Reklama
Dołącz do liderów przyszłości i zdobądź przewagę! Sprawdź najnowszą ofertę subskrypcji
Komunikacja
Magazyn (Nr 7, luty - marzec 2021)

E-podpis sposobem na sprawne funkcjonowanie firm

1 lutego 2021 7 min czytania
E-podpis sposobem na sprawne funkcjonowanie firm

Przenoszenie firmowych procesów do sfery cyfrowej w okresie pandemii stało się konieczne dla całej gospodarki. W czasie gdy wiele firm przeszło na tryb pracy zdalnej lub częściowo zdalnej, procesy takie jak podpisywanie umów, aneksów czy dokumentacji pracowniczej musiały zostać przeniesione do sfery online. Konieczne stało się wprowadzenie lub szersze stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Partnerem materiału jest KIR

Stan epidemii w Polsce wymusił na wielu branżach wprowadzenie specjalnych środków ostrożności, w tym ograniczenia osobistych kontaktów. Większość relacji między firmami, obywatelami czy też administracją publiczną przeniosło się do sfery online. Jak wynika z raportu GUS, w pierwszym kwartale 2020 roku 6,4% pracowników wykonywało swoją pracę zdalnie. Z kolei od kwietnia do czerwca odsetek ten podwoił się i wynosił już 13,1% wszystkich pracujących.

Firmy w tym czasie borykały się z podobnymi wyzwaniami, które dotyczyły głównie zdalnego zarządzania zespołami, nowych zasad pracy, ochrony zdrowia pracowników, raportowania i nadzoru nad efektywnością wykonywania zadań oraz sprawnego obiegu dokumentów, także dokumentów wewnętrznych. W trudnym dla wielu przedsiębiorstw procesie kluczowe stało się wprowadzenie lub szersze zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Czym jest e‑podpis?

Kwalifikowany podpis elektroniczny to ciąg znaków dołączany do dokumentu, gwarantujący, że jego treść nie uległa zmianie, oraz pozwalający ustalić tożsamość osoby podpisującej. Jest równoważny podpisowi złożonemu własnoręcznie na dokumencie – oznacza to, że zachowuje integralność i bezpieczeństwo podpisanego dokumentu. Usługi te spełniają wszystkie kryteria bezpieczeństwa określone w unijnym rozporządzeniu eIDAS. Rozwiązanie jest zgodne z prawem w całej Unii Europejskiej. Dzięki temu podpisane e‑podpisem międzynarodowe umowy z klientami lub kontrahentami są wiążące.

Przedsiębiorcy, którzy chcą cyfryzować obieg dokumentów w swojej firmie, mogą uzyskać podpisy elektroniczne dla swoich pracowników i klientów za pośrednictwem firm zajmujących się ich wydawaniem. Są to tzw. kwalifikowani dostawcy usług zaufania, a nadzór nad nimi sprawuje minister właściwy do spraw cyfryzacji.

Jednym z głównych dostawców tej usługi w Polsce jest KIR, który bezpośrednio wspiera funkcjonowanie sektora bankowego i cyfryzację procesów w różnych obszarach gospodarki. Kwalifikowany podpis elektroniczny Szafir oraz jego wersja mobilna mSzafir to jedyne tego typu narzędzia na rynku, oferowane przez instytucję funkcjonującą w ramach sektora bankowego.

Indeks górny mSzafir to  kwalifikowany podpis elektroniczny, który można złożyć bez użycia karty i czytnika. Indeks górny koniec

Przy zamawianiu e‑podpisu Szafir, który umożliwia podpisywanie dokumentów we wszystkich formatach, określa się rodzaj oraz okres ważności certyfikatu, model czytnika oraz opcję odbioru zamówionego zestawu. Taki zestaw można odebrać w dowolnej placówce KIR, zlokalizowanej w każdym z miast wojewódzkich lub placówce banku spółdzielczego w całej Polsce.

– Dokument opatrzony podpisem elektronicznym ma dokładnie taką samą moc prawną jak podpisany własnoręcznie na papierze. Tym samym dokumenty papierowe można zastąpić ich wersją elektroniczną – mówi Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR. – Składanie podpisu elektronicznego jest niezwykle proste. Użytkownik podpisuje dokument swoim kluczem prywatnym, dołącza do niego swój kwalifikowany certyfikat i wysyła do odbiorcy. Natomiast odbiorca na podstawie tego certyfikatu ustala, kto jest autorem dokumentu, i weryfikuje, czy dokument nie uległ zmianie.

