Streszczenie: Wykorzystanie wirtualnej rzeczywistości (VR) w procesie onboardingu staje się coraz bardziej popularne, szczególnie w firmach dążących do innowacyjności. VR pozwala na stworzenie immersyjnego środowiska, które umożliwia pracownikom zapoznanie się z nowymi obowiązkami, zespołem czy kulturą organizacyjną bez konieczności fizycznej obecności. Ta technologia może przyspieszyć proces wdrożenia, a także poprawić zaangażowanie pracowników poprzez doświadczenia, które są bardziej interaktywne niż tradycyjne metody. Dzięki VR możliwe jest tworzenie realistycznych symulacji, które pomagają pracownikom w lepszym zrozumieniu ich przyszłych ról i wyzwań. Dodatkowo, VR w onboardingu sprzyja indywidualizacji procesu, umożliwiając dostosowanie szkoleń do potrzeb i tempa każdego uczestnika. Technologie te stwarzają również możliwość obniżenia kosztów związanych z tradycyjnymi metodami szkoleń, jak np. podróże służbowe czy wynajem sal szkoleniowych. Warto jednak pamiętać, że sukces wprowadzenia VR w onboarding zależy od odpowiedniego zaplanowania i zaangażowania zespołu HR, które powinno uwzględniać także ocenę efektywności nowej metody w kontekście celów organizacyjnych.
Polskie firmy coraz częściej napotykają na trudności z pozyskaniem pracowników. Jak podaje GUS stopa bezrobocia w sierpniu 2021 wyniosła 5,8 i była najniższa od ponad roku. Oznacza to, że pozyskanie talentów z rynku może być w najbliższych miesiącach niełatwym procesem. Dlatego dla reputacji firmy tak ważny jest dobrze przeprowadzony onboarding. Na przykład za pomocą VR.
Pracownicy poszukują nowych miejsc zatrudnienia, przede wszystkim by móc się rozwijać, wykonywać pracę z innym, niejednokrotnie bardziej interesującym ich, zakresem obowiązków, czy pracować w przyjaznej atmosferze, w stabilnej i rozpoznawalnej na rynku organizacji. Ostatnio również duże znaczenie ma fakt, czy organizacja oferuje pracę w trybie zdalnym lub przynajmniej hybrydowym.
Pracodawcy nieelastyczni zaczynają tracić najwięcej cennych kandydatur. Powyższe powoduje, że przed współczesnymi działami HR pojawiają się nowe wyzwania, które doprowadzić mają do bycia pożądanym na rynku pracodawcą. Ważne jest, aby pracownicy działów HR z jednej strony byli otwarci na nowości techniczne, digitalizację, narzędzia lean, czy agile, a z drugiej nie zapominali o nawiązywaniu relacji już na etapie poszukiwania pracownika.
Czym zatem może wyróżnić się współczesna organizacja na tle innych pracodawców, by skutecznie przyciągać do siebie i zatrzymywać najlepszych pracowników?
Dobre sposoby to jasno określona ścieżka kariery, motywujący systemy wynagrodzeń, czy benefity pozapłacowe odpowiadające na potrzeby zatrudnionej kadry, takie jak fryzjer, kosmetyczka, a nawet pokój drzemki w miejscu pracy, możliwość korzystania ze wsparcia psychologa lub dietetyka na terenie firmy, propagowanie aktywności fizycznej, zdrowego trybu życia w miejscu pracy w formie ćwiczeń zespołowych z trenerem personalnym, zajęć z fizjoterapeutą, czy nauka tańca podczas przerw w pracy.
Coraz większą wagę organizacje zaczynają przykładać również do pierwszego wrażenia, jakie wywołają u nowo zatrudnionego pracownika. HR‑owcy starają się, aby nowy członek zespołu czuł się dobrze w organizacji. Nie wystarczy już jednak tylko pakiet powitalny w postaci kubka firmowego, kalendarza i długopisu. W pamięci ma zostać przede wszystkim unikalne, oryginalne szkolenie wstępne, czyli on‑boarding. Jaki ma być tego cel? Przede wszystkim organizacjom zależy na zbudowaniu poczucia przynależności do firmy, większej identyfikacji z pracodawcą, szybszej adaptacji nowych pracowników, a tym samym sprawniejszym samodzielnym realizowaniu powierzonych zadań. Inne cele atrakcyjnie skonstruowanego procesu on‑boardingowego to dbanie o dobrą atmosferę w firmie, zwiększenie motywacji i zaangażowania nowych członków zespołów, budowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy, czy zmniejszenie poziomu rotacji zatrudnionej kadry.
