Streszczenie: Oszczędności na druku w firmie można osiągnąć poprzez dokładną analizę potrzeb i przegląd posiadanego sprzętu. Wydatki związane z urządzeniami to tylko część kosztów, a większe znaczenie ma sposób ich eksploatacji. Optymalizacja procesów drukowania może przynieść oszczędności sięgające nawet 30%. Warto przeprowadzić audyt, aby zidentyfikować obszary, które generują zbędne koszty, takie jak nadmierne wykorzystanie zaawansowanego sprzętu w działach, które nie potrzebują takich rozwiązań. Inwestycja w sprzęt o niższych kosztach eksploatacyjnych, np. urządzenia wielofunkcyjne, oraz unikanie różnorodnych urządzeń różnych producentów może również przynieść oszczędności. Dodatkowo warto zwrócić uwagę na technologie, takie jak drukarki LED, które charakteryzują się mniejszą awaryjnością i długowiecznością.
Kiedy szukamy oszczędności w naszym biznesie, mało komu do głowy przychodzi to, że całkiem sporo można zaoszczędzić na druku. Według danych Gartnera pełna optymalizacja procesów drukowania w firmie pozwala przynieść oszczędności rzędu nawet 30 proc.
Na początek warto przypomnieć starą prawdę, że koszt zakupu sprzętu to nie wszystko. Wiedzą to doskonale wszyscy ci, którzy kupili tanią drukarkę atramentową. Komplet tuszy do takiego sprzętu kosztuje często więcej niż fabrycznie nowe urządzenie. Szacuje się, że wydatki związane z samym nabyciem urządzenia wielofunkcyjnego lub drukarki to tylko od 5 do 15% całkowitych wydatków związanych z eksploatacją i tym, jaki finalnie będzie koszt wydruku.
Chcąc znacząco obniżyć koszty związane z drukiem w firmie, warto zacząć od analizy naszych potrzeb i przeglądu posiadanego sprzętu.
Na TCO (Total Cost of Ownership – Całkowity Koszt Posiadania) wpływa w dużej mierze również sposób, w jaki wykorzystujemy urządzenia w firmie. Sposób zarządzania drukiem jest niezmiernie ważny i może przynieść firmie wiele oszczędności – mówi Krzysztof Nakielski, Product Manager z firmy OKI.
Aby sprawdzić, jak nasza firma radzi sobie w tym zakresie, możemy przeprowadzić audyt. Jeśli nie mamy do tego odpowiednich kompetencji, z pomocą przyjdą specjaliści, którzy dokładnie wskażą słabe punkty, generujące niepotrzebne koszty. Odpowiedzą na trudne pytania. Czy dział księgowości drukujący faktury potrzebuje rozbudowanego urządzenia kolorowego? A czy dział marketingu, zamiast zlecać wydruki na zewnątrz nie może ich znacznie niższym kosztem wykonywać na miejscu?
Kolejnym złym rozwiązaniem, przez które nie udaje się nam zaoszczędzić na druku jest utrzymywanie sprzętu różnych producentów. Nie dość, że musimy posiadać spore zapasy niekompatybilnych ze sobą materiałów eksploatacyjnych i części, to dodatkowo wiążemy się umowami serwisowymi z kilkoma podmiotami. Dużo taniej jest mieć jedną umowę.
Podobnie jest z niedopasowaniem sprzętu do potrzeb naszego biznesu. Nie zawsze wiele małych drukarek okazuje się tańszych od jednego rozwiązania profesjonalnego. A zamiast oddzielnej drukarki i faksu – może warto wybrać urządzenie wielofunkcyjne? Podobnie w drugą stronę, kiedy wybieramy rozwiązania zbyt zaawansowane. Do tego warto zwrócić uwagę na szczegóły – np. czy dokumenty drukujemy dwustronnie i czy część komunikacji wewnętrznej nie mogłaby zostać przeniesiona z papieru do formy elektronicznej?
Szukajmy oszczędności, wybierając sprzęt jak najmniej awaryjny. Przy zakupie sprzętu poza parametrami – takimi jak szybkość druku, rozdzielczość drukowania, obsługiwane formaty – warto zwrócić uwagę również na technologię druku wykorzystywaną w danym urządzeniu. Najmniej awaryjną technologią są drukarki zbudowane w oparciu o diody LED.
Dzięki temu, że pozbawiono ich skomplikowanych układów luster stosowanych w drukarkach laserowych, udało się uzyskać praktycznie bezawaryjne urządzenia. Do tego diody organiczne mają praktycznie nieograniczoną czasowo żywotność – tłumaczy Krzysztof Nakielski.
Każdy przestój drukarki to koszt serwisu, a czasem konieczność dzierżawy urządzenia zastępczego. Bezawaryjny sprzęt pozwala wprost zaoszczędzić na druku, przy niemal identycznych kosztach codziennej eksploatacji.
Zaoszczędzić na druku możemy także, przenosząc część, wydawać by się mogło profesjonalnych wydruków, do naszej firmy. Coraz więcej tańszych i mniejszych urządzeń proponuje rozwiązania dostępne do tej pory tylko w profesjonalnych drukarniach. Na przykład drukarki OKI wyposażone w neonowe, białe lub fluorescencyjne tonery pozwolą przygotować wiele profesjonalnych materiałów reklamowych na miejscu, w firmie – np. katalogi, plakaty czy zaproszenia.
Druk to wielowymiarowa kwestia, obecna w każdej firmie – przyjrzenie się jej bliżej – może przynieść wiele wymiernych korzyści dla nas i naszego przedsiębiorstwa.
Ten tekst jest częścią projektu How to do IT. To twój sprawdzony przewodnik po cyfrowej transformacji i technologiach dla biznesu. Zapisz się na newsletter projektu!
