W świecie nowej normalności jednym z najważniejszych czynników sukcesu jest szybkość. Dlatego liderzy biznesu, którzy chcą dominować na rynku, nie powinni tracić cennego czasu na zadania niezwiązane z podstawową działalnością przedsiębiorstwa. Dzięki wykorzystaniu odpowiednich systemów wspierających back office organizacji menedżerowie mogą się skoncentrować na tworzeniu nowych produktów i usług, generowaniu innowacyjnych rozwiązań i wyznaczaniu trendów.
Partnerem materiału jest Unit4 Polska.
W dzisiejszym otoczeniu biznesowym liderzy stojący na czele dużych organizacji muszą zmierzyć się z ogromną nieprzewidywalnością, którą doskonale oddajetermin VUCA odnoszący się do zmienności (volatility), niepewności (uncertainty), złożoności (complexity) i niejednoznaczności (ambiguity). Nieprzewidywalność i dynamika zmian powodują, że firmy, które chcą radzić sobie na rynku, nie mogą czekać na rozwój wypadków, ale muszą działać elastycznie i wyprzedzać trendy. W takich okolicznościach coraz większego znaczenia nabiera takie zarządzanie przedsiębiorstwem, które zakłada nie tylko szybkie reagowanie na wszelkie zmiany wymuszone przez rynek, ale też optymalizację procesów i kosztów w firmie, w tym inwestowanie w nowoczesne technologie, które te procesy usprawniają. Dobre wdrożenie i wykorzystywanie współczesnych rozwiązań IT dla przedsiębiorstw umożliwia zbudowanie przewagi nad konkurencją.
Firmy często koncentrują się na pozyskaniu nowych klientów, ale zapominają o tym, jak ważną rolę pełni back office. Jeśli firma nie opracuje rozwiązań wspomagających podstawową działalność, będzie tracić zbyt dużo czasu na zadania, które nie mają żadnego wpływu na jej rozwój. Niezależnie od tego, czy przedsiębiorca zdecyduje się na outsourcing funkcji wspomagających czy back office wewnątrz organizacji, każda z tych decyzji może znacznie usprawnić funkcjonowanie firmy, zoptymalizować procesy i koszty. Optymalizacji nie należy mylić z cięciem kosztów. To drugie bowiem kojarzy się z procesem krótkoterminowym, drastycznym. Optymalizacja oznacza z kolei zmianę nawyków. Pozwoli ona organizacji utrzymać w dłuższej perspektywie poziom sprawności, na który się zdecydowała. Odpowiednio przeprowadzona optymalizacja pomaga utrzymać się w otoczeniu, w którym liczy się zwinność.
Źródła sukcesów największych firm
Aby zrozumieć, jak istotna jest cyfrowa transformacja dla sukcesu firmy, warto przeanalizować przykłady najbardziej innowacyjnych organizacji na świecie. W 2015 roku firma Insight przeanalizowała 500 największych przedsiębiorstw amerykańskich, żeby sprawdzić, jakie elementy wpływają na to, że dana organizacja staje się liderem transformacji. Okazało się, że na powodzenie transformacji wpływają dwa czynniki. Pierwszym z nich jest doświadczenie – zarówno samej organizacji, jak i osób zarządzających nią – w stosowaniu nowych technologii; nie bez powodu na pierwszych miejscach znalazły się firmy zarządzane przez Jeffa Bezosa (Amazon) i Reeda Hastingsa (Netflix). Kolejnym czynnikiem jest dwutorowość, rozumiana jako wykorzystanie nowych technologii w zmianie dotychczasowej filozofii działania. Zakłada ona, że firmy rozwijają nowe obszary oparte na rozwiązaniach cyfrowych, ale nie zapominają o obecnym biznesie. Doskonałym przykładem takich przedsiębiorstw są Amazon i Apple. Co ciekawe, w zeszłym roku ponad połowa przychodów Amazona została wygenerowana przez chmurę obliczeniową, czyli usługę dla firm (usługę B2B), co świadczy o całkowitej zmianie filozofii.
Jeśli firma nie opracuje rozwiązań wspomagających podstawową działalność, będzie tracić zbyt dużo czasu na zadania, które nie mają żadnego wpływu na jej rozwój.
