Dołącz do grona liderów, którzy chcą więcej
Automatyzacja i robotyzacja
Polska flaga

Transformacja cyfrowych spotkań

29 września 2020 5 min czytania
Andrzej Targosz
Transformacja cyfrowych spotkań

Streszczenie: Pandemia przyspieszyła transformację cyfrową, wpływając na organizację wydarzeń biznesowych. Wiele z nich przeniosło się do internetu lub przyjęło formę hybrydową, co stawia nowe wyzwania w zakresie komunikacji i zaangażowania uczestników. Platformy takie jak Eventory umożliwiają zarządzanie wszystkimi spotkaniami w jednym miejscu, ułatwiając dostęp do danych i redukując chaos organizacyjny. Funkcje takie jak głosowanie na żywo, ankiety czy sesje Q&A zwiększają interakcję uczestników, a zbieranie feedbacku pozwala na ciągłe doskonalenie wydarzeń. Kluczowe jest również zapewnienie bezpieczeństwa i wygody uczestników podczas spotkań online. mitsmr.pl+2mitsmr.pl+2mitsmr.pl+2

Pokaż więcej

Świat bez stacjonarnych eventów istnieje, jednak nie ma biznesu bez spotkań. Transformacja cyfrowa przyspieszyła i nie ominęła tej przestrzeni. W efekcie głębokiego lockdownu,  spowodowanego pandemią, niektóre wydarzenia zostały odwołane, ale pozostałe odbywają się w sieci lub w formie hybrydowej. Co zatem niesie przyszłość dla organizatorów wydarzeń?

Partnerem materiału jest Eventory.

Założenie w Eventory jest proste: każde spotkanie jest eventem. Nie ma znaczenia, czy jest to walne zgromadzenie, konferencja, czy wydarzenia wewnątrz organizacji, w trakcie których zapadają ważne decyzje biznesowe. Wydarzenia, niezależnie od tego czy organizowane są wewnątrz firmy, czy poza nią, mogą być również elementem strategii marketingowej i biznesowej. O ile jednak można odwołać konferencję stacjonarną i spróbować zrealizować ją w innej formie, to nie można zrezygnować ze spotkań nieraz kluczowych dla biznesu. To w końcu jego esencja. Dlatego wiele osób chce brać w nich udział, również w wersji online, ale tylko wówczas, gdy ktoś zadba o wygodę takich spotkań, a przede wszystkim o ich bezpieczeństwo. Przeniesienie takich spotkań z sali konferencyjnej do „pokoju online” oznacza nowe wyzwania związane z  zapewnieniem sprawnej komunikacji i zaangażowaniem uczestników podczas spotkania.

Komunikacja na najwyższym poziomie

Dobra komunikacja to pielęgnowanie zarówno stosunków wewnątrz firmy (na linii pracownik – pracownik i pracownik – zarządzający), jak i z klientem. To właśnie one w znacznym stopniu wpływają na sukces przedsiębiorstwa, a zaangażowanie ludzi w misję i współpracę z firmą może skutecznie podnieść tempo jej rozwoju. Do tego potrzeba kontaktu i efektywnych sposobów na budowanie zaangażowania. W tym właśnie pomagają spotkania, także te w sieci.

Odpowiednia, cyfrowa kontrola nad wszelkimi wydarzeniami w obrębie firmy pomaga w budowaniu biznesu. Przenosiny spotkań firmowych na platformy takie jak Eventory, daje możliwość zgromadzenia ich w jednym miejscu.  Digitalizacja zarządzania eventami oznacza, że w każdym momencie można wrócić do wydarzenia, które się już odbyło oraz do związanych z nim danych. Taka dostępność zasobów drastycznie redukuje dotychczasowy chaos organizacyjny.

Równie kluczowe jest zaangażowanie uczestników. Dzięki skrojonym na miarę narzędziom spotkania online mogą niejednokrotnie wywoływać większe zaangażowanie i interakcje, niż te odbywane osobiście.  Mowa np. o możliwości głosowania na żywo, przeprowadzeniu ankiety, czy sesji Q&A, dzięki tym funkcjom każde spotkanie przebiegnie sprawnie, wszyscy jego uczestnicy będą mogli zabrać głos, a informacje zebrane podczas spotkania pozostaną na platformie. W przypadku rozwiązań takich jak Eventory integralną ich częścią jest zbierany feedback ze strony uczestników o mocnych i gorszych stronach spotkania. 

