Outsourcing – bezpieczna przystań biznesu

Od outsourcerów wymaga się już nie tylko specjalistycznej wiedzy oraz nowoczesnych rozwiązań technologicznych, ale partnerstwa biznesowego wynikającego z przyspieszonej i często wymuszonej przez pandemię transformacji cyfrowej.

W wielu krajach o rozwiniętej gospodarce rynkowej standardem jest zlecanie obsługi księgowej, kadrowo‑płacowej czy też HR firmom zewnętrznym. Także w Polsce coraz więcej przedsiębiorców zauważa zalety wynikające ze zlecania na zewnątrz czynności, które nie łączą się bezpośrednio z podstawową działalnością ich biznesu. Tym bardziej że w przedsiębiorstwach kadrowo‑płacowych, które świadczą swoje usługi na zasadach outsourcingu, pracują specjaliści o najwyższych kwalifikacjach na rynku. Ponadto utrzymanie własnego działu kadr i płac jest często droższe niż uwzględnienie tej usługi w kosztach stałych firmy. Wynika to z faktu, że firmy outsourcingowe optymalizują swoje działania również za pomocą najnowszej technologii funkcjonującej w danej branży. Według szacunków HRL – firmy specjalizującej się w dostarczaniu gotowych rozwiązań oraz outsourcingu usług dla firm – przedsiębiorstwa zlecające obsługę kadrowo‑płacową czy też HR zaoszczędzają około 32%, przy jednoczesnej poprawie jakości obsługi i dodaniu większej ilości funkcji, np. elektroniczna archiwizacja czy też lepsze oprogramowanie.

Globalna pandemia wpłynęła na sposób postrzegania outsourcingu przez biznes. Dotychczas przedsiębiorcy decydowali się na zlecanie części procesów na zewnątrz głównie ze względów finansowych. Jednak w 2020 roku outsourcing bardzo często pomagał przetrwać firmom dotkniętym skutkami pojawienia się koronawirusa.

Partnerstwo i profesjonalne doradztwo

Jak wynika z raportu Nowoczesne usługi biznesowe w Polsce 2020, zrealizowanego przez Związek Liderów Sektora Usług Biznesowych, pod względem zatrudnienia branża outsourcingowa zwiększyła się w ostatnim roku o 10% i obecnie tworzy w Polsce 338 tys. miejsc pracy. Wiodący obszar stanowi oczywiście branża IT (28,7%), a tuż za nią uplasowały się usługi komercyjne i profesjonalne (28,1%). Trzecie miejsce (z udziałem 14,4%) zajmuje sektor BSFI (bankowości, usług finansowych i ubezpieczeń). Autorzy badania zawracają uwagę na dynamiczny rozwój outsourcingu w obszarze świadczeń komercyjnych i profesjonalnych, do których zaliczyć można m.in. księgowość i doradztwo prawne.

Według rejestru CEiDG, w Polsce jest zarejestrowanych około 74 tys. osób fizycznych (dane za 2019 r.), które prowadzą działalność rachunkowo‑księgową i doradztwa podatkowego. Z perspektywy przedsiębiorcy wybranie jednego podmiotu, któremu powierza się prowadzenie kwestii finansowych, spośród tak ogromnej liczby stanowi nie lada wyzwanie. Tym bardziej że od outsourcerów wymaga się najwyższego poziomu wyspecjalizowania w danej dziedzinie. Powinni oni nie tylko terminowo i bezbłędnie wykonywać powierzone im czynności, ale i na bieżąco aktualizować swoją wiedzę – chociażby w kontekście przepisów prawnych.

Współczesne przedsiębiorstwa oferujące usługi outsourcingowe w celu przyciągnięcia jak największej liczby klientów przedstawiają im szereg wartości dodanych. Wychodząc naprzeciw ich oczekiwaniom, odchodzą od postawy „nasz klient nasz pan” na rzecz partnerstwa i profesjonalnego doradztwa. W tym celu śledzą innowacyjne rozwiązania na swoim rynku, wprowadzają nowoczesne technologie oraz pozyskują wiedzę nie tylko na temat swojej branży, ale i o sektorach, w których działają ich klienci. Wszystko po to, by zbudować z nimi relację prowadzącą do długofalowej współpracy. W tym aspekcie bardzo ważny jest czynnik ludzki. Zarówno ze strony outsourcera, jak i klienta powinno się wybrać osoby, które mają wysoko rozwinięte kompetencje miękkie – tak aby kooperacja między nimi przebiegała sprawnie i bez nieporozumień.

Warto również dodać, że w ramach outsourcingu wyróżniamy kilka jego rodzajów:

Wyspecjalizowani dostawcy BPO (Business Process Outsourcing)

Usługodawcy posiadający wąską specjalizację i dogłębną wiedzę w ramach tejże. Świadczą usługi finansowo- -księgowe, kadrowo‑płacowe czy archiwizację dokumentów. Do tej grupy zaliczamy również firmy o zasięgu regionalnym, które świadczą swoje usługi w kilku językach.