Nie tylko firmy technologiczne mogą się wysunąć na prowadzenie. Przykładem jest ThyssenKrupp, niemiecki koncern kojarzony głównie z branżą stalową. W 2010 roku przedsiębiorstwo otworzyło się na innowacyjne centra druku 3D, dzięki czemu zwiększyło przychody o 47%. Prezes ThyssenKrupp powiedział w jednym z ostatnich wywiadów, że koncern wrócił do korzeni, ponieważ odzyskał status innowacyjnej firmy inżynierskiej.
W tych organizacjach dokonano przełomowych innowacji, ponieważ liderzy zmian oraz ich zespoły byli produktywni i nie tracili czasu na zadania niezwiązane z obowiązkami, za które otrzymują wynagrodzenie. Z Globalnego badania produktywności przeprowadzonego na zlecenie Unit4 wynika, że w średnich i dużych firmach tzw. white collars aż 1/3 czasu pracy przeznaczają na czynności administracyjne niezwiązane z ich głównymi obowiązkami. Z kolei firma Workfront w badaniu The State of Marketing Work Report, przeprowadzonym w 2016 roku, przeanalizowała rynek pracowników umysłowych w Stanach Zjednoczonych pod kątem efektywności ich pracy. Okazało się, że przebadani pracownicy tylko 46% czasu przeznaczają na główne zadania, za które pobierają wynagrodzenie. Z tego powodu każdego roku straty amerykańskiej gospodarki wynoszą 3,5 miliarda dolarów. Najwięcej czasu pracownicy tracą na zadania związane z administracją, czyli np. tradycyjny obieg dokumentów. Mierzą się z tym na przykład członkowie działu handlowego. Aby rozliczyć daną fakturę, muszą pokonać wiele kilometrów pomiędzy sekretariatem, menedżerami, działem HR a pionem finansowym. Rozwiązaniem tego problemu może być nowoczesne narzędzie technologiczne, tzw. wirtualny sekretariat, które automatycznie przekazuje dokumenty do odpowiedzialnych za nie osób. W takie rozwiązanie został wyposażony Teta HR firmy Unit4 Polska – najpopularniejszy system HR‑owy w naszym kraju.
Kłopotliwy obieg dokumentów
Wielu pracownikom zdarza się zgubić dokument księgowy, np. fakturę za podróż służbową. Ludzie często spędzają sporo czasu na porządkowaniu takich dokumentów. Dzieje się tak zwłaszcza w firmach, w których pracownicy często podróżują, współpracują z klientami. Pomocą w tym przypadku może być aplikacja Travel and Expenses, będąca modułem oprogramowania firmy Unit4 Polska. T&E automatycznie przekazuje pewne informacje dotyczące wszelkich wydatków związanych z podróżami służbowymi, np. można zrobić zdjęcie paragonu z taksówki, aplikacja automatycznie przypisuje koszt do delegacji, którą pracownik ma zaplanowaną na dany dzień. Zapewnia to ogromną wygodę i oszczędność czasu. Tego rodzaju rozwiązania wprowadziła firma konsultingowa Bouvet, zatrudniająca w Norwegii blisko 1200 konsultantów. Korzystanie z odpowiednich rozwiązań technologicznych z pewnością przyczyniło się do tego, że firma dwukrotnie była wybierana najlepszym norweskim pracodawcą.
Wdrożenie aplikacji nie gwarantuje sukcesu
Samo wprowadzenie narzędzia do organizacji nie gwarantuje, że ludzie będą z niego aktywnie korzystać. O tym bowiem decydują dwa czynniki – intuicyjność (aplikacja ma być prosta w obsłudze) oraz kompatybilność z urządzeniami mobilnymi. W dzisiejszych czasach większość pracowników przemieszcza się, podróżując pomiędzy firmą, domem, klientami. Dlatego też aplikacja powinna być dostępna z każdego miejsca i z każdego mobilnego urządzenia. Rozwiązania mobilne są szczególnie ważne ze względu na to, że połowa ruchu generowana w zeszłym roku w internecie odbyła się z poziomu urządzeń mobilnych. Cisco, światowy lider technologii sieciowej, przewiduje, że w 2021 roku ponad połowa interakcji w internecie będzie generowana z poziomu smartfona.
Rozwiązania mobilne są szczególnie ważne ze względu na to, że połowa ruchu generowana w zeszłym roku w internecie odbyła się z poziomu urządzeń mobilnych.
