Outsourcing jako sposób zarządzania ryzykiem

Ryzyko jest nieodłącznym elementem prowadzenia biznesu. Można próbować je zminimalizować lub całkowicie wyeliminować. Okazuje się, że nie wszystkie jego czynniki są brane pod uwagę w sprawozdaniach spółek.

Partenerem materiału jest TMF Group.

Przy analizach ryzyka w funkcjonowaniu podmiotów gospodarczych najczęściej podkreśla się ryzyko finansowe: walutowe, stopy procentowej czy płynności. Te rodzaje ryzyka znajdują odzwierciedlenie w sprawozdaniach finansowych i często towarzyszy im analiza wrażliwości, pokazująca ich wpływ na dane finansowe spółki. W sprawozdaniach finansowych znajdujemy również opis ryzyka rynkowego, gospodarczego, politycznego – już częściej w formie opisu, ze względu na trudność w określeniu prawdopodobieństwa wystąpienia i wpływ na organizację.

Ryzykowny dział księgowości

Co ciekawe, analizując sprawozdania spółek, nie natkniemy się na bardzo powszechny rodzaj ryzyka związanego z działami wsparcia. W organizacjach są one często obszarami niedocenianymi, jeśli funkcjonują poprawnie. Gdy jednak zawodzą, ich wpływ na biznes może istotnie ograniczyć, a nawet zahamować, możliwości wzrostu biznesu.

Przykładem może być źle prowadzona księgowość, która nie dostarcza biznesowi odpowiednich i aktualnych informacji finansowych, co może prowadzić do błędnych decyzji. Nieterminowe i nieprawidłowe wywiązywanie się z obowiązków podatkowych i sprawozdawczych może narazić organizację na kary finansowe, odsetki karne oraz wzmożone kontrole. Prowadzi to do kolejnych kar i odsetek. Spirala się nakręca, a kierownictwo, zamiast skupić się na działalności generującej przychody, koncentruje wysiłki na uporządkowaniu działów finansowych i relacji z urzędami. Poza aspektami związanymi ze zgodnością ksiąg, sprawozdań i deklaracji z obowiązującym prawem dochodzi funkcjonowanie podmiotów w ramach grup kapitałowych. Nieprawidłowo raportowane wyniki finansowe, istotnie zawyżone lub zaniżone budżety, brak umiejętności zapanowania nad ściągalnością wierzytelności powodują spadek zaufania w grupie kapitałowej i częstsze kontrole wewnętrzne. Ponownie wysiłki koncentrują się na uporządkowaniu relacji w grupie zamiast na działalności przynoszącej wartość przedsiębiorstwu.

Kadry i płace

Dział kadr i płac także odgrywa ogromną rolę w działaniu całego przedsiębiorstwa. Nieterminowe bądź nieprawidłowe naliczanie wynagrodzeń dla pracowników podważa ich zaufanie do organizacji. W ramach działu kadr istotne znaczenie ma dział rekrutacji. Rekrutacja działająca z opóźnieniem, znajdująca pracowników nieodpowiadających poszukiwanym kompetencjom, wydłużająca okres podpisania umowy zaburza cykl operacyjny i proces zastępowalności pracowników. Naturalnie przekłada się to na większą rotację i jeszcze większą pulę poszukiwanych osób.

Niestety, rynek nie rozpieszcza obecnie pracodawców. W Polsce pracownicy relatywnie szybko są w stanie zmienić pracodawcę, jeżeli zapewni im lepsze warunki i wyeliminuje różnego rodzaju niedogodności. Czasem nawet nie jest to kwestia wynagrodzenia, tylko eliminacji czynników powodujących stres i niepewność w obecnym miejscu pracy. Niewłaściwie działający dział rekrutacji może stać się jednym z takich czynników.

Przy analizie obszarów wsparcia warto też wspomnieć o administracji. Odbieranie i wysyłanie korespondencji, odpowiadanie na telefony i zapytania dostawców oraz klientów to istotne obszary wsparcia biznesu i jego odpowiedniego funkcjonowania. Bardzo często w organizacjach działy wewnętrzne są niedostatecznie rozwinięte, biorąc pod uwagę wielkość organizacji. Brakuje w nich ludzi, środki kierowane są na biznes, a nie na wsparcie. Z tego powodu często nie jest zapewniona odpowiednia zastępowalność ludzi, np. w dziale płac pracuje jedna osoba, więc ryzyko związane z jej odejściem bądź zachorowaniem nie jest w odpowiedni sposób minimalizowane.

