Nietypowe i ponadgabarytowe przesyłki w spedycji

Organizacja przewozu towarów typowych nie jest tak skomplikowana jak przygotowanie przesyłki niestandardowej, ponadwymiarowej, niebezpiecznej czy szczególnie cennej. Sprawa staje się jeszcze trudniejsza, kiedy punkt docelowy znajduje się poza granicami Polski, na innym kontynencie.

Partenerem materiału jest OMEGAir Cargo.

OMEGAir Cargo w ramach działalności spedycyjnej zajmuje się organizacją transportu nietypowych przesyłek od kilkunastu lat. Do zadań osób, które organizują ich przewóz z punktu A do punktu B, należy nie tylko wybór odpowiedniego środka transportu, na przykład armatora morskiego lub oceanicznego, linii lotniczej czy firmy zajmującej się transportem drogowym lub kolejowym. Osoby te odpowiadają także za nadanie przesyłki razem z ewentualnym przeładunkiem i ostatecznym rozładunkiem, powinny też zadbać o prawidłową dokumentację, czyli na przykład przygotowanie umowy spedycyjnej, wystawienie listu przewozowego, ubezpieczenie towaru oraz przygotowywanie do ewentualnej odprawy celnej.

Chcąc skutecznie wywiązać się z przyjętego zlecenia, pracownik odpowiadający za konkretny przewóz musi współpracować z wieloma podmiotami – przede wszystkim z przewoźnikami, ale też z portami lotniczymi, portami morskimi, agencjami ubezpieczeniowymi lub instytucjami państwowymi odpowiedzialnymi za prawną stronę transportu. Jak to odbywa się w praktyce?

Spedycja morska

Joanna Stepczyńska, która odpowiada w OMEGAir CARGO za spedycję morską, opowiada o swoich doświadczeniach. „W tej chwili organizuję transport wysięgników do dźwigów o długości 30 m, szerokości 4. Mamy je przewieźć z Elbląga do Stanów Zjednoczonych. Pierwsze pytanie, jakie zadałam, dotyczyło rysunku technicznego, poprosiłam o przesłanie go z zaznaczeniem punktów unosu i środka ciężkości. Muszę to wiedzieć, aby nie dopuścić do sytuacji, że jedna strona ładunku będzie szczególnie ciężka i dojdzie do przechyłu, który doprowadzi do tragedii. Następnie interesuję się terminami. Zawsze pytam, w jakim przedziale czasowym towar musi się znaleźć w punkcie docelowym. To ważne, bo w transporcie morskim nie sposób precyzyjnie określić daty dostarczenia przesyłki. W przypadku ładunków wysyłanych drogą morską Polska nie ma bezpośrednich połączeń ze Stanami, dlatego przesyłkę muszę najpierw dowieźć do wybranego europejskiego portu przeładunkowego. Najczęściej w grę wchodzą: Hamburg, Bremerhaven i Rotterdam. Tak więc transport wysięgników pojedzie do Bremen. Jeżeli z jakiegoś powodu przewoźnik drogowy nie dowiezie towaru na czas albo w porcie będzie strajk czy problemy ze sprzętem, przesyłka nie zostanie załadowana na jednostkę oceaniczną. Wtedy na starcie powstanie spóźnienie. A jeżeli jeszcze warunki pogodowe będą niesprzyjające, jednostka może nie dostać pozwolenia na wyjście/wejście z i do portu. Dlatego już w ofercie informujemy naszych klientów o szacowanym terminie dostawy. Nadawca musi więc wkalkulować możliwe opóźnienie, informując odbiorcę o przewidywanej dacie dostawy”.

Przyjęcie terminowego zlecenia nakłada na spedytora dużą odpowiedzialność, więc harmonogram poszczególnych operacji musi być bardzo precyzyjny i uwzględniać na przykład kłopoty z celnikami. Joanna Stepczyńska organizowała przewóz sprzętu sportowego na Światowe Igrzyska Lotnicze w Dubaju oraz Bangkoku.

„Nigdy nie mamy pewności, czy urząd celny nie zakwestionuje przesyłki z powodu braku dokumentów, oznaczeń, które wcześniej nie były wymagane. Zdarzają się różne historie. Naszym zadaniem jest ułożenie planu transportowego w taki sposób, aby towar za szybko nie przypłynął, bo wówczas klient będzie ponosił dodatkowe koszty, i nie za późno, bo bez konkretnego towaru odbiorca nie będzie mógł pracować albo jak w przypadku sportowców zawodnicy nie wystartują” – wyjaśnia Stepczyńska.

