W kolejnej odsłonie cyklu Zakochaj się w rachunkowości zarządczej zmierzę się z trudnym dylematem: czy uproszczona księgowość może doprowadzić spółkę do upadłości oraz jaki wpływ na efektywne zarządzanie, bezpieczeństwo i sukces firmy ma odpowiednio dostosowany system księgowości i procesów wewnętrznych.
„Pani Grażyno, pomocy – bank wypowiedział nam umowę kredytową!”
Aby zilustrować problem, jakim może być nieodpowiednio dostosowany system rachunkowości finansowej oraz konsekwencje braku systemu rachunkowości zarządczej, przedstawiam przypadek prężnie rozwijającego się klienta, który z rozpaczą zgłosił się do nas kilka miesięcy temu. Brak czujności i podjęcia działań w odpowiednim czasie niemal doprowadziły go na skraj upadłości po nagłym wypowiedzeniu umowy kredytowej.
Nasz klient od lat odnosił sukcesy, prowadząc działalność szkoleniową on‑line dla dzieci
i młodzieży. Dwa lata temu zdecydował się na wdrożenie nowoczesnej platformy edukacyjnej. Zaangażowano programistów do budowy technologii oraz nauczycieli do opracowywania programów i materiałów szkoleniowych. Inwestycja miała służyć firmie przez lata, jednak spółka stosowała uproszczenia w ewidencji księgowej, co skutkowało odzwierciedleniem wszystkich kosztów inwestycji w rachunku zysków i strat bez aktywowania ich w bilansie. Konsekwencją było przedstawienie bankowi danych finansowych, które wykazywały dużą stratę, co poskutkowało wypowiedzeniem umowy kredytowej i doprowadziło firmę na skraj upadłości.
José Martí mawiał, że największym wrogiem postępu jest przyzwyczajenie. To właśnie przyzwyczajenie zadecydowało o sytuacji naszego klienta. Dotychczasowa, uproszczona księgowość sprawdzała się jedynie do czasu, kiedy firma zaczęła dynamicznie się rozwijać. W tym momencie zabrakło czujności. Uproszczona księgowość dotąd pozwalała na spełnienie wymogów prawnych, przeprowadzenie niezbędnych kalkulacji oraz obliczenie i przekazanie podatków w należnej kwocie. W miarę rozwoju przedsiębiorstwa jednak zarządzający napotkali trudności w utrzymaniu kontroli nad wszystkimi aspektami działalności. Stosowanie nieadekwatnych do sytuacji i zakresu działalności firmy uproszczeń w ewidencji księgowej doprowadziło do braku odpowiednich danych finansowych i niewygenerowania kluczowych informacji zarządczych w odpowiednim czasie.
Sytuację udało się naprawić. Dokonaliśmy odpowiednich korekt w księgach, które zostały przekazane do banku, a przede wszystkim zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system raportowania zarządczego, który od tej pory umożliwia klientowi analizę rentowności usług i produktów oraz wspiera go w podejmowaniu decyzji.
Główne błędy i wyzwania w implementacji systemu rachunkowości zarządczej i kontrolingu
Z doświadczenia wiem, że menedżerowie często zbyt późno dostosowują procesy wewnętrzne do etapu rozwoju firmy i zmieniającego się otoczenia. Spółki padają ofiarami własnego sukcesu. Mogą napotkać wiele problemów związanych z brakiem odpowiednich danych zarządczych.
Poniższa grafika przedstawia główne obszary wywierające wpływ na proces wdrożenia oraz efektywne funkcjonowanie systemu rachunkowości zarządczej i kontrolingu w spółce.
Dzięki doświadczeniom zebranym podczas licznych audytów wewnętrznych w różnych firmach mogę z pełnym przekonaniem stwierdzić, że analiza oraz wprowadzenie usprawnień w wymienionych obszarach umożliwiły stworzenie skutecznego i satysfakcjonującego systemu rachunkowości zarządczej.
