Czas na innowacje w księgowości

Papierowe faktury odchodzą do lamusa. Księgowi nie muszą już ręcznie przepisywać wszystkich danych do programu rachunkowego. Zrobią to za nich wirtualni asystenci, napędzani sztuczną inteligencją, uczeniem maszynowym i techniką OCR. O to, jak tego rodzaju rozwiązania wykorzystuje firma inFakt, pyta Paulina Kostro, redaktorka „MIT Sloan Management Review Polska”.

Współczesny księgowy ma niewiele wspólnego ze stereotypowym bilansistą, pochylonym nad stertą dokumentów z kalkulatorem w dłoni. Dziś pełni funkcję przede wszystkim doradczą, ponieważ większość powtarzającej się, mozolnej pracy wykonuje za niego algorytm. Automatyzacja takich monotonnych czynności jak przepisywanie danych do systemu czy liczenie podatków sprawia, że księgowy musi jedynie weryfikować poprawność efektów działań programów. Przykładem rozwiązania skierowanego do nowoczesnych księgowych jest inFakt, założony przez Wiktora Sarotę i Sebastiana Bobrowskiego.

Aby odpowiedzieć na potrzeby osób, które miały korzystać z oprogramowania na co dzień, twórcy inFaktu zapytali się księgowych m.in. o to, jakie działania zajmują im najwięcej czasu. Okazało się, że są nimi przepisywanie danych z dokumentów oraz księgowanie dokumentów kosztowych – czynności powtarzalne, które można łatwo zautomatyzować. Zdecydowano się zatem na stworzenie inteligentnego asystenta księgowego, który automatycznie zaksięguje potwierdzenia przelewów i faktury kosztowe.

Pomoc księgowym to jednak tylko część misji twórców inFaktu, którzy – jak sami podkreślają – odnajdują radość w tym, że szkolą księgowych i rozwijają ich pasje, jednocześnie korzystając z nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Z drugiej strony innowacyjna księgowość to też ogromne wyzwanie – jak przedstawić coś, co wydaje się na początku skomplikowane, w sposób przystępny – tak aby użytkownicy byli w stanie zrozumieć, ile mają podatków do zapłacenia czy ile wynosi płatność ZUS.

– I choć księgowość może się wydawać najnudniejszą rzeczą pod słońcem, kiedy popatrzymy na nią przez pryzmat ułatwiania życia przedsiębiorcom, którzy nie muszą stać już w kolejkach w Urzędzie Skarbowym; to nasz zespół odnajduje w tym radość – zaznacza Wiktor Sarota, prezes inFaktu.

Polacy nie gęsi

Historie powstania znanych, innowacyjnych firm często mają swój początek w czasach studenckich ich założycieli. I tak Mark Zuckerberg podczas swojej nauki na Uniwersytecie Harvarda stworzył FaceMash.com – aplikację typu rating site (witryny oceniające zazwyczaj atrybuty takie jak wygląd), która pozwalała na ocenianie studentek pod kątem ich urody. Kolejny przykład to Steve Jobs i Steve Wozniak, którzy za czasów akademickich projektowali i sprzedawali tzw. blue boxy, dzięki którym można było wykonywać darmowe połączenia telefoniczne. Okazuje się, że i na rodzimym podwórku pojawiają się historie podobne do tych z Doliny Krzemowej. Początek opowieści o inFakcie, obecnie ogólnopolskim już biurze rachunkowym, ma bowiem miejsce w bursie jezuickiej, gdzie Wiktor Sarota wraz z Sebastianem Bobrowskim założyli swoją działalność. Nie była to jednak ich pierwsza próba biznesowa. Zanim zaczęli rozwijać inFakt, mieli za sobą dwa nieudane projekty.

Dzięki wprowadzeniu automatyzacji do księgowości zyskują przedsiębiorcy, którzy nie są już zmuszeni do wożenia swoich dokumentów. Wystarczy, że zrobią zdjęcie otrzymanej właśnie faktury i prześlą je do aplikacji rachunkowej. Następnie wirtualny asystent, za pomocą technologii OCR, odczytuje najważniejsze dane z dokumentu i wprowadza do aplikacji.

– Jeden z nich polegał na tym, że integrowaliśmy program z innymi serwisami księgowymi i desktopowymi pod e‑commerce, dzięki czemu budowaliśmy system lojalnościowy analizujący to, ile dany klient wydaje w poszczególnych sklepach. Na tej podstawie miały być przyznawane nagrody. Totalny niewypał, ale została nam wiedza, że programy do fakturowania dla takich początkujących przedsiębiorców jak my są bardzo trudne w użyciu. Pomyśleliśmy, że warto spróbować stworzyć coś prostego, i tak się to wszystko zaczęło – wspomina Wiktor Sarota.

