Podpis elektroniczny już od 20 lat zmienia polski biznes

Rozwój usług zaufania jest jednym z najważniejszych trendów technologicznych ostatnich dwóch dekad. W znaczący sposób przyczyniły się one do rozkwitu cyfrowej gospodarki, która wymaga rozwiązań zabezpieczających elektroniczną komunikację, dokumentację i transakcje finansowe. Nowoczesne firmy i instytucje coraz częściej korzystają z e‑podpisu, pieczęci elektronicznej oraz elektronicznego znacznika czasu. Usługi zaufania są już obecnie standardem w polskim biznesie i zmieniają się wraz z nim.

PRZEZ OSTATNIE 20 LAT rynek usług cyfrowych w Polsce bardzo się zmienił. Przedstawiciele firm zaczęli korzystać z internetu, a później urządzeń mobilnych, by prowadzić swój biznes. Według badań EYIndeks górny 1¹, w ciągu ostatnich trzech lat, aż 57% polskich firm jeszcze przyspieszyło wewnętrzną digitalizację. W miarę jak rozpowszechniała się elektroniczna dokumentacja i obsługa cyfrowych i zdalnych procesów, w firmach rosło zapotrzebowanie na rozwiązania wspierające. Należała do nich między innymi pieczęć elektroniczna, gwarantująca niezmienialność treści e‑dokumentów oraz potwierdzająca źródło ich pochodzenia. Uzupełnił ją znacznik czasu, który wiązał utworzenie danego pliku z konkretną datą i godziną. Szczególne uznanie użytkowników zyskał podpis elektroniczny, który pozwolił sygnować dokumenty elektroniczne z mocą prawną równą podpisowi własnoręcznemu.

– Podpis elektroniczny zmienił warunki gry w całym biznesowym ekosystemie. Przez minione 20 lat obserwowaliśmy systematyczną cyfryzację kolejnych sektorów polskiej gospodarki – mówi Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR. – Dziś wiemy, że e‑podpis był pionierskim narzędziem, które pozwoliło na digitalizację pracy i stopniową eliminację papieru z komunikacji formalnej. W sprawnie zarządzanych firmach pozwala na redukcję nawet 75% kosztów ponoszonych wcześniej na obsługę dokumentacji papierowej. Jest ekologiczny, wygodny i bezpieczny, dlatego sprawdza się wszędzie tam, gdzie został wdrożony.

Jak wskazują badaniaIndeks górny 2² KIR i Związku Banków Polskich, z podpisu kwalifikowanego chciałby obecnie korzystać co trzeci użytkownik bankowości internetowej. Również menedżerowie wyższego szczebla szybko docenili funkcjonalność e‑podpisu: 84% z nich chciałoby go wdrożyć w swojej firmieIndeks górny 3³. E‑podpis okazał się niezbędny w okresie pandemii i nadal jest kluczowym wsparciem w postępującej digitalizacji gospodarki.

E‑podpis działa w każdym sektorze gospodarki

Korzyści z zastosowania podpisu elektronicznego odnoszą przedsiębiorstwa ze wszystkich branż. Świadczą o tym przykłady z różnych gałęzi gospodarki, w których wprowadzano go do codziennej obsługi procesów biznesowych:

• branża finansowa: sektor bankowy jest liderem transformacji cyfrowej w Polsce. Poziom digitalizacji banków przekracza globalną średnią, a spośród 30 najbardziej zaawansowanych cyfrowo instytucji z tej branży na świecie aż sześć pochodzi z Polski – podaje DeloitteIndeks górny 4⁴. E‑podpis w finansach wykorzystywany jest m.in. w celu autoryzacji transakcji bankowych. Klienci banków i innych instytucji dzięki e‑podpisowi mogą zdalnie podpisywać umowy i dokumenty. Elektroniczny obieg znacznie skraca czas potrzebny na dokonanie formalności i zabezpiecza komunikację z instytucjami zaufania publicznego;

