Reklama
Dołącz do liderów przyszłości i zdobądź przewagę! Sprawdź najnowszą ofertę subskrypcji
Transformacja organizacyjna
Magazyn (Nr 11, listopad 2021 - styczeń 2022)

Tworzenie podstaw dla transformacji cyfrowej w firmie

1 listopada 2021 7 min czytania
Materiał Partnera
Tworzenie podstaw dla transformacji cyfrowej w firmie

Firmy potrzebują najnowocześniejszych rozwiązań do zarządzania treścią, przepływem pracy i współpracą, aby mieć możliwość rozwoju biznesu, zwiększenia wydajności operacyjnej, wzbogacenia doświadczeń klientów i stworzenia nowoczesnego, cyfrowego miejsca pracy.

PARTNEREM MATERIAŁU JEST SER GROUP

DIGITALIZACJA OD DAWNA NIE JEST już tylko trendem, ale kołem zamachowym XXI wieku. Staje się ona naturalnym elementem naszej pracy, zwłaszcza w dobie COVID‑19 i hybrydowych miejsc pracy. Niemniej jednak w dobie globalnego „wyścigu zbrojeń” w cyfryzacji, aby usprawnić istniejące procesy i zyskać konkurencyjność lub utrzymać pozycję rynkową, konieczne jest dostrzeżenie korzyści płynących z rozwiązań cyfrowych.

Cyfrowe procesy dokumentowe w dużej skali

Firmy przetwarzają na co dzień niezliczone ilości dokumentów i nie mogą sobie pozwolić na błąd ludzki. W badaniu AIIM 2021 State of the Intelligent Information Management Industry: A Wake‑Up Call for Organization Leaders na pytanie: „Jak oceniłbyś swoją organizację w radzeniu sobie z narastającą falą chaosu informacyjnego?”, tylko 32% badanych oceniło, że firma radzi sobie z tym dobrze. Ale 30% uważa, że przeciętnie, a 31% przyznaje, że wiele wymagałoby poprawyIndeks górny 1. Świadczy to o większej niż kiedykolwiek potrzebie zarządzania danymi w zintegrowanym, bezpiecznym systemie.

eFiles: Supplier, Personnel, Project i więcej

Platforma Doxis4 ECM firmy SER Group jest przykładem najnowocześniejszego systemu ECM. Dzięki niemu użytkownicy mogą zarządzać dużą ilością dokumentów, korzystając jednocześnie z zaawansowanych funkcji, jakie zapewnia system ECM. Obejmuje to automatyczne wydobycie metadanych i treści z dokumentów, wyszukiwanie w całej firmie, linkowanie dokumentów, funkcje kontroli wersji i wiele innych.

Jednymi z podstawowych narzędzi platformy Doxis4 ECM firmy SER Group są eFiles, które zawierają wszystkie dokumenty związane z projektem, osobą lub procesem. W zależności od potrzeb firmy można zaimplementować różne rodzaje eFiles.

Poniżej przedstawiamy kilka przykładów wdrożeń Doxis4 eFile:
Personnel eFile Doxis4 gromadzi wszystkie informacje o pracownikach firmy oraz wspiera procesy onboardingu i offboardingu.
Project eFile pozwala użytkownikom na uporządkowanie informacji o projekcie i wszystkich powiązanych plików zgodnie z ich potrzebami. Ułatwia znalezienie wszystkich dokumentów, rysunków, planów i obrazów związanych z projektem. Dzięki temu projekty są dostępne i łatwe do znalezienia zarówno dla użytkowników wewnętrznych, jak i zewnętrznych, co pozwala na zachowanie ciągłości projektów.
Supplier eFile zawiera wszystkie informacje o dostawcach, takie jak zamówienia zakupu, dowody dostawy, faktury, informacje o cenach, komunikaty i umowy. Co więcej, pliki eFile umożliwiają współpracę z dostawcami, zarządzanie terminami, a także pozwalają zautomatyzować i przyspieszyć przepływy pracy w zakresie zakupów i zarządzania dostawcami w celu zwiększenia wydajności.

