Cyfryzacja przetargów – trendy 2021+

Technologiczne przyspieszanie odczuwamy dziś w wielu obszarach funkcjonowania biznesu, ale rynek nie wypracował jeszcze standardu w obszarze cyfryzacji przetargów. Pojawienie się e‑gwarancji stwarza szansę na optymalizację procesów współpracy z wykonawcami oraz najemcami.

ICAN Research zapytał dyrektorów finansowych dziesięciu dużych firm oraz instytucji publicznych o to, w jaki sposób zarządzają przetargami i procesami zakupowymi. Jaki jest poziom cyfryzacji tych procesów? Jak rozwijają się trendy w tym obszarze?

Z opinii respondentów wynika, że duże korporacje z sektora produkcji i handlu mają zazwyczaj świetnie zdigitalizowane procesy zakupowe. Sektor budowlany i generalni wykonawcy również nabierają technologicznego rozpędu, zaś sektor publiczny dopiero odkrywa potencjał cyfryzacji.

Idealny system obsługi przetargów

ICAN Research opisał idealny system do obsługi procesów przetargowych – w tym do zarządzania otrzymywanymi gwarancjami bankowymi i ubezpieczeniowymi.

Badani stwierdzili, że jego najważniejszą cechą powinno być elastyczne dostosowywanie się do specyfiki firmy i jej procesów. Respondenci nie chcą rozwiązań opartych na sztywnych regułach. Potrzebują systemów, które usprawnią komunikację w procesie obiegu gwarancji, umożliwią wspólną pracę nad treścią takiej gwarancji, pozwolą nadawać uprawnienia dostępu do dokumentów i informacji o zabezpieczeniach. Dotyczy to obiegu dokumentów związanych z gwarancjami, nadawania uprawnień dostępu do informacji o zabezpieczeniach i komunikacji ich dotyczącej.

Zarządzanie terminami powinno być zautomatyzowane, wpisane w procesy tak, aby informacje o wygaśnięciu gwarancji czy terminie jej zwrotu same się generowały i wysyłały do odpowiednich osób w odpowiednim czasie.

Jakie trendy dominują w cyfryzacji przetargów?

Najczęściej wskazywane kierunki w informatyzacji procesów zakupowych, które zdiagnozował Info‑Systems w badaniu przeprowadzonym dla Guarantizzy to: cyfryzacja dokumentów zabezpieczających inwestycje (np.: e‑gwarancje), wdrażanie elektronicznego obiegu dokumentów przetargowych i wdrażanie podpisu elektronicznego w dokumentacji przetargowej.

Indeks górny Ilustracja: Raport ICAN Research „Cyfryzacja przetargów, trendy 2021+” Indeks górny koniec^{Ilustracja: Raport ICAN Research „Cyfryzacja przetargów, trendy 2021+”}

Duże firmy i korporacje koncentrują się na budowie w pełni cyfrowych procesów przetargowych, z wykorzystaniem e‑podpisu i elektronicznego obiegu dokumentów. Generalni wykonawcy częściej szukają kompleksowych rozwiązań do obsługi przetargów, sektor publiczny zaś podstawowych rozwiązań do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów przetargowych.

Pełna treść raportu dostępna jest pod tym linkiem.