Streszczenie: Praca zdalna stała się koniecznością w wyniku pandemii, a firmy, które nie były przygotowane na taką formę pracy, stanęły przed poważnymi wyzwaniami. W przedsiębiorstwach z niskim poziomem dojrzałości cyfrowej brakowało procedur i struktur umożliwiających efektywne zarządzanie zdalnymi zespołami. Firmy, które były bardziej dojrzałe cyfrowo, miały już odpowiednie procedury, które uwzględniały kwestie bezpieczeństwa, potrzeby pracowników i techniczne wymagania. Wdrażanie pracy zdalnej wymaga również przemyślanej polityki bezpieczeństwa, która zakłada analizę ryzyka oraz zapewnienie szkoleń z zakresu cyberbezpieczeństwa. Zatrudnieni powinni mieć wsparcie w postaci koordynatora ds. bezpieczeństwa, który monitoruje zagrożenia i doradza w sytuacjach podejrzanych. Warto także dopasować model pracy do naturalnych predyspozycji pracowników, uwzględniając ich rytmy pracy oraz potrzeby sieciowe.
Całe branże i sektory uległy wpływowi epidemii koronawirusa. Już w połowie marca br. 39% małych i średnich firm twierdziło, że rozprzestrzenianie się wirusa ma wpływ na ich funkcjonowanie – w większości negatywny. Kolejne zamykają swoje siedziby, wysyłają pracowników do pracy zdalnej, przenoszą spotkania do świata wirtualnego, próbują reorganizować modele pracy. Oczywiście, nie we wszystkich branżach takie rozwiązanie ma rację bytu, a wiele z tych firm, w których taka zmiana byłaby możliwa, nie jest przygotowanych. Dla wielu firm czas epidemii to poważny kryzys biznesowy, na który jednak można było się przygotować.
Gdy praca zdalna to konieczność
Firmy przed transformacją cyfrową albo na początku tej drogi często nie mają przygotowanych procedur dotyczących masowej pracy zdalnej. Jeżeli w konkretnej firmie praca zdalna była rzadkością albo przywilejem przyznawanym za wyniki czy lojalność, przejście całej organizacji na model home office może być problemem. Warto przy tym pamiętać, że praca zdalna nie jest nigdy dokładnym odbiciem tradycyjnego modelu, to raczej ersatz i to od firmy zależy, w jakim stopniu jest w stanie skutecznie imitować standardowy sposób działania.
W dojrzałych cyfrowo firmach – w których praca niestacjonarna, zarządzanie zdalne, rozproszone zespoły nie są niczym wyjątkowym – są odpowiednie procedury uwzględniające bezpieczeństwo, potrzeby pracowników i zespołów, a także określające wymagania techniczne i technologiczne. Procedury powinny uwzględniać zarówno rozwiązania doraźne, jak i długoterminowe, zależnie od poziomu skomplikowania zadań i procesów.
Złote zasady home office
Polityka bezpieczeństwa zakłada analizę ryzyka związaną z modelem pracy zdalnej, możliwe błędy i sytuacje, które mogą się zdarzyć. Pracownicy powinni być przeszkoleni w zakresie cyberbezpieczeństwa. Czas pracy zdalnej to bardzo newralgiczny moment, jeżeli chodzi o ataki cyfrowe. Niektóre firmy na czas masowej pracy zdalnej wprowadzają stanowisko koordynatora ds. cyberbezpieczeństwa, którego zadaniem jest jak najczęstsze informowanie o możliwych zagrożeniach i zdalne doradzanie pracownikom w sytuacjach podejrzanych. Także pracownicy powinni konsultować z koordynatorem swoje działania – np.: otwieranie nieznanych załączników, linków, wysyłanie poufnych dokumentów.