Partnerzy zaczęli zatem pracę nad programem do samodzielnej księgowości dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, który chcieli udostępniać także biurom rachunkowym. Niestety, w tamtym czasie nie dostrzeżono potencjału, jaki oferuje to rozwiązanie. Nie zniechęciło to jednak Saroty i Bobrowskiego, których celem stało się ułatwienie życia przedsiębiorcom poprzez dostarczenie im narzędzia ułatwiającego obsługę księgowości, by mogli w pełni oddać się rozwijaniu swoich biznesów.

Założyli więc własne biuro rachunkowe.

Technologia przyjazna księgowości

Dla branży księgowej przełomem okazała się technologia optycznego rozpoznawania znaków (ORC). To dzięki niej możliwe stało się automatyczne odczytywanie danych z dokumentów. System „wyciąga” najważniejsze informacje z przesłanych skanów i przenosi do odpowiednich pól w aplikacji. Sztuczna inteligencja wkracza zaś do akcji w momencie, gdy po odczytaniu danych z dokumentów można zaksięgować je na podstawie dotychczasowej pracy księgowego.

Sam inFakt powstał na bazie Ruby on Rails (na której oparty jest m.in. Twitter): struktury open source służącej do szybkiego tworzenia aplikacji webowych. Oznacza to, że działa w oparciu o aplikację konsolową (z ang. back‑end), która została podzielona na mniejsze aplikacje i mikroserwisy.

– Dzięki temu tam, gdzie mamy większy ruch, używamy tzw. systemów kolejkowych, takich jak RabbitMQ, który dobrze się sprawdza w sytuacjach, gdy z danych korzysta kilka aplikacji jednocześnie lub gdy mamy do czynienia z większym natężeniem wymiany danych pomiędzy dwiema lub większą liczbą aplikacji – tłumaczy Sebastian Bobrowski, wiceprezes zarządu inFaktu.

Rozwiązania inFaktu oparte są na europejskiej chmurze AWS od Amazona, co zapewnia jednocześnie zgodność z przepisami takimi jak np. RODO. Ponadto tego typu rozwiązanie pozwala na skalowanie dużego obciążenia. Natomiast użytkownikowi końcowemu potrzebny jest tylko komputer lub urządzenie mobilne z dostępem do internetu.

Obecnie firma dostarcza następujące produkty: (1) program do fakturowania dla wszystkich rodzajów działalności, w którym przedsiębiorcy mogą np. wystawić fakturę za pośrednictwem intuicyjnej aplikacji; (2) program dla księgowych, gdzie prócz wystawiania faktur jest możliwość np. dodawania kosztów, a system operacyjny sam liczy podatek dochodowy, VAT i ZUS; (3) ogólnopolskie biuro rachunkowe, w którym za pośrednictwem platformy księgowi łączą się z przedsiębiorcami, tak aby mogli działać wspólnie i jak najbardziej efektywnie. Powyższe rozwiązania oparte są na sztucznej inteligencji (AI) i uczeniu maszynowym (ang. machine learning).

Mniej pracy, więcej zysku

Na wprowadzeniu automatyzacji do księgowości zyskują również przedsiębiorcy, którzy nie są już zmuszeni do wożenia swoich dokumentów. Wystarczy, że zrobią zdjęcie otrzymanej właśnie faktury i prześlą je do aplikacji rachunkowej. Następnie wirtualny asystent odczytuje najważniejsze dane z dokumentu (za pomocą wspomnianej już technologii OCR), czyli jego rodzaj (np. faktura), daty (wystawienia, zapłaty etc.), dane kontrahenta czy wysokość kwoty. Księgowemu pozostaje jedynie weryfikacja, czy dokumenty zostały poprawnie odczytane i sklasyfikowane. Ponadto asystent samodzielnie księguje powtarzające się koszty, takie jak opłaty za telefon czy leasing.

Jak wspomina Wiktor Sarota, w szczytowym momencie do inFaktu zaczęła zgłaszać się taka liczba klientów, że firma nie nadążała z rekrutacją księgowych. A warto nadmienić, że wówczas w biurze pracowało stacjonarnie ponad 30 zatrudnionych osób.

– Zaczęliśmy się wykrwawiać, bo nie byliśmy w stanie rekrutować nowych księgowych. Wychodząc naprzeciw tej sytuacji, rozpoczęliśmy projekt „Sympatyczny zdalny księgowy”, dzięki któremu dziś współpracujemy z około 200 osobami, które prowadzą własne biura księgowe, korzystając z naszego softu – opowiada Sarota.

