Dołącz do grona liderów, którzy chcą więcej
Komunikacja
Magazyn (Nr 7, luty - marzec 2021)
Polska flaga

E-podpis sposobem na sprawne funkcjonowanie firm

1 lutego 2021 7 min czytania
E-podpis sposobem na sprawne funkcjonowanie firm

Streszczenie: W dobie pandemii wiele firm przeniosło swoje procesy do sfery cyfrowej, co wymagało wprowadzenia lub szerszego zastosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Taki podpis gwarantuje integralność dokumentu i umożliwia identyfikację osoby podpisującej, będąc równoważnym podpisowi odręcznemu. Usługi te spełniają wszystkie kryteria bezpieczeństwa określone w unijnym rozporządzeniu eIDAS, co zapewnia ich zgodność z prawem w całej Unii Europejskiej. Jednym z głównych dostawców tej usługi w Polsce jest KIR, oferujący kwalifikowany podpis elektroniczny Szafir oraz jego mobilną wersję mSzafir, które umożliwiają podpisywanie dokumentów bez konieczności użycia karty i czytnika. mitsmr.pl+9mitsmr.pl+9mitsmr.pl+9mitsmr.pl+2mitsmr.pl+2mitsmr.pl+2

Pokaż więcej

Przenoszenie firmowych procesów do sfery cyfrowej w okresie pandemii stało się konieczne dla całej gospodarki. W czasie gdy wiele firm przeszło na tryb pracy zdalnej lub częściowo zdalnej, procesy takie jak podpisywanie umów, aneksów czy dokumentacji pracowniczej musiały zostać przeniesione do sfery online. Konieczne stało się wprowadzenie lub szersze stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Partnerem materiału jest KIR

Stan epidemii w Polsce wymusił na wielu branżach wprowadzenie specjalnych środków ostrożności, w tym ograniczenia osobistych kontaktów. Większość relacji między firmami, obywatelami czy też administracją publiczną przeniosło się do sfery online. Jak wynika z raportu GUS, w pierwszym kwartale 2020 roku 6,4% pracowników wykonywało swoją pracę zdalnie. Z kolei od kwietnia do czerwca odsetek ten podwoił się i wynosił już 13,1% wszystkich pracujących.

Firmy w tym czasie borykały się z podobnymi wyzwaniami, które dotyczyły głównie zdalnego zarządzania zespołami, nowych zasad pracy, ochrony zdrowia pracowników, raportowania i nadzoru nad efektywnością wykonywania zadań oraz sprawnego obiegu dokumentów, także dokumentów wewnętrznych. W trudnym dla wielu przedsiębiorstw procesie kluczowe stało się wprowadzenie lub szersze zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Czym jest e‑podpis?

Kwalifikowany podpis elektroniczny to ciąg znaków dołączany do dokumentu, gwarantujący, że jego treść nie uległa zmianie, oraz pozwalający ustalić tożsamość osoby podpisującej. Jest równoważny podpisowi złożonemu własnoręcznie na dokumencie – oznacza to, że zachowuje integralność i bezpieczeństwo podpisanego dokumentu. Usługi te spełniają wszystkie kryteria bezpieczeństwa określone w unijnym rozporządzeniu eIDAS. Rozwiązanie jest zgodne z prawem w całej Unii Europejskiej. Dzięki temu podpisane e‑podpisem międzynarodowe umowy z klientami lub kontrahentami są wiążące.

Przedsiębiorcy, którzy chcą cyfryzować obieg dokumentów w swojej firmie, mogą uzyskać podpisy elektroniczne dla swoich pracowników i klientów za pośrednictwem firm zajmujących się ich wydawaniem. Są to tzw. kwalifikowani dostawcy usług zaufania, a nadzór nad nimi sprawuje minister właściwy do spraw cyfryzacji.

Jednym z głównych dostawców tej usługi w Polsce jest KIR, który bezpośrednio wspiera funkcjonowanie sektora bankowego i cyfryzację procesów w różnych obszarach gospodarki. Kwalifikowany podpis elektroniczny Szafir oraz jego wersja mobilna mSzafir to jedyne tego typu narzędzia na rynku, oferowane przez instytucję funkcjonującą w ramach sektora bankowego.

