W jaki sposób wspierać pracę zespołów agile

Zwinne metodyki pracy mogą znacząco usprawnić realizowanie codziennych zadań, a także zwiększyć satysfakcję klienta. Aby jednak firmowe zespoły mogły wykorzystać potencjał kryjący się w organizacyjnej zwinności, powinny funkcjonować w odpowiednio zaprojektowanej przestrzeni.

Partnerem materiału jest WES.expert.

Jeszcze do niedawna funkcjonowanie firmy opierało się na kilkuletnich planach działania. Dziś, w dobie dynamicznego rozwoju technologii, liderzy pracują nad planami pięciomiesięcznymi, pięciotygodniowymi, a nawet pięciodniowymi. Powołują zwinne zespoły projektowe, aby tworzyć szybko, konstruować prototypy, nieustannie się uczyć i wprowadzać innowacje. Airbnb potrzebował tylko trzech lat, aby przejść od pomysłu powstałego w czyimś salonie do utworzenia systemu rezerwacji dla 700 tys. gości. Uber natomiast potrzebował zaledwie dwóch lat, aby ewoluować od założenia do pozyskania milionów pasażerów.

Zwinne metodyki pracy, czyli agile, zwykle wykorzystywane przez zespoły IT, od 2001 roku z powodzeniem są stosowane w innych dziedzinach biznesu. Okazuje się bowiem, że standardowe metody pracy są zbyt wolne i mało produktywne. Pożądany jest dziś sposób pracy umożliwiający częste testowanie, ulepszanie i dostosowywanie projektu, aby w najwyższym stopniu satysfakcjonował klienta.

Jak podkreśla Tim Brown, prezes firmy IDEO: „Agile to rodzaj systemu wytwarzania nowych pomysłów. Jest to praktyka, która pozwala organizacjom działać zgodnie z ich nowymi pomysłami. Agile nie jest źródłem nowych pomysłów, umożliwia natomiast częste iterowanie oraz szybkie opracowywanie modyfikacji i ich wdrażanie”.

Główne zasady zwinnej metodyki pracy obejmują:

1. większą satysfakcję klienta poprzez terminowe i regularne dostarczanie mu pożądanych wyników pracy;

2. koncentrację pracownika tylko na jednym zadaniu, a nie angażowanie go w równoległe projekty;

3. krótkie i częste spotkania zespołu – nierzadko w pozycji stojącej – usprawniające i przyspieszające komunikację oraz pozwalające na bieżąco śledzić postępy prac;

4. angażowanie klienta w praktyczne testowanie produktu, w celu uzyskania natychmiastowej informacji zwrotnej.

Dr Jeff Sutherland, jeden z sygnatariuszy Manifestu Agile, stwierdza, że chcąc stworzyć i dostarczyć klientowi produkt w możliwie jak najszybszym czasie, należy powołać małe zespoły pracujące w krótkich cyklach. W książce Scrum, czyli jak robić dwa razy więcej dwa razy szybciej zauważa również, że obecnie oprogramowanie naszych smartfonów jest aktualizowane co kilka tygodni, a mimo to nadal są zastrzeżenia do szybkości jego działania. Amazon z kolei ma tysiąc zespołów Scrum, które wdrażają nową funkcję co 11,6 sekundy.

Proces kreatywny

Światowi liderzy i menedżerowie wiedzą, że tylko dzięki kreatywności ich organizacje mają szansę być konkurencyjne i przynosić wyższe dochody oraz notować większe udziały w rynku. Potwierdzają to badania firmy PWC z 2017 roku, z których wynika, że obecnie na rynku rekrutacji najbardziej pożądaną umiejętnością wśród pracowników są kreatywność i innowacyjność. Te cechy wskazało 77% pytanych członków zarządu. Dopiero na dalszych pozycjach znalazły się takie przymioty jak: przywództwo, inteligencja emocjonalna czy zdolności adaptacyjne. Pozwala to stwierdzić, że kreatywność stała się nową wydajnością. W tym samym raporcie PWC znajdziemy jednak inną ciekawą informację. Aż 69% pytanych pracowników stwierdziło, że nie mogą realizować swojego potencjału twórczego pomimo chęci działania. Z kolei z badań Adobe z 2017 roku dowiadujemy się, że 61% liderów uważa, że ich organizacje nie są kreatywne. Warto zastanowić się dlaczego.

