Zamiast zabijać e-mail, można go przygarnąć

Komunikacja w wielopokoleniowych zespołach jest nie lada wyzwaniem. Szczególnie gdy każda generacja preferuje inne formy kontaktu.

Przepaść między pokoleniami w miejscu pracy jeszcze nigdy nie była tak zauważalna jak obecnie. A to za sprawą nowych technologii i tego w jaki sposób korzystają z nich różne generacje. Mowa przede wszystkim o komunikatorach i narzędziach służących do porozumiewania się. Ci najmłodsi, czyli tzw. Zetki  oraz Millenialsi aktywnie korzystają z nowoczesnych form komunikacji takich jak Messenger czy WhatsApp. Generacja X preferuje kontakt telefoniczny lub posługiwanie się sprawdzonym e-mailem. Tymczasem najstarsi pracownicy, czyli ci z pokolenia Baby Boomers, wolą komunikację bezpośrednią, a w ostateczności telefoniczną.

Ta wielokanałowość komunikacyjna przysparza liderom i menedżerom przedsiębiorstw silnego bólu głowy. W końcu, w dobie zmienności i nieprzewidywalności, pożądaną cechą jest zwinność i elastyczność organizacyjna.  A to wymaga komunikacji wewnętrznej. Jak jednak skutecznie ją prowadzić, gdy w firmie pracują trzy lub cztery generacje, a każda z nich korzysta z innych kanałów? Czy oznacza to prowadzenie komunikacji we wszystkich platformach, z których korzystają zatrudnieni? Co w sytuacji gdy przedsiębiorstwo posiada wiele różnorodnych zespołów, które na dodatek są rozrzucone po całym kraju lub świecie?

Pomocny jak Slack

Panaceum na to wyzwanie może okazać się Slack, który łączy w sobie funkcje komunikatora i e-maila. Aplikacja udostępnia bowiem możliwość wysyłania wiadomości prosto z platformy do Outlooka i Gmaila. Co ciekawe, korzystający ze skrzynek pocztowych, będą mogli na nie zareagować. Wysłane odpowiedzi staną się wówczas tzw. direct messages (wiadomości bezpośrednie) lub postami na odpowiednim kanale w aplikacji.

Warto dodać, że w swojej historii Slack dążył raczej do unicestwienia e-maili. Jak widać z marnym skutkiem bo skrzynki internetowe nadal i mają się dobrze. Poza tym w biznesowych realiach e-maile wciąż pozostają preferowaną formą kontaktu. Zatem zamiast zabijać skrzynki pocztowe twórcy Slacka zwrócili się w ich kierunku. Po to, aby niekorzystający z aplikacji nie czuli się wykluczeni i pomijani w pracy zespołowej.

Komunikacja na piątkę

Wśród narzędzi do komunikacji grupowej istotną rolę na rynku odgrywa również Teams od Microsoftu, który został następcą Skype Business. Produkt od giganta z Redmond również został wyposażony w funkcję integracji z narzędziami pakietu Office 365. Ponadto rozwiązanie umożliwia rozmowy audiowizualne, prowadzenie kalendarza czy wymianę dokumentów i co ciekawe, wysyłanie pochwał do współpracowników czy partnerów biznesowych.

Oczywiście innym rozwiązaniem jest korzystanie z komunikatorów dostępnych wewnątrz skrzynek internetowych. Przykładowo posiadający konto na Gmailu mogą porozumiewać się ze sobą także za pośrednictwem Google Hangouts. Tak samo jak w Slacku, również w tym przypadku wszystkie bezpośrednie wiadomości z aplikacji trafiają również do skrzynki odbiorczej.

Postaw na feedback

Niezależnie od wybranych kanałów komunikacji,  menedżerowie powinni też pamiętać o tym, aby komunikacja wewnątrz firmy nie była jednokierunkowa. Uzyskanie od pracowników informacji zwrotnej jest niezwykle istotne, gdyż to oni są często najbliżej klienta i mogą zasugerować korzystne biznesowo zmiany. Ponadto ci, którzy obecnie zajmują stanowiska juniorskie za kilka lat mogą objąć te menedżerskie. Dlatego już dziś warto wprowadzać do przedsiębiorstw narzędzia społecznościowe, które nie tylko usprawnią komunikację, ale i ułatwią pozyskanie feedbacku z pierwszej linii.