Streszczenie: Praca zdalna, niegdyś postrzegana jako przywilej, w obliczu pandemii stała się koniecznością dla wielu firm. Przemiany te szczególnie dotknęły firmy, które nie zdążyły wdrożyć narzędzi cyfrowych. Duże przedsiębiorstwa technologiczne, takie jak Amazon, LinkedIn, Microsoft czy Google, szybko przystosowały się do nowej rzeczywistości, korzystając z chmurowych rozwiązań i komunikatorów. W przeciwieństwie do nich, inne firmy, które nie zainwestowały w transformację cyfrową, mają trudności. W pracy zdalnej niezbędne stało się dostosowanie się do nowych narzędzi oraz określenie standardowych godzin pracy, by uniknąć nadmiernego obciążenia pracowników, które może prowadzić do wypalenia zawodowego.
Obecna sytuacja wywołana koronawirusem daje nam szansę na reset sposobu pracy. To także okazja do zastanowienia się, co tak naprawdę oznacza współpraca.
Pytanie zadane w tytule zeszłorocznego raportu przygotowanego przez firmę rekrutacyjną Talent Place: Praca zdalna 2019. Przywilej czy nadchodzący standard? znajduje odpowiedź w roku 2020. Wykonywanie obowiązków zawodowych z domu to dziś ani przywilej, ani pieśń przyszłości, ale konieczność – przynajmniej dla tych firm, które mogą sobie na to pozwolić. Tymczasem, jak wynika z raportu spółki technologicznej Buffer, już jedna na trzy firmy działa w ten sposób, niezależnie od zaleceń rządu czy epidemiologów.
Nie trzeba być ekspertem, aby zdawać sobie sprawę z faktu, że pandemia wywołana koronawirusem trwale zmieni wzorce pracy. Część zatrudnionych nie będzie chciała wracać do biur, a niektórzy pracodawcy po wdrożeniu narzędzi do pracy zdalnej stwierdzą, że taka forma jest dla nich po prostu bardziej opłacalna.
Z drugiej strony mamy jednak przedsiębiorstwa, które w obecnej sytuacji radzą sobie średnio, np. w związku z tym, że transformację cyfrową odłożyły na później.
Najlepiej sytuacja wygląda w dużych firmach technologicznych, które jako jedne z pierwszych przeszły na pracę zdalną, opierając się na istniejących już strukturach, takich jak: rozwiązania chmurowe, systemy CRM/ERP i różnego rodzaju komunikatory. Mowa m.in. o Amazonie, LinkedIn, Microsofcie czy Google’u, które poleciły pracownikom, aby nie przychodzili do biur, już pod koniec lutego br. Podobny ruch wykonał Twitter, który w pierwszą środę marca wprowadził obowiązek pracy z domu.
Jak przygotować pracowników do pracy zdalnej?
Większość osób należących do pokolenia powojennego wyżu demograficznego (baby boomers) oraz generacji X została wychowana w przeświadczeniu, że pracować należy od 9.00 do 17.00, i to wyłącznie w biurach. Nic dziwnego więc, że podporządkowując całe swoje życie takiemu modelowi pracy, nie są w stanie wyobrazić sobie innych opcji. No cóż, teraz nie mają wyboru, a tego typu podejście to już historia.
W zapewnieniu ciągłości pracy znaczącą rolę odgrywają liderzy, których głównym zadaniem jest utrzymanie wewnętrznej spójności działań wielofunkcyjnych zespołów. Chodzi przede wszystkim o to, aby każdy pracownik został dokładnie poinstruowany, jakie są jego obowiązki (czy pozostają niezmienne, a może w dobie kryzysu musi wziąć na swoje barki dodatkowe zajęcia) oraz za co odpowiadają teraz jego współpracownicy. Ponadto każdy z zatrudnionych powinien wiedzieć, jakimi narzędziami ma się posługiwać, a jeśli w związku z wprowadzeniem pracy zdalnej zostały wdrożone nowe programy, zadaniem menedżerów jest przeszkolenie zespołu z korzystania z nich (lub wyznaczenie kompetentnej osoby, która się tym zajmie).