Nowatorską wersją kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest mSzafir, który został wprowadzony na rynek w marcu ubiegłego roku i jest produktem w pełni cyfrowym. Nie wymaga on stosowania fizycznych urządzeń, takich jak karty i czytniki. Podpis można uzyskać w sposób całkowicie zdalny, wykorzystując potwierdzanie tożsamości w systemach bankowości elektronicznej za pomocą mojeID.

– Udostępniliśmy użytkownikom dwa warianty podpisów mSzafir. Jednym z nich jest certyfikat do jednorazowego wykorzystania, tj. podpisania pojedynczego dokumentu. Drugi wariant jest przeznaczony dla użytkowników, którzy często korzystają z podpisu elektronicznego. To certyfikaty z długim terminem ważności, rocznym lub dwuletnim, z wybranym limitem podpisów. Niezależnie od okresu ważności certyfikatu do każdego podpisu dołączany jest kwalifikowany znacznik czasu, zapewniający podpisanemu dokumentowi długotrwałą wartość dowodową – wyjaśnia Elżbieta Włodarczyk.

Podpis mSzafir umożliwia prowadzenie spraw prywatnych, biznesowych i urzędowych w pełni zdalnie, bez wychodzenia z domu. Taki podpis można złożyć z wykorzystaniem dowolnego urządzenia – komputera, tabletu lub smartfona, niezależnie od miejsca i czasu.

Jakie korzyści dla organizacji?

Usługi KIR mają na celu zwiększenie możliwości funkcjonowania w cyfrowym świecie oraz usprawnienie procesów dotyczących potwierdzania tożsamości i identyfikacji online. Eliminują dotychczasowe procedury, które wymagały wykorzystania dokumentów papierowych, ich skanowania, wysyłania pocztą lub kurierem oraz archiwizowania. Pozwalają organizacjom przejść na usługi całkowicie paperless i online, co znacznie usprawnia obieg dokumentów w firmie. W efekcie w znaczący sposób spada zużycie papieru, co pozytywnie wpływa nie tylko na budżet, lecz także na budowanie wizerunku firmy ekologicznej i dbającej o środowisko. Przykładem może być niedawne wdrożenie w Orange Polska usługi mSzafir do podpisywania dokumentów kadrowych. Firma dostarczyła swoim pracownikom jednorazowe certyfikaty do mobilnego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego, zapewniając możliwość załatwiania spraw z zespołem HR całkowicie zdalnie. Certyfikaty są generowane online z wykorzystaniem potwierdzenia tożsamości użytkowników w bankowości elektronicznej. Usługi Szafir i mSzafir sprawdzają się w każdej firmie, która dąży do cyfryzacji procesów. Dzięki tym narzędziom firmy mogą sprawnie podpisywać faktury, przedłużać i podpisywać umowy i aneksy, autoryzować płatności, podpisywać dokumenty pracownicze. Podpis elektroniczny pomaga zespołom HR wdrożyć elektroniczne dokumenty osobowe (personalne), a to z kolei poprawia szybkość przetwarzania danych i obieg informacji w całej firmie oraz pozwala wyeliminować wysokie koszty archiwizacji dokumentów papierowych. Wszystko to z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa, zdalnie i błyskawicznie.

PRZECZYTAJ GŁÓWNY RAPORT POŚWIĘCONY OPTYMALIZACJI »

Technologia ułatwia optymalizację procesów 

Lidia Zakrzewska PL

Kilka ostatnich lat prosperity gospodarczej uśpiło czujność wielu przedsiębiorców, którzy mimo symptomów nadchodzącego spowolnienia nadal realizowali strategie dynamicznego rozwoju swoich firm. Pandemia wszystko zmieniła.

Tematy

Może Cię zainteresować

dane syntetyczne Dane syntetyczne dają drugą szansę. Tak SAS pomaga firmom pokonać barierę braku danych

Brakuje Ci danych do rozwoju AI, testowania nowych rozwiązań lub podejmowania kluczowych decyzji biznesowych? Nie jesteś sam – dla wielu firm to największa bariera na drodze do postępu. Odkryj, jak dane syntetyczne, inteligentnie generowane informacje naśladujące rzeczywiste zbiory bez naruszania prywatności, otwierają nowe możliwości. Dowiedz się, jak firmy – od ochrony zagrożonych wielorybów po sektor finansowy – wykorzystują je do przełamywania ograniczeń, trenowania skuteczniejszych modeli AI i przyspieszania transformacji. Przeczytaj, dlaczego eksperci SAS prognozują, że dane syntetyczne wkrótce staną się standardem i jak Twoja organizacja może na tym skorzystać.

przywództwo w czasach niepewności Czego potrzebują pracownicy od liderów w czasach niepewności?

