Streszczenie: Zastosowanie systemów IT w firmach transportowych umożliwia dokładną analizę danych, co przekłada się na większą rentowność i redukcję kosztów. W przeszłości wiele kosztów w branży transportowej traktowano jako stałe, co utrudniało ich optymalizację. Nowoczesne technologie pozwoliły jednak na przełamanie tego modelu, umożliwiając zmniejszenie wydatków bez negatywnego wpływu na jakość usług. Firma VIVE Transport, która wyłoniła się z działu transportu zakładu przetwórczego, zainwestowała w innowacyjne rozwiązania, takie jak wymienne nadwozia, które oprócz transportu towarów pełnią także funkcję magazynów. Dostosowanie strategii zarządzania i wprowadzenie zwinnego modelu operacyjnego pozwoliło przedsiębiorstwu na rozwój jako specjalistyczny przewoźnik, który oferuje elastyczne usługi w obszarze logistyki.
Analiza setek tysięcy danych gromadzonych w systemach IT pomogła zwiększyć rentowność naszego biznesu i redukować koszty partnerów.
Wiele przedsiębiorstw logistycznych w Polsce jest wciąż zarządzanych w sposób tradycyjny, nie wykorzystuje tak ważnej dziś dokładnej analizy olbrzymich zbiorów danych. Co więcej, w tradycyjnym modelu biznesowym firmy przewozowej od lat pewne grupy kosztów uznaje się za stałe i niemożliwe do optymalizacji. Do nich dokłada się marżę i w ten sposób wylicza cenę za usługę. Dzięki systemom teleinformatycznym pozwalającym na bieżącą analizę danych udało nam się zmienić podejście, co pozwoliło na dużą optymalizację kosztów bez utraty najważniejszych parametrów współpracy, czyli jakości i czasu dostaw.
VIVE Transport, spółka z Grupy VIVE, wyłoniła się przed dekadą z działu transportu zakładu przetwarzającego tekstylia, w celu obsługi klientów zewnętrznych. Kiedy firma wprowadziła wymienne nadwozia, zaczęła pozycjonować się jako przewoźnik specjalistyczny. Nadwozia poza transportowaniem towaru pełnią też rolę tymczasowego magazynu klienta, co umożliwia dynamiczne łączenie obu funkcji w łańcuchu dostaw. Pięć lat temu nowy zarząd przedstawił inną wizję zarządzania przedsiębiorstwem i dostosował strategię oraz działania operacyjne do nowych celów. Wprowadziliśmy w życie zwinne zarządzanie oparte na wykorzystywaniu okazji oraz kooperacji z firmami, które wcześniej były uważane za konkurentów. Nasz model biznesowy przekształcił się z typowego przedsiębiorstwa transportowego w przedsiębiorstwo logistyczne oferujące zwinny łańcuch dostaw i budujące w nim wartość dodatkową.
W realizacji nowych założeń pomogły nam rozwiązania IT. Dzięki nim lepiej zaspokajamy oczekiwania klientów wewnętrznych (głównie kierowców i dyspozytorów) oraz zewnętrznych, którym świadczymy usługi logistyczne. Specjalistyczne systemy IT umożliwiają firmie drobiazgowy i precyzyjny nadzór nad wszystkimi działaniami, w tym kontrolę kosztów, ewidencję poszczególnych czynności i poszukiwanie kolejnych pól do optymalizacji procesów. System teleinformatyczny ułatwia ekonomiczne prowadzenie pojazdów i szybką komunikację z kierowcami poprzez przesyłanie na komputer pokładowy optymalnej trasy, zbieranie danych dotyczących jazdy (pracy samochodu i kierowcy) oraz konfrontowanie ze sobą tych informacji na etapie planowania i wykonania. W ten sposób możemy mierzyć różne wskaźniki, które decydują o jakości usługi. Nadrzędną rolę pełni system klasy ERP, który wspomaga zarządzanie całym przedsiębiorstwem. Są w nim ewidencjonowane zlecenia, planowane trasy przejazdu oraz analizowane różnorodne dane, w tym rentowność każdego klienta i koszty związane z danym zleceniem.
Dzięki modułowi analitycznemu możemy zestawić czas pracy kierowcy ustalany w zgodzie z przepisami z czasem rzeczywiście przepracowanym. Zauważyliśmy pewną prawidłowość – dopóki nie prowadziliśmy pod tym kątem analiz, kierowcy wykorzystywali około 70% czasu na jazdę, resztę na planowanie, oczekiwanie na załadunek i rozładunek. W ciągu dwóch lat system pozwolił na zwiększenie wykorzystania czasu pracy na samą jazdę do poziomu 92%, co jest w branży transportowej niezwykle wysokim wskaźnikiem. Ten przykład pokazuje, jak cyfryzacja pozwala na uzyskiwanie optymalnych wyników.
Dzięki cyfrowym technologiom uzyskujemy na bieżąco ogromną ilość danych, które spływają do systemu z planowanych tras przejazdu i wykonywanych przewozów oraz wyników tego porównania, czyli procentu niezgodności wykonania do planu. Żeby prawidłowo interpretować takie informacje, podjęliśmy współpracę z ośrodkami naukowymi, które wsparły nas kolejnymi pomysłami. Pracownicy Politechniki Świętokrzyskiej zwrócili uwagę na wskaźnik związany z realizacją zlecenia, czyli na tak zwany wydatek energetyczny (mierzy się go w tonokilometrach). Okazało się, że na ostateczny wynik zlecenia wpływają nie tylko wytyczenie trasy, jej długość, ciężar ładunku, a więc zużycie paliwa, ale także tzw. przewyższenie, czyli różnica wysokości, którą musi pokonać samochód. Inny jest wydatek energetyczny, kiedy auto porusza się po płaskim terenie. Inny – kiedy pokonuje wzniesienia. Niby jest to oczywiste, ale wcześniej nie zwracaliśmy na ten aspekt uwagi. Zaczęliśmy więc planować trasy, wybierając te, które wymagają niższego wydatku energetycznego. Dzięki takim modyfikacjom w ciągu pięciu lat oszczędności (tylko na samym paliwie) osiągnęły poziom 15–18%.
Nasz system IT pomaga też budować optymalne kombinacje ładunków z dostępnymi pojazdami. W tej chwili ta część działa tylko w połowie, czyli „jeden do wielu”, co oznacza optymalne połączenie ładunku z pierwszym dostępnym samochodem i szukanie kolejnych pojazdów. Chcemy jednak osiągnąć poziom „wiele do wielu”, aż znajdziemy wszystkie możliwe połączenia między ładunkami i pojazdami, eliminując nieefektywne związki. Otworzy się wtedy ogromne pole do budowania wartości dla nas i dla klienta, a końcowym efektem będą oszczędności w wielu wymiarach – czasowym, rzeczowym, finansowym i społecznym. Dziś te efekty są nieco ograniczone.
Co zyskali klienci dzięki cyfryzacji naszych procesów? Odkryliśmy, że możemy im zaproponować nie tylko dobre czasy przewozu i jakość dostaw. Każdy klient, współpracując z nami, może przeprojektować zbiorcze opakowania transportowe, aby optymalnie wypełniały przestrzeń ładunkową. Kiedy wprowadzaliśmy zmiany w zarządzaniu transportem, powierzchnia załadunkowa była nie do końca wykorzystana. Obecnie zajmujemy ją prawie w 100%, dzięki czemu nasi zleceniodawcy mogą zmieścić od kilku do kilkunastu procent więcej ładunku i tym samym zredukować koszty logistyczne.
