Streszczenie: Technologia zmienia procesy rekrutacyjne w wielu obszarach, oferując narzędzia wspierające HR. Wykorzystanie systemów ATS (Applicant Tracking System) ułatwia zarządzanie rekrutacją, pozwalając na efektywne zbieranie aplikacji, ich selekcję oraz komunikację z kandydatami. Technologie wspierają także proces tworzenia ogłoszeń rekrutacyjnych, oferując oprogramowanie do analizy sentymentu, które pomaga w dostosowaniu języka ogłoszeń, aby przyciągnęły one szersze i bardziej zróżnicowane grupy kandydatów. Warto także wspomnieć o roli chatbotów, które mogą automatyzować pierwsze kontakty z kandydatami, co pozwala obniżyć koszty i zwiększyć efektywność procesu rekrutacyjnego.
Najważniejsze i najbardziej czasochłonne zadania działów HR związane są z procesem rekrutacyjnym. W przypadku części czynności, szczególnie tych żmudnych i powtarzalnych, bardzo przydatne mogą się okazać nowoczesne technologie.
W ubiegłym roku badacze z Katedry Socjologii Ogólnej i Badań Interdyscyplinarnych w Akademii Pedagogiki Specjalnej przeanalizowali na zamówienie firmy Emplocity wyniki ankiety Cube Research. Badanie objęło 300 przedstawicieli branży HR w dużych i średnich polskich firmach. Jego celem było znalezienie odpowiedzi na pytanie o to, jak nowe technologie wpłyną na funkcjonowanie działów personalnych – zwłaszcza w kontekście rekrutacji i selekcji pracowników. Prawie połowa (48%) ankietowanych stwierdziła, że w najbliższej przyszłości docieranie do kandydatów i pozyskiwanie ich aplikacji będzie możliwe bez udziału człowieka (więcej o badaniu w artykule Jak sztuczna inteligencja zmienia HR).
Choć wykorzystanie sztucznej inteligencji w procesach rekrutacyjnych znajduje się w centrum HR‑owych innowacji, nie jest to jedyne narzędzie technologiczne wspierające ten obszar pracy „kadrowców”. Sprawdziliśmy, w jakich jeszcze obszarach procesu rekrutacji technologie mogą wesprzeć specjalistów HR.
Zarządzanie procesem rekrutacji
Do lamusa odchodzi już ręczna publikacja ogłoszeń o pracę w portalach rekrutacyjnych i prowadzenie procesu rekrutacji via e‑mail. Dla branży HR‑owej prawdziwym „must have” jest dziś system ATS.
Czym jest ATS? ATS to skrót od Applicant Tracking System. Są to systemy elektronicznego wspomagania rekrutacji, które już od kilku lat zyskują popularność w działach kadrowych. Pomagają całościowo prowadzić proces rekrutacji. Od zbierania aplikacji, ich selekcji, przez prowadzenie rejestru kandydatów, aż po wsparcie komunikacji z nimi. Na rynku funkcjonuje wielu dostawców oferujących tej klasy rozwiązania – różnią się one od siebie zarówno ceną oraz sposobem wdrożenia, jak i oferowanymi funkcjonalnościami.
Warto dodać, że ATS intensywnie się rozwijają. Jednym z obszarów ich rozwoju jest m.in. wsparcie w ponownym odkrywaniu talentów. Dzięki tej funkcji specjaliści mogą porównywać bazy kandydatów (w tym także pracowników danej firmy) z aktualnymi ogłoszeniami i łączyć oczekiwania z kompetencjami.
Tworzenie ogłoszeń rekrutacyjnych
Ogłoszenia rekrutacyjne zbyt często są traktowane jako coś standardowego, ustanowionego raz na zawsze. Na szczęście coraz więcej firm zdaje sobie sprawę, że jest to jeden z kluczowych elementów budowania wizerunku pracodawcy oraz przyciągania właściwych kandydatów. Pytanie tylko: jak może pomóc tu technologia?
