Streszczenie: W dzisiejszym świecie organizacje muszą dostosować swoje systemy do specyficznych potrzeb firmy, a nie na odwrót. Wiele przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie gotowych, uniwersalnych rozwiązań technologicznych, które mogą nie pasować do unikalnych procesów i struktury danej organizacji. Zamiast tego, kluczowe jest wypracowanie elastycznych systemów, które umożliwią dostosowanie do specyfiki firmy, jej kultury i celów biznesowych. Tylko wtedy możliwe jest pełne wykorzystanie potencjału technologii, minimalizowanie ryzyka, a także uzyskanie efektywności w codziennej pracy. Ważne jest, aby w procesie adaptacji systemu brano pod uwagę potrzeby pracowników i ich umiejętności, a także angażowano wszystkie zainteresowane strony, aby stworzyć rozwiązanie, które będzie rzeczywiście wspierać organizację.
KILKA LAT TEMU zespół pracowników Aplitt, trójmiejskiej firmy informatycznej, stanął przed trudną decyzją wyboru i wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów (EOD). Jak wspomina Marcin Golas, prezes firmy: – Wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów było dla mnie podstawą racjonalnego zarządzania. Żyjemy w czasach, w których papier odchodzi do lamusa. Nie chodzi tylko o jego koszt, ale o ergonomię działania firmy. Nowoczesne rozwiązania skracają czas trwania procesów, zapewniają porządek i pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów, których wraz z rozwojem firmy przybywa.
Choć nie wszyscy pracownicy z entuzjazmem podchodzili do wdrożenia, to jednak finalnie właśnie te osoby są dziś jego największymi zwolennikami. Głównie dlatego, że same mogą proponować kierunek jego rozwoju, a pomysłów na to nie brakuje.
– Głównym atutem rozwiązania, z którego korzystamy, a dziś wdrażamy w innych firmach, jest możliwość samodzielnego dostosowania systemu do potrzeb firmy – mówi Artur Augustyniak, specjalista Aplitt ds. wdrożeń elektronicznego obiegu dokumentów. – Dostępne na rynku rozwiązania w większości mają zdefiniowane procesy, nieodzwierciedlające faktycznych potrzeb firmy. A przecież to system powinien dostosować się do firmy, nie na odwrót. Organizacje się rozwijają, a procesy zmieniają. Dlatego ważne jest, by system był na to przygotowany. Zadbaliśmy więc o to, by taką możliwość mieli klienci korzystający z naszej platformy elektronicznego obiegu dokumentów, którzy przy minimalnych umiejętnościach mogą sami definiować i redefiniować obiegi dokumentów w swojej firmie. Bez naszego udziału, bez dodatkowych kosztów.
Dzięki cyfryzacji można zyskać pieniądze
System elektronicznego obiegu dokumentów Aplitt pozwala m.in. szybko sprawdzić, gdzie w danej chwili znajduje się interesujący nas dokument w firmie. Dotyczy to zarówno dokumentacji księgowej, jak i kadrowej, np. wniosków urlopowych, list obecności czy wniosków o dofinansowania. Wystawianie faktur jest szybsze, kontrola płatności jest lepsza niż w przeszłości i podobnie jest też z zatwierdzaniem dokumentów. – Dzięki EOD czas przetwarzania dokumentów w firmie znacząco się skraca. Podam przykład zarządzania telefonami służbowymi około 400 pracowników. Wcześniej proces wydania pracownikowi nowego aparatu trwał około 40 minut. Teraz, gdy cały ten proces odbywa się w aplikacji, zajmuje nam to jedynie 3–4 minuty. Dzięki temu możemy skoncentrować się na pracy, czyli tym, co przynosi nam pieniądze, a czas na administrację ograniczyć do niezbędnego minimum – mówi Marcin Golas.
System EOD wdrażany przez Aplitt doczekał się też już autorskich rozwiązań, które z powodzeniem mogą zastąpić inne dodatkowe aplikacje, do rezerwacji aut służbowych czy też rezerwacji hot desk dla pracujących w trybie hybrydowym. EOD bardzo dobrze sprawdził się też w roli repozytorium ISO, który pozwala dużo szybciej i łatwiej tworzyć i archiwizować dokumentację ISO, rejestrować i akceptować jej edycje oraz nadzorować dystrybucję dokumentów w ramach komórek organizacyjnych.
