendacja: rekomenduje jedno z nich, jego zdaniem najlepsze.

Dzięki temu zespół uczy się przejmować odpowiedzialność za podjęte decyzje, a lider… ma mniej na głowie. Przy okazji może też sprawdzić tok rozumowania danej osoby, ocenić, jak sobie radzi, a w razie potrzeby pomóc. Unikaj jednak dawania gotowych rozwiązań. Wielu przedsiębiorców ma spore ego i – choć się do tego nie przyznaje – lubi być uważanych za „bohaterów”, do których wszyscy biegną po ratunek i którzy potrafią rozwiązać każdy problem oraz wyciągnąć pracowników z każdej opresji. To jednak nie jest najlepszy sposób na budowanie wydajnych i samodzielnych zespołów ani – tym bardziej – uwalnianie się od nadmiaru pracy.

Planowanie i rytm pracy

Świadomy, wydajny lider zarządza umiejętnie nie tylko sobą i czasem, ale też swoją energią. Często proponuję liderom ćwiczenie polegające na projektowaniu ich optymalnego rytmu dnia i tygodnia. Oto cztery elementy, które warto uwzględnić, aby zachować równowagę między koncentracją, wydajnością i regeneracją:

1. Poranna praca głęboka (deep work). Warto zaczynać dzień od najważniejszych zadań o charakterze strategicznym, zanim spłynie lawina maili, rozpoczną się spotkania i pojawią inne rozpraszacze. Badania potwierdzają, że pierwsze godziny dnia są kluczowe dla produktywności. Praca w skupieniu sprzyja również lepszemu podejmowaniu decyzji.
2. Tygodniowe i dzienne plany. Tworzę plan tygodniowy, a w nim wyznaczam dni pracy operacyjnej i dni pracy głębokiej. Na każdy dzień wybieram maksymalnie trzy kluczowe priorytety i realizuję je w pierwszej kolejności. Pozwala mi to sukcesywnie wykonywać ważne zadania strategiczne rozwijające mnie i firmę, bez poczucia, że tonę w bieżących zadaniach operacyjnych i spotkaniach.
3. Świadome przerwy i aktywność fizyczna. Aby utrzymać wysoką wydajność, dbam o regenerację w ciągu dnia. Stosuję krótkie drzemki (power nap) lub NSDR (non‑sleep deep rest), a spacer na świeżym powietrzu traktuję jako świetny sposób na odświeżenie umysłu – zgodnie z teorią przywracania uwagi (attention restoration theory). Podczas przerw unikam przebodźcowania, rezygnuję ze scrollowania czy przebywania w hałaśliwym otoczeniu. Ludzki mózg nie jest przystosowany do ciągłej pracy w pełnym skupieniu ani do multitaskingu, dlatego świadomy odpoczynek to klucz do efektywności.
4. Minimalizacja rozpraszaczy. Wyłączam niepotrzebne powiadomienia, sprawdzam skrzynkę mailową w określonych godzinach, ustalam bloki czasu na pracę bez spotkań. Dbam o uporządkowaną przestrzeń do pracy.

Powszechnym błędem w zarządzaniu czasem jest koncentracja wyłącznie na optymalizacji harmonogramu i skracaniu czasu poświęconego na poszczególne zadania. Tymczasem badania Tony’ego Schwartza i Jima Loehra, autorów książki The Power of Full Engagement, pokazują, że kluczową rolę w utrzymaniu długofalowej efektywności odgrywa zarządzanie energią, a nie tylko czasem. Dlatego: „Nie dawaj z siebie 100% każdego dnia!” – to jedna z najlepszych strategii pozwalających uniknąć wypalenia. Nasz organizm funkcjonuje w cyklach energetycznych. Próbując utrzymać stałą intensywność przez cały dzień, szybciej się męczymy, mamy obniżoną kreatywność i popełniamy więcej błędów. Z tego powodu warto dostosować plan dnia do własnych rytmów biologicznych i najbardziej wymagające zadania realizować w momentach największego skupienia – rano lub tuż po przerwie.

Aby skutecznie zarządzać obowiązkami, wdrożyłem system priorytetyzacji pracy, używając narzędzia Time & Energy Audit. Analizuję zadania pod kątem dwóch kryteriów:

• Wartość biznesowa. Na ile dana czynność przyczynia się do realizacji celów strategicznych organizacji (przypisuję zadaniom „wartość w dolarach” – jak na TripAdvisorze!).
• Koszt energetyczny. Ile wysiłku wymaga wykonanie danego zadania i jak wpływa ono na mój poziom koncentracji i motywacji?

Dzięki tej analizie wyłaniam zadania, które rzeczywiście przynoszą wartość, oraz te, które pochłaniają nieproporcjonalnie dużo czasu i energii. Często okazuje się, że wiele obowiązków mogę zautomatyzować, delegować lub całkowicie wyeliminować. Stosuję także matrycę Eisenhowera (podział zadań na ważne i pilne) oraz macierz Impact–Effort, aby lepiej organizować pracę i koncentrować się na priorytetach, unikając „efektu rozdrobnienia”.