Ponadto w każdej firmie powinny zostać ustalone standardowe godziny pracy lub pory, w których można kontaktować się ze współpracownikami. Jak bowiem wynika z ubiegłorocznej analizy ONZ, osoby wykonujące swoje obowiązki w domowym biurze przepracowują więcej nadgodzin, co może prowadzić do przemęczenia. Jego konsekwencjami mogą być natomiast: spadek zadowolenia, długotrwały stres, pogorszenie stanu zdrowia czy wypalenie zawodowe.
Warto dodać, że szybka zmiana formy pracy może przynieść także negatywne skutki pod względem efektywności, bowiem przejście na pracę zdalną wymaga przygotowania i zmiany przyzwyczajeń od każdego – niezależnie czy jest szeregowym pracownikiem, czy członkiem kadry kierowniczej. Wszyscy zatem stoimy wobec podobnych wyzwań – rodzice, którzy muszą łączyć obowiązki zawodowe z opieką nad potomstwem, i ci, którzy pozostali w czterech ścianach całkowicie sami. Kluczowe więc jest zrozumienie, że mierzymy się z tym wyzwaniem razem, a praca to nasz wspólny obowiązek.
Zaufanie a wdrażanie narzędzi mierzących czas i efektywność pracy
Przymusowe wprowadzenie pracy zdalnej wywołało ferment w głowie niejednego menedżera. „Jeśli nie mogę sprawdzić, o której pracownik przyszedł do biura i o której z niego wyszedł, skąd mogę mieć pewność, że w ogóle pracował?” Odpowiedź na tę wątpliwość jest prosta: to, gdzie i kiedy pracownik wykonuje swoje obowiązki zawodowe, nie ma znaczenia dla ich efektów. A rolą menedżera nie jest ewidencja czasu pracy, lecz bycie dla zatrudnionych – szczególnie w czasach kryzysu – oparciem i motywującym liderem.
Kiedy jednak kontrola i mierzenie efektywności stają się niezbędne, warto wyjaśnić zatrudnionym, czemu mają służyć takie działania i w jaki sposób przyczynią się one do osiągania wyznaczonych przez organizację celów. Należy również wykazać różnicę między kontrolą a inwigilacją, która zawsze wzbudza sprzeciw u zatrudnionych i wywołuje negatywne emocje.
Zadaniem lidera jest zatem: planowanie, co zamierza osiągnąć wraz z zespołem w wyznaczonym czasie; regularne mierzenie, co już zostało zrealizowane; porównywanie uzyskanych wyników z tymi zaplanowanymi oraz podejmowanie działań na podstawie rezultatów analiz.
Mimo wszystko warto odpowiedzieć sobie na pytanie, jak produktywny może być pracownik, gdy nie znajduje się pod stałym nadzorem przełożonego. Postanowiła to zbadać m.in. australijska platforma społecznościowa Airtasker (dane za marzec 2020 r.). Przeprowadziła ona ankietę wśród 1004 amerykańskich pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze godzin, z których 505 wykonywało służbowe obowiązki zdalnie. Okazało się, że ci ostatni są w rzeczywistości bardziej produktywni niż ich koledzy z biura. Badanie wykazało, że: pracownicy zdalni pracują o 1,4 dnia więcej w miesiącu niż biurowi, co daje prawie 17 dodatkowych dni w roku. Ponadto osoby pracujące w domu robią średnio dłuższe przerwy niż dojeżdżające do siedziby firmy (odpowiednio 22 minuty i 18 minut), ale dziennie pracują o 10 minut dłużej.
Ucz się i wyciągaj wnioski, a unikniesz kryzysu w przyszłości
Oczywiście taka nauka może być wynikiem własnych doświadczeń. Jednak mimo wszystko najlepiej uczyć się na porażkach i sukcesach innych – z poziomu obserwatora. A jak już podglądać, to tych najlepszych. Zacznijmy od jednego z amerykańskich gigantów technologicznych – Google’a. Firma już pod koniec lutego poprosiła zatrudnionych z Europy, Afryki, Bliskiego Wschodu i USA, aby pracowali z domu od 12 marca do odwołania. Zapowiedziała również, że zrekompensuje pracownikom wszystkie godziny, które przepracowaliby bez zakłóceń związanych z koronawirusem. Google planuje również stworzenie funduszu, dzięki któremu będzie w stanie zapewnić wypłatę świadczeń chorobowych wszystkim pracownikom, którzy obecnie nie mają ubezpieczenia, a chorują na COVID‑19.