Globalne podmioty BPO

Przedsiębiorstwa świadczące swoje usługi w wielu językach, na różnych rynkach i w ramach wielu procesów. Obsługują klientów o różnym profilu działalności z każdego sektora gospodarki. Dzięki temu mogą pochwalić się wszechstronną wiedzą i bogatym doświadczeniem zdobytym podczas realizowania niejednokrotnie bardzo skomplikowanych transakcji i kontraktów na całym świecie. Dzięki skalowalności biznesu inwestują w najnowocześniejsze narzędzia i rozwiązania.

Centra usług wspólnych, SSC (Shared Services Center)

Stanowią wydzielone i wyspecjalizowane jednostki w ramach jednej grupy kapitałowej – najczęściej międzynarodowej organizacji (lub powiązanych ze sobą organizacji). Ich nadrzędnym celem jest redukcja kosztów, przejrzystość danych oraz centralizacja procesów.

Obniżanie kosztów poprzez outsourcing stało się drugorzędne

Polski system podatkowy od lat jest oceniany – zarówno przez przedsiębiorców, jak i specjalistów – jako mało przyjazny i dość skomplikowany. Jak czytamy w badaniu Doing Business 2016, przygotowanym przez Bank Światowy, przepisy są na tyle problematyczne, że przedsiębiorca, który chciałby spełnić wszystkie wymagania podatkowe, musiałby dokonać 7 płatności, które wyniosłyby 40,3% jego zysku brutto. Dodatkowo na zapłacenie podatków poświęciłby 271 godzin w roku. Takie postrzeganie polskiego systemu podatkowego znalazło również odzwierciedlenie w wynikach badania przeprowadzonego przez EY (międzynarodowy koncern świadczący profesjonalne usługi doradcze i audytorskie), które zostały opublikowane w raporcie pt. Paradoksy outsourcingu. Czytamy w nim, że aż 89% respondentów uznało, że rodzimy system nie jest przyjazny dla firm.

Wysoki poziom skomplikowania systemu podatkowego oraz nieustannie zmieniające się wymagania prawne sprawiają, że dla przedsiębiorców kwestią nadrzędną staje się bezpieczeństwo – niezależnie od tego, czy podatki będą rozliczane wewnętrznie w firmie czy outsourcowane. Jednak jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na outsourcing tych usług, najważniejszym kryterium wyboru usługodawcy, jak czytamy w analizie EY, jest zapewnienie przez niego bezpieczeństwa prawnopodatkowego oraz jakość świadczonych usług księgowych. Kwestie obniżania kosztów księgowości są drugorzędne. Potwierdzają to również dane. 99% firm przy wyborze firmy outsourcingowej kieruje się kryterium bezpieczeństwa w przypadku kontroli. To jest główny czynnik, który decyduje o tym, jakiej ostatecznie firmie zostanie powierzona obsługa księgowo‑płacowa.

Współczesne firmy księgowe, w celu zadbania o bezpieczeństwo swoich klientów, coraz częściej korzystają z nowoczesnych narzędzi technologicznych. Przykładowo rozwiązania chmurowe pozwalają na przechowywanie i archiwizację wrażliwych danych, regularne tworzenie backupów oraz umożliwiają dostęp do informacji z każdego miejsca o dowolnej porze. Nowoczesne biuro księgowe oferujące innowacyjne sposoby przechowywania dokumentów umożliwiają zatem jeszcze większą kontrolę outsourcerów przez przedsiębiorców – niż ma to miejsce w przypadku firm, które takich rozwiązań nie oferują.

Warto również podkreślić, że każde biuro rachunkowe jest zobligowane do zachowania zasad bezpieczeństwa danych swoich klientów. W kwestii obaw dotyczących ich wycieku należy pamiętać, że w wewnętrznie prowadzonych procesach takie ryzyko jest większe ze względu na mniejsze nakłady inwestycyjne, jakie ponoszą firmy względem działu kadr i płac. Przedsiębiorcy inwestują w pierwszej kolejności w rozwój i bezpieczeństwo swojej podstawowej działalności.

Odpowiedni wybór partnera biznesowego

Branża outsourcingu jest mocno zróżnicowana – nie tylko pod względem oferty, ale i jakości dostarczanych usług. Patrząc na ilość tego typu firm, nie dziwi fakt, że prócz bardzo mocnych, często międzynarodowych, graczy na rynku znajdziemy wiele gorzej radzących sobie firm. Dlatego, mimo że 70% przedsiębiorców deklaruje wysoki poziom zadowolenia z usług firm outsourcingowych, tylko 50% poleciłoby outsourcera swoim partnerom biznesowym. Zdaniem ekspertów z firmy EY, powodem może być składanie zbyt wielu obietnic oraz proponowanie cen, które nie mają pokrycia w jakości usług i sposobie obsługi klientów.