Jeszcze do niedawna środowiska pracy projektowane były w celu wspierania realizacji zadań w systemie liniowym, gdzie pojedyncze osoby odpowiedzialne są za poszczególne etapy projektu. Po zakończeniu swoich działań prace kontynuowane są przez kolejne osoby wyspecjalizowane w swojej dziedzinie. W procesie liniowym, zorientowanym na efektywność, nie ma jednak miejsca na iteracje i kreatywność. W dobie cyfrowej transformacji oraz dynamicznego rozwoju technologii procesy twórcze przyspieszają, pomysły się mnożą, a możliwy czas reakcji na zmiany kurczy się. Organizacje chcąc być produktywnymi, a co za tym idzie – konkurencyjnymi, zmuszone są do wprowadzenia zmian i coraz częściej decydują się na wdrożenie procesu kreatywnego w swoim systemie pracy. W procesie tym dochodzi do przenikania różnorodnych aktywności. Mamy w nim do czynienia zarówno z pracą jednostki, ale także grup w najróżniejszych konfiguracjach (m.in. formalnych, nieformalnych, dużych, małych, średnich, rozproszonych). Jest w nim miejsce na myślenie dywergencyjne (rozbieżne) i konwergencyjne (zbieżne). Proces kreatywny jest nieuporządkowany, brak w nim strukturyzacji i przewidywalności, dochodzi do licznych iteracji, testowania, analizowania, burzy mózgów. To wszystko sprawia, że proces kreatywny jest niezwykle efektywny.

Obecne środowiska pracy, które zostały zaprojektowane, aby sprzyjać pracy liniowej, nie wspierają pracy kreatywnej. Przestrzeń nie pobudza potencjału twórczego i nie wspiera innowacyjnego myślenia pracowników. Wszechobecny hałas i liczne elementy rozpraszające, które nieustannie wytrącają nas ze stanu skupienia, to kolejny czynnik uniemożliwiający pracę kreatywną w obecnych przestrzeniach. Brakuje również odpowiednio zorganizowanych i wyposażonych miejsc do różnorodnej twórczej pracy zespołowej.

Co wyróżnia agile

Chcąc stworzyć środowisko pracy wspierające pracę kreatywnych zespołów agile, eksperci z firmy Steelcase przyjrzeli się organizacjom stosującym zwinne metodyki pracy. W wyniku obserwacji zdefiniowano 10 stwierdzeń odnośnie do zespołów agile:

1. Uczyń domniemane zdefiniowanym – każdy członek zespołu wypracowuje wartości dla projektu, dlatego jego praca powinna być widoczna i dostępna dla reszty zespołu. Dzielenie się werbalnie i wizualnie, zarówno w sposób cyfrowy, jak i analogowy, pomaga budować wiedzę wśród uczestników projektu.

2. Weryfikuj, testuj, ufaj – weryfikowanie, testowanie i badanie w obecności innych członków zespołu buduje zaufanie, przyspiesza naukę i wydajność. Dzięki temu zespół agile porażkę definiuje jako sukces, ponieważ poprzez powyższe działania zdobywa nowe, cenne informacje.

3. Wspólny rozwój – praca nad wspólnym projektem powoduje, że członkowie zespołu stale się uczą i rozwijają. Wzmacnia to poczucie przynależności, zaangażowania i identyfikację ze wspólnymi celami.

4. Sprawdzaj, udoskonalaj, pracuj z klientem – zespół ma regularny kontakt z klientem w celu uzyskania informacji zwrotnej, która przybliża zespół do osiągnięcia celu i wykonania zadania. Komunikat jest istotny zarówno dla jednostki, jak i grupy, dzięki czemu nakreślone zostają jasne kierunki działania.

5. Bądź obecny – zespoły agile są obecne w przestrzeni biurowej zarówno fizycznie, jak i emocjonalnie, mentalnie i społecznie, a każdy członek jest wartością dla grupy. Obecność ludzi w pracy pozwala na jednolitą komunikację i dzielenie się niewerbalną informacją, zwiększającą przepływ informacji i zaufanie.

6. Zadbaj o skupienie – członkowie zespołów agile mogą swobodnie decydować, kiedy, gdzie i jak pracować w głębokim skupieniu, a środowisko pracy powinno wspierać ich powrót do tzw. stanu flow.

7. Nowa rola lidera – lider przestaje być kierownikiem i staje się członkiem zespołu. Przestaje narzucać swoje zdanie i zaczyna wzmacniać działania innych. Nie tworzy granic, a wręcz eliminuje blokady. Liderzy komunikują się otwarcie i są autentyczni. Agile wymaga wspólnego podejmowania decyzji i odpowiedzialności zbiorowej.

8. Zwinna organizacja – zespoły agile odnoszą największe sukcesy, kiedy cała organizacja stosuje praktyki agile. Istotne jest stawianie pytań i szukanie odpowiedzi zarówno na poziomie zespołu, jak i organizacji.

9. Traktuj zespół jako jednostkę – zespoły agile to grupy o określonej tożsamości, współzależności oraz poczuciu wspólnych wartości i celów, dlatego warto zaplanować i zapewnić przestrzenie do współpracy z różnorodnymi zespołami.

10. Wspieraj zespół – członkowie zespołów, którzy czują się częścią większej społeczności, są bardziej spełnieni i zaangażowani. Pomagają innym rozwijać swoje umiejętności i umiejętności grupy. Pracując razem, członkowie zespołu rozwijają empatię względem siebie i chętnie dzielą się wiedzą.