Na rynku pojawia się coraz więcej oprogramowań, które wykonują tzw. analizę wydźwięku (sentiment analysis). Badając słowa, których użyliśmy w ogłoszeniu, sprawdzają emocje, jakie mogą wywoływać (na przykład czy są zbyt agresywne). Sugerują następnie użycie alternatywnych zwrotów. Dzięki temu można tworzyć ogłoszenia docierające do szerszej, bardziej zróżnicowanej grupy kandydatów.
Kontakt z kandydatami
Przy dużej skali prowadzonych rekrutacji kluczowe jest rozsądne podejście do kontaktu z kandydatami. To ważne zwłaszcza w przypadku pierwszego kontaktu, podczas którego zwykle padają podobne pytania i udziela się zbliżonych odpowiedzi.
Specjalistom ds. rekrutacji pomóc mogą m.in. chatboty. Ich efektywne wykorzystanie może znacząco obniżyć koszty całego procesu, odciążając rekrutera z wykonywania prostych, powtarzalnych zadań.
Czym są chatboty? Są to aplikacje komunikacyjne wykorzystane na stronach internetowych i w komunikatorach internetowych (np. Messenger, Slack czy WhatsApp). Ich zadaniem jest prowadzenie konwersacji przy użyciu języka naturalnego (czyli takiego, jak stosowany przez ludzi) lub przygotowanych wcześniej zapytań. Chodzi o uzyskanie wrażenia zbliżonego do rozmowy dwóch osób.
Według raportu firmy Forrester, do 2020 r. kandydaci ubiegający się o pracę w 20% dużych globalnych korporacji będą na początku wchodzić w interakcje z chatbotami – zanim nawiążą z nimi kontakt rekruterzy.
Na wdrożenie chatbotów zdecydowała się m.in. firma Budimex, jedna z największych organizacji z branży budowlanej. Dostawca rozwiązania, firma Emplocity, pomogła we wdrożeniu chatbota, który nie tylko pyta kandydatów o doświadczenie, znajomość języków czy oczekiwania finansowe. Dokonuje też analizy pozyskanych informacji i rekomenduje najlepsze zgłoszenia. Dopiero wtedy pracownik HR kontaktuje się z wybranymi osobami i przeprowadza rozmowę kwalifikacyjną. Wdrożenie chatbota ma pomóc zaoszczędzić firmie 40% czasu.
Analizowanie zgłoszeń
Jedną z ważniejszych, ale jednocześnie żmudnych czynności jest przeglądanie otrzymanych zgłoszeń. Tu niestety pole do popełnienia błędów przez człowieka jest spore (rekruter bywa zmęczony, skoncentrowany na wybranej części zgłoszenia, może niedokładnie przeczytać i pominąć atrakcyjne CV itd.). Eksperci są zgodni, że w tym zadaniu pomóc może sztuczna inteligencja.
AI nie jest w działach HR niczym nowym. Analizy PwC pokazują, że 40% specjalistów z dużych, międzynarodowych firm już wykorzystuje ją w swoich codziennych zadaniach. Ale lata świetności mamy dopiero przed sobą.
We wspomnianym wyżej przeglądaniu ogłoszeń AI może pomóc analizując bazę kandydatów i na podstawie wskazanych zmiennych (wydajność, staż pracy, wskaźniku rotacji itp.) wskazać osoby o wysokim potencjale. Mówiąc inaczej: sztuczna inteligencja może „zbadać” doświadczenie i umiejętności dużej liczby kandydatów, a następnie przygotować krótką listę do przeprowadzenia rozmowy.
To oczywiście niejedyne zastosowanie sztucznej inteligencji w rekrutacji. Na rynku dostępne są narzędzia takich firm jak Precire, które analizują głos kandydatów, określając stopień ich zaangażowania czy autentyczności. RefLynk umożliwia natomiast automatyczną weryfikację umiejętności wpisanych w CV dzięki serii zadań i testów.
W stronę rekrutacji automatów
Bez wątpienia dobór odpowiednich pracowników jest dziś kluczowym czynnikiem sukcesu. Nie wystarczy mieć kogokolwiek w zespole; firmom potrzeba właściwych osób. Jak na taką potrzebę odpowiadają procesy rekrutacyjne?