Indeks górny mSzafir to  kwalifikowany podpis elektroniczny, który można złożyć bez użycia karty i czytnika. Indeks górny koniec

Przy zamawianiu e‑podpisu Szafir, który umożliwia podpisywanie dokumentów we wszystkich formatach, określa się rodzaj oraz okres ważności certyfikatu, model czytnika oraz opcję odbioru zamówionego zestawu. Taki zestaw można odebrać w dowolnej placówce KIR, zlokalizowanej w każdym z miast wojewódzkich lub placówce banku spółdzielczego w całej Polsce.

– Dokument opatrzony podpisem elektronicznym ma dokładnie taką samą moc prawną jak podpisany własnoręcznie na papierze. Tym samym dokumenty papierowe można zastąpić ich wersją elektroniczną – mówi Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR. – Składanie podpisu elektronicznego jest niezwykle proste. Użytkownik podpisuje dokument swoim kluczem prywatnym, dołącza do niego swój kwalifikowany certyfikat i wysyła do odbiorcy. Natomiast odbiorca na podstawie tego certyfikatu ustala, kto jest autorem dokumentu, i weryfikuje, czy dokument nie uległ zmianie.

Nowatorską wersją kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest mSzafir, który został wprowadzony na rynek w marcu ubiegłego roku i jest produktem w pełni cyfrowym. Nie wymaga on stosowania fizycznych urządzeń, takich jak karty i czytniki. Podpis można uzyskać w sposób całkowicie zdalny, wykorzystując potwierdzanie tożsamości w systemach bankowości elektronicznej za pomocą mojeID.

– Udostępniliśmy użytkownikom dwa warianty podpisów mSzafir. Jednym z nich jest certyfikat do jednorazowego wykorzystania, tj. podpisania pojedynczego dokumentu. Drugi wariant jest przeznaczony dla użytkowników, którzy często korzystają z podpisu elektronicznego. To certyfikaty z długim terminem ważności, rocznym lub dwuletnim, z wybranym limitem podpisów. Niezależnie od okresu ważności certyfikatu do każdego podpisu dołączany jest kwalifikowany znacznik czasu, zapewniający podpisanemu dokumentowi długotrwałą wartość dowodową – wyjaśnia Elżbieta Włodarczyk.

Podpis mSzafir umożliwia prowadzenie spraw prywatnych, biznesowych i urzędowych w pełni zdalnie, bez wychodzenia z domu. Taki podpis można złożyć z wykorzystaniem dowolnego urządzenia – komputera, tabletu lub smartfona, niezależnie od miejsca i czasu.

Jakie korzyści dla organizacji?

Usługi KIR mają na celu zwiększenie możliwości funkcjonowania w cyfrowym świecie oraz usprawnienie procesów dotyczących potwierdzania tożsamości i identyfikacji online. Eliminują dotychczasowe procedury, które wymagały wykorzystania dokumentów papierowych, ich skanowania, wysyłania pocztą lub kurierem oraz archiwizowania. Pozwalają organizacjom przejść na usługi całkowicie paperless i online, co znacznie usprawnia obieg dokumentów w firmie. W efekcie w znaczący sposób spada zużycie papieru, co pozytywnie wpływa nie tylko na budżet, lecz także na budowanie wizerunku firmy ekologicznej i dbającej o środowisko. Przykładem może być niedawne wdrożenie w Orange Polska usługi mSzafir do podpisywania dokumentów kadrowych. Firma dostarczyła swoim pracownikom jednorazowe certyfikaty do mobilnego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego, zapewniając możliwość załatwiania spraw z zespołem HR całkowicie zdalnie. Certyfikaty są generowane online z wykorzystaniem potwierdzenia tożsamości użytkowników w bankowości elektronicznej. Usługi Szafir i mSzafir sprawdzają się w każdej firmie, która dąży do cyfryzacji procesów. Dzięki tym narzędziom firmy mogą sprawnie podpisywać faktury, przedłużać i podpisywać umowy i aneksy, autoryzować płatności, podpisywać dokumenty pracownicze. Podpis elektroniczny pomaga zespołom HR wdrożyć elektroniczne dokumenty osobowe (personalne), a to z kolei poprawia szybkość przetwarzania danych i obieg informacji w całej firmie oraz pozwala wyeliminować wysokie koszty archiwizacji dokumentów papierowych. Wszystko to z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa, zdalnie i błyskawicznie.