Webinar i wydarzenie hybrydowe

A jak zorganizować naprawdę dobre wydarzenie online? Starannie przygotowana prezentacja potrafi przyciągnąć uwagę nawet na kilkadziesiąt minut. Warunkiem jest jednak coś więcej niż zwykłe wideo, nawet dobrej jakości. W dostarczeniu sporej dawki inspirującej wiedzy pomagają unikalne narzędzia, np. czaty i sekcja Q&A. Bez nich webinar zamieni się w nudny wykład rodem z YouTube’a. Angażować to w tym wypadku zostawać w pamięci.    

Warto jednak pamiętać, że webinar nie jest eventem, tylko jednokierunkową komunikacją, nieangażującą uczestników. W większości przypadków webinar to połączenie prezentacji z widokiem na lektora – to zupełnie niemierzalne „spotkanie”. Interakcja między uczestnikami webinariów nie zachodzi równolegle. To nowoczesna forma szkolenia, wykorzystująca możliwości technologiczne do przekazywania wiedzy.

Tymczasem event zapewnia wzajemną komunikację, wymagającą całej gamy procesów towarzyszących. Dotychczas organizowanie skutecznego eventu offline wiązało się z wieloetapowym, niepłynnym procesem, wymagającym m.in. ustalenia celów, wysyłki zaproszeń, rejestracji, zaangażowania uczestników i zebrania danych. Dzięki przeniesieniu spotkań do sieci te procesy stały się znacznie prostsze, a niektóre etapy przebiegają automatycznie. 

Dzięki warstwie technologicznej wydarzeń hybrydowych (łączących offline z online) np. integracji z platformami do streamingu, organizator i uczestnik zyskują łatwiejszy dostęp do miejsca wydarzenia, jakim jest wirtualny pokój. Uczestnicy mogą zająć miejsce przed komputerem i wziąć udział w dużej konferencji z każdego miejsca na Ziemi, pod warunkiem dostępu do internetu. Przy czym wirtualna obecność nie ogranicza możliwości uczestnika, ma on dostęp do tych samych narzędzi, z których korzystają osoby zgromadzone stacjonarnie. Może zadawać pytania, brać udział w głosowaniu, odbywającym się podczas konferencji oraz zwyczajnie porozmawiać z pozostałymi uczestnikami w trakcie czy po wydarzeniu. Wszystko odbywa się przecież w czasie rzeczywistym. 

Rynek wydarzeń

Świat powoli zaczyna wracać do aktywności, ale ponowna standaryzacja wydarzeń nabiera innego znaczenia. Digitalizacja zmieniła na zawsze podejście do eventów, w firmach trwa moment ewaluacji. Większość eventów przeniesionych na początku roku z offline do online, nie wróci do swojej pierwotnej formy, bo organizacja internetowych spotkań dla wielu korporacji jest po prostu finansowo efektywniejsza. Eventy online są znacznie tańsze, zaś hybrydowe sprawdzą się w firmach, którym zależy na networkingu między uczestnikami, tworzeniu relacji i mniejszej rotacji w zespołach.

O autorach
Tematy

Może Cię zainteresować

Księgowość jako źródło przewagi konkurencyjnej. Dlaczego firmy nie wykorzystują wiedzy, którą już posiadają?

Firmy nie przegrywają przez brak danych — przegrywają, bo ignorują wiedzę, którą już mają. W fakturach, kosztach i korektach od lat zapisuje się prawdziwa historia firmy. Czy księgowość może stać się Twoją przewagą konkurencyjną?

Cyfrowe rozczarowanie. Dlaczego w wielu firmach automatyzacja nie przynosi efektów? 

