Co jest kluczem do efektywnego zarządzania firmą zdalnie?

W dobie obecnego kryzysu zdalne zarządzanie firmą to nowość dla wielu menedżerów. Są jednak firmy, które taki model wykorzystywały, zanim stało się to koniecznością. Ich sekret? Zdalny proces rekrutacji.

Raz na jakiś czas współczesny świat spotyka się z anomalią, która powoduje, że społeczeństwo i gospodarka nie mogą funkcjonować w symbiozie tak jak dotychczas. Przedstawiciele biznesu gorączkowo poszukują wówczas narzędzi, które pozwolą ich firmom zachować ciągłość operacyjną.

Firmy, ratując się przed upadkiem, gorączkowo przestawiają się na pracę zdalną. Zapewnienie pracownikom możliwości do pracy w trybie home office może nastręczać problemów, zwłaszcza technicznych, ale prawdziwym wyzwaniem dla menedżerów jest zdalne zarządzanie zespołami. Jak sobie z nim poradzić?

Praca zdalna to żadna nowość

Amerykańska firma doradcza ghSMART, polska firma technologiczna ITMAGINATION czy polski start-up MC2 Innovations pokazują, że zdalne zarządzanie nie musi oznaczać paraliżu dla firmy, ale może być przewagą konkurencyjną. Kluczem do sukcesu jest udana rekrutacja. Powodzenie efektywnego zarządzania zdalnie zespołem zależy od… dobrze dobranego zespołu.

Od czasu założenia w 1995 roku ghSMART był firmą, której zespół pracował w pełni zdalnie. Ponad 80% naszej pracy realizują zespoły konsultantów oraz pracownicy, którzy pracują z biur we własnych domach. Model ten się sprawdza: w ostatniej dekadzie ghSMART odnotował zadowolenie klientów na poziomie 97%, retencję w zespołach w wysokości 93% oraz roczny wzrost przekraczający 20%. Ta amerykańska firma rozpoczynała pracę zdalną w czasach, gdy internet dopiero raczkował.

Pełna transparentność

Randy Street, partner zarządzający w ghSMART, pytany o metody zdalnego zarządzania odpowiada zwykle, że wszystko zależy do ludzi i dlatego najważniejsza jest właściwa rekrutacja. W ghSMART poświęca się średnio 42 godziny na badanie poszczególnych kandydatów i prowadzenie z nimi rozmów.

Firma – co jest rzadkością na etapie rekrutacji – stawia na pełną transparentność. Nie ogranicza się jedynie do prowadzenia wywiadów i wyboru odpowiednich kandydatów, pozwala im wejrzeć także w szczegółowy obraz sytuacji finansowej firmy, jej strategii, wyników uzyskiwanych przez poszczególnych konsultantów oraz wpływu, jaki mają na wynagrodzenie.

To wszystko sprawia, że kandydaci mają świadomość modelu biznesowego i wizji firmy, decydując się na podjęcie współpracy, doskonale wiedzą, czego mogą się spodziewać, czego oczekuje od nich firma i jej klienci.

praca zdalna
Pracownik, który już podczas rozmowy rekrutacyjnej, wie czego się spodziewać, lepiej się sprawdzi. Praca zdalna wtedy to żadne wyzwanie.

Pełna konsekwencja

Podobnie działa polska firma ITMAGINATION. Komputery i software coraz śmielej pomagają specjalistom od human resources w przeprowadzaniu rekrutacji. Sztuczna inteligencja przeszukuje bazę kandydatów, analizuje ich kompetencje i doświadczenie w celu jak najlepszego dopasowania do nowego stanowiska.

– Autorskie rozwiązania, których używamy w ITMAGINATION, pozwalają także na wypłynięcie na szerokie wody internetu i poszukiwanie najlepszych kandydatów w sieci oraz na portalach społecznościowych. Dzięki obecności w social mediach śledzimy także trendy na rynku pracy i odpowiadamy na potrzeby młodych pracowników, którzy stanowią silne zaplecze specjalistów IT w dzisiejszych czasach – wyznaje Anna Zadurska-Gołaszewska, recruitment manager w ITMAGINATION.

Zdalna rekrutacja na każdym etapie

Co ciekawe, sam wywiad z kandydatem może odbyć się także cyfrowo, jak to przystało na zaawansowaną technologicznie firmę. W praktyce, gdy rekruter wybierze grupę kandydatów zaproponowanych przez system sztucznej inteligencji, nie musi spotykać się z nimi osobiście, aby z sukcesem przeprowadzić rekrutację. W przypadku ITMAGINATION zdalna i cyfrowa rekrutacja prowadzona jest na każdym etapie.

Stosujemy system cyfrowego podpisywania umów, który pozwala na weryfikację tożsamości osoby na zasadzie podobnej jak w aplikacjach bankowych. Tak zaprojektowany proces jest szybszy, a przechowywanie dokumentacji pracowników w chmurze jest dużo bardziej bezpieczne i efektywne niż układanie stosów papieru w szafkach – komentuje Anna Zadurska-Gołaszewska.

Zdalna rekrutacja? Tak zaprojektowany proces jest szybszy, a przechowywanie dokumentacji pracowników w chmurze jest dużo bardziej bezpieczne i efektywne niż układanie stosów papieru w szafkach

Brak spotkań? To normalne

Dla Anny Streżyńskiej, byłej minister cyfryzacji, współzałożycielki startu-pu MC2 Innovations, zdalne zarządzanie projektami, brak fizycznych spotkań i cyfrowa rekrutacja to normalność.