PRZECZYTAJ GŁÓWNY RAPORT POŚWIĘCONY OPTYMALIZACJI »

Technologia ułatwia optymalizację procesów 

Lidia Zakrzewska PL

Kilka ostatnich lat prosperity gospodarczej uśpiło czujność wielu przedsiębiorców, którzy mimo symptomów nadchodzącego spowolnienia nadal realizowali strategie dynamicznego rozwoju swoich firm. Pandemia wszystko zmieniła.

Tematy

Może Cię zainteresować

Cyfryzacja w firmie Pfizer: trudność nie tkwi w technologii

Odkryj, jak firma Pfizer przełamała niemal 20 lat technologicznej stagnacji, skutecznie wdrażając cyfrowe systemy MES i EBR w swoich fabrykach na całym świecie. Najnowsze studium przypadku pokazuje, że kluczem do udanej transformacji produkcji i otwarcia drzwi dla sztucznej inteligencji nie były same systemy informatyczne, ale gruntowna zmiana w relacjach, budowanie zaufania między zespołami oraz elastyczność w zarządzaniu procesami operacyjnymi.

Premium
Jak liderzy mogą przezwyciężać wewnętrzne ograniczenia

Wewnętrzne rozparcie pomiędzy empatią a dążeniem do wyników to nie tylko dylemat menedżerski – to głęboki konflikt różnych części naszej psychiki. Współczesna psychologia biznesu coraz częściej sięga po twarde dowody z obszaru psychoterapii, aby pomagać menedżerom w wychodzeniu z decyzyjnego impasu. Poznaj System Wewnętrznej Rodziny (IFS) – nowoczesny i oparty na dowodach model, który pozwala liderom spojrzeć na swój umysł jak na wielowymiarowy system. Dowiedz się, jak poprzez uświadomienie sobie wewnętrznych głosów i aktywację energii centralnej Jaźni (zasada „8 C”) zyskać wewnętrzny spokój, odwagę i klarowność niezbędne do zarządzania zespołem w kryzysowych sytuacjach.

Premium
Czy klienci znajdą dziś twoją markę? Strategie dla wyszukiwania opartego na AI

ChatGPT, Perplexity i funkcja AI Overview w wyszukiwarce na zawsze zmieniają sposób, w jaki klienci szukają informacji. Jeśli Twoja strategia online wciąż opiera się wyłącznie na tradycyjnym SEO, Twoja marka ryzykuje całkowite zniknięcie z cyfrowego radaru – i to niezależnie od wielkości dotychczasowych budżetów. Dowiedz się, czym jest Information Search Marketing (ISM) oraz na czym polega optymalizacja pod wyszukiwarki generatywne (GEO). Przeczytaj artykuł i poznaj 5 filarów, które pomogą Ci odzyskać widoczność oraz zbudować przewagę konkurencyjną w erze wyszukiwania bez kliknięć (zero-click search).

Premium
Poddaj się audytowi i wyciągnij więcej z GenAI

Najlepsze rezultaty z wykorzystania sztucznej inteligencji osiągają nie ci, którzy posiadają najbardziej zaawansowane kompetencje techniczne, lecz profesjonaliści wykazujący się największą dyscypliną procesową. Kluczem do przejścia od zwykłego generowania treści do tworzenia unikalnej wartości biznesowej jest metapoznanie – czyli świadome myślenie o własnym sposobie myślenia i instrukcjach dawanych maszynie. Poznaj zwalidowane badaniami MIT ramy oparte na pięciu celach: przygotowaniu, doskonaleniu, weryfikacji, nadawaniu własnego charakteru oraz systematyzacji. Dowiedz się, jak wdrożyć prosty audyt sesji z GenAI i zamienić jednorazowe interakcje w powtarzalne, strategiczne zasoby organizacji.

