System IT optymalizuje i automatyzuje zarządzanie kadrami

Streszczenie: Współczesne działy HR przekształcają się z tradycyjnych jednostek kadrowo-płacowych w strategiczne struktury wspierające realizację celów biznesowych. Informatyzacja odgrywa kluczową rolę w tym procesie, automatyzując rutynowe zadania, minimalizując błędy i redukując koszty. Systemy IT umożliwiają szybkie zarządzanie dokumentacją pracowniczą, ewidencją czasu pracy oraz naliczaniem wynagrodzeń. Idealne rozwiązanie HR integruje zarówno twarde, jak i miękkie aspekty zarządzania personelem, oferując dostęp przez różne kanały, elastyczność w modyfikacjach, szybkość działania, intuicyjność obsługi oraz funkcje przypominające o zadaniach. Wdrożenie takich systemów wspiera procesy rekrutacyjne, oceny pracownicze i planowanie szkoleń, co pozwala działom personalnym skoncentrować się na strategicznych inicjatywach i pełnić rolę partnera dla zarządu. MIT Sloan Management Review Polska

Pokaż więcej

Funkcja działu HR zmienia się z tradycyjnego działu kadrowo‑płacowego w strukturę aktywnie zaangażowaną w realizację strategii biznesowej. W tym procesie pomaga informatyzacja.

Zanim do firm ofensywnie wkroczyła informatyka, w kadrach zatrudnienie brało się z prostej proporcji – im większa firma, więcej zatrudnionych, tym liczniejsze były działy personalne. Obecnie wielooddziałowe przedsiębiorstwa, które zatrudniają setki ludzi, obsługuje kilka, kilkanaście osób. Systemy informatyczne pozwoliły bowiem zautomatyzować pracochłonne, żmudne i nudne czynności, wyeliminować ludzkie błędy i zaoszczędzić pieniądze.

Dziś bez systemu informatycznego, który przede wszystkim obsługuje procesy administracyjne i płace, czyli tzw. twardy HR, kadrowcy nie wyobrażają sobie pracy – wynika z badania jakościowego, które ICAN Institute przeprowadził razem z wiodącym dostawcą systemów HR i ERP, UNIT4 TETA. Po narzędzia IT sięga też coraz częściej tzw. miękki HR, ułatwiając sobie komunikację z pozostałymi pracownikami. Uwolniony w ten sposób potencjał, dział personalny może wykorzystać do celów strategicznych organizacji – do budowania kapitału ludzkiego na miarę wyzwań XXI wieku. Takiego, który jest zdolny wprowadzać innowacje i wygrywać z konkurencją nawet na bardzo trudnych rynkach.

Błogosławieństwo dla twardego HR

Z naszych badań wynika, że usprawnienia technologiczne obejmują przede wszystkim automatyzowanie wielu prostych, ale pracochłonnych czynności. Prowadzenie teczek osobowych, archiwizowanie i przechowywanie dokumentów oraz przygotowywanie co miesiąc listy wynagrodzeń stało się szybkie i bezbłędne, a na przykład wprowadzenie korekty dziecinnie proste. „Na początku zleciliśmy prowadzenie spraw kadrowych i płac na zewnątrz – mówi Ewa Szymańska z KTI Poland. – To się nie sprawdziło, bo część firmy była w Warszawie, część w Płocku. Rozrastaliśmy się, a problemy się piętrzyły. Co chwilę musieliśmy coś wyjaśniać, za długo czekaliśmy na dokumenty. Poza tym firma outsourcingowa posługiwała się prostym programem, więc wyłapywaliśmy dużo błędów. W końcu zdecydowaliśmy się na zakup własnego systemu. I to była bardzo dobra decyzja. System, na którym teraz pracujemy, z jednej strony zdecydowanie przyspieszył nam pracę, z drugiej – wyeliminował błędy i obniżył koszty. Mniej ludzi zajmuje się naliczaniem płac, ewidencjonowaniem czasu pracy, gromadzeniem i archiwizowaniem dokumentów osobowych. Poza tym, jako międzynarodowa grupa, wykonujemy różne rzeczy precyzyjnie, według tych samych standardów, bo można je jednakowo zdefiniować”. „My też korzystaliśmy z outsourcingu – mówi Magdalena Kraińska z Toshiba Television Central Europe. – I też zrezygnowaliśmy. Kiedy przeprowadziliśmy kalkulację porównawczą kosztów, okazało się, że taniej wypada zakup systemu”. Wypowiedzi praktyków wyraźnie pokazują, że jakość systemu informatycznego i poziom jego zaawansowania są bardzo ważne nawet przy oferowanych usługach outsourcingowych.