Twitter zrezygnował z początkowej zachęty do pracy zdalnej i postawił na obowiązkową pracę z domu. Obiecał również, że tym, którzy nie są w stanie wykonywać swoich obowiązków w takim trybie, zapłaci jak za normalne godziny pracy. Firma zapewniła ponadto zatrudnionym rodzicom zwrot kosztów związanych z opieką nad potomstwem, a także kosztów organizacji domowego biura.
Praca z domu? Tylko dzięki technologii
Obecnie w sieci (dane za marzec 2020 r.) o pracy zdalnej mówi się aż o 2739% więcej niż jeszcze miesiąc temu – wynika z analizy przeprowadzonej przez firmę technologiczną SentiOne. Wiele z poruszanych wątków dotyczy narzędzi, które umożliwią zatrudnionym pracę z domu. A tych jest całkiem sporo – zaczynając od technologii umożliwiających bezpieczny dostęp do danych, przez narzędzia do zarządzania pracą, po różnego rodzaju komunikatory. Trzeba jednak zaznaczyć, że technologia nie jest panaceum na sytuację związaną z koronawirusem, a czynnikiem umożliwiającym zachowanie płynności pracy. Warto z tego potencjału skorzystać.
Chmura obliczeniowa
Przetwarzanie danych w chmurze przede wszystkim zwiększa bezpieczeństwo i zapewnia użytkownikom dostęp do zdalnego, wirtualnego środowiska pracy. Zatrudnieni mogą się do niej logować z dowolnego miejsca, na dowolnym urządzeniu i wymieniać się niezbędnymi plikami.
Wirtualne narzędzia do współpracy i komunikacji
Dziś, jeśli chodzi o komunikację z pracownikami, dominują wideokonferencje. Spotkania, które odbywały się do tej pory w salkach konferencyjnych, teraz mają miejsce w wirtualnych pokojach. Tym bardziej że gros komunikatorów umożliwia połączenia z wieloma użytkownikami naraz. Ponadto w ostatnim czasie platformy takie jak Skype czy Zoom udostępniły internautom możliwość korzystania z nich z poziomu przeglądarki internetowej.
Wirtualne tablice
W pracy zdalnej równie przydatne okazują się narzędzia ułatwiające zarządzanie projektami. Można korzystać z nich samodzielnie albo zespołowo – wówczas każdy użytkownik takiego programu ma wgląd w to, jak przebiega praca współpracowników i kiedy może się spodziewać finalnej wersji danego projektu. Co istotne, każde działanie i zmiana są zapisywane. Gdy ktoś nie był zatem od początku wdrożony w dany projekt, może bez zbędnych pytań przejrzeć historię wirtualnej tablicy i być na bieżąco. Warto tu wymienić takie rozwiązania, jak: Microsoft Planner, Evernote czy Trello.
W ciągu trzydziestu lat, gdy technologia posunie się do przodu jeszcze bardziej niż dziś, ludzie, spoglądając wstecz, będą się zastanawiać, dlaczego biurowce jako miejsca pracy w ogóle kiedykolwiek istniały.
– Richard Branson, założyciel Virgin Group (wypowiedź z marca 2013 r.)
Obieg dokumentów
W każdej firmie kluczowy jest obieg dokumentów. Chodzi przede wszystkim o to, aby pracownicy w bezpieczny sposób mogli wymieniać się dokumentami zawierającymi wrażliwe informacje. Do najbardziej popularnych wirtualnych dysków należy ten dostarczany przez Google’a – w wersji podstawowej z ograniczoną ilością miejsca i rozszerzonej, gdzie wybieramy interesujący nas wariant. Oczywiście jest to standard, który zastosowano również w innych tego typu narzędziach, na przykład w Dropboksie. Tu wersja podstawowa zapewnia zespołom 5 TB miejsca na dysku i proste narzędzia do udostępniania dokumentów i współpracy. Warto przyjrzeć się też innym rozwiązaniom dostępnym na rynku i wybrać to, które będzie najlepiej dopasowane do naszych potrzeb.