Integracja systemów ERP i CRM

Systemy ECM, takie jak Doxis4, umożliwiają wielopłaszczyznową integrację z różnymi rozwiązaniami programowymi, nie wymagając od użytkowników przełączania się między różnymi aplikacjami i systemami. Pozwala to na tworzenie prawdziwych procesów end‑to‑end z 360‑stopniowym przeglądem wszystkich potrzebnych informacji dotyczących dostawcy, umowy lub klienta, z możliwością wyszukiwania i łączenia wszystkich danych za pomocą systemu ECM.

Zgodność z przepisami prawnymi

Co szczególnie ważne, systemy ECM okazują się niezawodnym środkiem w sferze prawno‑regulacyjnej, ponieważ pozwalają w prosty sposób zarządzać autoryzacją i chronić przepływ dokumentów biznesowych, np. dotyczących klientów, zgodnie z zasadami EU GDPR. Jedną z najważniejszych funkcji compliance w Doxis4 jest odporna na audyt archiwizacja dokumentów, która obejmuje m.in. dokumenty, umowy, faktury, dokumenty kadrowe i inne.

Jaki jest cel cyfryzacji?

Dziś zdecydowana większość szefów polskich firm (73%) zna pojęcie transformacji cyfrowej. Termin ten kojarzy im się przede wszystkim z automatyzacją i integracją procesów produkcyjnych (80%), wdrażaniem cyfrowych narzędzi wspierających procesy sprzedaży i marketingu (77%) oraz rozwojem usług zdalnych (71%). Innymi często pojawiającymi się ważnymi elementami są wdrożenia zaawansowanych narzędzi i systemów informatycznych, o których wie ponad ? przedsiębiorcówIndeks górny 2. Z tego wynika, że idea cyfrowej transformacji jest powszechnie znana, ale jak ją skutecznie przeprowadzić?

Wybór rozwiązania

W procesie wyboru rozwiązania ECM najważniejsze jest, aby kierownictwo firmy pamiętało o następujących czynnikach:

  • Funkcjonalność rozwiązania: czy spełnia ono wszystkie wymagania firmy w zakresie funkcjonalności?

  • Łatwość i efektywność kosztowa wdrożenia: czy rozwiązanie wspiera lub koliduje z już ustalonymi praktykami i przepływami pracy w firmie?

  • Jakość obsługi klienta: czy dostawca rozwiązania jest obecny w twoim regionie?, czy będziesz w stanie uzyskać wsparcie w przypadku problemu i podczas procesu wdrożenia?

Jak pokonać wyzwania cyfrowej transformacji dzięki gotowym do działania rozwiązaniom

Digitalizacja to niewątpliwie inwestycja, często czaso- i kosztochłonna, wymagająca dużego wysiłku i wewnętrznych zmian w funkcjonowaniu firmy. Jak podkreśla Instytut Humanites, 80% uczestników badania uważa, że największym wyzwaniem związanym z transformacją cyfrową w jej pierwszej fazie są wysokie koszty finansowe i nakłady czasoweIndeks górny 3.

Odpowiedzią dla wielu firm jest podejście SER Group, które obejmuje stosowanie wstępnie skonfigurowanych szablonów rozwiązań, które mogą być wykorzystane przez firmy do wdrożenia systemu Doxis4 w znacznie krótszym czasie, niż trwałoby zwykłe wdrożenie. Podczas gdy w pełni zindywidualizowane wdrożenia pozwalają na większą elastyczność, takie podejście umożliwia przedsiębiorstwom znacznie szybsze przejście przez proces digitalizacji i znaczne oszczędności kosztów podczas procesu wdrażania.

Wizja przyszłości ECM i digitalizacji

Obecnie ECM jest nieodzownym filarem w architekturze IT przedsiębiorstw, oferując użytkownikom różnorodne rozszerzenia techniczne w środowiskach różnych branż. Sven Behrendt, CEO SER Group, podkreśla: „Nasza wizja to ciągłe innowacje, wyznaczanie nowych standardów i zaspokajanie stale zmieniających się potrzeb naszych klientów. Jest to część naszego DNA jako lidera innowacji. Pomaganie naszym klientom w zapewnieniu ciągłości biznesowej i rozwoju poprzez dostarczanie im zwrotu z informacji pozostaje naszym niezłomnym zobowiązaniem”.

