Dołącz do grona liderów, którzy chcą więcej
Premium
Komunikacja
Magazyn (Nr 12, marzec 2022)

Kiedy cyfrowy kontroling zawodzi

1 marca 2022 32 min czytania
Zdjęcie Paulina Kostro - Redaktor "MIT Sloan Management Review Polska"
Paulina Kostro
Zdjęcie Krystian Barłożewski - Partner w UHY ECA Advisory, adiunkt w Katedrze Zarządzania Międzynarodowego w warszawskiej SGH i biegły rewident.
Krystian Barłożewski
Kiedy cyfrowy kontroling zawodzi

Streszczenie: Cyfrowe narzędzia kontrolingowe mogą przynieść wiele korzyści, ale ich wdrożenie i utrzymanie często wiążą się z wyzwaniami, które nie zawsze są przewidywalne na etapie planowania. W przykładzie firmy Larsen Fortune Group, która postanowiła wdrożyć system EPM, z początku wszystko wydawało się być na właściwej drodze. System miał zautomatyzować procesy budżetowania i raportowania finansowego, minimalizując błędy ludzkie i poprawiając efektywność. Okazało się jednak, że pomimo obietnic, system nie spełnia wszystkich oczekiwań. Przede wszystkim problemy zaczęły wynikać z braku odpowiedniego przygotowania kadry zarządzającej do efektywnego wykorzystywania nowych technologii, co prowadziło do nieporozumień i trudności w implementacji. Dodatkowo, pomimo wcześniejszych zapewnień, brak elastyczności i odpowiedniego wsparcia w procesie szkoleniowym przyczynił się do frustracji w zespole. Przykład ten pokazuje, jak istotne jest nie tylko wdrożenie systemu, ale także przygotowanie organizacji do digitalizacji.

Pokaż więcej

Larsen Fortune Group, zachęcona korzyściami płynącymi z digitalizacji procesów biznesowych, postanawia wdrożyć nowoczesny system klasy Enterprise Performance Management. Okazuje się jednak, że chociaż samo pozyskanie technologii jest stosunkowo łatwe, to jej efektywne wdrożenie, utrzymanie i rozwój stanowią duże wyzwanie.

Był wczesny letni poranek. Jakob Hansen bardzo lubił tę porę dnia, którą zazwyczaj spędzał w swojej Tesli S – przemierzając drogę do pracy. Mieszkał na przedmieściach Sztokholmu i dojazd do biura zajmował mu niecałe pół godziny. Tego dnia był szczególnie zadowolony, ponieważ to właśnie dzisiaj rozpoczynały się prace nad wdrożeniem nowoczesnego systemu klasy EPM (Enterprise Performance Management), który miał wesprzeć kontroling finansowy w firmie Larsen Fortune Group, gdzie pełnił funkcję dyrektora finansowego. Hansen był fanem innowacyjnych rozwiązań technologicznych, więc fakt, że procesy budżetowania i raporty finansowe w międzynarodowym konglomeracie obecnym w dziesięciu krajach są prowadzone w Excelu, nie mieścił mu się w głowie. Uważał, że wprowadzenie EPM nie tylko zautomatyzuje i przyspieszy te procesy, ale dzięki temu zminimalizowane zostaną błędy spowodowane nieaktualnymi danymi czy czynnikiem ludzkim. Z tego względu sam Hansen był osobą, która definiowała wymogi funkcjonalne i logikę biznesową, która stała za wdrożeniem systemu. Ponadto Larsen Fortune Group już od pewnego czasu poszukiwała sposobów, aby pomimo dynamicznego wzrostu zachować sprawność i elastyczność wewnętrznych procesów organizacyjnych. Natomiast w przyszłości nowe narzędzie miało być katalizatorem digitalizacji finansów na poziomie jednostek lokalnych. Hansen dotarł do siedziby organizacji i od razu skierował swoje kroki do sali, w której zebrali się przedstawiciele firmy wdrożeniowej oraz trzy osoby z Larsen Fortune Group: , pełniący funkcję Group Financial Managera, Nora Lind, Group Financial Controller, oraz Victor Persson, który został wyznaczony do pełnienia roli administratora nowego systemu. – Hej! Jak sobie radzicie? Wszystko w porządku? – zagaił przez uchylone drzwi.

