Koncepcja i projekt: jak zbudować wizję biura?

Choć menedżerowie nie zawsze sobie to uświadamiają, bardzo często stają przed wyzwaniami związanymi z kształtowaniem przestrzeni pracy. Dyrektor, który przeprowadza reorganizację działu handlowego, zestrojenie niezależnie działających systemów i aplikacji powierza zwykle specjaliście z IBM Oracle lub innej wyspecjalizowanej firmy, a założenia nowego systemu motywacyjnego konsultuje ze specjalistą z firmy HR. Równocześnie jednak, wprowadzając zmiany w podziałach przestrzennych biura, odwołuje się do zdrowego rozsądku, intuicji, osobistych doświadczeń i fragmentarycznej wiedzy, a często również ceduje ten obowiązek na samych pracowników i menedżerów niższego szczebla. Kierownictwo firmy i menedżerowie wyższego szczebla angażują się w te decyzje rzadko, co najwyżej wówczas, gdy dochodzi do zmiany lokalizacji całej centrali przedsiębiorstwa.

Tymczasem wprowadzenie innowacyjnych zmian w przestrzeni biurowej, a tym samym w przestrzeni komunikacji, może być efektywne tylko wówczas, gdy jest sygnowane przez osobę, która posiada całościową wizję funkcjonowania wszystkich segmentów firmy. Według Krzysztofa Kasprowicza, profesjonalnego doradcy w dziedzinie projektowania i wyposażania przestrzeni pracy, dyrektora generalnego firmy GDB Polska, wszelkie zaawansowane rozważania nad kształtem projektu powinniśmy poprzedzić dwoma ważnymi działaniami.

1. Należy ustalić kolejność etapów realizacji inwestycji oraz hierarchię ważności decyzji tak, by te szczegółowe i pochodne mogły być delegowane członkom zespołu zadaniowego wraz z odpowiedzialnością za ich wykonanie.

2. Trzeba określić skład i kompetencje zespołu zadaniowego. W wypadku większych struktur korporacyjnych team taki powinni tworzyć: przedstawiciel zarządu, szef IT, dyrektor personalny, office manager oraz szef działu PR i komunikacji wewnętrznej.

Wybór celów i priorytetów

Dopiero po szczegółowym przeanalizowaniu struktury firmy, przedyskutowaniu pożądanych zmian w jej organizacji, komunikacji wewnętrznej i wizerunku można określić priorytety przyszłej inwestycji, a tym samym ogólną wizję kultury korporacyjnej, którą zamierzamy stworzyć. Beata Osiecka, prezes zarządu Kinnarps Polska, firmy szczególnie zasłużonej dla propagowania w Polsce skandynawskiej kultury pracy, podkreśla, że wyposażanie biura jest inwestycją w przyszłość firmy. Dlatego, w zależności od wizji tej przyszłości, inwestycja powinna być skoncentrowana na wybranych obszarach tak, by stworzyć z nich kombinację efektywnie powiązaną z podstawowymi czynnikami wzrostu (np. skuteczne pozyskiwanie nowych klientów i podtrzymywania lojalności dotychczasowych, umacnianie lojalności pracowników, wzrost efektywności pracy czy obniżanie kosztów). Według Beaty Osieckiej, przedsiębiorstwa, które podejmują decyzje dotyczące kształtowania przestrzeni pracy, kierują się ośmioma priorytetami, które są zarazem celami, jakie dzięki inwestycji chcą osiągnąć:

1. Kształtowanie wizerunku firmy (jej prestiżu). Gdy przedsiębiorstwo stawia sobie za cel kreowanie wrażenia stabilnej i pomyślnie działającej firmy, to przykłada wagę do efektownie zaprojektowanych recepcji, gabinetów i sal spotkań z klientami.

