Analityka biznesowa jest łatwiejsza, niż myślisz

Większość osób prowadzących małe i średnie przedsiębiorstwa, o ile jeszcze nie korzysta z systemu ERP lub ich firmy „wyrosły” z dotychczas używanego, poszukuje rozwiązań, które nie tylko zapewnią odpowiednią obsługę procesów biznesowych, ale także pozwolą na łatwe raportowanie (choć nie zawsze osoby te wiedzą, że takie zadania może spełniać odpowiedni moduł Business Intelligence). Ważna jest dla nich relatywna prostota obsługi, która pozwoli na korzystanie z systemu także mniej zaawansowanym użytkownikom. Takie podejście daje szansę na zainteresowanie się raportowaniem zarządczym i analitycznym, wykraczającym poza minimalne wymagania formalnoprawne.

Partnerem materiału jest Sage.

Jak raportowanie tego rodzaju może ułatwiać pracę? Oto kilka pomysłów:

• automatyczne przenoszenie danych z podstawowego systemu transakcyjnego (tego, w którym jest prowadzona bieżąca ewidencja danych biznesowych) do bazy analitycznej;

• wstępnie przygotowane, wielowymiarowe kostki OLAP‑owe, czyli struktury danych przypominające wielowymiarowe arkusze kalkulacyjne, pozwalające na łatwe pobieranie danych do raportów i szybką analizę informacji bez konieczności posiadania zaawansowanej wiedzy informatycznej;

• możliwość połączenia bazy analitycznej z arkuszem Excel i zarządzanie danymi z wykorzystaniem formuł arkusza kalkulacyjnego, co pozwala na proste projektowanie praktycznie każdego raportu.

Przedstawione dalej przykłady raportów są zrozumiałe dla użytkowników i proste do zarządzania. Można chyba założyć, że dzisiaj niemal każdy – w większym lub mniejszym stopniu – zna arkusz kalkulacyjny Excel i umie tworzyć w nim proste formuły. Dlatego wykorzystanie tych umiejętności w połączeniu z możliwościami oferowanymi przez moduł Business Intelligence stanowi o atrakcyjności i przydatności dla przedsiębiorców odpowiedniego rozwiązania do analizy i raportowania danych. Warto jednak mieć na uwadze, że istotą wartościowej analityki są przede wszystkim dobrze opisane dane, z wielowymiarową strukturą znaczników, zaszyte w zintegrowanych systemach zarządzania.

W samych rozwiązaniach BI dodatkową korzyścią, na jaką mogą liczyć zarządzający, jest inspirowanie i zachęcanie do poszerzania wiedzy dotyczącej prowadzonego biznesu dzięki łatwej dostępności „twardych” danych. Całe zaplecze raportu (dane i formuły) jest otwarte dla użytkowników, umożliwiając im łatwe projektowanie nowych i dostosowywanie istniejących raportów w odpowiedzi na ich ewoluujące potrzeby. Dzięki zapewnianemu przez moduł Business Intelligence wglądowi w biznes optymalizacja kosztów i zysków, ograniczanie strat czy też uzyskiwanie przewagi konkurencyjnej powinno być dużo łatwiejsze także dla firm z sektora MŚP.

Przykład 1. Raporty dostosowane do wewnętrznych wymagań

Ze względu na często skomplikowane powiązania kapitałowe, osobowe czy logistyczne, wiele firm staje przed wyzwaniem generowania raportów według narzuconych im wymagań i wzorów – niewynikających z uwarunkowań prawnych. Taka sytuacja może dotyczyć m.in. filii zagranicznych podmiotów, uczestników sieci franczyzowych, spółek zależnych itp.

Takie raporty nie są oczywiście dostępne w żadnym polskim systemie standardowym, co wymusza zaopatrzenie się w dodatkowe narzędzia, które umożliwią firmom przygotowywanie i przekazywanie informacji w wymaganej formie. Jeśli na dodatek dane mają być prezentowane w języku obcym, oczekiwany efekt da się osiągnąć tylko za pomocą raportów generowanych na życzenie.

Pewne włoskie przedsiębiorstwo realizuje w Polsce zamówienia na usługi w branży budowlanej i musi przesyłać do jednostki nadrzędnej we Włoszech swój rachunek zysków i strat wraz z bilansem według określonego, dwujęzycznego wzoru. W przypadku systemu umożliwiającego integrację arkusza Excela z bazą analityczną przygotowanie tego typu raportu jest relatywnie proste i możliwe do wykonania przez przeciętnego użytkownika po przejściu przez niego prostego szkolenia. Sprowadza się ono do podłączenia danych z bazy analitycznej do odpowiednich komórek w excelowym wzorze raportu. Ewentualne zmiany zakresu czy formatu raportu również nie wymagają interwencji specjalisty w zakresie analiz, lecz mogą być obsłużone samodzielnie przez tego samego użytkownika.

Przykład 2. Branżowe raporty specjalistyczne

W przypadku prowadzenia działalności wysoko specjalistycznej lub niszowej może być trudno znaleźć system, który byłby do niej wprost dostosowany. Dotyczy to także raportowania – i to nie tylko wewnętrznego, ale również takiego, które może być wymagane przez prawo. Przykładem może być firma ubezpieczeniowa, która musi regularnie przesyłać do Komisji Nadzoru Finansowego wymagane raporty biznesowe.

Także i w tym przypadku z pomocą przychodzi system Business Intelligence. Sprawozdanie biznesowo‑finansowe zostało zaprojektowane wspólnie przez ekspertów i pracowników działu księgowości, tak aby spełniało wymagania regulatora, a jednocześnie umożliwiało bieżącą pracę z raportami pracownikom ubezpieczyciela, bez konieczności korzystania ze wsparcia konsultantów firmy zewnętrznej. Raport – wykorzystujący funkcje arkusza kalkulacyjnego Excel – jest łatwy w obsłudze, zrozumiały i łatwo weryfikowalny. Można go także modyfikować według potrzeb.