W obliczu rosnącej niepewności geopolitycznej, gospodarczej i technologicznej, oczekiwania wobec liderów ulegają zasadniczej zmianie. Jak pokazują badania Gallupa, McKinsey & Company oraz MIT Sloan Management Review, tradycyjne modele przywództwa oparte na hierarchii, kontroli i przewidywalności coraz częściej zawodzą.

Centrum Dowodzenia Cłami: odpowiedź na geopolityczne wstrząsy

W odpowiedzi na rosnącą niepewność geopolityczną i agresywną politykę celną, Boston Consulting Group proponuje firmom stworzenie centrów dowodzenia cłami – wyspecjalizowanych jednostek analizujących zmiany regulacyjne i wspierających szybkie decyzje strategiczne. Artykuł pokazuje, jak takie centrum może pomóc chronić marże, przekształcić kryzys w szansę i wzmocnić odporność firmy w globalnym handlu.

Chief Geopolitics Officer: odpowiedź na zmienność świata

W coraz mniej przewidywalnej rzeczywistości 2025 roku funkcja Chief Geopolitics Officer nie jest chwilową modą, lecz strategiczną odpowiedzią na rosnącą złożoność otoczenia biznesowego. Geopolityka przestała być czynnikiem zewnętrznym, natomiast stała się integralnym elementem zarządzania ryzykiem, planowania rozwoju i budowania przewagi konkurencyjnej. Organizacje, które już teraz integrują kompetencje geopolityczne z procesami decyzyjnymi na poziomie zarządu, zyskują realną odporność na wstrząsy systemowe, szybszy dostęp do informacji oraz zdolność przewidywania i adaptacji.

Europejski Kongres Finansowy 2025 Europejski Kongres Finansowy 2025 pod znakiem geopolityki, bezpieczeństwa i transformacji

W ostatnich latach mapa ryzyk geopolitycznych i gospodarczych uległa gwałtownej zmianie. Agresywna polityka Rosji, napięcia na linii USA–Chiny oraz zmagania liberalnych demokracji z ruchami populistycznymi redefiniują globalny porządek. Europa staje przed fundamentalnymi pytaniami o bezpieczeństwo, integrację i odporność instytucjonalną. To właśnie o tych kluczowych zagadnieniach będzie się toczyć dyskusja podczas Europejskiego Kongresu Finansowego, który odbędzie się 2–4 czerwca w Sopocie.

EKF to jedno z najważniejszych spotkań finansowych w Europie Środkowo-Wschodniej

EKF ma miejsce w Sopocie. W ciągu trzech dni odbędzie się szereg nieskrępowanych debat, podczas których poruszane będą kluczowe tematy wynikające z sytuacji geopolitycznej i narastającej niepewności co do relacji gospodarczych, handlowych i finansowych na świecie, ale także tematyka stabilności europejskiego i polskiego systemu finansowego. Ich owocem będą rekomendacje dotyczące zmian systemowych w polityce gospodarczej, służące bezpiecznemu i zrównoważonemu rozwojowi.

Jak narzędzia GenAI mogą, a jak nie mogą pomóc w prezentacji

Narzędzia GenAI mogą pomóc nam zaoszczędzić czas podczas zbierania materiałów i pisania prezentacji. Jednak liderzy powinni unikać wykorzystywania GenAI zbyt wcześnie w kreatywnym procesie tworzenia prezentacji. Przekaz trafia do odbiorców wtedy, gdy nawiążą z nim więź, a ta więź wynika z trzech bardzo ludzkich umiejętności: naszej zdolności do projektowania strategicznego przekazu, naszej kreatywnej oceny oraz naszej empatii.

Jak koncepcje lean management i just-in-time sprawdzają się w czasach niepewności? Jak lean management i just-in-time sprawdzają się w czasach niepewności?