2. Usprawnianie komunikacji i organizacji pracy. Ten cel można osiągnąć, decydując się na odpowiedni rodzaj open‑space (duże pomieszczenia, w których pracuje wielu pracowników), hot‑desking (wykorzystywanie tych samych stanowisk pracy przez wiele osób) lub inną organizację przestrzeni, projektując ścieżki komunikacyjne pomiędzy działami i ustalając strefy ciszy i hałasu.

3. Większy nacisk na zdrowiei ergonomię. Dążenie to ma doprowadzić do wzrostu efektywności poprzez poprawę samopoczucia pracowników.

4. Zwiększanie motywacji. To inaczej: budowa wizerunku przyjaznego pracodawcy. Bodźcem do autentycznej, długofalowej motywacji będą w tym wypadku dobre warunki socjalne i właściwie wyposażone stanowiska pracy.

Wprowadzenie innowacyjnych zmian w przestrzeni biurowej może być efektywne tylko wówczas, gdy jest sygnowane przez osobę, która posiada całościową wizję funkcjonowania firmy.5. Usprawnianie pracy zespołów (teamwork). Można je osiągnąć, tworząc warunki przestrzenne sprzyjające pracy zespołowej.

6. Pobudzanie kreatywności. Sprzyja mu tworzenie inspirujących wnętrz, kreowanie atmosfery, która skłania do podejmowania otwartych dyskusji i innowacyjnych działań.

7. Odzyskiwanie „straconego czasu”. Można osiągnąć, wydzielając w przestrzeni biura strefy odpoczynku i spotkań nieformalnych. Przy okazji pracownicy znajdują sposobność do wymiany informacji, integracji, czy też rozwiązywania konfliktów.

8. Wprowadzanie wysokojakościowych rozwiązań. Realizując ten cel, firma stawia na trwałość rozwiązań (kupuje meble, które w dobrym stanie przetrwają co najmniej 5 lat) oraz ich współgranie ze strategią (inne pomysły wybierają firmy proekologiczne, a zupełnie inne preferują firmy z segmentu nowych technologii).

Pomiędzy wymienionymi priorytetami istnieją ścisłe współzależności. Jeśli firma zainwestuje na przykład w poprawę komunikacji, to zwiększy jednocześnie motywację pracowników, ich kreatywność, a klientom będzie się jawiła jako partner uporządkowany i przewidywalny. Spadną koszty obsługi biura, a pracownicy będą pracować wydajniej, nie tracąc czasu na bezproduktywne błądzenie po pokojach i korytarzach. Każdy wybór będzie miał wpływ na układ relacji przestrzennych w biurze, ale prognozowanie tych konsekwencji wymaga dużych profesjonalnych umiejętności. Dlatego, prędzej czy później, do zespołu zarządzającego przebiegiem inwestycji dołączy profesjonalny projektant biur. W którym momencie to nastąpi, czy będzie to tylko jedna osoba i w jaki sposób powiązana z całym procesem inwestycyjnym – o tym wszystkim musi zdecydować menedżer zarządzający tym procesem.

Jak wybrać najlepszego doradcę?

Zaprojektowanie biura w jego kształcie architektoniczno‑funkcjonalnym to zadanie dla projektanta posiadającego specyficzną wiedzę i doświadczenie zawodowe. Nie sprosta temu zadaniu architekt pozbawiony wiedzy na temat funkcjonowania różnych typów firm, a z drugiej strony prawie na pewno nie poradzi sobie z tym osoba bez wykształcenia w zakresie projektowania wnętrz.