Warto nadmienić, że zespół inFaktu dokładnie sprawdza potencjalnych kooperantów i przeprowadza bardzo szczegółowy proces rekrutacyjny. Gdy po wstępnych rozmowach obie strony decydują się na kooperację, księgowi, za pośrednictwem systemu e‑learningowego, są sprawdzani ze swojej fachowej wiedzy – dzięki testom merytorycznym i obsługowym. Ponadto każdy księgowy ma przypisanego opiekuna, który przez pierwsze trzy miesiące wdraża nową osobę i otacza ją opieką. Dzięki temu zaś, że wszystkie produkty inFaktu są osadzone w chmurze, istnieje możliwość weryfikacji pracy poszczególnych księgowych.

– Promujemy system pracy zdalnej, w której księgowy nie musi mieć stacjonarnego biura rachunkowego, aby księgować swoich klientów – podkreśla Wiktor Sarota.

Zdalne biura rachunkowe

Należy zwrócić uwagę, że możliwość wykonywania obowiązków zawodowych z domu znacząco wpływa na współczesną formę biur księgowych. W modelu klasycznym mamy księgowego, który prowadzi swoją działalność stacjonarnie, a jego klienci dowożą mu dokumenty bądź przesyłają je pocztą. Natomiast w sytuacji, gdy księgowość jest prowadzona online, mamy do czynienia z całkowitą zmianą sposobu kontaktowania się pomiędzy klientem a księgowym. Ponadto ten drugi nie musi poświęcać czasu na odczytywanie dokumentów czy ręczne ich przepisywanie, bo dzięki aplikacji te zadania działają w tle. Automatyzacja wielu procesów sprawia również, że jeden księgowy jest w stanie obsłużyć nawet do 100 klientów, co w modelu tradycyjnym byłoby niemożliwe. Ponadto, gdy dokumenty są przechowywane w chmurze, dostęp do nich w każdej chwili ma zarówno przedsiębiorca, jak i księgowy. Gdy obie strony wiedzą na bieżąco, „co się dzieje w biznesie”, łatwiej jest im ze sobą współpracować.

Planowanie sprintu to codwutygodniowy cykl spotkań, na którym wszyscy pracownicy przez cały dzień ustalają cele i zadania na najbliższe dwa tygodnie. Wszystko po to, aby organizacja działała zwinnie.

– Użytkowników inFaktu jest obecnie mniej więcej pół miliona. Zdarzają się więc historie, że księgowi obsługujący klientów nie widzieli ich na żywo. Bywa też tak, że mieszkają w różnych miastach – komentuje Jakub Marczyński, communication & creative director w inFakcie.

Jak dodaje Marczyński, jedną z kluczowych wartości w branży księgowej jest zaufanie.

– Mam wrażenie, że praca zdalna w modelu, który zastosowaliśmy, jest w stanie je zapewnić. Jeśli przedsiębiorcy nie odpowiada współpraca z danym księgowym, ma możliwość jego zmiany jednym kliknięciem. Ponadto raz na kwartał może wyrazić opinię na jego temat, która będzie widoczna dla wszystkich użytkowników inFaktu – podkreśla.

Nowy model współpracy

W ciągu ostatnich kilkudziesięciu lat obserwowaliśmy, jak zmieniają się poszczególne branże. Przykładowo banki z miejsc, w których przedsiębiorcy, by zrealizować przelew, musieli wybrać się do kasy, przeistoczyły się w innowacyjne fintechy, działające niekiedy wyłącznie online. Dziś widzimy, że zmiany te dotyczą także księgowości. Zdaniem Wiktora Saroty, w przyszłości jeszcze częściej będziemy unikać bezpośrednich kontaktów, tak jak i przewożenia dokumentów.

– Uważam, że ten model stanie się bardziej powszechny w przyszłości i tak właśnie będzie wyglądała współpraca przedsiębiorców np. z księgowymi. Odnotowujemy znaczny wzrost zapytań, już nie tylko od pojedynczych księgowych, którzy chcą z nami współpracować, ale również dużych biur rachunkowych, które z dnia na dzień musiały się wyprowadzić z biura i wysłać ludzi do domu, by pracowali zdalnie. Samozatrudnieni czy korporacje właśnie tak będą współpracować ze swoimi klientami. My mamy natomiast gotowe rozwiązanie, więc widzimy tutaj szanse do zwiększenia liczby klientów, księgowych i biur rachunkowych – podsumowuje Wiktor Sarota.