Streszczenie: Transformacja cyfrowa w firmach wymaga przygotowania odpowiedniej strategii, która uwzględnia specyficzne potrzeby przedsiębiorstwa, jego zasoby oraz cele. Kluczowym elementem jest zaangażowanie liderów, którzy rozumieją konieczność zmiany i potrafią skutecznie wprowadzać innowacje. W procesie transformacji cyfrowej należy zadbać o odpowiednią infrastrukturę technologiczną, ale równie istotne są zmiany organizacyjne i kulturowe, które wspierają cyfryzację.
Ważnym krokiem jest także edukacja pracowników, którzy muszą być przygotowani na nowe narzędzia i technologie. Zmiana nie dotyczy tylko IT, ale także całej organizacji, w tym sposobów pracy, komunikacji i współpracy między działami. Należy także zwrócić uwagę na konieczność posiadania elastycznych modeli biznesowych, które pozwolą na szybkie dostosowanie się do zmieniających się warunków rynkowych.
W procesie transformacji cyfrowej istotnym elementem jest także współpraca z zewnętrznymi partnerami, którzy posiadają specjalistyczną wiedzę i doświadczenie w obszarze technologii. Długofalowe podejście, oparte na ciągłym rozwoju i adaptacji, pozwala firmom nie tylko na implementację nowych rozwiązań, ale także na uzyskanie przewagi konkurencyjnej.
Firmy potrzebują najnowocześniejszych rozwiązań do zarządzania treścią, przepływem pracy i współpracą, aby mieć możliwość rozwoju biznesu, zwiększenia wydajności operacyjnej, wzbogacenia doświadczeń klientów i stworzenia nowoczesnego, cyfrowego miejsca pracy.
DIGITALIZACJA OD DAWNA NIE JEST już tylko trendem, ale kołem zamachowym XXI wieku. Staje się ona naturalnym elementem naszej pracy, zwłaszcza w dobie COVID‑19 i hybrydowych miejsc pracy. Niemniej jednak w dobie globalnego „wyścigu zbrojeń” w cyfryzacji, aby usprawnić istniejące procesy i zyskać konkurencyjność lub utrzymać pozycję rynkową, konieczne jest dostrzeżenie korzyści płynących z rozwiązań cyfrowych.
Cyfrowe procesy dokumentowe w dużej skali
Firmy przetwarzają na co dzień niezliczone ilości dokumentów i nie mogą sobie pozwolić na błąd ludzki. W badaniu AIIM 2021 State of the Intelligent Information Management Industry: A Wake‑Up Call for Organization Leaders na pytanie: „Jak oceniłbyś swoją organizację w radzeniu sobie z narastającą falą chaosu informacyjnego?”, tylko 32% badanych oceniło, że firma radzi sobie z tym dobrze. Ale 30% uważa, że przeciętnie, a 31% przyznaje, że wiele wymagałoby poprawyIndeks górny 11. Świadczy to o większej niż kiedykolwiek potrzebie zarządzania danymi w zintegrowanym, bezpiecznym systemie.
eFiles: Supplier, Personnel, Project i więcej
Platforma Doxis4 ECM firmy SER Group jest przykładem najnowocześniejszego systemu ECM. Dzięki niemu użytkownicy mogą zarządzać dużą ilością dokumentów, korzystając jednocześnie z zaawansowanych funkcji, jakie zapewnia system ECM. Obejmuje to automatyczne wydobycie metadanych i treści z dokumentów, wyszukiwanie w całej firmie, linkowanie dokumentów, funkcje kontroli wersji i wiele innych.
Jednymi z podstawowych narzędzi platformy Doxis4 ECM firmy SER Group są eFiles, które zawierają wszystkie dokumenty związane z projektem, osobą lub procesem. W zależności od potrzeb firmy można zaimplementować różne rodzaje eFiles.
Poniżej przedstawiamy kilka przykładów wdrożeń Doxis4 eFile:
Personnel eFile Doxis4 gromadzi wszystkie informacje o pracownikach firmy oraz wspiera procesy onboardingu i offboardingu.
Project eFile pozwala użytkownikom na uporządkowanie informacji o projekcie i wszystkich powiązanych plików zgodnie z ich potrzebami. Ułatwia znalezienie wszystkich dokumentów, rysunków, planów i obrazów związanych z projektem. Dzięki temu projekty są dostępne i łatwe do znalezienia zarówno dla użytkowników wewnętrznych, jak i zewnętrznych, co pozwala na zachowanie ciągłości projektów.
Supplier eFile zawiera wszystkie informacje o dostawcach, takie jak zamówienia zakupu, dowody dostawy, faktury, informacje o cenach, komunikaty i umowy. Co więcej, pliki eFile umożliwiają współpracę z dostawcami, zarządzanie terminami, a także pozwalają zautomatyzować i przyspieszyć przepływy pracy w zakresie zakupów i zarządzania dostawcami w celu zwiększenia wydajności.
