Audyt wewnętrzny – firmy, które same się kontrolują, działają zwinniej i sprawniej

Wdrażanie nowych projektów pomaga firmom osiągać przewagę konkurencyjną, która odgrywa ważną rolę w ich długoterminowej strategii. Aby tak się stało, muszą być one  jednak okresowo kontrolowane.

Projekty, które poniosły porażkę mogą, mieć zarówno krótko-, jak i długoterminowy wpływ na organizację. Niepowodzenie związane jest często z błędami organizacyjnymi, takimi jak nieodpowiednie wykorzystanie zasobów, dublowanie wysiłków w tych samych obszarach, a w efekcie – wzrost kosztów. Porażka może też spowodować niechęć pracowników do wprowadzania zmian i wpłynąć na reputację firmy.

Z oczywistych względów członkowie zarządu nie są w stanie osobiście doglądać wszystkich szczegółów prowadzonych w organizacji projektów. Delegują więc zadania na kadrę menedżerską i innych pracowników, kontrolując stan prac poprzez wczytywanie się w różnego rodzaju raporty. Niestety, choć systemy raportowania powinny dostarczać informacji o kompleksowym działaniu firmy, w praktyce tego typu procesy nie zawsze działają poprawnie.

Wsparciem mogą być wewnętrzni audytorzy. Pomagają oni zarządowi i kadrze menedżerskiej w upewnieniu się, że procesy i systemy, za które odpowiadają, są poprawnie zaprojektowane i działają zgodnie z ich oczekiwaniami biznesowymi. Robiąc okresowe przeglądy powadzonych w firmie działań, mogą ujawnić odpowiednio wcześnie manipulowanie danymi lub inne nieprawidłowości i nieefektywności. Jednak aby audytor wewnętrzny spełniał swoją rolę, musi być dobrze umiejscowiony w strukturze organizacyjnej, przeszkolony i wyposażony w odpowiednie narzędzia pracy.

Projekty pod nadzorem

Potężny wpływ, jaki projekty o dużej skali mają na funkcjonowanie organizacji, wymusza zastosowanie odpowiednich działań analitycznych i kontrolnych. Firma musi się upewnić, czy dany projekt jest rzeczywiście innowacyjny, czy dostarcza odpowiednich wartości, czy przynosi zyski (i przy jakim stopniu ryzyka), wreszcie – czy jest zgodny z ogólną strategią przedsiębiorstwa.

Kluczowe projekty przechodzą przez też określone etapy począwszy od planowania, a na realizacji zysków kończąc. Audyt – jako dodatkowy etap takiego cyklu rozwoju projektu – pełni znaczącą rolę, przynosząc szereg wymiernych korzyści:

• lepszą gotowość organizacyjną;

• wcześniejszą identyfikację, zrozumienie i zdecydowanie w sprawie niektórych kwestii;

• zwiększone prawdopodobieństwo dostosowania projektu do możliwości, czasu i budżetu;

• lepsze zarządzanie;

• większą kontrolę działań aby zmaksymalizować efektywność;

• większe możliwości rozwiązań asekuracyjnych.

Jeśli oczekiwania interesantów zostaną zaspokojone, projekt odnosi sukces. Audyt wewnętrzny sprawia zaś, że kluczowi interesanci (rada nadzorcza, zarząd, komisja audytowa) są na bieżąco zorientowani w takich kwestiach jak:

• efektywność programów i procesów,

• właściwość struktur i zarządzania,

• wykonanie budżetu,

• zachowanie ram czasowych,

• zarządzanie ryzykiem,

• gotowość do wdrożenia.

Podczas pracy z dużymi projektami często pojawiają się dwa kluczowe pytania: czy nasze działania są odpowiednie i czy wykonujemy je w odpowiedni sposób?

Odpowiedź na pytanie o stosowność podejmowanych działań jest pierwszym krokiem wewnętrznego audytu. Pozwala zrozumieć kluczowe elementy projektu, takie jak podejście, metodologia, działania, ramy czasowe, środki i wymagania. Pomaga też określić konkretne działania i potrzeby nadzór oraz zidentyfikować główne zagrożenia, aby móc szczegółowo dostosować do nich punkty kontrolne. Ciągłe rewizje pomagają uzyskać pewność, że potencjalne ryzyko jest dobrze określone i zarządzane.