Z tego względu przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na korzystanie z usług zewnętrznej firmy księgowej, powinni zwrócić szczególną uwagę na treść umowy, którą z nią podpisują. Powinna ona zawierać informacje dotyczące zarządzania relacjami, które zapewniają stałe zaangażowanie obydwu stron, oraz zapisy uwzględniające strukturę raportowania, która będzie zrozumiała dla zlecającego usługę. Należy przy tym wystrzegać się bazowania na staroświeckich już ideach wartości przeciętnych, takich jak wskaźniki FTE (jednostkowy koszt zatrudnienia na pełen etat) czy szeregu różnych KPI (kluczowe mierniki efektywności).

Bardzo ważne jest też sprawdzenie, czy przyjmujący zlecenie usług księgowych posiada aktualną umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za ewentualne szkody wyrządzone w związku z prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Tutaj powinna paść kwota gwarancyjna ubezpieczenia – proporcjonalna do wielkości i złożoności danego przedsiębiorstwa. Przy czym należy pamiętać, że odpowiedzialność związana ze sprawozdawczością księgową zawsze leży po stronie podatnika – nawet w przypadku zlecania prowadzenia ksiąg rachunkowych zewnętrznemu podmiotowi.

Przyszłość outsourcingu na rynku globalnym

Mimo optymistycznych prognoz dla rodzimego rynku outsourcingu te globalne wydają się być niezbyt pomyślne. Według Gartnera, organizacje finansowo- księgowe nie odnowią aż 60% swoich istniejących umów na outsourcing procesów biznesowych (BPO) do 2025 roku. Zdaniem ekspertów, powodem są przestarzałe modele cenowe, które nie napędzają cyfryzacji i doskonalenia procesów.

Jak komentował Sanjay Champaneri, dyrektor ds. badań w Gartner Finance Practice, podczas konferencji „Gartner CFO & Finance Executive”, która miała miejsce w dniach 25–26 maja tego roku: era BPO opartego na zatrudnieniu, gdzie koszt obliczany jest na podstawie liczby ekwiwalentów pełnego czasu pracy (FTE) potrzebnych do wykonania pracy, staje się przestarzała w czasach, gdy sprawne prowadzenie procesów finansowych nie jest uzależnione od dużych zasobów siły roboczej. Zdaniem eksperta, dotychczasowe wysiłki firm finansowo‑księgowych związane z automatyzacją zaowocowały tylko zmniejszeniem liczby ludzi lub brakiem ludzi potrzebnych do wykonania pracy.

Mimo zalet dostawców usług w modelu BPO związanych ze skutecznymi inicjatywami automatyzacji, takimi jak choćby: ekonomia skali, duże ilości danych transakcyjnych i globalny dostęp do cyfrowych talentów w postaci inżynierów oprogramowania oraz naukowców zajmujących się danymi, firmy te nie dostosowują odpowiednio swojego modelu cenowego, przez co przegrywają z tymi przedsiębiorstwami, które uwzględniają te zmienne.

Kolejną istotną kwestią, którą poruszył Gartner podczas swojej konferencji, była konsolidacja. Jak przewidują eksperci, do 2023 roku 40% organizacji finansowo‑księgowych skonsoliduje się w ramach jednego dostawcy usług outsourcingowych. Powodem takich działań jest sytuacja związana z pojawieniem się koronawirusa w 2020 roku – w tym przymusowe przejście na pracę zdalną oraz liczne absencje pracowników. Wówczas, jak zauważa Sanjay Champaneri, dostawcy BPO, którzy w dużej mierze polegali na procesach prowadzonych przez zatrudnianych przez siebie specjalistów, przekazali swoje zakłócenia klientom. Z drugiej strony firmy, w których wcześniej zautomatyzowano znaczną część przepływu pracy, były w stanie utrzymać stabilność w zakresie czasu cyklu przetwarzania i wydajności.

Automatyzacja była zatem kluczowym czynnikiem wyróżniającym dla firm BPO podczas pandemii, a dla tych przedsiębiorstw, które nie zdążyły jej wdrożyć – celem na najbliższe miesiące. Zdaniem ekspertów z Gartnera, firmy z sektora outsourcingu finansowo- -księgowego będą dążyły do stanu, który nazywają hiperautomatyzacją. Chodzi o wykorzystanie nowych technologii automatyzujących złożone i dynamiczne procesy wymagające ludzkiego osądu. Zdaniem Sanjaya Champaneriego, firmy, które skorzystają z efektu sieciowego i skonsolidują jak najwięcej rozproszonych procesów finansowo‑księgowych – w ramach jednej inicjatywy automatyzującej je – mogą liczyć na wysokie zyski.