Proces on‑boardingu to bardzo ważny moment w cyklu życia pracownika w organizacji. Od tego jak nowo zatrudniona osoba zostanie przygotowana do pracy niejednokrotnie zależy długość jej stażu pracy w organizacji. Powierzchowne, niekompletne szkolenie wstępne może być przyczyną poszukiwania nowego pracodawcy już w czasie okresu próbnego. Skutkować to będzie najczęściej brakiem chęci przedłużenia umowy przez pracownika po 3 miesiącach od zatrudnienia. Powyższe powoduje, że świadomi pracodawcy dbają o to by proces on‑boardingu był przede wszystkim merytoryczny, ale i atrakcyjny dla osób rozpoczynających pracę w firmie. W ostatnim czasie coraz większą popularnością cieszy się między innymi stosowanie wirtualnej rzeczywistości (VR) podczas procesu wdrażania nowego pracownika.
Wirtualny spacer
Pytanie o to, jakie elementy szkolenia można przeprowadzić z wykorzystaniem wirtualnej rzeczywistości zadałem Mateuszowi Tokarskiemu Co‑CEO w Giant Lazer Sp. z o.o., który na co dzień zajmuje się projektowaniem programów szkoleniowych VR. Według Mateusza Tokarskiego wykorzystanie techniki VR do przeprowadzenia onboardingu przydaje się na przykład do:
wirtualnego spaceru po firmie (obecnie szczególnie sensowne z tej racji, że wiele rekrutacji oraz onboardingów prowadzonych jest wyłącznie online),
zaprezentowania nowym pracownikom zasad kontroli dostępu do pomieszczeń w firmie,
przedstawienia kultury organizacyjnej firmy,
przeprowadzenia szkolenia BHP,
wprowadzenia systemu sprawdzającego nabytą wiedzę (interakcje, zadania, quizy, hotspoty).
O tym, jak faktycznie może wyglądać zastosowanie wirtualnej rzeczywistości podczas wprowadzania nowego pracownika mówi Mateusz Tokarski z Giant Lazer.
Jak wygląda wirtualny spacer po firmie?
Zakładając gogle VR nowy pracownik może zobaczyć wysokiej jakości zdjęcia 360° pomieszczeń, rozglądać się po nich i przemieszczać pomiędzy nimi. Ma wrażenie jakby faktycznie był w danym miejscu, ponieważ obraz dosłownie otacza go w wirtualnej przestrzeni. Najważniejsze obiekty, punkty kontroli dostępu, przejścia, mogą być oznaczone ikonami, pod którymi kryją się opisy tekstowe, komentarz lektorski, a nawet filmy instruktażowe. Dzięki takiemu multimedialnemu podejściu możemy przekazać pracownikowi wiele informacji, na które zabrakłoby czasu podczas fizycznego oprowadzania po firmie. Wykorzystanie wirtualnego spaceru nie służy wyeliminowaniu fizycznego zwiedzania firmowych poimeszczeń, ale przekazaniu większej ilości informacji, czyli zwiększenie efektywności tego zadania – zarówno od strony czasowej, jak i kosztowej. W razie potrzeby wirtualny spacer można powtórzyć bez konieczności angażowania innych pracowników. VR pozwala też szczegółowo przećwiczyć procedury kontroli dostępu – w jaki sposób poruszać się przez bramki, śluzy, lub jak reagować na gości, czy osoby obce.
Wprowadzenie do kultury organizacyjnej firmy z użyciem VR-? Czy to możliwe?
Rozwinięciem wcześniej opisanego modułu może być zapoznanie z wartościami, jakie pracodawca stara się zaszczepić swoim pracownikom. Za pomocą filmu VR 360° łatwo pokazać różne sytuacje, w jakich pracownik może się znaleźć i wskazać oczekiwane wzorce zachowania, zgodne z misją, wizją i wartościami organizacji.
W jaki sposób można wykorzystać VR podczas prezentacji zasad ergonomii w pracy?
Używając technologii VR klarownie można wytłumaczyć, jak dostosować ustawienia fotela biurowego do własnej sylwetki i w jakiej pozycji siedzieć, aby sobie nie zaszkodzić. Można stworzyć swego rodzaju iluzję, w której kolega lub koleżanka siedzący przy sąsiednim biurku będą pokazywać nowemu pracownikowi wyżej opisane bardzo istotne kwestie.