Najbardziej uniwersalnymwyjściem jest zaangażowanie projektanta niezwiązanego ani z żadnym operatorem na rynku nieruchomości, ani z żadnym dostawcą mebli. Ma to pozytywne znaczenie zwłaszcza na jednym z wcześniejszych etapów inwestycji, kiedy nie jest jeszcze znana przyszła lokalizacja i firma dopiero zastanawia się nad podjęciem decyzji o zorganizowaniu przetargu na wyposażenie biura. Stronniczy, niemerytoryczny sposób przeprowadzenia analizy przydatności nieruchomości może przesądzić o złym wyborze lokalizacji, właśnie tej, z której właścicielem jest powiązany doradca. Oczywiste jest także, że i przebieg, i rezultat przetargu na wyposażenie biura zależą w dużej mierze od tego, kto opracowuje materiały przetargowe (warunki w nich zawarte mogą być tak sformułowane, by mógł je spełnić tylko jeden oferent, a nawet określony produkt). Niemniej jednak za architektem związanym z dostawcą wyposażenia przemawia jego ogromne doświadczenie i wiedza z dziedziny facility management (zarządzanie nieruchomością i infrastrukturą) oraz sprawność logistyczna, którą może zagwarantować, jeżeli firma zdecyduje się na współpracę z jego zleceniodawcą. Argumenty, które w ramce Ilu doradców potrzebuje firma? prezentuje Krzysztof Kasprowicz, skłaniają do świadomego podejmowania decyzji i nielekceważenia żadnej z wymienionych możliwości, także tej ostatniej.

Cena nie jest najważniejszym kryterium wyboru siedziby, bo w każdym mieście bez trudu można znaleźć kilkadziesiąt ofert o porównywalnych kosztach.Pierwsze poważne zadanie dla profesjonalnego doradcy pojawia się na samym progu inwestycji, kiedy musimy zadecydować o lokalizacji przyszłej siedziby, a – chociaż wiemy, jakie ogólnie powinna spełniać warunki – nie potrafimy w ofercie precyzyjnie wskazać tej najlepszej. Dlatego nasz ostateczny wybór musi być poprzedzony analizą przydatności powierzchni biurowej. Zostaną w niej uwzględnione zarówno nasze konkretne oczekiwania, dotyczące standardu przyszłej siedziby i jej miejsca w komunikacyjnym systemie miasta, jak i te mniej wymierne potrzeby, związane ze sferą wizerunku i prestiżu firmy.

Geniusz loci

„Lokalizacja, lokalizacja, po pierwsze lokalizacja” – ta bałamutna maksyma, często powtarzana przez agentów nieruchomości, najczęściej wprowadza w błąd tych, którzy mają mniejsze doświadczenie w kontaktach z pośrednikami. Jeśli już na coś wskazuje, to wyłącznie na znaczenie ceny (analiza aktualnych trendów dotyczących cen znajduje się w ramce Polski rynek nieruchomości biurowych 2005 – 2006). Tymczasem nie jest to bynajmniej najważniejsze kryterium wyboru siedziby, bo w każdym ośrodku wielkomiejskim bez trudu można znaleźć kilkadziesiąt ofert w porównywalnych miejscach, w tej samej klasie i podobnej cenie. Zatem pod uwagę trzeba brać wiele innych czynników wiążących się tylko pośrednio z lokalizacją, podczas gdy ona sama będzie przez firmę oceniana wyłącznie w trybie zero‑jedynkowym (odpowiednia – nieodpowiednia), a więc mniej więcej tak, jak to, czy biurowiec posiada parking, czy go nie ma. Wśród tych pozostałych czynników na pierwsze miejsce wysuwają się: standard techniczny oraz indywidualna ocena poziomu architektonicznego i otoczenia budynku.

Standard techniczny

Wydaje się, że oczekiwania dotyczące standardu biura najwygodniej jest określić, posługując się najlepszymi ofertami operatorów na rynku nieruchomości komercyjnych, czyli biurowców klasy A. Ale nawet pobieżny przegląd kryteriów, które pozwalają zaliczyć biurowiec do najwyższejklasy A (zostały one podane w ramce Co wyróżnia biurowce klasy A), uświadamia, jak duża jest rozpiętość właściwości użytkowych podlegających ocenie. Są wśród nich takie, z którymi łatwo można sobie poradzić samodzielnie (sprawność wind ocenimy, odwiedzając budynek w godzinie porannego szczytu), ale są też takie, które będą wymagały odwołania się do wiedzy specjalistów. W tym drugim przypadku z pewnością najważniejsza będzie ocena jakości systemu klimatyzacyjnego i ogólnych właściwości termicznych budynku. To one zadecydują o komforcie użytkowania, kondycji i zdrowiu pracowników biura (samodzielnie można je oszacować tylko w przybliżeniu, i to dopiero po wielu tygodniach użytkowania).