Środowisko pracy dla zespołów agile

Ludzie stosujący zwinną metodykę potrzebują odpowiedniej przestrzeni do pracy. Powinien to być cały ekosystem przestrzeni, który będzie wspierał ludzi na każdym etapie procesu. Środowisko pracy powinno dawać pracownikom możliwość wyboru miejsca do wykonywania poszczególnych aktywności, a także kontroli otoczenia.

Ludzie stosujący zwinną metodykę potrzebują odpowiedniej przestrzeni do pracy. Powinien to być cały ekosystem przestrzeni, który będzie wspierał ludzi na każdym etapie procesu.

Należy pamiętać, że praca w ciągu dnia jest zmienna, wykonywane są różne czynności i zadania, które powinny być wspierane przez zróżnicowane strefy, przestrzenie, technologie i narzędzia. Członkowie zespołów agile pracują zarówno w grupie (także rozproszonej, której członkowie przebywają w różnych lokalizacjach), jak i indywidualnie, uczą się, eksperymentują i analizują. Efekty ich pracy muszą być udostępniane innym zarówno w formie cyfrowej, jak i analogowej. Przy tak kreatywnej pracy przestrzeń powinna być elastyczna, tzn. umożliwiająca łatwą i szybką rekonfigurację, podążającą za dynamiką pracy zespołu.

Ze względu na specyfikę pracy zespołów agile przestrzeń biurowa, w jakiej funkcjonują, powinna charakteryzować się określonymi cechami. Pozwalają one wspierać zespoły w realizowanych przez nie zadaniach.

Niezwykle ważne jest wyposażenie zespołów wykorzystujących zwinne metody pracy w narzędzia umożliwiające analogowe i cyfrowe prezentowanie wypracowanych treści, co pozwoli na kontrolowanie postępu prac.

Postawa stojąca sprzyja aktywnemu i szybkiemu odbywaniu spotkań, podczas których dokonuje się przeglądu prac i wyznacza kolejne zadania. Strefa przeznaczona do tego typu spotkań powinna być zlokalizowana z dala od stanowisk pracy.

By umożliwić pracę w głębokim skupieniu, należy zadbać o strefę ciszy umożliwiającą koncentrację. Nie powinna ona jednak znajdować się zbyt daleko od zespołu, który wspiera pracę jednostki, co przekłada się na ciągły postęp, a w konsekwencji na sukces projektu.

Umieszczenie stanowisk pracy wszystkich członków zespołu obok siebie wspiera budowanie wiedzy i orientację w postępach prac. Ma to istotne znaczenie zwłaszcza w sytuacjach, kiedy pracownicy przebywają na zwolnieniach lekarskich lub wyjeżdżają na urlop. Dzięki stałej wymianie informacji i wiedzy na temat postępu projekt nie jest wstrzymywany i może się rozwijać.

Regularne spotkania (także wirtualne) z klientem również powinny odbywać się w przeznaczonym do tego celu miejscu. Należy wyposażyć je w odpowiednią technologię i sprzęt, umożliwiające testowanie i przegląd projektu każdemu członkowi spotkania w równym stopniu.

Niezwykle istotne jest zabezpieczenie stref do odpoczynku i regeneracji. Każdy ma indywidualne potrzeby i na swój sposób odświeża umysł. Jedni potrzebują przestrzeni społecznej, takiej jak kawiarnia, gdzie będą mogli się integrować i wchodzić w interakcje ze współpracownikami. Inni potrzebują miejsca spokojnego i wyciszonego, jeszcze inni – dostępu do natury, np. ogrodu.

Aby pobudzić proces kreatywny, należy stworzyć kontakt emocjonalny pomiędzy przestrzenią a zespołem. Niezbędne jest zatem wyposażenie przestrzeni w przemyślane elementy, które inspirują do myślenia i wspierają kulturę zespołu.

Bardzo ważną kwestią jest zadbanie o rozwój kreatywnej pewności wszystkich członków organizacji. Należy dać sygnał wszystkim pracownikom odnośnie do równego dostępu do przestrzeni, narzędzi i technologii. Przestrzeń kreatywna nie może być zarezerwowana dla wybranych grup czy jednostek, każdy jeden członek organizacji powinien mieć nieskrępowany dostęp do tej przestrzeni.

„Przyszłość będzie napędzana pomysłami” – stwierdził James Ludwig, wiceprezes Design Studio z firmy Steelcase. Dlatego przestrzenie i technologie powinny wspierać ludzi w kreowaniu pomysłów i rozwiązywaniu problemów. Dysponując odpowiednią przestrzenią do pracy kreatywnej, mamy szansę generować pomysły sprawniej, pracować zwinniej i bardziej produktywnie.