Streszczenie: Wdrażanie kultury Paperless w organizacjach może początkowo obejmować zmiany w procedurach, takie jak ograniczenie druku i analiza potrzebnych dokumentów, co prowadzi do oszczędności. Zmiana czcionki czy układu dokumentów może zmniejszyć koszty druku nawet o 30%. Kolejnym krokiem jest digitalizacja dokumentów, gdzie skanowane oryginały są przetwarzane w formie elektronicznej. Ostatecznym celem jest eliminacja papieru, w tym tradycyjnych podpisów, dzięki rozporządzeniu EIDAS, które umożliwia pełne zastąpienie papierowych dokumentów elektronicznymi. Wprowadzenie kultury Paperless wpływa na zmiany w organizacji, poprawiając przestronność biur, elastyczność pracy, porządek i komfort pracy, a także przyczynia się do ochrony środowiska.
Pierwsze systemy usprawniające obieg dokumentów w organizacjach wdrażaliśmy już ponad 10 lat temu. Sądziliśmy wtedy, że papier skończy się w biznesie w ciągu kilku lat. Kiedy dziś okazuje się, że dokumentacja papierowa wciąż ma się dobrze, my podjęliśmy wyzwanie stworzenia systemu, który skutecznie wyeliminuje papier z przestrzeni firmowej.
Partnerem materiału jest:
Kultura Paperless
Paperless. Czyli co dokładnie?
Decydując się na przynajmniej częściową eliminację papieru oraz ograniczenie kosztów, warto zacząć od działań wymagających najmniejszych inwestycji, na przykład zmiany w procedurach czy wprowadzenia polityki ograniczonego wydruku.
Każde działania warto zacząć od analizy tego, co obecnie drukujemy. Już sama zmiana czcionki czy układu dokumentów może przynieść oszczędności kosztów druku na poziomie 30%, co w przypadku średniej wielkości banku, drukującego dwa miliony stron miesięcznie, przekłada się na wysokie kwoty.
Kolejnym etapem jest digitalizacja dokumentów, których oryginały są skanowane, a organizacja dalej pracuje na jego wersji elektronicznej. Oznacza to, że wciąż ponosimy koszty związane z wydrukiem i archiwizacją, jednak są one znacząco ograniczane. Ostatni i najwyższy poziom usprawnienia procesów biznesowych to sytuacja, w której dokument, nawet ten wymagający podpisu, w wersji papierowej w ogóle nie powstaje. Z punktu widzenie prawa jest to w pełni możliwe od lipca 2016 roku, kiedy na terenie Unii Europejskiej zaczęło obowiązywać rozporządzenie EIDAS. Rozszerza ono zakres elektronicznych rozwiązań zapewniających identyfikację i jest milowym krokiem w stronę zastąpienia podpisu tradycyjnego na rzecz rozwiązań IT i podpisu elektronicznego.
Kultura Paperless
Od idei poprzez system do kultury pracy
Skuteczne wdrożenie zmian minimalizujących użycie papieru zmienia organizację na wielu płaszczyznach.
Oprócz korzyści finansowych najbardziej interesujące są zmiany wynikające pośrednio z braku papieru. Kiedy nie ma go w firmie, z powierzchni biurowych znikają szafy z segregatorami, a w zamian pojawia się przestrzeń wpływająca pozytywnie na komfort pracy. Z biurek znika wiele dodatkowego wyposażenia, jak zszywacze, karteczki, długopisy i nożyczki, a zmiany wprowadzają porządek nie tylko w zakresie dokumentów, ale również i całego miejsca pracy, co przekłada się na jakość wykonywanych zadań. Okazuje się, że gdy nie jesteśmy przywiązani na stałe do danego biurka, w organizacji, która przeszła drogę Paperless, pojawiają się nowe, bardziej elastyczne rozwiązania, jak praca zdalna czy hot deski. I to też nie koniec pozytywnych aspektów. Na samej górze jest przecież znamienny wpływ na poprawę stanu środowiska i właśnie to jest kluczem kultury Paperless – praca i życie w zgodzie z naturą.
Ty już masz Paperless!
W ostatnich dekadach pakiet Microsoft Office absolutnie zawładnął rynkiem rozwiązań biurowych, stając się wręcz synonimem rozwiązań wspierających pracę. Wiele z procesów biznesowych realizowanych w organizacjach odbywa się właśnie za pośrednictwem Worda i Outlooka. Mądra analiza kierunków oraz zawartości korespondencji jest ogromną wartością w ramach etapu process discovery i nie wolno nam nie wziąć tego pod uwagę w trakcie analizy potrzeb naszych klientów.
Od kilku lat rozwijamy w Billennium platformę Paperless. Podobnie jak prąd nie powstał w wyniku nieustannej optymalizacji świeczki, tak i my stwierdziliśmy, że musimy pójść nową drogą. Opierając się na technologii Microsoft, jako ich złoty partner stworzyliśmy rozwiązanie, które użytkownicy znają, działy IT wspierają, a uruchomienie go w organizacji wiąże się z włączeniem subskrypcji. To Paperless 365 – czyli narzędzie uwalniające przedsiębiorstwa od papieru i umożliwiające procesowanie spraw i dokumentów wewnątrz pakietu Microsoft Office 365. Narzędzie, w którym sprawy procesujemy jak maile, a dokumenty podpisujemy elektronicznie.