Podczas analizy bieżących potrzeb należy uwzględnić cele i zadania firmy i poszczególnych zespołów, a także ewentualne możliwości zmiany planów i założeń w sytuacji wyjątkowej. W tym aspekcie warto również zwrócić uwagę na naturalne predyspozycje pracowników. W pracy zdalnej można wyznaczyć zatrudnionym zmiany, tak by nie przeciążyć połączeń z siecią firmową/zakładową, a także – a może przede wszystkim – domowej sieci, której przepustowość może być ograniczona. Dobrym rozwiązaniem jest także dostosowanie modelu pracy do naturalnych skłonności pracowników. Część z nich może i lubi pracować rano i popołudniami, część zaś może pracować wieczorami czy nocą (o ile nie koliduje to z ich obowiązkami i nie sprawia im trudności).
Zalecane jest też stosowanie kompresji e‑dokumentów, komunikacja przez telefony stacjonarne (nie obciążają sieci cyfrowej) i wdrożenie polityki ALARP (od ang. as low as reasonably practicable) oznaczającej „korzystanie z sieci tak oszczędzanie, jak to możliwe”. W praktyce może to oznaczać zakaz korzystania z internetu w celach rozrywkowych podczas sezonu pracy zdalnej. Nie warto tutaj zapominać o szczególnej roli zespołów IT – w okresie pracy zdalnej zarówno helpdesk, jak i specjaliści ds. utrzymania sieci są kluczowym ogniwem każdej firmy. W wyjątkowych sytuacjach można skorzystać ze wsparcia zewnętrznych firm, a na pewno przydać się mogą rozwiązania SaaS, IaaS (Ideation as a Service – o tym więcej w dalszej części tekstu) i cloud computingu.
Piszemy o kwestiach technicznych i technologicznych, bo mają one kluczowe znaczenie. Firmy, które poważnie podchodzą do pracy zdalnej, regularnie badają urządzenia sieciowe i możliwości połączeń, a także dostępność zasobów (również kopii zapasowych) i narzędzi chmurowych. Wiele firm stawia także na bezpieczne połączenia – protokół SSL, ochrona IDS/IPS i DDOS czy stosowanie usługi VPN. Cyfrowo dojrzała firma posiada również odpowiednie zasoby sprzętowe – w sytuacji epidemii nie pojawiła się nagła potrzeba dokupienia np. laptopów, i to po zawyżonej cenie, bez przetargu. Praca na sprzęcie przynoszonym z domu jest bowiem sprzeczna ze wszystkimi standardami. Polityka BYOD – bring your own device – powinna być absolutną ostatecznością. Używanie domowego komputera – na którym mogą ukrywać się wirusy – to duże ryzyko dla całej organizacji.
Mówiąc o przygotowaniu technologicznym, nie można zapominać o narzędziach wirtualnych i aplikacjach. Skype nie zawsze sprawdza przy rozmowach wielokanałowych. Alternatywnym rozwiązaniem w zakresie wideokomunikacji może być np. aplikacja Zoom, która zapewnia warunki zbliżone do pracy w biurze.
Transformacja cyfrowa na skróty
Dojrzałe cyfrowo firmy odpowiednio wcześnie mają opracowaną strategię, o której pisaliśmy powyżej. Część z tych organizacji korzysta w trakcie transformacji cyfrowej z pomocy zewnętrznych firm, które nie tylko odpowiadają za konfiguracje sprzętowe na wielu płaszczyznach (aplikacyjnej, sieciowej, serwerowej, bezpieczeństwa), ale też dostarczają odpowiednie rozwiązania, takie jak sprzęt, licencje, hosting, usługi, wsparcie i doradztwo.
Paradoksalnie, czas epidemii może być przełomem dla biznesu i motywacją do poważnego podejścia do tematu cyfrowej transformacji. Jeszcze kilka lat temu działy IT w firmach były traktowane po macoszemu – często postrzegane jedynie przez pryzmat kosztów. Sytuację zaczęły zmieniać w ostatnich latach presja płacowa, rosnące znaczenie technologii w biznesie i trudności z dostępem do siły roboczej. Czas epidemii sprawił, że znaczenie IT w organizacjach rośnie jeszcze bardziej.