– Zdalny tryb pracy oraz zdalne rekrutacje to dla nas codzienność, pracujemy tak od początku. Zdalnie pracowaliśmy w zakresie 30–40% personelu już wcześniej. Rekrutacja zdalna przebiega tak samo jak standardowy proces, przy użyciu różnych technik rekrutacyjnych, takich jak analizy aplikacji, wywiady behawioralne, próbki pracy itp. Szczegółowej ocenie podlegają również kompetencje kandydatów oraz niezbędna wiedza i doświadczenie – wyjaśnia Streżyńska.

Zaufanie. Ważne w realu, jak i wirtualnie

Zdaniem Streżyńskiej, skuteczność – zarówno pracy zdalnej, jak i zdalnej rekrutacji – opiera się na pełnej otwartości i zaufaniu. Kluczowa jest komunikacja i zapewnienie pracowników poczucia wsparcia – pracownik, niezależnie od geograficznego położenia, musi czuć, że może polegać na przełożonych i współpracownikach. W rezultacie właściwa komunikacja znaczy więcej niż najbardziej zaawansowane technologie.

Tego chcą pracownicy

Tego, że proces rekrutacji będzie online, domagają się już sami pracownicy. I to niezależnie, czy jest to czas kryzysu, epidemii czy normalna sytuacja rynkowa. Wiele osób pracujących na co dzień zdalnie nie widzi potrzeby fizycznego spotykania się.

– Według danych No Fluff Jobs, na początku roku blisko 40% kandydatów w IT oczekiwało, że proces rekrutacyjny będzie prowadzony online. W efekcie tylko 10% taką możliwość dostawało. Obecnie w reakcji na potrzebę rynku pracodawcy w ciągu 48 godzin dodali opcję rekrutacji zdalnej do niemal 50% ofert na naszym portalu ogłoszeniowym. Ta adaptacja do nowych warunków nastąpiła zwinnie i w ekspresowym tempie – komentuje Tomasz Bujok, CEO portalu No Fluff Jobs z największą liczbą ogłoszeń IT w Polsce.

Same technologie nie wystarczą

Chociaż nowoczesne technologie umożliwiają sprawne dotarcie do interesującej rekruterów grupy odbiorczej, to same rozwiązania IT nie wystarczą. Pracownicy, którzy są rekrutowani zdalnie i będą pracować w trybie home office, muszą spełniać szereg wymogów. Nie każdy odnajdzie się w takim modelu pracy. Praca zdalna wymaga samodyscypliny, świetnej organizacji, wysokiej motywacji wewnętrznej i skłonności do… indywidualizmu.

Osoba pracująca zdalnie pozornie nie jest kontrolowana przez pracodawcę, ale w praktyce musi kontrolować samą siebie. W efekcie musi wykazać się o wiele większą motywacją w dotrzymywaniu terminów. Dodatkowo w domu czeka na nią wiele elementów, które potrafią dekoncentrować.

Praca zdalna? Niekoniecznie dla introwertyków

– W przypadku cech osobowości wykorzystujemy klasyczny model wielkiej piątki osobowości, w której w skład wchodzą takie cechy, jak: neurotyczność, ekstrawersja, ugodowość, otwartość na nowe doświadczenia i sumienność. Przy budowaniu zespołu w MC2 Innovations istotne była dla nas zwłaszcza wymiary związane z poziomem neurotyczności i ekstrawersji. Ale to inne cechy okazały kluczowe. Temperament, bo on opisuje względnie stałe cechy człowieka – tłumaczy Arek Kamiński, HR Services Lead z MC2 Innovations.

Zdaniem Kamińskiego to właśnie temperament wpływa na nasze zachowanie. W szczególności na nasz poziom pobudzenia oraz na długość reakcji na bodźce.

Wymiana maili, wideokonferencje, rozmowy telefoniczne, ciągłe ustalanie szczegółów, doprecyzowanie informacji – tak naprawdę zdalna komunikacja wymaga dużo większej aktywności, niż się powszechnie wydaje.

Praca zdalna i mity

W przypadku pracy zdalnej czy rekrutacji zdalnej panuje mit, że jest tutaj mniej jałowych spotkań, rozmów i dyskusji. Drugim mitem zakłada, że praca i rekrutacja zdalna to idealne rozwiązania dla introwertyków.

Jaka jest prawda? W praktyce dobrze przygotowana praca zdalna opiera się na komunikacji. Wymiana maili, wideokonferencje, rozmowy telefoniczne, ciągłe ustalanie szczegółów, doprecyzowanie informacji. W rezultacie tak naprawdę zdalna komunikacja wymaga dużo większej aktywności, niż się powszechnie wydaje. Trzeba być dostępnym i skorym do rozmów niezależnie od ich formy.

Zatrudniasz zdalnie? Wiedz, z czym to się wiąże

Last, but not least. Jeżeli zatrudniasz pracownika do pracy zdalnej, także na tobie spoczywa wielka odpowiedzialność.

Warto sprawdzić w trakcie rekrutacji, czy pracownik potrafi utrzymać samodyscyplinę i ciągła komunikacja nie sprawia mu problemów. Według Arka Kamińskiego, naturalna energiczność pracownika wpływa z jednej strony na jego impulsywność, ale z drugiej – także na reaktywność, siłę pobudzenia i motywację.

Decydując się na zatrudnienie pracownika zdalnego rezydującego w innym mieście, regionie czy nawet państwie, musimy mieć skrystalizowaną wizję naszych oczekiwań względem jego kompetencji i doświadczenia, a także wizję rozwoju firmy. Tylko w pełni cyfrowa firma, gdzie poszukiwanie innowacji jest priorytetem, poradzi sobie w takim systemie.