Nazbyt często reakcją biznesu na niepewne czasy jest nicnierobienie, czyli „czekanie i obserwowanie”. Niestety takie podejście oznacza, że ​​biznes nie jest przygotowany na nadchodzące zmiany. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest wykonanie proaktywnych kroków, zmierzających do uzbrojenia firmy w elastyczność, pozwalającą na szybkie reagowania na nieprzewidywalne zdarzenia. Oto, czego uczy nas podejście lean management.

Niepewność to według wielu ekspertów najgorsze, co może spotkać biznes. Nie można bowiem przyjąć za pewnik żadnego z dostępnych rozwiązań. Niektórzy decydują się nie wprowadzać żadnych działań, czekając na jakikolwiek sygnał o stabilizacji. Inni gromadzą zapasy, a jeszcze inni wybierają wręcz odwrotne rozwiązanie – reagowania na bieżąco na poszczególne sygnały. Do zalecanych rozwiązań zalicza się w tej sytuacji koncepcja „szczupłego zarządzania”, która swoimi korzeniami sięga do Japonii lat 80. Chociaż wiele z jej założeń może okazać się trafne, warto pamiętać, że czasy się zmieniły, a warunki gospodarcze podlegają ciągłej ewolucji. W związku z tym nawet do strategii opartej na elastyczności warto podejść z odrobiną dystansu i dostosować ją do wszystkich zmiennych. Jak właściwie zaimplementować lean management, ze szczególnym uwzględnieniem just-in-time, w realiach niepewności gospodarczej, żeby na tym skorzystać z jednoczesną redukcją ryzyka?

Lider przyszłości? Ten, który potrafi współpracować

Współczesne życie zawodowe wymaga nie tylko doskonałości indywidualnej, ale także rozwijania umiejętności współpracy. Mistrzostwo i współdziałanie to dwa filary produktywności i sensu pracy. Autorka pokazuje, że współpraca bywa trudna — krucha, podatna na obojętność i konflikty — ale też niezwykle wartościowa. Poprzez badania, osobiste doświadczenia i refleksje wskazuje, jak relacje, sieci kontaktów oraz świadome budowanie otwartości wpływają na rozwój zawodowy. Kluczowe jest pielęgnowanie postawy opartej na zaufaniu, hojności i ciekawości oraz umiejętność zadania pytania, które zapala iskrę porozumienia i wspólnego działania.

Intuicja w biznesie: Jak świadomie wykorzystywać nieświadome procesy decyzyjne

W dynamicznym środowisku współczesnego biznesu liderzy muszą szybko i skutecznie reagować na rosnącą złożoność oraz niepewność otoczenia. Choć przez dziesięciolecia dominowały podejścia oparte przede wszystkim na racjonalnej analizie danych, najnowsze badania psychologiczne wyraźnie wskazują na coraz większą rolę intuicji – zwłaszcza w sytuacjach wymagających podejmowania złożonych decyzji. Okazuje się, że myślenie intuicyjne, czyli procesy zachodzące poza świadomą percepcją decydenta, może być kluczem do lepszych wyników w sytuacjach, w których świadoma analiza osiąga swoje naturalne ograniczenia.

Niniejszy artykuł przedstawia koncepcję tzw. „deliberacji bez uwagi” (deliberation without attention), opisaną pierwotnie przez Maartena Bosa i jego współpracowników. Wyjaśnia, w jaki sposób menedżerowie mogą świadomie integrować intuicję z analitycznymi metodami decyzyjnymi, by poprawić skuteczność i trafność swoich wyborów.

Niewygodna prawda o modnych stylach zarządzania

Setki teorii, modne style i głośne hasła, a jednak wciąż zadajemy to samo pytanie: co naprawdę sprawia, że lider jest skuteczny? Najnowsze badania pokazują, że odpowiedź jest prostsza (i mniej wygodna), niż się wydaje.  Transformacyjny, autentyczny, służebny, sytuacyjny – słownik współczesnego lidera puchnie od kolejnych „rewolucyjnych” stylów przywództwa. Co kilka lat pojawia się nowy trend, okrzyknięty brakującym elementem układanki skutecznego zarządzania ludźmi.

Materiał dostępny tylko dla subskrybentów

Jeszcze nie masz subskrypcji? Dołącz do grona subskrybentów i korzystaj bez ograniczeń!

Subskrybuj

Newsletter

Otrzymuj najważniejsze artykuły biznesowe — zapisz się do newslettera!