– Hej, Jakob – odezwała się Nora Lind. – Jak najbardziej, chłopaki z OspreyTech wykonali kawał dobrej roboty. Sprawdzamy właśnie, czy zostały uwzględnione wszystkie funkcjonalności, które chcieliśmy, aby znalazły się w systemie. Chcesz do nas dołączyć? – zapytała.

Wpadnę do was później – odpowiedział Hansen i oddalił się do swojego biura. Ufał swoim pracownikom i nie widział powodu, dla którego miałby ich kontrolować przy wdrażaniu nowego narzędzia. Ponadto zamierzał się zapoznać z systemem za pośrednictwem szkolenia online, które gwarantowała firma wdrożeniowa – w dogodnym dla siebie czasie. Poza tym, o czym jeszcze nie wiedzieli jego pracownicy, w najbliższym czasie miał przestać pełnić funkcję dyrektora finansowego na rzecz nowej roli – prezesa grupy kapitałowej. Oficjalne ogłoszenie awansu miało nastąpić tuż po zatrudnieniu nowego dyrektora. Z tego względu harmonogram Hansena był dziś wypełniony po brzegi spotkaniami rekrutacyjnymi.

EPM miało być katalizatorem digitalizacji finansów na poziomie jednostek lokalnych.

Domek z kart

Minęło kilka miesięcy od wdrożenia EPM w Larsen Fortune Group. Ku niezadowoleniu Jakoba Hansena, z coraz większą mocą zaczęły uwidaczniać się problemy, z których wcześniej nie zdawano sobie sprawy. Przede wszystkim wyszło na jaw, że początkowe założenie, iż po wdrożeniu systemu zakres dalszych zmian aplikacji będzie niewielki, bardzo szybko okazało się mylne

Zostało 92% materiału do przeczytania

Materiał dostępny tylko dla subskrybentów

Dołącz do subskrybentów MIT Sloan Management Review Polska Premium!

Kup subskrypcję
O autorach
Tematy

Może Cię zainteresować

cyfrowe bliźniaki Dlaczego twój biznes potrzebuje wirtualnej kopii?

Cyfrowe bliźniaki przestają być futurystyczną ciekawostką, a stają się narzędziem strategicznego zarządzania ryzykiem i optymalizacji procesów. Dzięki technologiom wywodzącym się z branży gier firmy mogą dziś testować tysiące scenariuszy awarii, zakłóceń i błędów bez ponoszenia realnych kosztów. O tym, jak fotorealistyczne symulacje pomagają organizacjom podejmować lepsze decyzje i dlaczego wkrótce niemal każda większa firma będzie mieć swojego cyfrowego bliźniaka, mówi Paul Gavin, Head of Games Analytics w SAS Institute.

Multimedia
Jak Bank of America przygotowuje na erę AI ponad 200 tysięcy swoich pracowników?

Sztuczna inteligencja rewolucjonizuje sektor finansowy, ale to człowiek pozostaje w centrum tej transformacji. Bernard Hampton, dyrektor The Academy w Bank of America, zdradza, jak gigant z Wall Street buduje zwinność kompetencyjną i skutecznie przygotowuje ponad 200 tysięcy pracowników na wyzwania epoki AI. Poznaj kulisy upskillingu na niespotykaną skalę.

Konwersja długu na kapitał zakładowy albo dopłaty

Konwersja długu na kapitał zakładowy lub dopłaty może poprawić strukturę finansowania spółki, ograniczyć zadłużenie i zwiększyć wiarygodność wobec inwestorów. Kluczowe znaczenie ma jednak właściwy wybór mechanizmu oraz poprawna dokumentacja.