– Często na etapie wstępnych rozmów z klientami spotykamy się z zarzutem, że proponowane przez nas rozwiązanie jest zbyt kosztowne. Na szczęście zmieniają zdanie, gdy zorientują się, jak wiele możliwości daje system i jak wiele pozwoli zaoszczędzić na inwestycjach w inne aplikacje – mówi Artur Augustyniak. – Tym bardziej widząc, że na ich oczach w ciągu kilku minut jestem w stanie utworzyć podstawowy proces obiegu faktur, bazując na strukturze ich własnej firmy. Właśnie dlatego stawiamy na spotkania prezentacyjne. Dopiero wtedy każdy jest w stanie przekonać się, jak wyjątkowy jest ten system.
Cyfryzacja firmowej dokumentacji jest istotna m.in. z punktu widzenia zarządczego. Dzięki temu każdy menedżer może bezpośrednio zarządzać pracą swojego działu z dowolnego miejsca na świecie.
Praca zdalna? Tak, ale tylko z platformą Aplitt
Pandemia koronawirusa wymusiła na biznesie istotne zmiany. Wiele firm nie było na nie gotowych. Nikt nie spodziewał się jeszcze wtedy, że zmiany będą tak istotne i – z powodu ciągłego zagrożenia – zostaną wdrożone już praktycznie na stałe. Jak mówi Marcin Golas, firma Aplitt nie odczuła zmiany trybu pracy. – Chociaż wcześniej nie praktykowaliśmy pracy zdalnej, to w ciągu dwóch dni od momentu zarekomendowania tego modelu udało się nam ją wdrożyć. To głównie zasługa systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Już wcześniej większość obiegów dokumentów była w systemie, a papier, jeśli już w naszej firmie się pojawiał, to jedynie na etapie pism przychodzących od firm, z którymi współpracujemy. To jednocześnie oznaczało, że właściwie nic nie zmuszało naszych pracowników do pracy przy biurkach i dotyczy to także osób zatrudnionych w dziale księgowości czy HR. Faktury, wnioski o zatrudnienie, o dofinansowanie okularów, o udział w sportowym programie benefitowym… wszystkie dokumenty od wprowadzenia poprzez akceptację przełożonych po archiwizację obsługujemy w systemie. Pandemia udowodniła nam, że pracownicy, także ci administracyjni, nie potrzebują biurka, szafy na dokumenty czy fizycznego dostępu do archiwum, bo wszystko to mieli w zasięgu ręki w swoich komputerach. Cyfryzacja firmowej dokumentacji jest też istotna z punktu widzenia zarządczego. Dzięki temu każdy menedżer może bezpośrednio kontrolować i zarządzać pracą swojego działu z dowolnego miejsca na świecie. To znaczne ułatwienie, ale i duży atut w kontekście rekrutacji, gdzie lokalizacje zamieszkania i zatrudnienia coraz częściej nie są ze sobą spójne.
Elektroniczny obieg dokumentów to nie wszystko
Intuicyjny, konfigurowalny i łatwy do synchronizacji z innymi firmowymi aplikacjami system elektronicznego obiegu dokumentów to oczywiście podstawa. Należy jednak pamiętać, że cyfryzacja to stały i zdaje się, że już nieunikniony proces dla wszystkich firm, które nadal chcą pozostać konkurencyjne. Ideę paperless, która ma nie tylko ekologiczne, ale też ekonomiczne znaczenie, wspiera dziś coraz więcej aplikacji i narzędzi. W ofercie firmy Aplitt znajdują się także m.in.:
• DSS – narzędzie spełniające wszystkie formalne wymogi kwalifikowanego podpisu elektronicznego, dodatkowo wzbogacone funkcją zautomatyzowania procesu podpisywania dużych ilości dokumentów;
• BioSign – dzięki dodatkowemu tabletowi najbardziej wiarygodna metoda podpisu biometrycznego dokumentów, umożliwiająca zapamiętanie również takich danych jak nacisk pióra czy dynamika podpisu;
• QMS – jedyna w Polsce aplikacja dedykowana audytorom do planowania, zarządzania i przeprowadzania wewnątrzfirmowego audytu;
• ADE – trwały nośnik z kryptograficznie gwarantowanym brakiem możliwości modyfikacji dokumentów oraz umożliwiający przechowywanie dokumentów „on chain”. To rozwiązanie pozwala zupełnie zrezygnować z papierowej wysyłki wszelkich dokumentów do klientów.
IT z ludzką twarzą
Już od ponad 26 lat działamy na rynku IT w Polsce. Stale badamy zachodzące zmiany i bazując na własnym doświadczeniu, wdrażamy najlepsze i najbardziej przydatne na rynku rozwiązania, głównie w sektorze bankowym i finansowym. Działamy zgodnie z mottem „Human face of IT”, dlatego tak dużą wagę przykładamy do tego, by coraz bardziej zaawansowane technologicznie rozwiązania były coraz prostsze i coraz bardziej intuicyjne. By po prostu były dla ludzi
