Streszczenie: Efektywne pisanie tekstów biznesowych wymaga precyzyjnego dobierania słów i stosowania określonych zasad, które podnoszą klarowność i profesjonalizm komunikacji. Jednym z kluczowych aspektów jest unikanie nadmiernie skomplikowanego języka, który może zniechęcać odbiorców. Zamiast tego warto stawiać na prostotę, zwracając uwagę na strukturalną spójność tekstu i jasność przekazu. Kolejną techniką poprawiającą jakość pisania jest stosowanie konkretnych przykładów, które pomagają zobrazować omawiane kwestie, czyniąc je bardziej przystępnymi i zrozumiałymi. Warto również zadbać o to, aby tekst był logicznie uporządkowany, a informacje płynnie przechodziły z jednej części do drugiej, co zapewnia lepszą przyswajalność treści. Na koniec, dobrą praktyką jest zwracanie uwagi na ton komunikacji – powinien on być odpowiedni do sytuacji, zarówno profesjonalny, jak i dostosowany do charakterystyki odbiorcy.
W tekstach tworzonych na potrzeby biznesu wcale nie chodzi o to, by błyszczeć intelektem, używać skomplikowanych pojęć i skrótów znanych nielicznym. Jednak aby w sposób zrozumiały przekazać odbiorcom informację, trzeba się trochę postarać. Poznaj cztery banalnie proste sposoby, które w tym pomogą.
Jesteś początkującym przedsiębiorcą poszukującym finansowania? A może menedżerem średniego szczebla, którego życie toczy się od e‑maila do e‑maila? Niezależnie od tego, czym się zajmujesz zawodowo, musisz umieć w sposób profesjonalny pisać różnego rodzaju teksty: e‑maile, komunikaty, informacje dla współpracowników czy odpowiedzi na pisma klientów. Nie jest to łatwe.
Zapewne codziennie spotykasz profesjonalistów, którzy piszą w sposób zagmatwany, rozwlekły i niejasny. A czasami wystarczy pamiętać o jednym sposobie, który w magiczny sposób ułatwi ci pracę, a odbiorcom lekturę treści. Wystarczy skupić się na tym, czego potrzebują odbiorcy. Nic więcej.
Szkoła nauczyła jednak wielu z nas pisać tak, byśmy demonstrowali, jacy to jesteśmy mądrzy lub jak dobrze znamy materiał. Liczyło się zabłyśnięcie wiedzą, a nie nawiązanie relacji z odbiorcą. Po takich doświadczeniach postawienie odbiorcy na pierwszym miejscu w tekstach wymaga praktyki. Dlatego proponuję cztery proste sposoby, które ułatwią ci tworzenie czytelnych pism:
1. Zacznij od najważniejszego
Ułatw czytelnikowi odnalezienie głównego przekazu, dzieląc się najpierw ważnymi informacjami. Wyeksponuj na początku zdania, akapitu, dokumentu to, co najważniejsze.
Jeśli wydaje ci się to niezręczne (albo nawet niegrzeczne), przypomnij sobie, jak bardzo wszyscy są zajęci. Przesuń to, co na końcu, czyli prośbę, sugestię, opinie na początek tekstu. Uzasadnienie możesz zawrzeć w dalszej części wiadomości.
Niezależnie od tego, czym się zajmujesz zawodowo, musisz umieć w sposób profesjonalny pisać różnego rodzaju teksty: e‑maile, komunikaty, informacje dla współpracowników czy odpowiedzi na pisma klientów.
2. Zachowaj zwięzłość
Twoje zdanie zajmuje cztery wiersze? Wytnij je. Skróć. Podziel na kilka krótszych zdań. Jestem pewna, że to możliwe. Zwięzłość przekazu to podstawa.
Przejrzystość tekstu poprawisz, używając strony czynnej zamiast strony biernej. Zamiast pisać, że coś zostało zrobione przez kogoś (deklaracja została podpisana przez prezesa), lepiej napisać, że ktoś zrobił coś (prezes podpisał deklarację). Tak jest i łatwiej, i krócej.
Sprawdź, czy w tekście nie pojawiły się sformułowania typu: coś zostało/było/jest zrobione i tam, gdzie to tylko możliwe zmień je na stronę czynną. Od razu będzie się lepiej cię czytać.
PRZECZYTAJ TAKŻE: O sile prostoty w pisaniu »
Trzy sposoby, by pisać prościej
Nie marnuj czasu na dobieranie pojedynczych słów, gdy zostaje ci kilka minut na wysłanie e-maila, prezentacji czy komunikatu prasowego. Poświęć je na to, by wyostrzyć swój przekaz. Masz do wyboru aż trzy strategie.
3. Uwolnij się od klątwy wiedzy
Pamiętaj też, aby pisać w sposób inkluzywny, a nie wyłączający. Być może twój szef czy szefowa znają wszystkie branżowe terminy, akronimy i skróty myślowe, ale to cię nie upoważnia, by naszpikować nimi tekst wysyłany do klienta. Z prostej przyczyny – może on zawsze trafić do kogoś, kto tych terminów nie zna. Tekstu więc nie zrozumie. Wówczas o nieporozumienia łatwo.
Dlatego pisz zawsze tak, jakby twoim odbiorcą była osoba, którą uważasz za inteligentną, ale początkującą w danej dziedzinie. Unikaj akronimów i zdefiniuj wszystkie terminy. Nie chcesz, aby czytelnicy poczuli się niedouczeni, gdy okaże się, że któregoś nie znają. Nie chcesz, by nie kontynuowali lektury raportu lub e‑maila, bo muszą coś sprawdzić. Powstaje wtedy ryzyko, że nie powrócą do tekstu.
4. Pisz o tym, co ważne dla odbiorców
Aby dobrze pisać, musisz dobrze znać swoich odbiorców. Jeśli tak nie jest, koniecznie nadrób tę zaległość.
Twoi odbiorcy są zajętymi budowlańcami, a nowe systemy nawadniające (twój temat) znajdują się nisko na liście ich zainteresowań? Bądź konkretny i zwięzły.
Twoi czytelnicy uznają się za zwolenników równości płci, ale z niepokojem obserwujesz, że czasami nadal działają stereotypowo? Podrzuć im jedną lub dwie przekonujące dane, które będą miały na nich wpływ, i nic więcej.
A może twoi adresaci są zapracowanymi prezesami, którzy chcą rozwijać firmę w zrównoważony sposób, ale boją się, że to będzie zbyt kosztowne? Przedstaw im możliwe konsekwencje braku działań (np. brak preferencyjnych warunków kredytu, odwrót klientów) albo wskaż firmy, które dobrze wyszły na odpowiedzialnej transformacji.
Innymi słowy, sprawdź, kim jest czytelnik twoich komunikatów, o co się troszczy, czego obawia. A potem skorzystaj z tej wiedzy w swoich materiałach.
***
Zastosuj cztery powyższe wskazówki, a „pisanie zorientowane na publiczność” (audience‑centric writing) wejdzie ci w krew. Zajmie ci to trochę czasu i pochłonie nieco wysiłku, ale jestem pewna, że szybko się zdyscyplinujesz. Zaczniesz mechanicznie eliminować stronę bierną, wycinać zbędne słowa i upraszczać. Ale przede wszystkim zmienisz sposób myślenia, ponieważ dobre, profesjonalne pisanie jest empatyczne i uwzględnia potrzeby czytelników. Właśnie takich treści chcą ludzie i tylko takie mają szanse skłonić ich do działania. Powodzenia!
