Streszczenie: Cyfrowa transformacja to złożony proces, który wpływa na różne aspekty funkcjonowania przedsiębiorstwa, w tym na zarządzanie zasobami ludzkimi (HR). Nie polega on jedynie na zastąpieniu tradycyjnych narzędzi ich cyfrowymi odpowiednikami, ale wymaga integracji i przedefiniowania procesów wewnętrznych. Pandemia COVID-19 przyspieszyła te zmiany, zmuszając firmy do wdrożenia pracy zdalnej i cyfryzacji obiegu dokumentów. Według raportu Deloitte, ponad połowa firm wprowadziła zmiany umożliwiające pracę zdalną, a 51% z nich zainwestowało w cyfryzację procesów wewnętrznych, takich jak obieg dokumentów i podpisywanie umów online. mitsmr.pl
Digitalizacja procesów HR, takich jak księgowość, kadry czy logistyka, pozwala na automatyzację rutynowych zadań, co zwiększa efektywność pracy zarówno menedżerów (86%), jak i pracowników liniowych (82%). Przykładem jest firma zatrudniająca ponad 500 osób, która wdrożyła narzędzie eWniosek do tworzenia ankiet i zbierania informacji od pracowników. Pozwoliło to na łatwiejszą i szybszą komunikację wewnętrzną oraz monitorowanie nastrojów pracowników, co umożliwiło działowi HR wprowadzenie odpowiednich działań zaradczych. mitsmr.pl
Dostęp do nowoczesnych technologii, mobilność i oszczędność czasu to cechy cenione przez młodsze pokolenia pracowników. Firmy również dostrzegają korzyści płynące z digitalizacji, takie jak ułatwienie wymiany danych między pracownikami a działami HR, zwłaszcza w kontekście pracy zdalnej i elektronicznego obiegu dokumentów. Przykładem jest firma produkcyjna, która wdrożyła ogólnodostępne stanowiska komputerowe, umożliwiające pracownikom logowanie się do aplikacji ePracownik w celu składania wniosków urlopowych, nadgodzinowych czy pobierania dokumentów płacowych. Rozwiązanie to zwiększyło bezpieczeństwo epidemiologiczne oraz pozwoliło działowi HR skupić się na strategicznych zadaniach. mitsmr.pl
Cyfrowa rewolucja nie jest procesem liniowym ze ściśle określonym początkiem i końcem. To zjawisko wielowymiarowe, obejmujące szerokie spektrum obszarów działania firmy, a także mające wpływ na pracę całej kadry. Proces ten nie polega wyłącznie na zastąpieniu poszczególnych elementów analogowych narzędziami cyfrowymi, ale na ich wzajemnym połączeniu i zintegrowaniu. Wymaga on także całkowitego przebudowania procesów wewnętrznych lub stworzenia, czy też zdefiniowania, ich od nowa. Najlepszym tego przykładem jest digitalizacja obszaru „twardego” HR.
W OSTATNICH LATACH CYFROWA REWOLUCJA ZNACZNIE PRZYSPIESZYŁA, a polskie firmy, chcąc przezwyciężyć istniejące bariery – często spowodowane brakiem kompetencji cyfrowych – coraz częściej starają się budować organizacje otwarte na zmiany i innowacje. Dalsza i bardziej pogłębiona cyfryzacja wewnętrznych procesów pozwoliła na połączenie celów biznesowych z dbałością o bezpieczeństwo pracowników. Optymalizacja procesów, a także uproszczenie ich obsługi i dostęp do wiedzy, okazała się niezbędna dla efektywnego zarządzania w organizacjach w czasach globalnego kryzysu spowodowanego pandemią koronawirusa.
Z danych raportu firmy Deloitte Trusted Economy w nowej rzeczywistości. Ograniczanie ryzyka związanego z szybką cyfryzacją wynika, że ponad połowa respondentów twierdzi, że w ich firmach największa liczba wprowadzonych zmian dotyczyła umożliwienia pracy zdalnej. Drugim obszarem, w ramach którego realizowane były projekty digitalizacji, były procesy wewnętrzne w firmie związane z obiegiem dokumentów i podpisywaniem umów online (51 %). Pandemia koronawirusa w znacznym stopniu przyczyniła się także do przyspieszenia zaplanowanych, a często wdrażanych już, działań mających na celu cyfryzację procesów w organizacjach, jak również natychmiastowe uruchomienie nowych inicjatyw, które były kluczowe dla bieżącego funkcjonowania firm. Takim obszarem bez wątpienia są usługi kadrowo‑płacowe.