Indeks górny Źródła:

Indeks górny 1. AIIM 2021 State of the Intelligent Information Management Industry.
2. Pasławski K., Pandemia pokazała głód cyfryzacji. Ale jest bariera; crn.pl.
3. Badowski M., Cyfryzacja stała się wymogiem współczesnego świata, „Polska Times”. Indeks górny koniec

O autorach
Tematy

Może Cię zainteresować

Multimedia
Jak zaplanować swoją karierę. Rozmowa z Sergiuszem Trzeciakiem

Każda kariera jest drogą indywidualną i nikt nie zna uniwersalnego przepisu na sukces. Nie można skopiować czyjejś kariery i nałożyć na własne życie. Ale jedno jest pewne: większe szanse na sukces mają te osoby, które przemyślą i dobrze zaplanują swoją drogę zawodową.

Multimedia
LIMITY AI: Czy AI naprawdę odbiera pracę programistom?

W szóstym odcinku „Limitów AI” Iwo Zmyślony rozmawia z Wiktorem Żołnowskim (Co-CEO i Co-Founder Pragmatic Coders) o transformacji rynku IT i roli, jaką odgrywa w niej sztuczna inteligencja. Dlaczego polskie firmy zwalniają programistów? Czy ten trend się utrzyma? Czy mamy już do czynienia z krachem, czy jedynie z korektą? Z czego to się bierze i na czym właściwie polega? Do jakiego stopnia to zasługa AI, a do jakiego tańszej siły roboczej z Wietnamu, Meksyku, Egiptu, Argentyny czy Indii? Jak te zmiany wpływają na pracę programisty? Ile jest warta ta praca? Jakiej pracy biznes przestaje potrzebować, a jakiej poszukuje i nie może znaleźć? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w załączonym podcaście.

Cyberbezpieczeństwo w epoce AI: Polska na cyfrowej krawędzi

Tylko 3% firm w Polsce osiągnęło pełną gotowość na cyberzagrożenia – alarmuje najnowszy raport Cisco. Sztuczna inteligencja staje się nie tylko narzędziem wzrostu, ale też źródłem coraz bardziej wyrafinowanych zagrożeń, polski sektor biznesu balansuje na granicy cyfrowej odporności. Czy liderzy są gotowi spojrzeć prawdzie w oczy?

Zielone wskaźniki mogą być powodem do niepokoju. Dlaczego liderzy powinni się martwić, gdy widzą tylko pozytywne wyniki?

Czy rosnące wskaźniki na prezentacji wyników firmy rzeczywiście zawsze są powodem do radości? Niekoniecznie. Jeśli pojawiają się zbyt często, mogą świadczyć nie o wyjątkowo korzystnej passie, ale o presji dostarczania pozytywnych wiadomości przełożonym. Zamiecione pod dywan problemy jednak prędzej czy później wyjdą na jaw.

Pozytywne wyniki napawają optymizmem. Jeśli jednak pojawiają się zbyt często, powinny stanowić sygnał alarmowy. Czy koniunktura może być bowiem nieprzerwanie korzystna? Jeśli zbyt długo wszystkie wewnętrzne wskaźniki rosną, warto się nad nimi pochylić. Z doświadczeń renomowanej firmy consultingowej Bain & Company wynika, że aż 70% programów transformacji organizacyjnej kończy się fiaskiem. Bardzo często zdarza się tak, że wszystkie założone cele pozornie są realizowane, a dopiero pod koniec projektu wychodzą na jaw mankamenty. Aby uniknąć takich sytuacji, trzeba dokładnie zbadać źródło błędów.

Multimedia
ZDROWIE LIDERA: Zarządzasz firmą. Ale czy zarządzasz swoim zdrowiem?

Codzienność Szpitalnego Oddziału Ratunkowego potrafi być brutalnym lustrem stylu życia liderów. Klaudia Knapik rozmawia z dr Anną Słowikowską – kardiolożką, która zderza mity o zdrowiu z faktami i opowiada o pacjentach, którzy nie zdążyli… wysłać ostatniego maila. To rozmowa o sercu – dosłownie i w przenośni. Dla każdego, kto żyje intensywnie i chce żyć długo.

płaska struktura organizacyjna Ludzie podążają za strukturą: jak mniejsza hierarchia zmienia miejsce pracy

Przejście na samoorganizujące się zespoły i danie większej autonomii pracownikom skutkuje większym zaangażowaniem i lepszymi wynikami. Jednak nie każdemu pracownikowi odpowiada taka zmiana. Menedżerowie coraz częściej dostrzegają, że sposób organizacji firmy wpływa na jej wyniki, dlatego regularnie modyfikują strukturę, licząc na poprawę efektów. Znacznie mniej uwagi poświęca się jednak temu, jak takie zmiany oddziałują na samych pracowników.