Wśród działań ad hoc, które IT może podjąć na rzecz firmy w sytuacji kryzysowej, wyróżnić można na przykład korzystanie ze wspomnianego Ideation as a Service. IaaS to usługa oferowana przez niektórych dostawców IT, która umożliwia szybkie przetestowanie i zweryfikowanie nowych pomysłów na cyfrowy biznes, a także stworzenie prototypu systemu IT (tzw. MVP – Minimum Viable Product). Gdy czas nagli, skorzystanie z IaaS i wprowadzenie szybki zmian cyfrowych może być skuteczną namiastką transformacji cyfrowej. Dla niedojrzałych cyfrowo firm może być to jedyna szansa w dobie przymusowej zmiany modelu biznesowego.
Kto zyska na epidemii?
Przejście w 100% na model zdalny jest długotrwałym procesem, który wymaga zmian przyzwyczajeń oraz kultury pracy w organizacji. Próba zbyt szybkiej zmiany wiąże się z ryzykiem pojawienia się chaosu i utrudnieniami funkcjonowania firmy. Należy używać narzędzi do pracy zdalnej i rozproszonej, charakterystycznych dla start‑upów, przy jednoczesnym zachowaniu dotychczasowego modelu pracy. Bezprecedensowa sytuacja, którą wywołała epidemia koronawirusa, zmusza wiele firm to zmiany modelu pracy. Firmy prowadzące szkolenia muszą przestawić się na e‑learning, branża eventowa – na streaming wydarzeń i tak dalej. Dojrzałe cyfrowo firmy dokonają tej zmiany szybko i bez większych strat, nieprzygotowane podmioty mogą zniknąć z rynku. W tej sytuacji epidemia może okazać się szansą na wzrost dla tej pierwszej grupy. Tak jak w każdym kryzysie wielcy (przygotowani, dojrzali cyfrowo) zyskają, mali (przed transformacja cyfrową) stracą.
Jest jeszcze trzecia grupa firm – te w trakcie transformacji cyfrowej, które z mniejszymi lub większymi stratami przetrwają czas epidemii. Dla nich to może być czas eksperymentów i postawienia wszystkiego na jedną kartę. Znika bowiem pytanie: „Kiedy przeprowadzić transformację cyfrową?”.
W obecnych warunkach dużo łatwiej jest przetestować nawet najgorsze scenariusze, ale za to w warunkach bojowych. Warto zebrać i wyciągnąć wnioski z tej sytuacji oraz zainicjować program transformacji cyfrowej jako stały element strategii rozwoju firmy. Wiele rozwiązań powstaje w końcu ad hoc, więc warto przyglądać się trendom technologicznym, ale również pomysłom, które wdraża konkurencja. W momencie spowolnienia można popracować nad analizą sprzedaży, kosztów, raportowaniem. To szansa na poprawę procesów i zadbanie o UX, customer support i inne zagadnienia, na które brak zazwyczaj czasu. Czas choroby może być skuteczną lekcją, z której warto skorzystać.
Koronawirus a przemysł
Epidemia może mocno uderzyć w przemysł surowcowy i produkcyjny. Paradoksalnie, ucierpieć mogą, i to niezależnie, zarówno dojrzałe cyfrowo firmy, jak i te przed transformacją cyfrową. Dla tych pierwszych, gdzie wysoki jest poziom automatyzacji produkcji i wytwarzania, zagrożeniem mogą być przerwy w dostawie prądu i przeciążenia sieci – co jest możliwe w sytuacji przedłużającej się epidemii. Zatrzymanie sterowanych cyfrowo maszyn może powodować ogromne straty.
W przypadku analogowych firm ogromnym problemem mogą być braki zasobów ludzkich. W górnictwie czy hutnictwie szereg działań wykonują fizycznie ludzie. Ich nieobecność – spowodowana np. kwarantanną – może grozić wyłączeniem pieca hutniczego czy wanny szklarskiej, co jest równoznaczne z ich zniszczeniem.