Według danych raportu Deloitte Bariery i Trendy. Transformacja technologiczna firm w Polsce z uwzględnieniem perspektywy człowieka/pracownika/konsumenta księgowość, HR i logistyka to obszary, w których w całości lub częściowo procesy są obsługiwane przez technologię cyfrową w ponad 80%. Ten sam raport dowodzi także, że zarówno menedżerowie (86%), jak i pracownicy liniowi (82%) przyznają, że dzięki digitalizacji zwiększyła się efektywność ich pracy, która w przypadku zdemotywowanych pracowników radykalnie spada. Właśnie dlatego jeden z naszych klientów – firma zatrudniająca ponad 500 osób – chcąc zbadać nastroje pracowników, do swoich rozwiązań z kadrowo- płacowych wdrożył eWniosek – produkt umożliwiający tworzenie ankiet pozwalających na zbieranie informacji od użytkowników. Narzędzie, którego założeniem jest umożliwienie łatwiejszej i szybszej komunikacji wewnętrznej z pracownikami, zostało wdrożone w ciągu zaledwie kilku dni. Dzięki niemu dział HR mógł cyklicznie monitorować nastroje zatrudnionych oraz zawczasu wdrożyć odpowiednie rozwiązania.
Co więcej, dostęp do nowoczesnych technologii, mobilność, oszczędność czasu, a także odpowiedzialność oraz kontrola nad swoimi zadaniami, to pożądane przez pracowników młodego pokolenia cechy w podejmowanej pracy. Warto jednak zauważyć, że również firmy upatrują w takich działaniach wiele korzyści. W czasach gdy prowadzenie spotkań czy rekrutacji odbywa się w pełni online, a dokumenty pracownicze (umowy, zaświadczenia, wnioski) przekazywane są wyłącznie elektronicznie, wymiany danych pomiędzy pracownikami a działami HR są w znacznym stopniu ułatwione.
Przykładem jest implementacja u jednego z klientów ADP rozwiązań dla pracowników produkcyjnych. Ponieważ wielu z nich nie ma dostępu do komputerów w pracy, firma zdecydowała się na wdrożenie ogólnodostępnych stanowisk, gdzie pracownicy mogli zalogować się do aplikacji ePracownik, złożyć wnioski urlopowe, wnioski o nadgodziny, zmienić swoje dane osobowe, zainicjować zgłoszenie członka rodziny do ZUS oraz pobrać PIT, pasek płacowy, roczną informację Ubezpieczonego IRU. Zalety tego rozwiązania to nie tylko zwiększenie bezpieczeństwa epidemicznego, ale także znaczna oszczędność czasu dla działów HR, które mogą skupić się m.in. na wyzwaniach, które niesie za sobą pandemia COVID‑19.
Digitalizacja okazała się nie tylko szansą na przetrwanie, ale wręcz zyskaniem przewagi konkurencyjnej.
Dodatkowe wyzwanie stanowią w trakcie pandemii dynamicznie wprowadzane zmiany legislacyjne, mające również wpływ na prawo pracy. Z analiz ADP wynika, że globalnie pandemia COVID‑19 doprowadziła do czterokrotnego wzrostu liczby nowych przepisów w tym obszarze. Liczba ta jest co prawda odzwierciedleniem gwałtownie zmieniającej się rzeczywistości, ale są one wiążące względem komplikacji i ryzykiem błędów, a wdrożenie ich przysporzyć może dodatkowych obowiązków dla działów HR. Realnie wdrażanie i analiza wszelkich zmian legislacyjnych wymaga poświęcenia dodatkowego czasu pracy, co często będzie kosztem dotychczas zaplanowanych zadań. Co ważne, z wprowadzaniem tych zmian lepiej poradziły sobie przedsiębiorstwa, które już wcześniej zdecydowały się na rozpoczęcie digitalizacji niektórych procesów w swoich organizacjach.
Bez wątpienia cyfryzacja w przypadku większości firm wcale nie jest melodią przyszłości. Pandemia koronawirusa najlepiej udowodniła, jak istotne jest posiadanie zdigitalizowanych rozwiązań. Z punktu widzenia pracowników kluczowe jest nie tylko zapewnienie odpowiednich narzędzi do wykonywania pracy, ale także poczucie bezpieczeństwa finansowego. Działy HR, mierząc się z nową rzeczywistością, musiały często przeorganizować swoje funkcjonowanie i dopasować się do zmieniających się warunków. Choć dla wielu było to nie lada wyzwaniem, część z nich, która rozpoczęła cyfrową rewolucję już jakiś czas temu, miała znacznie większą szansę na przejście przez kryzys w dużo lepszej kondycji. Digitalizacja okazała się więc nie tylko szansą na przetrwanie, ale wręcz zyskaniem przewagi konkurencyjnej.