Abstrakcyjna ilustracja symbolizująca przywództwo w erze AI: po lewej – chłodne, geometryczne wzory przypominające dane i algorytmy; po prawej – ciepłe, organiczne formy nawiązujące do ludzkiej intuicji. Centralny punkt styku sugeruje integrację logiki i emocji w kontekście sztucznej inteligencji. Lider w erze AI: jak zachować ludzką przewagę w świecie algorytmów

Między AI a ludzką kreatywnością

Kreatywność, wyobraźnia, humor – dotąd uznawane za wyłącznie ludzkie – dziś są imitowane przez sztuczną inteligencję, stawiając fundamentalne pytania o przywództwo w erze AI. Sztuczna inteligencja generuje teksty, obrazy, muzykę, a nawet żarty. Czy oznacza to, że maszyny dorównały człowiekowi także w jego najbardziej subtelnych umiejętnościach?

Bob Mankoff, rysownik magazynu „The New Yorker”, uważa, że nie. Jego zdaniem humor nie rodzi się z danych, lecz z emocji, świadomości własnej niedoskonałości i wrażliwości na kontekst. AI może symulować humor, lecz nie rozumie jego źródła.

To właśnie napięcie – pomiędzy potęgą obliczeniową a nieuchwytną ludzką intuicją – stawia liderów przed istotnymi pytaniami: gdzie kończy się autentyczna twórczość człowieka, a zaczyna jej algorytmiczna symulacja? Jak zarządzać w rzeczywistości, w której inteligencja staje się sztuczna, ale autentyczne przywództwo nadal wymaga człowieka?

Ludzka przewaga: humor, empatia, kreatywność

<!– wp:paragraph –>

W czasach postępującej automatyzacji, paradoksalnie to właśnie cechy głęboko ludzkie – humor, empatia i kreatywność – stają się zasobami o kluczowym znaczeniu dla liderów.

Zdolności metapoznawcze w budowaniu przewagi konkurencyjnej Od tych kompetencji zależy wygrana w dobie AI

Temat rozwoju generatywnej sztucznej inteligencji nie traci na popularności. Rewolucja AI wciąż postępuje. Choć GenAI zyskało zarówno zwolenników, jak i sceptyków, korzystanie z niej nie jest już kwestią wyboru. Stało się koniecznością. Jak uzyskać przewagę w tym obszarze? Kluczem do sukcesu okazuje się nie sam dostęp do technologii, lecz umiejętność właściwego jej wykorzystywania. Na jakie kompetencje zatem postawić?

Wiele organizacji popełnia ten sam błąd. Wdraża narzędzia oparte na AI z przekonaniem, że sam fakt ich wprowadzenia nie wystarczy, by zwiększyć efektywność pracy. Tymczasem problem nie leży w samej technologii, lecz w tym, jak ludzie potrafią ją wykorzystywać. Jest to podobna sytuacja do tej z początku epoki cyfrowej. Obsługa komputera, która była wtedy kluczową kompetencją, wkrótce stała się podstawą. Podobnie dziś samo sprawne posługiwanie się narzędziem AI to dopiero początek. Rzeczywista przewaga wynika ze zdolności łączenia technologii z głębokim rozumieniem potrzeb biznesowych i otoczenia. Zdaniem czołowych ekspertów, przewagę konkurencyjną osiągną organizacje, które zainwestują nie tylko w technologię, lecz także w umiejętności metapoznawcze. Chodzi o zdolność do analizy, interpretacji, krytycznego osądu i dynamicznej współpracy z AI.