Perspektywa zarządcza

Jeśli chodzi o sposób postępowania podczas pracy z projektem, istotną kwestią jest przeprowadzenie rzetelnej oceny przypadku – w każdym momencie realizacji projektu może się okazać, że kluczowe kwestie, założenia, analizy i inne elementy, nie współgrają z ogólną strategią firmy, z jej możliwościami i strukturą organizacyjną, kompetencjami, zapleczem technologicznym, a także ewolucją trendów w branży, nowymi technologiami i przepisami. Dlatego przestudiowanie całokształtu przypadku i ocena jego zasadności staje się bardzo ważna. Niestety, wiele projektów, które rozpoczynają się od studium przypadku, nie zawiera obiektywnych miar, ocen i raportów. Cała uwaga szefów koncentruje się jedynie na zarządzaniu, możliwościach, kosztach i na ramach czasowych. A to najkrótsza droga do utraty spodziewanych korzyści.

Zamiast tego zarząd powinien koncentrować uwagę na zestrojeniu procesu z wykorzystywanymi rozwiązaniami technologicznymi oraz zaangażowaniem ludzi. Łatwiej będzie to zrobić przy wsparciu audytu wewnętrznego. Systematyczne i zorganizowane tworzenie procesów wpływa bowiem na porządek oraz wydajność projektu. Kiedy procedury, nadzór i autoryzacje są odpowiednio uporządkowane, polepsza się używalność systemu oraz jakość danych i raportów.

Na poziomie wdrożenia programu, audyt może pomóc:

• zweryfikować standardy procedur;

• ocenić poprawność zbierania i konwersji danych;

• zidentyfikować odpowiednie poziomy ryzyka;

• wspierać projektowanie procesów kontroli;

• ocenić nowe procesy, jak tworzenie zespołu odpowiedzialnego za przeobrażenia, procesy równoległe, krzyżujące się kroki, plany kontyngentowe, obliczenia związane z użytkownikiem końcowym, wymagania produkcyjne, czy zarządzanie ryzykiem;

• dokonać oceny planów, przeobrażenia i zidentyfikować operacyjne i organizacyjne kwestie konieczne do wdrożenia;

• sprawdzić, czy istnieją jakiekolwiek duplikacje w systemach lub staraniach;

• upewnić się, że każde pojedyncze ryzyko jest rozpatrywane.

W tym miejscu potrzebny jest jednak kompromis pomiędzy kontrolą a efektywnością procesu, ponieważ czynniki kontroli posiadają swoje własne miary – determinowane tym, czy korzyści przewyższają potencjalne ryzyko.

Perspektywa technologiczna

Technologia stwarza podstawy dla wdrażanych procesów, jednak warto pamiętać, że nie jest jedynym czynnikiem umożliwiającym ich wdrożenie. Firmy kupują i tworzą systemy oraz narzędzia, które mają je wspierać i automatyzować procesy programów transformacyjnych, jednak niestety znaczna część funduszy przeznaczana jest czasem na systemy, które nie są później wykorzystywane lub bywają wykorzystywane nieefektywnie.

Co w tej kwestii ma do zaoferowania audyt wewnętrzny? Przede wszystkim daje pewność, że potrzeby funkcjonalne są zapewnione. Konieczne staje się tu sprawdzenie interfejsu projektów, przegląd środowiska IT od strony sprzętowej i oprogramowania, a także ocena integracji systemu IT z migracją danych w kwestii jakości i bezpieczeństwa. Przez cały czas muszą być śledzone korzyści i oszczędności finansowe.

Perspektywa zasobów ludzkich

Poza zaangażowaniem ludzi, bez którego osiągnięcie sukcesu programu transformacji byłoby niemożliwe, istotne są również odpowiednie kompetencje, doświadczenie i certyfikaty. Bez nich projekt może być obciążony zbyt dużym ryzykiem. Audyt pomaga zarządowi upewnić się, czy faktycznie firma dysponuje odpowiednimi ludźmi – i odpowiednimi kompetencjami. Zwraca też uwagę na kulturę organizacyjną, a poza tym mierzy wykorzystanie środków i zapewnia analizę trwałości zmian już po ich wdrożeniu.

Indeks górny Źródło: PwC Indeks górny koniec^{Źródło: PwC}