Streszczenie: Nowe technologie odgrywają kluczową rolę w organizacji pracy w biurach, zwłaszcza w kontekście powrotu do tradycyjnych przestrzeni roboczych po pandemii. Firmy, starając się dostosować swoje biura do nowych wymogów sanitarnych, implementują systemy oparte na czujnikach IoT, które umożliwiają monitorowanie obłożenia pomieszczeń w czasie rzeczywistym. Dzięki tym rozwiązaniom, możliwe jest lepsze zarządzanie przestrzenią biurową, m.in. kontrolowanie liczby osób w biurze czy optymalizacja harmonogramu sprzątania. Technologie te wspierają także pracowników, pozwalając na rezerwację biurek oraz planowanie pracy zmianowej w celu zmniejszenia natężenia ruchu w biurze.
Po globalnym odmrożeniu, firmy na całym świecie starają się reaktywować wcześniejszy ład i zaplanować stopniowy powrót pracowników do biur. Rozważane są różne scenariusze m.in. wprowadzanie pracy zmianowej przy zachowaniu bezpiecznej liczby osób oraz odpowiedniej odległości.
Partnerem materiału jest Signify.
Kluczowym zadaniem firm jest dostosowanie przestrzeni biurowych tak, by każdy zatrudniony czuł się bezpiecznie i komfortowo. W takim razie, jak zachować sprzyjające warunki pracy jednocześnie stosując środki dystansu społecznego? Jak efektywnie zarządzać przestrzenią biurową? Jak zagwarantować przestrzeganie limitów osób na danej powierzchni biurowej? I w jaki sposób nowe technologie pomagają w realizacji tych zadań?
Aby usprawnić zarządzanie przestrzenią warto rozważyć wyposażenie biura w oświetlenie zintegrowane z systemem czujników IoT. Oprawy oświetleniowe wyposażone w specjalne sensory, które zbierają dane o obłożeniu pomieszczeń pomagają zarządzającym podejmować decyzje na podstawie danych, a nie estymacji. Uzyskane analizy umożliwiają skuteczne monitorowanie stanu zajętości biura w czasie rzeczywistym i mogą pomóc w podejmowaniu decyzji dotyczących np. optymalizacji przestrzeni. Oto kilka przykładów pokazujących jakie możliwości daje analiza danych i w jaki sposób może pomóc menadżerom sprawnie zarządzać, a pracownikom czuć się bezpieczniej w biurach:
Rozwiązania dla pracodawcy:
1. Weryfikacja bezpiecznego stanu ilości pracowników w biurze.
Do tej pory najczęstszą metodą weryfikacji zajętości biura były badania przeprowadzane przez firmę zarządzającą powierzchnią, polegające na ręcznym liczeniu osób przebywających w biurze. Obecnie w związku z restrykcjami i nałożonym limitem osób dostępnych w biurze przydatny będzie system, który pozwoli na analizę zajętości powierzchni. System zbierając dane pozwala na monitoring stanu zaludnienia w czasie rzeczywistym, jeśli przekraczamy założone limity osób obecnych w biurze, system nas o tym poinformuje.
2. Lepsze planowanie czyszczenia w obszarach o dużym natężeniu ruchu.
Aby zminimalizować rozprzestrzenianie się wirusa w biurze, zarządcy budynków będą musieli zaplanować częstsze zmiany sprzątające. W tym zakresie przydatne mogą być czujniki, które pomogą zidentyfikować obszary wymagające częstszego czyszczenia. Czujniki mogą wykryć, czy stacja robocza jest używana, a następnie zautomatyzować wysyłanie ekip sprzątających przed przybyciem kolejnego pracownika.
Rozwiązania dla pracownika:
1. Optymalizacja przestrzeni dzięki pracy zmianowej.
Umożliwienie pracy zdalnej spowoduje zmniejszenie ilości osób przebywających w firmie, co za tym idzie spadnie ilości dostępnych biurek. W tej sytuacji przydatne okażą się narzędzia, które pozwolą zdalnie sprawdzić dostępność miejsca pracy – np. system, który pokaże w jaki sposób wykorzystywane jest biuro czy miejsca są zajęte, czy zostały zarezerwowane w systemie, ale nikt się w nich nie pojawił. Zaletą takiego systemu jest bieżąca aktualizacja danych co pozwala na łatwiejsze planowanie pracy zmianowej.
2. Zdalna rezerwacja biurka.
W nowym modelu pracy liczba dostępnych biurek będzie ograniczona. Pomocnym narzędziem będzie aplikacja pozwalająca na rezerwację biurka. Podobnie jak w przypadku rezerwacji miejsca w kinie, pracownicy będą mogli dokonać rezerwacji biurka oraz sprawdzić, czy współpracownicy będą danego dnia na miejscu i tym samym efektywnie zaplanować pracę w biurze.
3. Nawigacja wewnątrz biura pomoże ominąć przepełnione miejsca.
Gdy pracownicy wrócą do biur, mimo stosowania środków dystansu społecznego, nadal będą koncentrować się w tych samych obszarach. Zidentyfikowanie zatłoczonych obszarów i przekazanie pracownikom „bezpiecznej trasy” pomoże ominąć miejsca, w których rozprzestrzenianie się wirusa może być łatwiejsze. Mobilna aplikacja wyświetli mapę z danymi o zajętości przestrzeni oraz pozycją użytkownika i wskaże mniej uczęszczane obszary.
4. Sterowanie oświetleniem przy użyciu mobilnej aplikacji.
Powierzchnie często dotykane rękami np. przełączniki światła mogą być niebezpiecznymi miejscami w biurze i wektorami rozprzestrzeniania się wirusa. Dzięki zastosowaniu aplikacji mobilnej pracownicy będą mogli regulować oświetlenie, unikając bezpośredniego kontaktu z eksponowanymi obszarami.
Powrót pracowników do biur, zadbanie o ich zdrowie i bezpieczeństwo to wielkie wyzwanie dla pracodawców. Obecnie technologia bardziej niż kiedykolwiek pomaga firmom dostosować się do wymagającej rzeczywistości, zapewnić optymalne środowisko niezbędne do bezpiecznego powrotu do życia biurowego. Więcej informacji na temat wykorzystania danych do sprawnego zarządzania przestrzenią w biurze będzie można usłyszeć podczas webinaru firmy Signify.