Żeby wszystko sprawnie funkcjonowało, spedytor powinien zorganizować siatkę agentów, którzy operują na całym świecie, oraz współpracować ze sprawdzonymi firmami przewozowymi. Konkurencja jest w tym segmencie bardzo silna, więc nikt nie może sobie pozwolić na niską jakość wykonywanej usługi. Rynek szybko takich usługodawców weryfikuje. Nic dziwnego, że OMEGAir opracowała specjalny system, dzięki któremu jedno zlecenie obsługuje jedna osoba, zaczynając od pierwszego kontaktu, a na rozliczeniu płatności kończąc. W ten sposób nie ma problemów komunikacyjnych i utrwalają się dobre relacje z klientami.

Spedycja lotnicza

O ile transport drogą morską jest wolny i nieterminowy, o tyle drogą powietrzną można dostarczyć towar szybko i terminowo. Co zlecają nadawcy? Wartościowe towary, na przykład złoto, biżuterię, banderole, ale też niebezpieczne materiały, części samochodowe i części do maszyn, leki, ludzkie szczątki czy żywe zwierzęta.

„Dość często organizuję przewóz baterii litowych, na przykład takich jak w aparatach komórkowych czy laptopach, które w ruchu lotniczym zaliczają się do materiałów niebezpiecznych ze względu na ryzyko wywołania pożaru – mówi Julita Celmerowska. – Taka przesyłka podlega dodatkowym wymogom (IATA DGR), które określają, jak powinna być przygotowana do transportu. Chodzi o odpowiednie zapakowanie i oznaczenie towaru. Osoby obsługujące takie towary muszą przejść specjalistyczne szkolenie. Proces transportu rozpoczynam najpierw od przedstawienia oferty. W tym celu muszę sprawdzić, czy dana linia lotnicza może zaakceptować do przewozu dany materiał niebezpieczny, a jeśli jest to możliwe, czy posiada odpowiedni sprzęt, np. samolot przeznaczony do frachtu. Nie wszystkie linie lotnicze chcą przewozić materiały niebezpieczne na pokładzie swoich samolotów. Niedawno zajmowałam się organizacją transportu przesyłki z bateriami litowo‑jonowymi o wartości poniżej 100 Wh z terenu Dolnego Śląska do Atlanty. Wartość watogodzin jest niezwykle istotna, ponieważ chodzi o dobranie odpowiednich oznaczeń, dzięki którym osoby obsługujące daną przesyłkę wiedzą, z czym mają do czynienia. Po odebraniu jej transportem drogowym od nadawcy, przygotowaniu zgodnie z regulacjami IATA DGR, tj. odpowiednim zapakowaniu, oznaczeniu, wystawieniu deklaracji dla materiałów niebezpiecznych, towar został dostarczony do magazynu lotniskowego. To jednak nie koniec. Do dalszego procesu niezbędne są dane, które pozyskujemy wirtualnie”.

W tym celu OMEGAir korzysta z platformy internetowej, na której klienci zamieszczają informacje, m.in.: punkty nadania i odbioru, detale przesyłki, wymagane terminy. Dobra komunikacja jest istotna na każdym etapie transportu, z każdą stroną zaangażowaną w proces, zaczynając od nadawcy, przez agenta handlingowego (osoba z obsługi naziemnej lotniska), linię lotniczą, po odbiorcę lub jego agenta. Spedytor lotniczy zajmuje się również przygotowaniem dokumentacji przewozowej z wyjątkiem dokumentów handlowych, które są dostarczane przez klienta.

Spedycja towarów nietypowych lub wielkogabarytowych na duże odległości nie jest tania. Końcowy koszt zależy od wielu zmiennych, m.in. gabarytów przesyłki, dostępności sprzętu i miejsca, klasy zagrożenia. Do tego dochodzą jeszcze koszty ubezpieczenia, odpraw celnych, opłat za magazynowanie itp. oraz marży organizatora transportu. Ostateczną cenę ustala się w drodze indywidualnych negocjacji z każdym nadawcą.