COVID-19: Zarządzanie kryzysowe

W przypadku pandemii wywołanej przez COVID-19 nic nie jest pewne – ile potrwa i jakie będą jej konsekwencje. Istnieją jednak kroki, które powinny podjąć firmy, aby zminimalizować jej negatywne skutki.

Według danych Deloitte, ponad 80% organizacji twierdzi, że jest wystarczająco (lub nawet bardzo dobrze) przygotowana na wypadek kryzysu. Jednak większość z nich dodaje, że nie miała okazji tego sprawdzić. W rezultacie, w odpowiedzi na pojawienie się COVID-19, firmy szybko opracowują swoje plany awaryjne, dostosowują do bieżącej sytuacji istniejące już plany lub tworzą wizje zarządzania podczas kryzysu od zera. I choć wciąż jest zbyt wcześnie, aby jednoznacznie stwierdzić, jak długo będzie trwała pandemia i jakie będą jej długookresowe konsekwencje, istnieją kroki, które można podjąć już teraz, aby poprawić swoją biznesową sytuację.

Wartość przepływu rzetelnych informacji

Zdaniem ekspertów z PwC, kryzys taki jak ten wywołany przez COVID-19 może mieć wpływ na każdą część firmy. W takiej sytuacji dużą rolę odgrywają liderzy, którzy muszą przede wszystkim nie poprzestawać w sprawowaniu nadzoru nad swoimi pracownikami. Chodzi m.in. o utrzymanie wewnętrznej spójności między wielofunkcyjnymi zespołami. Każdy zatrudniony powinien zostać dokładnie poinstruowany, jakie są jego obowiązki i za co odpowiadają jego współpracownicy.

Warto również ustalić fakty. Wiarygodne dane są bowiem podstawą do planowania i reagowania kryzysowego. Kluczowe jest zatem, aby plan kryzysowy określał przepływ informacji, którym każdy będzie ufał, że są prawdziwe. Rzetelne dane wzmacniają również centralny element planowania kryzysowego – umożliwiają analizę różnych scenariuszy i ich wpływu na biznes w perspektywie krótko-, średnio- i długoterminowej. Jak wynika z badania „Global Crisis Survey”, zrealizowanego przez PwC, aż trzy czwarte ankietowanych, których sytuacja po kryzysie poprawiła się, zdecydowanie docenia znaczenie dokładnego ustalania faktów podczas kryzysu.

W każdej korporacji istnieją trzy kluczowe działy, które zawsze znajdują się w centrum reagowania i zarządzania kryzysowego. Mowa o:

  • zespołach ds. public relations i komunikacji, które są odpowiedzialne za dostarczanie informacji na zewnątrz i do wewnątrz organizacji;
  • zespołach prawnych i regulacyjnych, odpowiedzialnych za dokładną analizę narażenia organizacji na ryzyko i doradztwo w zakresie odpowiednich reakcji;
  • zespołach reagowania operacyjnego, zajmujących się zasadniczo wszystkim innym – w tym ustalaniem faktów.

Istotne jest, aby wymienione grupy ściśle współpracowały ze sobą, co nie zawsze jest łatwe, przede wszystkim dlatego, że osoby w poszczególnych działach są przyzwyczajone do pracy w oddzielnych silosach. Jednak tylko dzięki stworzeniu ścisłej kooperacji zespołów, które wzajemnie sobie ufają, można skutecznie reagować na kryzys.

Jak reagować na COVID-19?

W przypadku kryzysów i pandemii odpowiednia gotowość i proaktywna reakcja mogą pomóc twojej firmie przetrwać trudne czasy – podkreślają specjaliści z KPMG. Ich zdaniem, firmy, które znajdują się na obszarach dotkniętych epidemią COVID-19 lub są z nimi powiązane, powinny podjąć natychmiastowe działania w celu oceny stopnia narażenia organizacji. Nie powinny zapominać również o odpowiednim wsparciu kluczowych interesariuszy, pracowników i klientów. Poniżej przedstawiamy rady ekspertów KPMG, które sygnalizują natychmiastowe działania, jakie powinny podjąć organizacje.

COVID-19 – Lista natychmiastowych działań dla organizacji:

Zadbaj o swoich pracowników, interesariuszy i klientów

  1. Wykorzystaj specjalistyczną wiedzę działu HR w celu utrzymania dobrego samopoczucia zatrudnionych. Otocz szczególną troską tych pracowników, którzy znajdują się w obszarach dotkniętych skutkami epidemii.
  2. Postaw na społeczną odpowiedzialność, szukaj sposobów wsparcia i reaguj.
  3. Opracuj plan awaryjny – uwzględnij większą automatyzację, ustal zasady pracy zdalnej, znajdź sposoby na ograniczenie personelu, który musi znajdować się na terenie firmy.
  4. Wykorzystaj dostępne technologie, aby wspomóc pracowników w realizacji ich zadań. Wyposaż zatrudnionych w niezbędne narzędzia do pracy zdalnej.

Oceń ryzyko dostaw

  1. Utwórz zespół reagowania kryzysowego, aby ułatwić otwarty i spójny przepływ dokładnych informacji między kluczowymi interesariuszami.
  2. Wyznacz zespół, który skupi się na ocenie łańcucha dostaw i zarządzaniu ryzykiem. Pamiętaj o uwzględnieniu alternatywnych środków transportu.
  3. Mapuj krytyczność pozyskiwanych materiałów i źródła przychodów. Zidentyfikuj komponenty i surowce, które mają największy wpływ na strumienie dochodów.
  4. Przejrzyj umowy z kluczowymi klientami i dostawcami w celu oceny konsekwencji w przypadku braku dostaw.
  5. Przeprowadź ocenę łańcucha wartości innych czynników ryzyka, które mogą eskalować koszty, takie jak brak możliwości transportowych. Podejmuj proaktywne działania.

Zaplanuj zarządzanie kapitałem obrotowym

  1. Przeprowadź korektę prognoz przepływów pieniężnych, podaży i popytu oraz zarządzania kapitałem obrotowym.
  2. Dowiedz się, jaki wpływ na stabilność finansową mogą mieć dalsze spadki na giełdzie i ograniczenia w dostępie do finansowania.
  3. Przejrzyj planowanie sprzedaży i operacji w całej organizacji oraz zintegrowane biznesplany, aby zapewnić synchronizację taktycznego i strategicznego planowania między wszystkimi funkcjami biznesowymi.