Opinii specjalisty wymagają także pozostałe inteligentne funkcje biurowca, z reguły zintegrowane w ramach jednego elektronicznego systemu zarządzania budynkiem (BMS). Od jego sprawności będzie zależało działanie wszystkich systemów bezpieczeństwa, w tym tak newralgicznego jak kontrola dostępu do poszczególnych sekcji biura.

Architektura i otoczenie

Wśród cech biurowca klasy A są wreszcie takie, których ocena wymaga ze strony firmy większego zaangażowania i jednocześnie ścisłej współpracy z ekspertami. Z pewnością należy do nich standard architektoniczny biura i jego otoczenia, który należy konsultować nie tylko z agentem nieruchomości i dyrektorem finansowym, lecz przede wszystkim ze specjalistami od kreowania wizerunku firmy – jej komunikacji zewnętrznej i oblicza wizualno‑architektonicznego. W tym wypadku kryteria są bardzo zróżnicowane i nieostre.

Dla wielu firm finansowych, doradczych i kancelarii prawnych prestiżowa lokalizacja własnej siedziby ma znaczenie nadrzędne. A ponieważ topografia najbardziej atrakcyjnych biurowców zmienia się z każdym sezonem, obserwujemy niekończącą się wędrówkę firm zabiegających o nienaganną kondycję swojego wizerunku. Obok syndromu nowości wielką rolę w tym ruchu odgrywa skala obiektu oraz jego walory architektoniczne.

W ubiegłym sezonie pierwszą gwiazdą na warszawskim rynku nieruchomości był zbierający międzynarodowe nagrody budynek Metropolitan, ze wspaniałą architekturą, autorstwa Normana Forstera, jak również świetną lokalizacją przy placu Piłsudskiego. W tym roku pierwsze miejsce wśród budowli prestiżowych przypadło szklanemu drapaczowi chmur Rondo 1. Jak można było przewidzieć, wśród pierwszych najemców znalazły się firmy świadczące usługi wielkim korporacjom: Ernst & Young Polska, międzynarodowa firma doradcza, i Calyon Bank Polska, bank korporacyjny i inwestycyjny, a wkrótce wprowadzą się tam kancelarie prawne i mniejsze firmy konsultingowe.

Natomiast ich klienci, największe międzynarodowe korporacje, zapewne nigdy nie będą licznie reprezentowani wśród najemców tego typu biurowców, ponieważ nie muszą zabiegać o takie lokalizacje. To ich wybory podnoszą rangę miejsca, a nie odwrotnie. Aleje Jerozolimskie za placem Zawiszy w stronę Ursusa, jeden z dwóch rejonów koncentracji biurowców poza centrum Warszawy, zyskały bardzo na atrakcyjności, gdy pojawiły się tam siedziby takich korporacji jak Microsoft czy Philips Consumers.

Tendencja do przenoszenia siedzib wielkich korporacji poza granice miast, która rozpoczęła się w Stanach Zjednoczonych na przełomie lat 80. i 90. ubiegłego wieku, wpisuje się w ogólny trend cywilizacyjny do wyprowadzania się z gwarnego centrum na przedmieścia. W takich miastach jak Warszawa, o nieustalonej jeszcze strukturze przestrzennej rynku nieruchomości, proces ten ulega dużym zaburzeniom i oprócz fali odpływu możemy na nim zaobserwować falę przypływu inwestycji do centrum. W tym roku wynika to bardziej z topografii pustostanów i wyjątkowo małych różnic pomiędzy cenami wynajmu powierzchni w obu obszarach miasta niż z aktualnych tendencji w kształtowaniu wizerunku korporacji.