Idealny system HR

**jednorodna platforma **zarządzania twardym i miękkim HR, z dodatkowymi kanałami dostępu np. przez przeglądarkę czy smartfona
otwarty na mody?kacje, wg potrzeb zgłaszanych przez dział kadr, które może wykonać zespół IT użytkownika
szybki, czas oczekiwania na wygenerowanie raportu, analizy musi być krótki, sprzęt nie może się zawieszać
łatwy, intuicyjny w obsłudze, taki który nie sprawia problemów użytkownikom, nawet tym początkującym
sprytny, czyli generujący alerty przypominające do skutku użytkownikom o zadaniach, np. kierownikowi o zaakceptowaniu delegacji lub urlopu pracownika, oraz niepozwalający na popełnienie przypadkowych błędów, np. skasowanie pliku
bezpieczny, funkcjonalny, integralny z innymi systemami

Cała wiedza o pracowniku oraz jego dochodach siedzi w e‑teczkach i jest dostępna w ciągu sekundy. Osoba uprawniona może odpowiedni „papier” wygenerować spod jednego klawisza. Pracownik chce zaświadczenie o zarobkach? Proszę bardzo – klik i jest gotowe. Kierownikowi produkcji potrzebne jest zestawienie zaległych urlopów w dziale? Żaden problem, odpowiedni moduł takie zestawienie przygotuje w kilka minut. „W naszym systemie dostęp do danych osobowych poza działem HR mają oczywiście ich właściciele, czyli pracownicy oraz ich bezpośredni przełożeni – mówi Magdalena Najbert z Bridgstone Poznań. – Szefowie widzą swoich podwładnych, np. stawkę zaszeregowania, stanowisko, urlopy. Mogą generować wnioski o zmianę warunków zatrudnienia, podwyżkę, przejście do innego działu, oceny do premii itd. To nam ogromnie ułatwia pracę, bo nie musimy wklepywać danych do premii ręcznie. To, co wprowadzą do systemu szefowie działów, przechodzi do modułu płacowego od razu w postaci określonej kwoty premii”.

Marzena Popowska z Danone, poza oczywistymi według niej usprawnieniami na poziomie podstawowym, wylicza inne udogodnienia: „Uruchomiliśmy pracownikom funkcję podglądu własnych danych, np. wymiaru urlopu, danych osobowych i kadrowych czy pasków wynagrodzeń. Nie muszą już do nas dzwonić, żeby uzyskać te informacje. Podobnie wygląda złożenie wniosku. To są drobne korzyści, które jednak nam, pracownikom personalnym, ogromnie ułatwiają pracę. Możemy bardziej efektywnie pracować, poświęcając czas na dużo bardziej skomplikowane zadania”.

Poza automatyzacją procesów system HR zapewnia bezpieczeństwo od strony prawnej, co przy często zmieniających się przepisach z zakresu prawa pracy lub wymagań statystyki GUS daje użytkownikom poczucie komfortu. Nie muszą się martwić, że przeoczyli nowelizację ważnej ustawy. „Drobne sprawy, drobne zmiany, jak zmiany składek, zmiany procentów podatków, które na przełomie roku zawsze występują, użytkownik może zmienić na bieżąco – wyjaśnia Magdalena Najbert. – To duża zaleta, że do każdej drobnostki nie trzeba wołać konsultanta, że system jest otwarty. Przez to nie generuje dodatkowych kosztów”.

Wiedza o pracowniku oraz jego dochodach siedzi w e‑teczkach i jest dostępna w ciągu sekundy.

System dla miękkiego HR wspiera strategię firmy

Implementacja narzędzi informatycznych w dziale kadr zaczyna powoli wspomagać również miękki HR. Z punktu widzenia zarządu, szybka i przekrojowa synteza lub analiza zdarzeń w organizacji ma fundamentalne znaczenie. Pozwala odpowiedzialnie podejmować decyzje, długookresowo planować potrzeby kadrowe pod cele firmy i prognozować związane z tym koszty, np. odpraw dla zwalnianych osób lub przyjęć.