Integracja systemów ERP i CRM
Systemy ECM, takie jak Doxis4, umożliwiają wielopłaszczyznową integrację z różnymi rozwiązaniami programowymi, nie wymagając od użytkowników przełączania się między różnymi aplikacjami i systemami. Pozwala to na tworzenie prawdziwych procesów end‑to‑end z 360‑stopniowym przeglądem wszystkich potrzebnych informacji dotyczących dostawcy, umowy lub klienta, z możliwością wyszukiwania i łączenia wszystkich danych za pomocą systemu ECM.
Zgodność z przepisami prawnymi
Co szczególnie ważne, systemy ECM okazują się niezawodnym środkiem w sferze prawno‑regulacyjnej, ponieważ pozwalają w prosty sposób zarządzać autoryzacją i chronić przepływ dokumentów biznesowych, np. dotyczących klientów, zgodnie z zasadami EU GDPR. Jedną z najważniejszych funkcji compliance w Doxis4 jest odporna na audyt archiwizacja dokumentów, która obejmuje m.in. dokumenty, umowy, faktury, dokumenty kadrowe i inne.
Jaki jest cel cyfryzacji?
Dziś zdecydowana większość szefów polskich firm (73%) zna pojęcie transformacji cyfrowej. Termin ten kojarzy im się przede wszystkim z automatyzacją i integracją procesów produkcyjnych (80%), wdrażaniem cyfrowych narzędzi wspierających procesy sprzedaży i marketingu (77%) oraz rozwojem usług zdalnych (71%). Innymi często pojawiającymi się ważnymi elementami są wdrożenia zaawansowanych narzędzi i systemów informatycznych, o których wie ponad ? przedsiębiorcówIndeks górny 22. Z tego wynika, że idea cyfrowej transformacji jest powszechnie znana, ale jak ją skutecznie przeprowadzić?
Wybór rozwiązania
W procesie wyboru rozwiązania ECM najważniejsze jest, aby kierownictwo firmy pamiętało o następujących czynnikach:
Funkcjonalność rozwiązania: czy spełnia ono wszystkie wymagania firmy w zakresie funkcjonalności?
Łatwość i efektywność kosztowa wdrożenia: czy rozwiązanie wspiera lub koliduje z już ustalonymi praktykami i przepływami pracy w firmie?
Jakość obsługi klienta: czy dostawca rozwiązania jest obecny w twoim regionie?, czy będziesz w stanie uzyskać wsparcie w przypadku problemu i podczas procesu wdrożenia?
Jak pokonać wyzwania cyfrowej transformacji dzięki gotowym do działania rozwiązaniom
Digitalizacja to niewątpliwie inwestycja, często czaso- i kosztochłonna, wymagająca dużego wysiłku i wewnętrznych zmian w funkcjonowaniu firmy. Jak podkreśla Instytut Humanites, 80% uczestników badania uważa, że największym wyzwaniem związanym z transformacją cyfrową w jej pierwszej fazie są wysokie koszty finansowe i nakłady czasoweIndeks górny 33.
Odpowiedzią dla wielu firm jest podejście SER Group, które obejmuje stosowanie wstępnie skonfigurowanych szablonów rozwiązań, które mogą być wykorzystane przez firmy do wdrożenia systemu Doxis4 w znacznie krótszym czasie, niż trwałoby zwykłe wdrożenie. Podczas gdy w pełni zindywidualizowane wdrożenia pozwalają na większą elastyczność, takie podejście umożliwia przedsiębiorstwom znacznie szybsze przejście przez proces digitalizacji i znaczne oszczędności kosztów podczas procesu wdrażania.
Wizja przyszłości ECM i digitalizacji
Obecnie ECM jest nieodzownym filarem w architekturze IT przedsiębiorstw, oferując użytkownikom różnorodne rozszerzenia techniczne w środowiskach różnych branż. Sven Behrendt, CEO SER Group, podkreśla: „Nasza wizja to ciągłe innowacje, wyznaczanie nowych standardów i zaspokajanie stale zmieniających się potrzeb naszych klientów. Jest to część naszego DNA jako lidera innowacji. Pomaganie naszym klientom w zapewnieniu ciągłości biznesowej i rozwoju poprzez dostarczanie im zwrotu z informacji pozostaje naszym niezłomnym zobowiązaniem”.
Indeks górny Źródła:Źródła:
Indeks górny 1. AIIM 2021 State of the Intelligent Information Management Industry.
2. Pasławski K., Pandemia pokazała głód cyfryzacji. Ale jest bariera; crn.pl.
3. Badowski M., Cyfryzacja stała się wymogiem współczesnego świata, „Polska Times”. Indeks górny koniec1. AIIM 2021 State of the Intelligent Information Management Industry.
2. Pasławski K., Pandemia pokazała głód cyfryzacji. Ale jest bariera; crn.pl.
3. Badowski M., Cyfryzacja stała się wymogiem współczesnego świata, „Polska Times”.