Odpowiednie wykorzystanie narzędzi
Dobra aplikacja wspierająca back office charakteryzuje się tym, że mogą ją obsłużyć wszyscy uczestnicy procesu. To również narzędzie, które na każdym etapie zapewni informację zwrotną dla użytkowników. Czego liderzy firm powinni oczekiwać od oprogramowania tej klasy? Przede wszystkim oszczędności czasu, co z kolei zmniejszy koszty obsługi potrzebnej do wykonania zadań i poprawi efektywność pracowników. Dobra aplikacja pomaga w realizacji procesów elektronicznych: obiegu dokumentów, przekazywaniu wniosków o podwyżkę, przekazywaniu odcinka płacowego za pomocą telefonu komórkowego. Elektroniczna wysyłka deklaracji podatkowej również przebiega sprawniej – firma zatrudniająca 5000 osób musi wygenerować 5000 takich dokumentów, a dzięki rozwiązaniom technologicznym może ograniczyć koszty związane z drukiem i tradycyjną wysyłką deklaracji. Odpowiednie narzędzie technologicznie usprawni również proces przygotowania wszelkich raportów i zestawień potrzebnych menedżerom HR.
Polskie firmy wciąż się uczą
W polskich organizacjach przy dokonywaniu zmian związanych z automatyzacją często korzysta się z systemu ERP. Z badania przeprowadzonego przez firmę Software Advice (Gartner) wynika, że zarówno 54% firm, jak i użytkowników systemu jest niezadowolonych z swojego systemu ERP. Może to wynikać z tego, że system jest nieintuicyjny i prezentuje inny poziom niż aplikacje konsumenckie, z których na co dzień korzystają pracownicy organizacji. Dlatego firmy powinny dopasować aplikację do konkretnych potrzeb firmy. Zmiany, jakie można dostrzec na rynku, inspirują takie firmy jak Unit4 Polska, które poprzez swoje produkty chcą pokazać, że można nadążyć za oczekiwaniami najbardziej wymagających klientów i ich pracowników. Unit4 Polska stworzyło aplikację self‑driving ERP, pozwalającą użytkownikom zwiększyć komfort pracy przy użyciu aplikacji.
W naszej firmie budujemy rozwiązania oparte na czterech filarach, które mają zwiększyć pozytywne odczucia pracowników współpracujących z systemami. Są to automatyzacja, wyprzedzanie, dostrzeganie i alarmowanie o potencjalnych zagrożeniach. Pierwszy element polega na minimalizacji danych wprowadzanych przez użytkownika (aplikacja sama się uczy pewnych reguł). Narzędzie ma być również na tyle inteligentne, aby mogło ustalić pewne schematy, zwyczaje związane z danym użytkownikiem (np. poprzez skonfigurowanie z Outlookiem czy z kalendarzem pracownika). Zeskanowany paragon za taksówkę aplikacja automatycznie odczyta jako przejazd. Taki system potrafi również sugerować użytkownikowi podjęcie pewnych działań oraz dostrzec potencjalne zagrożenia (np. zanim pracownik doda do projektu innego użytkownika, aplikacja wyśle ostrzeżenie, że jeśli zaakceptuje go w systemie, to przekroczy planowane koszty osobowe) – mówi Piotr Chrobot, dyrektor zarządzający w Unit4 Polska.
Oprogramowanie Teta firmy Unit4 Polska to jeden z przykładów współczesnych technologii pozwalających zoptymalizować procesy back office w średnich i dużych organizacjach.
Co daje optymalizacja
Z najnowszych badań wynika, że 2/3 pracowników wierzy, że technologia poprawi ich efektywność. Stosowanie odpowiednich aplikacji być może zmniejszyłoby straty na przykład firmy Ryanair, która w ostatnim czasie musiała zmierzyć się ze strajkiem pilotów. W wyniku strajku zostało odwołanych ponad 2000 lotów, organizacja poniosła straty rzędu 30 milionów dolarów, a kapitalizacja spółki spadła o 3% na giełdzie. Bardzo możliwe, że części tych strat można było uniknąć, stosując aplikację umożliwiającą planowanie absencji pilotów.
Dzięki nowoczesnym technologiom i korzystaniu z usług firm zewnętrznych podczas wdrażania narzędzi do optymalizacji można usprawnić funkcjonowanie wielu obszarów (np. administrowanie danymi, kadry i płace, HR), które nie stanowią trzonu firmy, ale są jednym z fundamentów jej funkcjonowania. Mając odpowiedni system IT do zarządzania procesami, przedsiębiorstwo może się skoncentrować na tworzeniu nowych produktów i usług, kreowaniu innowacji, wyznaczaniu trendów na rynku.