Efektywność zaczyna się od ciebie

W natłoku codziennych obowiązków łatwo wpaść w pułapkę ciągłego gaszenia pożarów i odkładania własnych potrzeb na później. Dlatego kalendarz warto planować w ujęciu rocznym, kwartalnym, miesięcznym, tygodniowym i dziennym. Już w styczniu wyznaczam terminy spotkań z zarządem, daty planowania kwartalnego, przeglądów miesiąca (monthly business review) czy wyjazdów integracyjnych. To pozwala uniknąć chaosu i daje wszystkim jasność, jeśli chodzi o priorytety.

Z wyprzedzeniem też planuję urlopy i ważne wydarzenia rodzinne. Pamiętam historię jednego zapracowanego lidera, któremu zdecydowanie brakowało czasu na rodzinę. Co więcej, przez kolejne dwa lata raczej niewiele mogło się zmienić bez poświęcenia celów zawodowych. Często natomiast chodzi o jakość, a nie o ilość czasu. W jego przypadku zdecydowaliśmy, że minimum jeden weekend w miesiącu ma poświęcić wyłącznie rodzinie. Zero pracy. I to on zaplanuje, jak spędzają ten czas – tak samo jak potrafi dobrze organizować pracę. Ma być aktywnie, angażująco, jakościowo i z pełną uwagą.

Ta drobna zmiana wywołała kolosalną różnicę. Pierwszy raz podziękował mi nie tylko mój podopieczny, ale też jego druga połowa. To był ich pierwszy wspólny weekend od blisko dwóch lat. To tylko jedna drobna rzecz, ale też początek kolejnych dobrych zmian.

Raz w roku warto też zrobić jedną rzecz dla siebie, taką która cię ekscytuje i daje tzw. drive, czyli napędza do działania. To może być kurs pilota, zaawansowany kurs nurkowania, podróż marzeń czy pójście na największą konferencję w branży. Planuj to wydarzenie intencjonalnie, żeby nie odkładać go na później, bo zawsze coś może „wyskoczyć”. Takie układanie planu pozwala „konsumować” owoce swojej pracy teraz, a nie odkładać to na bliżej nieokreśloną przyszłość.

Efektywność osobista oznacza umiejętność mądrego zarządzania własnymi zasobami – czasem i energią. Staram się to uświadamiać liderom, z którymi pracuję. Coraz częściej spotykam menedżerów, którzy zgłaszają się do mnie prewencyjnie – zanim spotka ich kryzys albo gdy wiedzą, że czeka ich szczególnie intensywny okres (np. szybki wzrost firmy, duża runda finansowania). To cieszy, bo oznacza, że rośnie świadomość, jak ważne jest dbanie o siebie, a nie tylko o firmę.

Takie podejście, oparte na własnym doświadczeniu i ciągłym uczeniu się (często na błędach), pozwoliło mi nie tylko poprawić swoje zdrowie i samopoczucie, lecz także osiągać lepsze wyniki w biznesie, pracując mądrzej, a nie ciężej. Moja droga zajęła mi siedem lat – gdybym wcześniej posiadł wiedzę, którą mam teraz, pewnie skróciłbym ją do dwóch lat. Dzięki temu, że była dłuższa, pewne dobre schematy utrwaliły się mocniej.

Pamiętaj, że konsekwencja jest ważniejsza niż perfekcja, a małe regularne zmiany wprowadzane ewolucyjnie przynoszą trwałe efekty. Skup się na procesie. Jeżeli będziesz wystraczająco długo robił właściwe rzeczy, to rezultaty w końcu się pojawią.

Źródła:

1. Exercise is an all‑natural treatment to fight depression, „Harvard Health Publishing”, 02.02.2021, www.health.harvard.edu/mind‑and‑mood/ exercise‑is‑an‑all‑natural‑treatment‑to‑fight‑depression.

2. K. I Erickson, Ch.H. Hillman, A.F. Kramer, Physical activity, brain, and cognition, „Science Direct”, University of Pittsburgh 2015.

3. K. I Erickson i in., Exercise training increases size of hippocampus and improves memory, „Proceedings of the National Academy of Sciences”, 31.01.2011, pubmed. ncbi.nlm.nih.gov/21282661/.

4. S.R. Bird, J.A. Hawley, Update on the effects of physical activity on insulin sensitivity in humans, 01.03.2027, PubMed, https://pubmed.ncbi.nlm.nih. gov/28879026/.

5. U. Ekelund i in., Does physical activity attenuate, or even eliminate, the detrimental association of sitting time with mortality? A harmonised meta‑analysis of data from more than 1 million men and women, „British Journal of Sports Medicine”, 2016, pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/27475271/.