• ochrona zdrowia: jak podaje Centrum e‑ZdrowiaIndeks górny 5⁵, Internetowe Konto Pacjenta ma już 17 mln osób, natomiast 4,5 mln użytkowników zainstalowało aplikację mojeIKP. Do kwietnia 2023 roku poprzez IKP wystawiono 1,5 mld e‑recept i 126 mln e‑skierowań. E‑podpis wspiera funkcjonowanie placówek opieki zdrowotnej m.in. przy autoryzacji dokumentacji medycznej (wyniki badań, recepty i skierowania), gwarantując poufność, bezpieczeństwo i integralność danych wrażliwych znajdujących się w cyfrowych dokumentach;

• HR: cyfrowa obsługa dokumentacji kadrowej to standard, dzięki któremu możliwe jest skuteczne zarządzanie rozproszonymi, hybrydowymi zespołami. E‑podpis w HR pomaga zawierać umowy o pracę, składać oświadczenia i przesyłać aneksy do umów w formie online. Procesy rekrutacji i przetwarzanie dokumentów nowych pracowników stały się bardziej efektywne, wciąż spełniając rygorystyczne standardy bezpieczeństwa i wymogi ochrony danych osobowych;

• logistyka: e‑podpis ułatwia podpisywanie umów i dokumentów związanych z przewozem towarów (m.in. faktur, listów przewozowych, kontraktów), przekładając się też na dużą oszczędność;

• leasing: każdy etap procesu zawierania umowy leasingowej przenoszony jest do kanału cyfrowego. Wspiera to pozytywne doświadczenia klienta oraz kształtuje jego zaufanie. Możliwość skorzystania z podpisu elektronicznego m.in. podczas finalizowania umów to również w tym przypadku odpowiedź na zapotrzebowanie rynku i usługobiorców. Według raportu EFLIndeks górny 6⁶ nawet 64% firm planuje wdrożenie w ciągu maksymalnie trzech lat e‑podpisu, 65% natomiast już zwiększyło korzystanie z technologii;

• nieruchomości: podpis elektroniczny w tym sektorze umożliwia zdalne podpisywanie i przekazywanie klientom umów – m.in. kupna‑sprzedaży, najmu, umów przedwstępnych. Dzięki temu agencje nieruchomości i inne podmioty mogą oferować swoje usługi na odległość i finalizować transakcje w całości online.

Firmy korzystające z podpisu elektronicznego należą do beneficjentów transformacji cyfrowej ostatnich 20 lat. Nowoczesne przedsiębiorstwa stawiają na technologię, by skuteczniej konkurować na rynku – usprawniają procesy biznesowe, uzyskują oszczędności i podnoszą zysk, jednocześnie dbając o satysfakcję klienta. E‑podpis, jako usługa przyjazna środowisku i wspierająca cyfrowy obieg dokumentów, jest dziś również elementem zielonej zmiany, jaka zachodzi w polskiej gospodarce wraz ze wzrostem świadomości społeczeństwa.

– W ciągu ostatnich 20 lat podpis elektroniczny, podobnie jak polskie firmy, rozwijał się i dostosowywał do zmieniającego się otoczenia. Kiedy uruchamialiśmy e‑podpis jako komercyjną usługę, mieliśmy już doświadczenie z wykorzystywaniem go jako narzędzia zabezpieczającego transakcje w systemie Elixir. Nikt jednak wtedy nie przewidywał, że w ciągu kolejnych kilkunastu lat udostępnimy jego w pełni mobilną wersję z opcją zdalnej weryfikacji tożsamości użytkownika. Dziś e‑podpis stał się standardem na trwałe wpisanym w polski krajobraz biznesowy – podkreśla Elżbieta Włodarczyk.

Indeks górny 1¹ https://www.ey.com/pl_pl/news/2021/03/ badanie‑ey‑transformacja‑cyfrowa

Indeks górny 2² https://www.kir.pl/o‑nas/aktualnosci/rosnie- -zainteresowanie‑podpisem‑elektronicznym- -chce‑z-niego‑korzystac‑juz‑60‑proc‑polakow, 447.html

Indeks górny 3³ Badanie ośrodka Minds & Roses, marzec 2022, N=1000

Indeks górny 4⁴ https://www2.deloitte.com/pl/pl/pages/financial- services/articles/Digital‑Banking‑Maturity- 2022.html

Indeks górny 5⁵ https://cez.gov.pl/pl

Indeks górny 6⁶ https://efl.pl/wp‑content/uploads/2021/06/ efl_cyfrowa_rewolucja‑2.pdf