Premium
Najlepsi klienci do analizy podczas ekspansji na nowy rynek

Ekspansja na nowe rynki to dla każdej innowacyjnej firmy prawdziwa chwila prawdy. Wielu liderów zakłada, że kluczem do udanego skalowania jest wyłącznie doskonały produkt lub dopracowana strategia marketingowa. Tymczasem badania przeprowadzone na ponad tysiącu globalnych start-upów dowodzą, że o sukcesie decyduje znacznie wcześniejszy wybór: selekcja pierwszych użytkowników (early adopters). Czy bezpieczniej jest testować produkt na dobrze znanym, lokalnym podwórku, czy od razu rzucić się na głęboką wodę i czerpać wiedzę z rynków zagranicznych? Poznaj strategiczny dylemat między czytelnością a transferowalnością informacji zwrotnej i wykorzystaj 4-krokowy model decyzyjny, aby uniknąć kosztownego falstartu.

Premium
Jak pogodzić efektywność z odpornością operacyjną

Systemy nastawione wyłącznie na maksymalną efektywność – pozbawione buforów i rezerw – okazują się niezwykle kruche w obliczu najmniejszych zakłóceń. Tradycyjne podejście każe menedżerom wybierać między redukcją kosztów a bezpieczeństwem procesów. Analiza milionów operacji pokazuje jednak, że to fałszywy dylemat. Przeczytaj, jak za pomocą trzech strategicznych kroków – przedefiniowania wskaźników KPI, porzucenia zunifikowanych modeli na rzecz elastycznego alokowania zasobów oraz świadomego kształtowania oferty – zaprojektować system, w którym wysoka wydajność idzie w parze z niewzruszoną odpornością na kryzysy.

Jak ABB zamyka lukę kompetencyjną dzięki nowej architekturze rozwoju młodych talentów

Brak specjalistów nie musi być największym problemem firmy. ABB udowadnia, że inwestując w młode talenty na każdym etapie edukacji, można stworzyć stabilny dopływ kompetencji i innowacji. O tym, dlaczego mentoring jest ważniejszy od krótkich staży i jak budować talent pipeline na lata, opowiada Przemysław Zakrzewski.

AI oferuje Europie Środkowej wielką szansę. Kto pierwszy, ten lepszy

Sztuczna inteligencja może uwolnić od 280 do 700 mld euro wartości rocznie w Europie Środkowej – nawet 15 proc. obrotu netto regionu. Polska ma największy pojedynczy potencjał: ok. 105 mld euro do 2030 roku z samej automatyzacji. Najnowszy raport QuantumBlack, AI by McKinsey pokazuje, że największa wartość leży nie w biurze, lecz w operacjach – i że okno na działanie nie pozostanie otwarte długo.

Klient w erze algorytmów. Jak dzięki AI dotrzeć do klienta i go zrozumieć

Złota era klasycznego marketingu 4P odchodzi do lamusa. Dziś to algorytmy i duże modele językowe decydują o tym, czy klient w ogóle dowie się o istnieniu Twojej firmy. Jak nie zniknąć z radaru konsumenta, mądrze badać jego potrzeby i skutecznie przeprowadzić transformację cyfrową? Zapraszamy do lektury najnowszego numeru „MIT Sloan Management Review Polska”, będącego przewodnikiem po nowym, napędzanym przez AI krajobrazie biznesowym.

Premium
Badania rynkowe napędzane AI

Generatywna sztuczna inteligencja rewolucjonizuje branżę badań rynkowych, skracając czas pozyskiwania wniosków z wielomiesięcznych projektów do zaledwie kilku dni. Dzięki wykorzystaniu cyfrowych bliźniaków oraz wywiadów moderowanych przez duże modele językowe (LLM), organizacje mogą przeprowadzać pogłębione analizy jakościowe szybciej, taniej i na niespotykaną wcześniej skalę.

Materiał dostępny tylko dla subskrybentów

Jeszcze nie masz subskrypcji? Dołącz do grona subskrybentów i korzystaj bez ograniczeń!

Subskrybuj

Otrzymuj najważniejsze artykuły biznesowe — zapisz się do newslettera!