Na niższym szczeblu ułatwia rekrutację, wstępnie selekcjonując, według kluczowych słów, napływające zgłoszenia. Elżbieta Grochal z BSH Sprzęt Gospodarstwa Domowego wyjaśnia, jak to się odbywa. „Kiedy powstaje w danym dziale wakat, kierownik zgłasza nam zapotrzebowanie. Określa, kogo szuka, na jakie stanowisko, z jakimi kompetencjami, jakie stawia wymagania, jeżeli chodzi o wykształcenie, doświadczenie, znajomość języków. Później następuje wewnętrzny obieg akceptacji. Kiedy zapadnie decyzja, zgłoszenie trafia do rekrutera, a ten uruchamia cały proces w systemie, zaczynając od wygenerowania ogłoszenia. Kandydaci aplikują również przez system. Rekruter widzi zgłoszenia, robi preselekcję ofert i przesyła informację kierownikowi. Ten decyduje, kto zostanie zaproszony na rozmowę kwalifikacyjną”.

System IT optymalizuje i automatyzuje zarządzanie kadrami

„Poza tym system IT wspomaga proces ocen okresowych czy planowanie szkoleń. Słowem, wspiera rozwój kompetencji w firmie – wyjaśnia Monika Grabowicz z Rolls‑Royce Poland. – Dostęp do bazy szkoleń korporacyjnych ma każdy pracownik i każdy menedżer, co ułatwia im korzystanie z tej oferty. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom IT możemy wyeliminować wiele administracyjnych aspektów naszej pracy i jeszcze bardziej skupić się na wsparciu strategicznym biznesu. Chcemy być przede wszystkim partnerem strategicznym dla kadry zarządzającej, koncentrować się na kluczowych obszarach biznesowych, gdzie HR może dodawać wartość”.

Między automatyzacją a partnerstwem biznesowym

Menedżerowie HR oraz innych departamentów czy pionów w organizacji, ale też pracownicy niefunkcyjni mogą w każdej chwili wyciągnąć z systemu interesujące ich dane. Oczywiście, zgodnie z nadanymi uprawnieniami dostępu. E‑mail przypomni im o przeprowadzeniu obowiązkowych badań okresowych albo zatwierdzeniu delegacji lub wniosku urlopowego, a ewidencja czasu pracy potwierdzi na przykład, czy wypadek samochodowy Nowaka faktycznie zdarzył się w godzinach pracy i w związku z tym należy mu się od firmy odszkodowanie. Co ważne, zainteresowani mogą korzystać z różnych modułów poprzez urządzenia mobilne, dlatego akceptacja premii dla pracowników przez szefa, który akurat służbowo przebywa w Chinach, nie stanowi problemu.

„Z punktu widzenia klienta wewnętrznego, dla mnie jest istotne to, że dzięki systemowi informatycznemu udostępniamy kierownikom i pracownikom wiele danych – wyjaśnia Elżbieta Grochal. – Pracownik lub jego przełożony mogą na przykład sprawdzić stan urlopu, sposób naliczenia, czas pracy. Dlatego nikt nie musi dzwonić czy przychodzić do działu personalnego, aby takie informacje otrzymać. Poza tym mamy akta personalne online, co jest kolejnym udogodnieniem w sytuacji, kiedy zatrudniamy około 2100 pracowników”.

Dorota Barcz z Parker Hannifin Manufacturing Poland bez narzędzi informatycznych w HR nie wyobraża sobie pracy. „W systemie robimy np. oceny okresowe, mamy zbudowane profile kompetencyjne dla danego stanowiska, wystawiamy oceny kompetencji technicznych i miękkich naszych pracowników”. „U nas pracownicy są oceniani co miesiąc, kwartał, rok – relacjonuje z kolei Dariusz Kubaszewski z BZK Group, korporacji, w której znajduje się Bakoma. – Przełożony stawia pracownikowi cele, a po ustalonym czasie ocenia, jak się z nich wywiązał. Od tego, jak wypadła ocena, wyliczany jest procent i według wzorów płacowych panie z kadr wyliczają premię. Jeśli ocena jest niska, pracownik musi odbyć merytoryczne szkolenie, które organizuje dział HR”.

Komentarz UNIT4 TETA:

Z naszych doświadczeń wynika, że na decyzję o zmianie aktualnego oprogramowania HR przede wszystkim wpływa rozwój firmy, wzrost zatrudnienia i spowodowana tym niewydolność aktualnego systemu. Na podstawie rozmów z partnerami, którzy zdecydowali się na nasze rozwiązanie TETA Personel, wyodrębniliśmy najważniejsze czynniki i cechy, które klienci biorą pod uwagę, wybierając nowy system. Wyróżnikiem i kryterium selekcji stają się obecnie cechy pozafunkcjonalne. Na rynku jest wiele firm i cały czas pojawiają się nowi gracze. Ale w przypadku wdrożeń zaawansowanych rozwiązań informatycznych najważniejsze jest doświadczenie dostawcy, jego znajomość otoczenia (uwarunkowań branżowych czy choćby prawnych) i umiejętność elastycznego dostosowania się do indywidualnych potrzeb konkretnej firmy czy instytucji. Dodatkowo nie mniej ważnym elementem przy wyborze systemu jest jego skalowalność. Firma nie chce się obawiać, że w momencie dynamicznego wzrostu stanie przed ponownym wyborem systemu.