Cyfrowy podpis
Sytuacja związana z koronawirusem wymusiła na nas ograniczenie kontaktów z innymi ludźmi do niezbędnego minimum. W związku z tym pojawił się problem związany z finalizowaniem wielu działań wymagających odręcznego podpisu np. właściciela firmy. Również tutaj przychodzą z pomocą rozwiązania technologiczne, takie jak profil zaufany albo zdalny podpis kwalifikowany. Takim elektronicznym podpisem można sygnować m.in. umowy, dokumenty księgowe czy prawne. Kwalifikowane podpisy elektroniczne dostarcza np. spółka technologiczna Asseco Data Systems.
Od pagerów do wideokonferencji
Jeszcze nie tak dawno temu praca zdalna pozostawała jedynie w sferze marzeń, a z tymi, którzy nie pracowali w biurze, lecz w tzw. terenie, można było się skontaktować jedynie przez pager, a później dzięki telefonom komórkowym. Dziś technologia daje nam możliwość wykonywania tej samej pracy w dowolnym miejscu na Ziemi, a konkretnie tam, gdzie dociera internet. Jednym z najbardziej pomocnych narzędzi zapewniających płynność pracy zdalnej są wspomniane już w tym artykule wideokonferencje. Technologia ta rozwinęła się tak szybko, że wiele firm zrezygnowało nawet z tradycyjnych biur, eliminując wysokie koszty ich utrzymania. Tym samym zapewniły pracownikom swobodę tworzenia własnych harmonogramów i pracy z dowolnego miejsca. Oczywiście ten kij ma dwa końce. Jak wynika z badania Buffera, 75% pracowników wykonujących swoje obowiązki poza biurem stwierdziło, że ich firmy nie pokrywają kosztów internetu, a 71% zaznaczyło, że pracodawcy nie płacą za przestrzenie coworkingowe dla swoich zdalnych pracowników.
Jednak, jak czytamy na portalu Fast Company, oprogramowanie do pracy zdalnej, obejmujące narzędzia pracy mobilnej i konferencje w wirtualnej rzeczywistości, staną się preferowaną formą komunikacji – teraz i w przyszłości. Prawdopodobnie także sztuczna inteligencja odegra ważną rolę w zarządzaniu zdalnym personelem. Firmy, które będą próbowały wrócić do tradycyjnego modelu pracy, nie będą miały łatwego zadania. Na dłuższą metę walka ze zmianami może przynieść im więcej szkody niż pożytku. Jak wskazują dane Buffera, aż 99% osób, które mają obecnie możliwość pracy zdalnej, chciałoby pracować w ten sposób – przynajmniej przez część czasu – do końca swojej kariery zawodowej. Co ciekawe, z analiz firmy badawczej Global Workplace Analytics wynika, że 37% zatrudnionych zdecydowałoby się na obniżkę wynagrodzenia o 10%, jeśli miałoby możliwość pracy poza biurem.
Zamiast więc opierać się zmianom, które mocno zakorzeniły się na obecnym rynku pracy, firmy powinny już teraz podjąć działania w kierunku standaryzacji pracy zdalnej – ulepszając zasady, a nawet tworząc odpowiednie wskaźniki efektywności (KPI), tak aby zatrudnieni byli świadomi oczekiwań ze strony organizacji.
Przeczytaj pozostałe artykuły raportu »
Zwinność w każdych warunkach. Jak dziś skalować zespoły IT?
Skalowanie działów IT to obecnie olbrzymie wyzwanie. Firmy są zmuszone radzić sobie z ogromną presją czasu, zmieniającymi się potrzebami biznesowymi i technologią. Firmy, które nie mogą czekać na lepsze czasy, mogą skorzystać z leasingu zwinnych zespołów.
Jak zapewnić efektywną i bezpieczną pracę zdalną?
Przemysław Sagalski PL
Pojawienie się koronawirusa wymusiło na pracodawcach i pracownikach nagłą zmianę modelu pracy z biurowej na zdalną. Wraz z modelem zmieniał się także sposób komunikacji, gwałtownie wzrosła potrzeba wyposażenia pracowników w odpowiedni sprzęt, a także zapewnienia dostępu do danych i ich bezpieczeństwa.
Wirtualne pulpity otwierają drzwi do pracy zdalnej
Zalety pracy poza biurem dostrzega coraz więcej firm. Wśród nich znalazł się także nasz klient, który zdecydował się na umożliwienie pracownikom pracy zdalnej.