Multimedia
Człowiek jest pilotem, nie pasażerem. Co musi umieć developer jutra?

Branża IT uwierzyła w obietnicę autonomii — a za każdą decyzją modelu wciąż stoi człowiek albo jej brak. Tomasz Ducin, software generalist i współautor programu „Developer Jutra”, tłumaczy, dlaczego generowanie kodu tanieje, lecz wartość inżyniera rośnie, gdzie kryją się realne ryzyka biznesowe sztucznej inteligencji i kto przetrwa nadchodzącą rekalibrację rynku pracy. Rozmowa o ekonomii tokenów, prawie Conwaya, ryzyku odmóżdżenia i kompetencjach, które decydują o przyszłości developera.

Czego AI wciąż nie potrafi zrobić za liderów

Sztuczna inteligencja odpowiada płynnie, pewnie i natychmiast — ale nie odróżnia dobra od zła, nie uczy się z doświadczenia i nie ponosi konsekwencji decyzji. Dwie badaczki przywództwa z MIT wyznaczają granicę między tym, co warto oddać maszynie, a tym, czego lider oddać nie może, by pozostać liderem.

Dlaczego nieefektywne spotkania niszczą wartość przedsiębiorstw

Czy wiesz, że ponad połowa czasu, jaki Twoi pracownicy spędzają na spotkaniach, to czysta strata czasu i pieniędzy? Najnowsze globalne badanie Jabra obnaża zjawisko „długu spotkaniowego”, który w dużych organizacjach generuje straty rzędu 130 milionów dolarów rocznie. Dowiedz się, dlaczego sztuczna inteligencja nie uratuje uszkodzonego systemu i dlaczego spotkania nie są uniwersalnym, bezrefleksyjnym narzędziem do wszystkiego.

Podatek od empatii, który płacą liderki

Współczesny biznes wymaga od liderów empatii i wsparcia w obliczu lęku przed AI czy restrukturyzacją. Badania pokazują jednak, że ten niewidzialny ciężar emocjonalny – tzw. podatek od empatii – obciąża głównie kobiety. Poznaj mechanizmy „pełzającej opieki” i dowiedz się, jak organizacje mogą sprawiedliwie redystrybuować kulturę troski.

Jak Nespresso integruje zrównoważony rozwój z modelem biznesowym

Czy zrównoważony rozwój wymaga odrębnego uzasadnienia finansowego? Dla Nespresso odpowiedź jest prosta: ekologia to nie kosztowny dodatek, lecz fundament strategii. Dowiedz się, jak globalny lider redefiniuje relacje z rolnikami, wdraża bioróżnorodność i bierze pełną odpowiedzialność za cykl życia swoich produktów, by zabezpieczyć biznes na nadchodzące dekady zmian klimatycznych.

AI w biznesie Pułapka taniego AI. Dlaczego firma bez ludzi to biznesowy błąd?

Większość projektów AI nigdy nie trafia do produkcji. Dlaczego firmy utknęły w fazie eksperymentów i jak mogą zamienić sztuczną inteligencję w źródło realnych oszczędności oraz przewagi konkurencyjnej? O tym opowiada Udo Sglavo.

Kiedy pracownicy toną w nadmiarze zmian

Liderzy zazwyczaj skupiają się na operacyjnej mechanice zarządzania zmianą, zapominając o kluczowym fundamencie – ludziach, którzy bezpośrednio jej doświadczają. Kiedy organizacja narzuca zbyt szybkie i chaotyczne tempo innowacji, pracownicy tracą zaangażowanie, a procesy wdrażania kończą się porażką. Dowiedz się, jak skutecznie przeprowadzić firmę przez transformację, chroniąc strategiczne zasoby i wydolność swojego zespołu.

Materiał dostępny tylko dla subskrybentów

Jeszcze nie masz subskrypcji? Dołącz do grona subskrybentów i korzystaj bez ograniczeń!

Subskrybuj

Otrzymuj najważniejsze artykuły biznesowe — zapisz się do newslettera!