Streszczenie: W okresie szybkiego wzrostu gospodarczego, menedżerowie często koncentrują się na ekspansji i rozwoju firmy. Jednak równie istotne jest skupienie się na zwiększaniu efektywności operacyjnej i kontroli kosztów. Zaniedbanie tego aspektu może prowadzić do niekontrolowanego wzrostu wydatków, które w przyszłości mogą obciążyć przedsiębiorstwo. Dlatego kluczowe jest, aby w czasach prosperity nie zapominać o optymalizacji procesów i utrzymaniu dyscypliny kosztowej, co pozwoli na zrównoważony rozwój i zabezpieczenie firmy przed potencjalnymi trudnościami finansowymi w mniej sprzyjających warunkach rynkowych.
W okresie szybkiego wzrostu gospodarczego, w jakim obecnie znajduje się Polska, większość menedżerów myśli przede wszystkim o rozwoju firmy. Tymczasem właśnie teraz wysiłki powinny koncentrować się także na zwiększaniu efektywności.
Tempo, w jakim rozwija się dziś polska gospodarka, może przyprawić o zawrót głowy – w pierwszym kwartale bieżącego roku PKB wzrósł o ponad 7% w stosunku do analogicznego kwartału ubiegłego roku, dynamika sprzedaży przedsiębiorstw jest imponująca, rosną zyski. W niektórych branżach, na przykład w branży budowlanej, możliwości produkcyjne nie wystarczają, by zaspokoić popyt. Polskie firmy, które długo zwlekały z inwestycjami, bardzo szybko nadrabiają zaległości – tempo wzrostu inwestycji w pierwszym kwartale tego roku wyniosło 28%. W tej sytuacji dla większości menedżerów najważniejszy stał się szybki rozwój firm, a kwestie związane z podnoszeniem efektywności spadły na plan dalszy. Jest to jednak podejście krótkowzroczne, ponieważ to właśnie w okresie dużego wzrostu gospodarczego warto zadbać o tę zdolność firmy. Dzięki temu łatwiej będzie przedsiębiorstwom funkcjonować, kiedy czas prosperity się skończy.
Dlaczego warto poprawić efektywność
Wzrost gospodarczy oprócz dobrodziejstw, takich jak rosnący popyt i mniejsza presja na ceny, niesie też ze sobą wyzwania dla polskich firm. Połączenie dobrej koniunktury i emigracji zarobkowej powoduje, że coraz większe są koszty wynagrodzeń – w maju wzrost płac wyniósł prawie 9% w ujęciu rocznym. Można też oczekiwać dalszego wzrostu stóp procentowych, a tym samym – kosztów finansowania przedsiębiorstw. W takiej sytuacji warto zastanowić się nad możliwością poprawy efektywności działań. Są ku temu trzy zasadnicze powody.
Efektywne procesy i struktury pozwalają na pełne wykorzystanie dobrodziejstw wzrostu w dłuższym okresie – większą sprzedaż przy niższych bądź nierosnących kosztach, a tym samym – większy zysk.
Usprawnianie procesów biznesowych w okresie wzrostu gospodarczego jest dużo prostsze niż restrukturyzacja w warunkach kryzysu płynności.
Cykl koniunkturalny ma swoje prawa i po okresie prosperity nieuchronnie nadejdzie spowolnienie, a wówczas efektywność działania będzie decydować już nie tylko o wysokości zysku, ale wręcz o możliwości przetrwania przedsiębiorstwa na rynku.
Po okresie prosperity nieuchronnie nadejdzie spowolnienie, a wówczas efektywność działania będzie decydować już nie tylko o wysokości zysku, ale wręcz o możliwości przetrwania przedsiębiorstwa na rynku.
Dobry czas na zmiany
Poprawa efektywności często kojarzy się menedżerom z koniecznością cięć wydatków, zwolnieniami personelu i innymi bolesnymi konsekwencjami. Pewnie dlatego w warunkach wzrostu gospodarczego menedżerowie o niej nie myślą. Zwłaszcza że przy rosnącej sprzedaży i wysokich zyskach trudniej jest przekonać do zmian pracowników i związki zawodowe. Tymczasem właśnie teraz jest szansa na to, by pieniądze zaoszczędzone dzięki usprawnieniu procesów w firmie przeznaczyć na jej dalszy rozwój – zwiększenie sprzedaży, dotarcie do nowych klientów czy zakup nowych technologii, które będą stanowić o przewadze konkurencyjnej w przyszłości. Dzięki zwiększeniu wydajności pracy część zatrudnionych można skierować do nowych zadań i tym samym rozszerzyć działalność bez ponoszenia dodatkowych kosztów.
Oczywiście, może się zdarzyć, że po zmianach dla części pracowników w firmie nie będzie już miejsca. W czasie wzrostu gospodarczego menedżer ma większe możliwości przeprowadzenia restrukturyzacji zatrudnienia w sposób najmniej bolesny społecznie. Może na przykład rozłożyć ten proces w czasie, przygotować programy wsparcia dla zwalnianych ludzi czy zaproponować im odprawy. Ponadto pozytywne trendy na rynku pracy stwarzają odchodzącym pracownikom większe możliwości znalezienia zatrudnienia.
Przykładem dobrego podejścia do kwestii zwiększania efektywności może być jeden z polskich banków, do którego w 2004 roku zostaliśmy zaproszeni jako konsultanci. Mieliśmy skontrolować koszty operacyjne w centrali. Naszym podstawowym zadaniem było przeanalizowanie poziomu zatrudnienia i porównanie go z zatrudnieniem w wybranych bankach, działających w Polsce i za granicą. Porównywaliśmy także efektywność poszczególnych komórek organizacyjnych. Okazało się, że u naszego klienta zadania centrali mogą być wykonywane przez mniejszą liczbę pracowników. W większości wypadków w takiej sytuacji część osób zostałaby zwolniona. Tymczasem prezes – zakładając, że gospodarka będzie się szybciej rozwijać, i planując rozszerzenie działalności – wykorzystał wykryty przerost zatrudnienia do rozwoju firmy. Zamiast zwolnić pracowników, przydzielił im nowe zadania, dzięki czemu nie musiał ponosić kosztów zatrudniania nowych. Od tego czasu bank znacząco poprawił rentowność oraz wskaźnik kosztów do przychodów, wzrosły też jego aktywa.
Menedżerowie, którzy mają odwagę podjąć trudne i niepopularne działania w „dobrych” czasach, szybko mogą liczyć na poprawę efektywności i lepsze wyniki. Ich zapobiegliwość zostanie jednak w pełni doceniona, gdy skończy się czas dobrej koniunktury.
