Odpowiednie oświetlenie pozwala znacząco usprawnić funkcjonowanie siedziby firmy. O tym, jak powstawało najbardziej innowacyjne biuro w Czechach rozmawiamy z Tomašem Michną, Senior Manager Facility & Services w firmie Innogy.
W Polsce mówi się, że pierwszy dom urządza się dla wroga, drugi dla przyjaciela, a dopiero trzeci dla siebie. Te słowa odnoszą się do tego, jak dużym wyzwaniem jest aranżacja przestrzeni. Dwa lata temu zmodernizowaliście swoją centralę w Pradze, która została ogłoszona najbardziej innowacyjnym biurem w Czechach. Od tamtej pory minęło trochę czasu. Czy dziś podjęlibyście inne decyzje? Jak wam się pracuje w tym biurze?
Muszę przyznać, że nasze decyzje były trafne. Wygląd biura w pełni nas satysfakcjonuje. Oczywiście są pewne drobne elementy, które musimy zmodyfikować po przetestowaniu ich w codziennych warunkach. Jeden z przykładów stanowią automatyczne rolety zewnętrzne, które wywołały więcej narzekań niż pozytywnych opinii. Dowiedzieliśmy się, że ludzie lubią czasem kontrolować swoje środowisko pracy. Warto uszanować ich zdanie i zastosować się do potrzeb pracowników.
Jak powstawała koncepcja biura? Mieliście swój własny pomysł na aranżację tej przestrzeni, czy był to efekt dyskusji z architektami i projektantami?
Zaczęło się od współpracy z firmą budowlaną Edifice. Wspólnie z nimi zorganizowaliśmy konkurs dla trzech pracowni architektonicznych. Pokazaliśmy naszym pracownikom pomysły, plany, wizualizacje i pozwoliliśmy im zdecydować, która koncepcja najbardziej im się podoba. Zwycięzcą okazało się studio Atelier Kunc, które przyszło do nas z bardzo ciekawą koncepcją. Sercem budynku jest nowoczesna restauracja dla pracowników i elastyczna przestrzeń do pracy kreatywnej. W nowym biurze odeszliśmy od zamkniętych pokoi. Postawiliśmy na bardziej otwartą przestrzeń, chociaż średnio każde kolejne dziewięć stanowisk do pracy jest oddzielone od siebie korytarzem, salką konferencyjną lub taflą szkła, co sprawia, że nie jest to typowy open space, ale wciąż mamy dużo otwartej przestrzeni.
Czy angażowaliście pracowników jeszcze do innych praca poza wyborem konceptu i architekta?
Tak. Wspólnie wybraliśmy niektóre elementy wyposażenia, np. krzesła, stoły. Pracownicy zgłaszali też uwagi do projektu całej przestrzeni, mogli sugerować różne rozwiązania. Koledzy wspólnie wybrali również firmę świadczącą usługi cateringowe.
Modernizacja biura to ogromny projekt. Złożony z wielu elementów, trzeba rozważyć wiele aspektów. Co było największym wyzwaniem?
Najtrudniejszym zadaniem był wybór kawy. Płatna, niepłatna, kapsułki czy typowy ekspres? Tak na poważnie największym wyzwaniem okazała się rekonstrukcja budynku podczas jego pełnej eksploatacji. Rekonstruowaliśmy trzy części budynku, z czego dwie musiały być w pełni funkcjonalne i przez cały czas zajmowane przez pracowników. To był najtrudniejszy egzamin, jaki musieliśmy zdać.
Wasze biuro jest nie tylko ładne i zaawansowane technologicznie. Jedną z nowości stanowi oświetlenie typu Human Centric Lighting. Jak to działa?
Chodzi o zmienną barwę i natężenie oświetlenia. Rano oświetlenie w biurze ma cieplejszą barwę, która dosyć szybko przechodzi w niebieskie widmo o natężeniu 780 luksów i temperaturze barwowej 5 tys. Kelwinów. Mniej więcej w porze lunchu barwa staje się jeszcze bardziej niebieska, co stanowi dodatkowy bodziec energetyczny dla pracowników. Pod koniec dnia pracy oświetlenie znowu staje się cieplejsze, aby w naturalny sposób nas wyciszać. Te zmiany barwy są bardzo subtelne. Siedząc w biurze, nie dostrzegasz ich, chociaż mają wpływ na twój organizm i samopoczucie.