Artur Sawicki, dyrektor zarządzający UNIT4 TETA

Badanie ICAN Institute i UNIT4 TETA

Publikacja opracowana została na podstawie analiz działu badawczego ICAN Institute oraz wywiadów redakcyjnych z osobami zarządzającymi HR/IT lub odpowiedzialnymi za różne obszary jego funkcjonowania. Zgodę na udział w naszym projekcie wyraziły firmy: Bakoma, Bridgestone Poznań, BSH Sprzęt Gospodarstwa Domowego, Credit Agricole Bank Polska, Danone, KTI Poland, Parker Hannifin Manufacturing Poland, Rolls‑Royce Poland, Toshiba Television Central Europe.

Kłopoty? Do pokonania

Nigdy nie jest tak dobrze, żeby nie mogło być lepiej. Szefowie działów HR/IT oceniają, że najczęściej zdarzają się problemy podczas wdrożenia. „Analiza musi być skrupulatna, bardzo dokładna – wyjaśnia Dariusz Kubaszewski. – Dzięki temu jesteśmy w stanie oszacować chyba najistotniejszą rzecz przy wdrażaniu: liczbę dni roboczych, do której powinniśmy zawsze dodać 10%”. Z kolei Monika Grabowicz mówi: „Jeżeli analiza potrzeb zostanie wykonana źle, projekt skazany jest na porażkę, bo poszczególne funkcje zostaną źle zdefiniowane i dostawca będzie musiał je na nowo rozpisać”.

Drugim krytycznym obszarem w procesie wdrażania jest przygotowanie danych – bezbłędne „zassanie” wszystkich informacji do nowego systemu oszczędza nerwy i czas. To zadania leżące po stronie przyszłego użytkownika. Dostawca musi z kolei prawidłowo określić wymogi sprzętowe, sparametryzować system do potrzeb, zaimplementować dane, przeprowadzić testy sprawdzające, przeszkolić użytkowników i nadzorować pracę przynajmniej w pierwszym okresie. Później jest zobowiązany dostarczać upgrades, które dostosowują system do aktualnych przepisów.

Zagrożenia, które mogą się pojawić na tym etapie, to według oceny Doroty Barcz „opór użytkowników, ich obawa przed tym, co nowe, zastanawianie się, ťczy ja sobie poradzę, wykonanie w początkowych etapach wdrożenia dodatkowej pracy”. Natomiast Elżbieta Grochal uważa, że najważniejszy jest dobry konsultant i precyzyjnie opracowany plan wdrożenia.

Z kolei według Ewy Bylickiej z Credit Agricole Bank Polska istotnym problemem jest też kwestia dopasowania aplikacji do wydajności serwerów. „Nieuwzględnienie tej współzależności w momencie tworzenia rozwiązań IT dla obszarów HR‑owych może spowodować, że nawet najlepiej przygotowana aplikacja nie spełni pokładanych w niej oczekiwań. Zarówno szybkość tworzenia zestawień, jak i możliwość korzystania z danego rozwiązania przez dużą liczbę użytkowników są kluczowymi czynnikami sukcesu przy ocenie ewaluacji wdrożenia tego rodzaju projektów”. A Dorota Barcz dopowiada: „Słabością mogą być też tzw. upgrady czy modyfikacje. Czasami nie możemy sami zmienić pewnych rzeczy, a czasami pojawiają się błędy i trzeba je zgłaszać do dostawcy”.

Menedżer HR partnerem dla zarządu

Przejęcie wielu zadań przez maszyny i odbiurokratyzowanie działów HR, poza wszystkimi korzyściami finansowymi i organizacyjnymi, uwolniło tkwiący w nich potencjał. Dyrektorzy personalni, zarządzając najbardziej cennym aktywem organizacji – kadrami, stają się partnerami biznesowymi zarządów, pod warunkiem że będę myśleć i działać strategicznie, rozumieć presję skutecznego biznesu w dzisiejszych i przyszłych realiach rynkowych.

Pobierz artykuł pdf niezabezpieczony

Pobierz artykuł pdf zabezpieczony

PRZECZYTAJ TAKŻE: Architekt IT? Kto to taki? »