Obserwujemy zdecydowaną ewolucję tego obszaru. „Ręczne” procesy czy poszukiwania fachowców w danej dziedzinie zmieniają się w aktywności wypełnione cyfrowymi narzędziami, etapami testów (często elektronicznych), gier sprawdzających i symulacji. W następnych latach trendy te się wzmocnią.
Tradycyjna „cefałka” w wielu środowiskach nie jest już mile widziana. Podobnie jej wersja elektroniczna bywa już niewystarczająca. Coraz powszechniejsze są dynamiczne dokumenty przedstawiające kandydata, jego możliwości oraz sposoby działania. Rozmowa w formie wideokonferencji jest już normą i raczej trudno sobie wyobrazić inne rozwiązania.
Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie firmy mogą pochwalić się pełną automatyzacją czy też wysoko rozwiniętymi technologiami rekrutacyjnymi. I nie wszystkie ich potrzebują! W dalszym ciągu można spotkać się z sytuacją, w której większą skutecznością cieszy się ogłoszenie w lokalnej prasie niż kampania w mediach społecznościowych, w których przedstawiciele danej profesji w ogóle nie funkcjonują (choć oczywiście takie sytuacje zdarzają się już coraz rzadziej).
Jak będzie wyglądała przyszłość rekrutacji? Niewykluczone, że za kilka lat w procesach szeroko rozumianej rekrutacji po stronie zmodyfikowanego już HR‑u pojawią się narzędzia doboru automatów służące dopasowaniu ich do funkcjonującego w danej firmie zespołu pracowników. Nietrudno wyobrazić sobie sytuację, w której będziemy dobierać automaty (algorytmy, roboty…) do posiadanych kompetencji i umiejętności ludzi pracujących w naszych firmach. Czy taka perspektywa jest abstrakcją? Raczej nie, ale bez wątpienia może być rewolucyjna dla rozumienia nawet najbardziej współczesnych procesów z obszaru działów personalnych.
Jacek Kwieciński
Dyrektor personalny i członek zarządu, Pratt&Whitney Kalisz
Członek rady ekspertów Klubu HR, którego misją jest zbudowanie społeczności osób, dla których istotne jest podniesienie kompetencji działów zarządzania kapitałem ludzkim. Więcej informacji o inicjatywie znaleźć można na stronie KlubHR.hbrp.pl.
Weryfikacja kompetencji
Coraz więcej firm odchodzi od standardowego procesu rekrutacji na rzecz bardziej zaawansowanych metod, dających realny pogląd na temat kompetencji kandydata. Firmy decydują się na specjalne symulacje i konkursy, które mogą przybrać kształt gry rekrutacyjnej.
Gry rekrutacyjne pozwalają postawić kandydata przed wyzwaniami naśladującymi te, z którymi będzie musiał się zmierzyć po otrzymaniu posady. Właśnie dzięki świetnym wynikom w grach rekrutacyjnych spektakularną karierę w Fordzie i Boeingu mógł zrobić Alan Mulally. Z kolei Korn Ferry przeprowadziło symulację, zanim poleciło Bruce’a Broussarda na stanowisko prezesa firmie Humana.
Wybierając następcę prezesa, zarząd i ja chcieliśmy sprawdzić, jak kandydat zareaguje na różne wyzwania. Symulacja dostarczyła nam twarde dane, których nigdy nie otrzymalibyśmy podczas rozmowy kwalifikacyjnej – powiedział ustępujący prezes Mike McCallister.
Przyszłość to hybryda
Oczywiście wymienione wyżej obszary nie są jedynymi, w których specjalistom od rekrutacji pomaga technologia. I będzie ich więcej. Jak przekonuje autor opracowania wyników wspomnianego na wstępie badania, w najbliższej przyszłości proces rekrutacji będzie miał charakter hybrydowy. Pewne jego etapy zostaną zautomatyzowane, a maszyny będą dostarczać sygnały zwrotne pracownikom działów HR.