Ten tekst jest częścią projektu Biura: nowa definicja przestrzeni. Architektura. Design. Komfort pracy. Funkcjonalność przestrzeni i efektywność pracowników. Podpowiadamy, co warto zmienić w otoczeniu biurowym, by codzienna praca była bardziej efektywna i przyjemna. Odkrywaj i zmieniaj swoje biuro »
Skąd pomysł, żeby zainwestować w takie rozwiązanie?
Podczas prac inżynieryjnych zastanawialiśmy się, jakie aspekty nowego budynku sprawią, że nasi koledzy poczują się lepiej, bardziej komfortowo, co poprawi środowisko pracy, tak aby wspierać ich dobre samopoczucie. Możesz zapewnić ludziom dobre jedzenie w biurze, możesz zaprojektować siłownię, ale to wszystko jest na chwilę. Ze światłem masz do czynienia przez cały czas, jaki spędzasz w pracy. To, jakim światłem się otaczasz, naprawdę wpływa na twoją produktywność i nastrój.
Z badania wynika, że aż 60% pracowników waszego biura przyznaje, że to nowe oświetlenie jest jednym z powodów, dla którego chcą pracować właśnie w tym miejscu…
To prawda. Światło naprawdę dodaje energii. Na przykład, jeśli masz mało czasu na zrobienie czegoś, musisz się skupić, zmieniasz barwę światła na chłodniejszą i to rzeczywiście stymuluje do pracy. Z kolei, jeśli chcesz się zrelaksować, odpocząć, zamykasz się w pokoju, ustawiasz cieplejszą barwę i już. Jeśli wiesz, jak używać tego rozwiązania, naprawdę przynosi ci korzyści.
Światło naprawdę dodaje energii. Jeśli masz mało czasu na zrobienie czegoś, a musisz się skupić, wówczas zmieniasz barwę światła na chłodniejszą i to rzeczywiście stymuluje do pracy.
Jakie jeszcze innowacje wykorzystaliście w biurze?
Nie nazwałbym ich innowacjami, ponieważ te rzeczy zostały już wcześniej wymyślone, ale cieszę się, że zainwestowaliśmy w kilka systemów, które pomagają nam zarządzać budynkiem. Jest to np. system rezerwacji sal konferencyjnych, który umożliwia śledzenie ich dostępności. Po instalacji okazało się, że całkiem spory odsetek sal konferencyjnych nie jest efektywnie wykorzystywany. Byłbym szczęśliwy, gdybyśmy mogli przekształcić je w dodatkowe miejsca pracy albo pokoje relaksacyjne. Mam nadzieję, że jeszcze w tym roku zainstalujemy taki system, który będzie na bieżąco śledził wykorzystanie całej przestrzeni i dostępność stanowisk pracy. Poza tym, wspierając biznes Innogy w Czechach, zainstalowaliśmy panele fotowoltaiczne na dachu, które są połączoną jednostką elektryczną i grzewczą z gazem ziemnym, stacją CNG i stacjami ładowania elektrycznego.
Która część waszego biura jest najlepsza? Którą lubisz najbardziej?
Trudne pytanie. Lubię miejsca z pozytywną energią. Czasem to jest okolica mojego biurka, czasem salka konferencyjna, ale chyba najlepsza atmosfera panuje w naszej restauracji.
Widziałem zdjęcia waszego nowego biura, jest piękne. Wyobrażam sobie, że kiedy pracownicy wchodzili do niego po raz pierwszy, byli zaskoczeni.
No właśnie, nie. Wizualizacje, które otrzymaliśmy na początku, bardzo dobrze oddawały późniejszy efekt. Natomiast rzeczywistość była zbliżona do ostatniego projektu, więc wielkiego zaskoczenia nie było. Poza tym co tydzień dostarczaliśmy im informacje z budowy, byli na bieżąco ze wszystkimi zmianami. W tym celu w każdy poniedziałek umieszczaliśmy też w windach plakaty informacyjne. To był świetny sposób komunikacji.
Jakie rady miałbyś dla osób i firm, które planują zmodernizować biuro? Jak unikać błędów i stworzyć biuro, z którym pracownicy będą się identyfikować?
Na pewno polecam zaangażować pracowników w tworzenie nowego produktu, jakim jest biuro. Jest wiele elementów funkcjonalnych, które pojawią się w trakcie rozmów, pomysłów na usprawnienia. Warto z tego skorzystać i nie bać się spróbować czegoś nowego, wdrożyć to w życie.
