Streszczenie: Wdrażanie Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) może wydawać się skomplikowane, jednak z odpowiednim wsparciem proces ten staje się prostszy. Firmy, które miały już doświadczenie z PPK, podkreślają, że kluczowe przy wyborze operatora są zaufanie, wsparcie w implementacji oraz koszty zarządzania, które wpływają na przyszłe zyski uczestników. Wybór odpowiedniego operatora PPK, zgodnie z ustawą, należy do pracodawcy, który przed podjęciem decyzji powinien konsultować się z przedstawicielami pracowników. Firmy zwracają uwagę na integrację z systemami kadrowo-płacowymi oraz dostępność różnych kanałów obsługi. Doświadczenie operatora i pomoc w dostosowaniu systemu są istotnymi czynnikami w podjęciu decyzji.
Od 1 stycznia 2020 roku obowiązkiem utworzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych zostało objętych blisko 20 tysięcy firm zatrudniających od 50 do 249 pracowników. Firmy te powinny zawrzeć umowę o zarządzanie środkami z wybraną instytucją finansową do 24 kwietnia.
Partnerem materiału jest Millennium.
To już druga grupa przedsiębiorstw objętych PPK. Pół roku wcześniej wdrażały go największe przedsiębiorstwa. Millennium TFI zebrało od nich opinie na temat uruchomienia programu. Zadano im kilka pytań, m.in.: Co było największym wyzwaniem związanym z PPK? Jak sobie z tymi wyzwaniami radziły, jak je pokonywały? Czym się kierowały przy wyborze instytucji finansowej? Co było istotne przy wdrożeniu programu?
Wokół wdrożenia PPK narosło już wiele mitów. Jednym z nich jest opinia, że wybór tzw. operatora PPK stanowi skomplikowany proces, wymagający szeregu analiz, doradców oraz skomplikowanych tabel porównawczych. „Od początku mieliśmy bardzo dużo obaw związanych z uruchomieniem PPK. Nie wiedzieliśmy, jak się zabrać do zorganizowania całego procesu wdrożenia PPK i kto to wszystko zrobi” – stwierdził przedstawiciel jednej z firm, która wybrała Millennium TFI. Inny z kolei przyznał: „Na początku w głowie miałem tylko PPK i kary, które mogą dotknąć mnie i moją firmę za brak wdrożenia PPK”.
Krzysztof Kamiński, członek zarządu Millennium TFI, twierdzi, że podstawowymi kryteriami przy wyborze partnera są: zaufanie do firmy, wsparcie, jakiego udziela we wdrożeniu, oraz opłaty za zarządzanie, bo to one wpływają na przyszłe zyski uczestników. Jeśli znajdziemy partnera, który zapewni odpowiednie wsparcie w procesie, wdrożenie PPK będzie szybkie i proste.
Wybór partnera do wdrożenia PPK
Zgodnie z ustawą pracodawca jest zobowiązany do wyboru operatora PPK po uprzedniej konsultacji z przedstawicielami pracowników. Jednak to do niego należy ostateczna decyzja. Musi mieć przy tym na uwadze dobrze pojęty interes przedsiębiorstwa i zatrudnionych w nim ludzi.
Czym zatem trzeba się kierować, co brać pod uwagę? Przedstawiciele firm zwracali uwagę na wsparcie w zakresie systemów do obsługi PPK – możliwość pełnej integracji z systemami kadrowo‑płacowymi poprzez API i dostępność kanałów obsługi uczestnika (portal internetowy, sieć oddziałów), a także niskie koszty zarządzania.
„Wieloletnia współpraca z Bankiem Millennium oraz najniższe na rynku koszty zarządzania PPK wpłynęły na wybór Millennium TFI jako dostawcy PPK” – stwierdził ankietowany przedstawiciel dużej firmy handlowej. Podobną opinię wyraził menedżer sieci hoteli: „Zdecydowało wieloletnie doświadczenie TFI i współpraca z Bankiem Millennium, na którym nigdy się nie zawiodłem, oraz możliwość bezpośredniego kontaktu z osobą z TFI, a nie »akwizytorem«, który zniknie zaraz po podpisaniu umowy i mnie zostanie tylko infolinia z długim czasem oczekiwania”.
„Wybraliśmy Millennium TFI do obsługi PPK, ponieważ otrzymaliśmy stamtąd szerokie wsparcie przy wdrażaniu i prowadzeniu PPK, a także pomoc w dostosowaniu systemu kadrowo‑płacowego” – to opinia ankietowanego, który reprezentował branżę motoryzacyjną.
Natomiast reprezentant firmy odzieżowej powiedział: „Znaczenie miało również to, że doradca bankowy obsługujący moją firmę pierwszy zaproponował mi spotkanie z ekspertem Millennium TFI, który faktycznie świetnie znał się na rzeczy”.
Te pozytywne oceny nie wzięły się znikąd. Damian Żurawski, jeden z czterech dyrektorów ds. wsparcia sprzedaży regionalnej, wyjaśnia: „Dostarczamy klientom m.in. krótki przewodnik wdrożenia PPK, który pokazuje zadania związane z tym projektem oraz to, jak wygląda ich realizacja. Nasi pracownicy są zewnętrznymi kierownikami projektu wdrożenia. Monitorują postęp zadań, mając na uwadze krytyczne terminy”.