Pożar, ewakuacja i zasady postępowania podczas wypadku to elementy szkolenia BHP, chyba najmniej lubianego modułu onboardingu. VR może uatrakcyjnić szkolenie z zakresu BHP?
Oczywiście, kluczem do skuteczności tego modułu szkolenia jest wierne odtworzenie za pomocą filmu VR zdarzenia losowego (np. pożaru) i ewakuacji. Chodzi o wywołanie w pracownikach poczucia zagrożenia i przynajmniej lekkiej paniki, tak aby każda osoba po szkoleniu miała poczucie, że już ewakuacji doświadczyła. Obserwując zdarzenie z punktu widzenia jego uczestnika, pracownicy znacznie lepiej przyswajają pożądane reakcje, zachowania i czynności. Z kolei zasymulowany z wykorzystaniem VR wypadek pomoże zbudować wrażenie realizmu i wyzwoli w pracownikach emocje podobne do tych, które występują w sytuacji, kiedy naprawdę drugiej osobie stanie się krzywda. Używając technologii VR możliwe jest przećwiczenie procedury pierwszej pomocy oraz innych czynności, takich jak chociażby powiadomienie pogotowia ratunkowego, czy przełożonego.
Jak mówi Mateusz Tokarski: należy podkreślić, że potencjał technologii VR i filmów 360° będzie w pełni wykorzystany dopiero wtedy, gdy do szkolenia zostaną dodane interakcje, czyli możliwość wykonywania fizycznych czynności w wirtualnej przestrzeni, czy też opcja wyboru prawidłowej odpowiedzi na postawione pytanie. Gogle VR w połączniu z kontrolerem pozwalają na wprowadzenie quizów i zadań do każdego modułu szkoleniowego. Ważne jest, że w każdym momencie filmu szkoleniowego z użyciem VR szkolący może zrobić pauzę i uruchomić test dotyczący omawianej wcześniej sytuacji. Popularnym podejściem jest też zawarcie w aplikacji dwóch trybów: trybu nauki i trybu egzaminu. W pierwszym pracownik przyswaja wiedzę, a w drugim koncentruje się na rozwiązywaniu zadań.
PRZECZYTAJ TAKŻE:
Onboarding jako jeden z kluczowych procesów w organizacji
Dążenie do bycia atrakcyjnym pracodawcą jest niezwykle ważne w procesie budowania wizerunku każdej organizacji. Pracownicy zazwyczaj poszukują nowych miejsc zatrudnienia, by móc się rozwijać, wykonywać pracę z innym, często szerszym, zakresem obowiązków, czy pracować w przyjaznym środowisku, w stabilnej i rozpoznawalnej na rynku firmie. Powyższe powoduje, że przed współczesnymi działami HR pojawiają się nowe wyzwania, które doprowadzić mają do bycia pożądanym na rynku pracodawcą.
VR wart eksperymentów
Zastosowanie elementów VR‑u w szkoleniach, jest stosunkowo nową techniką. Warto zaznaczyć, że pomimo wykorzystania świata wirtualnego, chociażby we wspomnianym wcześniej wirtualnym spacerze, percepcja człowieka traktuje to doświadczenie jako bardzo podobne do naturalnego spaceru. Identycznie jest z pozostałymi elementami szkolenia wstępnego zobrazowanymi z użyciem VR – są odzwierciedleniem rzeczywistości, ale jakże nowatorskim i ciekawym dla współczesnego odbiorcy. Atrakcyjnie opracowany proces onboardingu wpływa bowiem pozytywnie na wdrożenie pracownika w życie organizacji. Nowa w zespole osoba szybciej zaczyna realizować postawione przed nią cele, czuje większą więź z firmą, a to skutkuje chęcią długofalowej współpracy.
Technologia VR obecnie jeszcze nie dominuje w procesie tworzenia szkoleń wstępnych, jednak z roku na rok zdobywa coraz większą popularność, co sprawia, że jest wykorzystywana w szerszym zakresie. Świadomi pracodawcy już teraz wychodzą naprzeciw oczekiwaniom kolejnych mocno zdigitalizowanych pokoleń pracowników i projektują szkolenia wstępne wplatając w nie właśnie elementy VR‑owe.