Trzeba zmienić sposób myślenia o AI, stawiając w centrum umiejętności metapoznawcze

Osiągnięcie sukcesu w dobie generatywnej AI wymaga zmiany sposobu myślenia o tej technologii. Nie wystarczy wiedzieć, jak używać nowego narzędzia. Trzeba też rozumieć, po co to robić, kiedy i czy w ogóle warto. Ta transformacja musi się zacząć od liderów, którzy wytyczą drogę dla reszty organizacji. Prezesi i członkowie zarządów muszą zdać sobie sprawę, że w większości zadań AI nie zastępuje ludzkiej pracy, lecz ją uzupełnia. Przykładowo, przy sprzedaży skomplikowanych usług, takich jak ubezpieczenia bądź rozwiązania finansowe, ważne są relacje międzyludzkie i wzajemne zaufanie. AI nie powinna wypierać tych kompetencji, lecz wzmacniać je, by ułatwić komunikację.

Trzy kluczowe wnioski na temat postaw pracowników wobec elastyczności w pracy

Potrzeby pracowników są zróżnicowane, podobnie jak ich preferencje dotyczące miejsca i czasu wykonywania obowiązków zawodowych. Pięć lat po masowym przejściu na pracę zdalną – i w obliczu rosnącej liczby nakazów powrotu do biur – jakie są obecne nastroje pracowników wobec elastycznych form zatrudnienia? Wyniki naszych badań rzucają światło na to, jak bardzo pracownicy w różnym wieku cenią sobie elastyczność.

nowe spojrzenie na wzrost gospodarczy Nowe spojrzenie na wzrost gospodarczy

Kwestionowanie przekonania, że przedsiębiorstwa muszą nieustannie się rozwijać, odsłania nowe ścieżki prowadzące do odporności i zrównoważonego rozwoju.

Karl-Johan Perrson, prezes zarządu i były dyrektor generalny H&M, zadał kiedyś pytanie: „Co by się stało, gdybyśmy wszyscy konsumowali o 20% mniej? Uważam, że oznaczałoby to katastrofę. 20% mniej miejsc pracy, 20% mniej wpływów podatkowych, 20% mniej pieniędzy przeznaczanych na szkoły, opiekę zdrowotną czy drogi. Światowa gospodarka uległaby załamaniu. Jestem głęboko przekonany, że to właśnie wzrost gospodarczy sprawił, iż świat jest dzisiaj lepszym miejscem niż dwie dekady temu. A za kolejne 20 lat będzie jeszcze lepszym”.

Czy rzeczywiście tak jest? Jeśli tak, to stoimy przed problemem, który J.B. MacKinnon określa mianem „dylematu konsumenta”. W swojej książce The Day the World Stops Shopping [Dzień, w którym świat przestanie kupować] stwierdza: „Stan planety jasno pokazuje, że konsumujemy zbyt wiele. W samej Ameryce Północnej zużywamy zasoby Ziemi pięciokrotnie szybciej, niż są one w stanie się odnowić. Pomimo naszych wysiłków podejmowanych w celu »zazielenienia« konsumpcji – poprzez recykling, poprawę efektywności energetycznej czy wykorzystanie energii słonecznej – globalna emisja dwutlenku węgla wciąż nie maleje. Ekonomia nakazuje nam jednak nieustannie zwiększać konsumpcję. Wiek XXI uwypuklił ten kluczowy wniosek: musimy przestać kupować”.

Problem polega na założeniu, lansowanym w edukacji biznesowej, że gospodarka może i musi stale rosnąć – założeniu, które przenika strategie korporacyjne, nakazując firmom nieustanny rozwój pod groźbą utraty znaczenia na rynku. Jednak ciągły wzrost gospodarczy jest niemożliwy, a rozpowszechniony dogmat, że wzrost jest warunkiem koniecznym dla ludzkiego dobrobytu, tworzy pułapkę, z której wielu nie dostrzega drogi wyjścia. Jak pisze Paul Farrell w „The Wall Street Journal”: „Jesteśmy uzależnieni od mitu nieustającego wzrostu gospodarczego – mitu, który zabija Amerykę”. Dlatego edukacja biznesowa powinna zacząć uwzględniać ograniczenia wzrostu oraz pokazywać różne jego modele.

Materiał dostępny tylko dla subskrybentów

Jeszcze nie masz subskrypcji? Dołącz do grona subskrybentów i korzystaj bez ograniczeń!

Subskrybuj

Newsletter

Otrzymuj najważniejsze artykuły biznesowe — zapisz się do newslettera!