Wielkie korporacje zakładały przez długi czas, że większość ich klientów nie oczekuje od nich oryginalności w dziedzinie rozwiązań architektonicznych.Z ogólnego trendu wyłamują się firmy poszukujące oryginalnych wyróżników dla swojej działalności, a wśród nich liczne agencje reklamowe, które adaptują do swoich potrzeb budynki przemysłowe, modernistyczne wille, a nawet obiekty forteczne. W wypadku agencji Gruppa 66 dobrym pomysłem na lokalizację okazała się działka na warszawskiej Saskiej Kępie. Oryginalna architektura budynku jest świetną wizytówką agencji, a ciekawy projekt wnętrza ustanawia właściwe relacje pomiędzy częścią ogólnie dostępną – reprezentacyjną – a strefą kreacji, gdzie powstają projekty starannie chronione przed okiem konkurencji. W tego typu firmach jedną z ważniejszych funkcji wnętrza jest tworzenie właściwych warunków dla działań kreacyjnych. Dlatego wśród elementów wyposażenia znaleźć można rzeźby, malarstwo, grafikę wielkoformatową, instalacje przestrzenne i meble wybitnych projektantów.

Czy warto zabiegać o oryginalność

Zanim firma przystąpi do właściwego etapu współpracy z architektem wnętrz, powinna określić swoje oczekiwania na podstawie własnych standardów korporacyjnych. To pozwala wstępnie ocenić, jak duża powierzchnia ją interesuje, czy front‑office i back‑office mają znajdować się w tej samej lokalizacji i czy zmiana dotychczasowego stanu rzeczy może mieć konsekwencje dla funkcjonującego w firmie systemu komunikacji. Potem przychodzi czas na tworzenie wraz z architektem wizerunku wnętrza i jego architektury.

W dziedzinie tworzenia wizerunku i architektury każda rozwinięta kultura korporacyjna podporządkowuje się określonym standardom, skodyfikowanym i udostępnianym w formie specjalnego podręcznika. Stosowanie ich daje gwarancję, że klient lub partner odwiedzający firmę nie będzie zaskoczony i skonfundowany. Korporacje zakładały bowiem przez długi czas, że większość ich klientów nie oczekuje od nich oryginalności w dziedzinie rozwiązań architekonicznych, a raczej tego, by były przewidywalne. Dzisiaj jednak coraz więcej korporacji, pomijając te „z natury” zachowawcze (kancelarie prawnicze, instytucje finansowe czy towarzystwa ubezpieczeniowe), stara się zaskoczyć swoich partnerów i klientów oryginalnością wizerunku. Jego ważnym elementem jest nie tylko wygląd strefy front‑office, lecz także oryginalna lokalizacja biura.

Architekt Zbigniew Tomaszczyk zauważa jednak, że im większa firma, tym trudniej jej zarząd decyduje się na zmianę wizerunku – nawet jeśli modyfikacja nie dotyczy całego biura, tylko wybranych elementów jegoarchitektury. W mniejszych firmach decyzje zapadają szybko, ich realizacja nie wymaga tak ogromnych nakładów, a przeprowadzka do nowej siedziby jest znakomitą okazją do gruntownych przemyśleń. Tę drogę wybrało wiele warszawskich agencji reklamowych.

Wielkie korporacje akcentują swoją innowacyjność i oryginalność, sięgając do nieco innych metod i środków wyrazu. Identyfikacja wizualna, front‑office i design miejsca w strefie kontaktu z klientem to dla nich fragmenty większego systemu, w którym żadnego z elementów nie można zaniedbać. Kreatywność jest cechą, która manifestuje się przede wszystkim jakością rozwiązań przestrzenno‑funkcjonalnych.