Zawarcie umowy i co dalej
Zawarcie umowy o zarządzanie jest potwierdzeniem wyboru dostawcy PPK. Umowę z Millennium TFI można zawrzeć elektronicznie. Po wpisaniu NIP, REGON lub KR firmy system automatycznie „zaciąga” dane adresowe. Trzeba też podać dane administratora i osób upoważnionych do kontaktu z instytucją finansową oraz dołączyć pełnomocnictwo osób podpisujących umowę. „Po zawarciu umowy o zarządzanie zarząd danego przedsiębiorstwa powinien poinformować pracowników o wyborze dostawcy PPK oraz przeprowadzić kampanię informacyjną przy jego wsparciu: czym są Pracownicze Plany Kapitałowe dla pracownika, w jaki sposób i od kogo są pobierane składki, jak sprawdzić swoje konto, jakie są kanały komunikacji z firmą zarządzającą etc. Sposób komunikacji powinien być dostosowany do potrzeb pracowników i pracodawcy” – zaznacza Wiesław Sobiesiak, dyrektor ds. wsparcia sprzedaży.
Millennium TFI dostarcza klientom m.in. szablon e‑maila, który zawiera wszystkie wymagane przez ustawę informacje, ulotki dla pracowników, plakaty. Odpowiednio przygotowani trenerzy PPK przeprowadzają też szkolenia dla uczestników PPK. Jak ocenili to wsparcie przedsiębiorcy? „Wdrożenie PPK w naszej firmie przebiegło bardzo sprawnie. Pracownicy Millennium TFI dostarczyli niezbędne materiały, zaczynając od ulotek dla pracowników i plakatów, które rozwiesiliśmy w każdym oddziale, a kończąc na przeprowadzeniu szkoleń. Kompleksowo pomogli nam wypełnić obowiązki wynikające z ustawy” – stwierdził jeden.
System do obsługi PPK
Obsługę PPK wspierają w Millennium TFI dwa systemy: PPK Serwis i Comarch PPK. „Decyzję o współpracy z Comarchem podjęliśmy po analizie doświadczeń klientów Banku Millennium, którzy już od dawna mogą integrować swoje systemy ERP z naszą bankowością elektroniczną. Teraz dzięki Comarch PPK klienci są w stanie szybko i w pełni zintegrować własne systemy finansowo‑księgowe z systemem do obsługi PPK w Millennium TFI. To znacznie upraszcza procesy związane z PPK i zapewnia ich automatyczną obsługę, przy zachowaniu najwyższego poziomu bezpieczeństwa danych – tłumaczy Krzysztof Kamiński. – Z punktu widzenia naszych klientów integracja systemów kadrowo‑płacowych eliminuje konieczność angażowania dodatkowych zasobów materialnych i ludzkich do obsługi procesów związanych z PPK, redukuje koszty oraz ryzyko związane z błędami w transferze danych”.
Aby każdy uczestnik PPK miał zapewniony dostęp do informacji o swoim koncie, Millennium TFI we współpracy z Bankiem Millennium udostępni im blisko 800 oddziałów banku na terenie całego kraju. W oddziałach tych pracownicy firm, z którymi operator podpisał umowę o zarządzanie, będą mogli dokonywać dyspozycji na koncie PPK lub uzyskać niezbędne informacje o jego stanie.
„Każdy uczestnik ma również dostęp do informacji o rachunku oraz możliwość składania dyspozycji poprzez aplikację online, musi tylko podać numer telefonu i adres e‑mail, aby mieć informację o stanie środków – mówi Roman Cyganek, dyrektor ds. wsparcia sprzedaży. – Pomyśleliśmy również o tym, aby uczestnicy programu PPK mieli dostęp do atrakcyjnej oferty specjalnej Banku Millennium w obszarze bankowości detalicznej”.
PPK – Po Prostu Korzystnie
„Nasza oferta wyróżnia się jednymi z najniższych na rynku opłat za zarządzanie subfunduszami (według opinii mojeppk.pl z 15.01.2020). Poza tym oferujemy firmom szereg dodatkowych korzyści wynikających ze współpracy z silną bankową grupą kapitałową. Uważam, że wdrożenie PPK z Millennium TFI jest Po Prostu Korzystne dla pracodawcy i pracownika” – podsumowuje Krzysztof Kamiński.
Przeczytaj pozostałe artykuły raportu »
PPK w praktyce firm
W styczniu druga grupa przedsiębiorstw mocą ustawy musiała uruchomić Pracownicze Plany Kapitałowe. Znalazła się w nieco lepszej sytuacji niż firmy zatrudniające powyżej 250 osób, na które ten obowiązek spadł już w lipcu ubiegłego roku – mogła skorzystać z ich doświadczeń i kroczyć przetartą nieco ścieżką.
Droga pełna wyzwań
Marcin Mika PL
Naliczanie wynagrodzeń i wpłat, zarządzanie dokumentami i terminami zgłaszania pracowników do instytucji finansowych oraz niska integracja systemów kadrowo-płacowych z systemami IT instytucji finansowych – to tylko kilka obszarów związanych z PPK, które, zaledwie parę miesięcy od uruchomienia programu, zdaniem większości pracodawców wymagają zmian.
Szkoleniowe podsumowanie roku
Pracownicze Plany Kapitałowe stanowią nowość na polskim rynku i są nowatorskim sposobem gromadzenia oszczędności. Uzgodnienie kluczowych założeń programu to efekt wspólnej pracy rządu, Polskiego Funduszu Rozwoju, organizacji pracodawców oraz związków zawodowych. Założenia te zostały poddane wielomiesięcznym, szerokim konsultacjom społecznym.