Wdrażasz nowe narzędzia, ale nie widzisz efektów? Problem rzadko leży w technologii. Automatyzacja niespójnych i nieuporządkowanych procesów sprawia jedynie, że błędy pojawiają się szybciej. Przeczytaj, dlaczego technologia nie naprawi firmy za Ciebie i jak mądrze przygotować się do wdrożenia rozwiązań AI, by przyniosły realne korzyści.

Ciemna strona AI: Treści dla dorosłych i ryzyko dla firm

Nowe badanie naukowe ujawnia, że szeroka dostępność treści dla dorosłych generowanych przez sztuczną inteligencję mogła doprowadzić do gwałtownego wzrostu przestępczości na tle seksualnym. Analiza szczegółowych danych o przestępczości, opublikowanych przez japońską Narodową Agencję Policji, wykazała, że w okresach szczytowego zaangażowania w materiały oznaczone jako wygenerowane przez AI i przeznaczone wyłącznie dla dorosłych, odnotowano statystycznie istotny wzrost liczby gwałtów. Może to wskazywać na nadciągające ryzyko wizerunkowe i prawne dla firm dostarczających narzędzia oraz platformy dla tego typu treści.

Premium
Gdy firma rośnie, a zysk znika

laczego szybko rozwijająca się firma nagle traci marże, chociaż przychody notują historyczne rekordy? Przekonaj się, na czym polega problem „ziemi niczyjej” w ewolucji biznesu i sprawdź, dlaczego wdrożenie sztucznej inteligencji w nieuporządkowanej architektonicznie organizacji jest prostym przepisem na skalowanie chaosu.

Premium
Skalowanie AI dzięki adaptacyjnemu ładowi zarządczemu

Zastosowanie sztucznej inteligencji na szeroką skalę diametralnie zwiększa ryzyka biznesowe i wizerunkowe. Poznaj koncepcję adaptacyjnego ładu zarządczego – innowacyjnego podejścia, które wbudowuje mechanizmy kontroli bezpośrednio w procesy i struktury operacyjne firmy, chroniąc przed niewidocznymi, kaskadowymi błędami modeli uczących się.

Premium
Twórz wartość z generatywnej AI w skali całej organizacji

Jak skutecznie wdrażać generatywną sztuczną inteligencję w całej organizacji, unikając organizacyjnych silosów? Zobacz, dlaczego tradycyjne struktury decyzyjne zawodzą przy GenAI i dowiedz się, w jaki sposób innowacyjny twór zwany „kręgosłupem AI” pozwala łączyć kompetencje biznesowe oraz technologiczne, przynosząc firmom wymierny zwrot z inwestycji.

Premium
Strategia w cieniu AI. Gdy sprawy pilne wypierają ważne

AI zmienia sposób, w jaki firmy tworzą kampanie, analizują dane i docierają do klientów. Jednak największym ryzykiem nie jest brak wdrożenia nowych technologii, lecz wykorzystanie ich w sposób, który zwiększa produktywność kosztem przewagi konkurencyjnej. Liderzy muszą odpowiedzieć na pytanie: jak skalować działania marketingowe, nie tracąc tego, co czyni markę wyjątkową?

Premium
Jak liderzy uwalniają innowacyjność na pierwszej linii

Najlepsze innowacje ratujące jakość i efektywność często rodzą się na operacyjnej pierwszej linii. Sprawdź, dlaczego to średni szczebel zarządzania jest kluczem do ich uwolnienia.

Premium
Jak GenAI może – a jak nie może – pomóc w zarządzaniu wiedzą o klientach

Generatywna sztuczna inteligencja rewelacyjnie analizuje informacje o konsumentach, ale nie naprawi kultury Twojej firmy. Gdzie kończą się możliwości technologii?

Premium
Co prezesi muszą wiedzieć o suwerennej AI

Globalna skala AI zderza się z lokalnymi regulacjami prawnymi. Dlaczego strategia „suwerennej sztucznej inteligencji” to pilne zadanie dla prezesów, a nie tylko dla działu IT?

Materiał dostępny tylko dla subskrybentów

Jeszcze nie masz subskrypcji? Dołącz do grona subskrybentów i korzystaj bez ograniczeń!

Subskrybuj

Otrzymuj najważniejsze artykuły biznesowe — zapisz się do newslettera!