Dlaczego kładę tak duży nacisk na procesy wewnętrzne? Jak wspomniałam w poprzednim artykule z serii Zakochaj się w rachunkowości zarządczej, rachunkowość zarządcza pełni zupełnie inną funkcję niż tradycyjna księgowość. Kluczowym aspektem jest tutaj czas, w jakim dane są dostarczane. Dane muszą być nie tylko wartościowe i wspierać zarządzających w podejmowaniu właściwych decyzji, ale też dostarczane bez zbędnej zwłoki. Nawet najdokładniejsze informacje, jeśli zostaną przekazane z opóźnieniem, tracą na znaczeniu w kontekście budowania przewagi konkurencyjnej oraz w reagowaniu na potencjalne ryzyka.
Stąd kluczową rolę w budowaniu efektywnego systemu rachunkowości zarządczej odgrywają sprawne procesy wewnętrzne i regularna ocena, czy niezbędne są modyfikacje. Każdy z tych elementów jest niezwykle ważny.
Przykładowo, stosowanie uproszczeń nieadekwatnych w rachunkowości finansowej z perspektywy potrzeb zarządczych może prowadzić do nadmiernych opóźnień w dostarczaniu danych zarządczych, co obniża ich wartość w procesie zarządzania. Problemy z obiegiem dokumentów, tworzenie się wąskich gardeł lub przedłużające się procesy często wpływają na opóźnienia w dostarczaniu danych.
Brak jasno spisanych obowiązków pracowników prowadzi do rozmycia odpowiedzialności, co może skutkować błędami i przeoczeniem istotnych kwestii i tym samym negatywnie wpływać na kompletność dostarczanych danych. Ryzyka i szanse, którymi się nie zarządza, pozostają niezauważone i nieadresowane.
Jak wdrożyć system rachunkowości zarządczej?
Nie ma uniwersalnego rozwiązania na wdrożenie systemu rachunkowości zarządczej – każda firma jest unikatowa. System rachunkowości zarządczej i kontrolingu musi być dopasowany do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa, jego kultury organizacyjnej, klientów i etapu rozwoju.
Przyzwyczajenie a postęp, czyli sztuka zwinnej adaptacji w zarządzaniu firmą
Podsumowując, historia naszego klienta jest przykładem na to, jak kluczowe jest adekwatne zarządzanie procesami wewnętrznymi w firmie. Pokazuje, że nawet najbardziej obiecująca inwestycja bez odpowiedniego wsparcia rachunkowości zarządczej może prowadzić do nieoczekiwanych konsekwencji finansowych, a w skrajnym przypadku – do upadłości.
„Przyzwyczajenie to pułapka, w której łatwo ugrzęznąć, ale z której można się wydostać, jeśli tylko jesteśmy gotowi na zmiany” – mogłoby brzmieć motto naszego case study. Zbyt późne dostosowanie procesów wewnętrznych i systemów księgowych do rosnących potrzeb firmy, niedocenianie znaczenia szczegółowych danych zarządczych czy zaniedbanie ciągłego monitoringu i aktualizacji procedur mogą skutkować poważnymi problemami.
Dla zarządzających kluczowym wnioskiem powinno być uświadomienie sobie, że w dynamicznie rozwijającym się świecie biznesu, gdzie zmiany są jedyną stałą, elastyczność i gotowość do adaptacji systemów rachunkowości i kontroli zarządczej do aktualnych potrzeb firmy są nie tylko wartością dodaną, ale też niezbędnością. To właśnie te aspekty decydują o zdolności firmy do przewidywania zagrożeń, efektywnego reagowania na zmieniające się warunki rynkowe oraz budowania trwałej przewagi konkurencyjnej.
Dlatego – niezależnie, czy jesteś na początku drogi rozwoju swojej firmy, czy już na etapie jej rozbudowy – pamiętaj o regularnej weryfikacji stosowanych procesów i systemów. Upewnij się, że twoja firma nie tylko walczy o przetrwanie, ale też prosperuje i rozwija się, wykorzystując pełnię dostępnych danych do strategicznego planowania i podejmowania mądrych decyzji. Niech nasze case study będzie przypomnieniem, że w zarządzaniu finansami firmy – podobnie jak w życiu – ciągłe doskonalenie i gotowość do zmian są kluczem do sukcesu.