Panaceum na zewnątrz

Jednym ze sposobów ograniczenia tego typu ryzyka jest outsourcing. Na rynku funkcjonuje wiele podmiotów, których podstawową działalnością biznesową jest wsparcie organizacji w procesach administracyjnych, takich jak: księgowość, kadry i płace, odbiór korespondencji, IT, rekrutacja. Organizacje te biorą na siebie takie problemy, jak: zapewnienie odpowiednich pracowników wsparcia, ich rekrutację, szkolenia, zastępowalność. Dzięki temu te rodzaje ryzyka przestają być zmartwieniem kierownictwa, które może się skupić na działalności generującej realną wartość dla przedsiębiorstwa.

Ponadto outsourcing sprzyja uporządkowaniu procesów. Wiele organizacji nadal woli procesy wsparcia wewnątrz organizacji, ponieważ ma nad nimi większą kontrolę. Problem w tym, że oprócz problemów i czynników ryzyka, wspomnianych wyżej, pojawia się też kwestia odpowiedniego zarządzania tymi procesami. Brak uregulowania procesów wewnętrznych związanych z funkcjami wsparcia kończy się ich przeciążeniem bądź niewłaściwym wykorzystaniem potencjału zatrudnionych tam osób.

Do rozwiązania od zaraz

Przygotowanie firmy do outsourcingu wiąże się z uporządkowaniem procesów wsparcia tak, aby outsourcing dostarczał na czas wyłącznie te dane, które są potrzebne w zarządzaniu organizacją. Dzięki temu kierownictwo ma szansę zastanowić się, czego właściwie oczekuje od działów wsparcia i jakie są potrzeby organizacji w tym zakresie oraz za co dokładnie płaci. Wyeliminuje w ten sposób procesy, które nie generują wartości dodanej dla przedsiębiorstwa. Ponadto wykorzystanie wsparcia z zewnątrz daje możliwość pełniejszego wykorzystania potencjału posiadanych pracowników – dział HR może się skoncentrować na aspektach miękkich, takich jak na przykład systemy motywacyjne, a dział finansów – na rachunkowości zarządczej i analizie danych finansowych.

Poza tym outsourcing umożliwia pełne dostosowanie potrzeb i kosztów. Jeżeli potrzeby w określonym obszarze wsparcia są niewielkie lub zmienne sezonowo, zakres usług zewnętrznych może być odpowiednio dostosowywany. Modyfikacja wymiaru etatu pracownika w zależności od zapotrzebowania przedsiębiorstwa może być utrudniona. W efekcie outsourcing powoduje, że koszty działów wsparcia są odpowiednio niższe.

Szybkość pozyskiwania wiedzy

To, co dla firmy jest wsparciem, dla organizacji outsourcingowych jest podstawową działalnością operacyjną. W związku z tym pracownicy tych przedsiębiorstw szkolą się z najnowszych przepisów, analizują ich zmiany, śledzą literaturę branżową, wymieniają się wiedzą. Powoduje to, że są specjalistami w swojej dziedzinie i na bieżąco monitorują zmiany w przepisach prawa. Firmy posiadają w swojej strukturze mniej liczne działy wsparcia, a szkolenia tych osób odgrywają mniejszą rolę. Taka sytuacja sprawia, że obowiązek śledzenia zmian spoczywa na barkach kilku osób, które w natłoku bieżących obowiązków często nie mają czasu na samodzielne studiowanie przepisów i przełożenie ich na zmiany niezbędne w organizacji. W efekcie pojawiają się problemy, które wpływają na cały biznes.

Oczywiście warto wybrać właściwego partnera, który zrozumie potrzeby firmy i jej wymagania, a także zaproponuje odpowiedni model współpracy, z uwzględnieniem indywidualnych preferencji. Odpowiednio określony model współdziałania pozwoli przedsiębiorstwu skoncentrować się na tym, do czego zostało powołane. Ryzyko związane z funkcjonowaniem i ciągłością działów wsparcia jest często niedoceniane do momentu wystąpienia problemu. Warto zatem rozważyć, w jaki sposób je zminimalizować, aby wsparcie podstawowej działalności operacyjnej było efektywne, żeby nie stało się palącym problemem biznesowym organizacji, blokującym realizację jej strategicznych celów. Outsourcing może być jednym z takich rozwiązań.