Streszczenie: Transformacja cyfrowa obejmuje dziś nie tylko marketing czy produkcję – również obieg dokumentów zmienia się diametralnie. Artykuł podkreśla, że przejście z papieru na elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to więcej niż estetyka pustego biurka – to krok do porządkowania procesów, redukcji kosztów i zwiększenia efektywności. Korzyści obejmują: szybszą komunikację i dostęp do dokumentów, automatyzację przepływów pracy, ograniczenie błędów ręcznych, elastyczny dostęp i silniejsze zabezpieczenia, a także oszczędność przestrzeni i lepsze dopasowanie do pracy zdalnej i hybrydowej. Wdrożenie EOD powinno być poprzedzone audytem procesów, testami, szkoleniami i iteracyjnym podejściem, by technologia rzeczywiście służyła strategii, a nie była celem samym w sobie.
Nowoczesne rozwiązania z obszaru digitalizacji i automatyzacji procesów backoffice umożliwiają nie tylko optymalizację kosztów, ale także wspierają firmy na drodze cyfrowej transformacji.
„Jeżeli zabałaganione biurko jest oznaką zabałaganionego umysłu, to oznaką czego jest puste biurko?” – miał pytać Albert Einstein. Ten popularny, nigdy niezweryfikowany cytat przypisywany wybitnemu fizykowi krąży po sieci i w rozmowach. Ma być usprawiedliwieniem dla bałaganiarzy, którzy na biurkach – czy to firmowych, czy domowych – trzymają stosy niepotrzebnych papierów: wydruków, dokumentów, notatek, fiszek i przeróżnych zapisków. Faktycznie wiele osób – nie tylko tych najbardziej błyskotliwych i kreatywnych – ma problemy z utrzymaniem porządku na biurku. Jest to jednak zjawisko coraz rzadsze. Transformacja cyfrowa, która dotyka niemal wszystkich firm, obejmuje dziś obieg dokumentów. Papierowe notatki, segregatory z danymi, umowy – wszystko to ulega cyfryzacji. Korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) są zdecydowanie większe niż tylko ład na biurku.
W końcu dokumentacja w formie papierowej generuje wiele problemów związanych z katalogowaniem, dostępem i bezpiecznym przechowywaniem. W wielu organizacjach pokutuje jednak przekonanie, że bez papieru się nie da, brak im bowiem świadomości, że dokumenty w tradycyjnej formie można skutecznie wyeliminować z wielu procesów biznesowych. Wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów pozwala uporządkować procesy biznesowe i zorganizować ich przepływ tak, by odzwierciedlał faktyczne firmowe ścieżki działania.
Zalety pustego biurka
Digitalizacja dokumentów to nie tylko zgodność z wymogami prawnymi, ale także istotna poprawa wydajności i efektywności analizy danych, szybsza realizacja projektów, a także, co też jest nie do pogardzenia, mniejszy koszt prowadzenia biznesu. Elektroniczny obieg dokumentów ma więc szereg zalet, które przekładają się na oszczędność czasu i środków. Do najważniejszych z nich należą:
• usprawniona komunikacja – szybkość i łatwość odnajdywania dokumentów oraz wysyłania ich innym osobom z firmy oraz jej klientom i kontrahentom bez konieczności korzystania z poczty czy kurierów;
• skrócenie pracy nad dokumentami – między innymi dzięki procesom automatyzacji lub standaryzacji ich tworzenia, akceptacji, importowania do systemu i podłączania do innych treści; • eliminacja lub zmniejszenie ryzyka błędów ludzkich, zwłaszcza wynikających z ręcznego wprowadzania danych;
• elastyczne zarządzanie dostępem do dokumentów i możliwość tworzenie innych ścieżek obiegu i akceptacji dla różnych dokumentów księgowych w firmie.
Do istotnych zalet elektronicznego obiegu dokumentów należy też… oszczędność miejsca. Nawet gdy papierów jest względnie niewiele, trzeba je gdzieś przechowywać. Jest to szczególnie istotny aspekt, jeśli chodzi o pracę zdalna bądź hybrydową. W tym modelu pracy fizyczna przestrzeń do przechowywania danych nie zdaje egzaminu. Łatwo wyobrazić sobie sytuację pracownika, który musiałby jechać kilka, a czasem i kilkadziesiąt czy kilkaset kilometrów do jednej fizycznej lokalizacji, aby uzyskać interesujący go dokument.
Cyfrowe archiwum rozwiązuje ten problem, a ponadto jest znacznie bezpieczniejsze. Z jednej strony do dokumentów mają wtedy dostęp tylko osoby upoważnione – nikt nie włamie się do fizycznej lokalizacji, która w przypadku pracy zdalnej, ale nie tylko, może być słabiej chroniona. Z drugiej zaś praktycznie nie występuje ryzyko zniszczenia, zgubienia czy zawieruszenia się faktur, umów i innych papierów. Bezpieczeństwo to jest bardzo istotne, bo ustawa o rachunkowości nakłada na firmę obowiązek archiwizacji dokumentów księgowych. Jak długo trzeba je przechowywać?
W przypadku większości dokumentów (m.in. księgi rachunkowe, dowody księgowe przychodów i wydatków, umowy handlowe, pożyczki, dokumentacja roszczeń, zeznania podatkowe, dokumenty inwentaryzacyjne czy kartoteki wynagrodzeń) jest to pięć lat. Bezterminowo należy natomiast przechowywać roczne sprawozdania finansowe. Z kolei dokumentację powstałą w wyniku reklamacji i rękojmi trzeba archiwizować przez 12 miesięcy od terminu ich wygaśnięcia.
Coraz bardziej cenione są funkcje pozwalające na automatyczną kategoryzację dokumentów, rozpoznawanie ich treści oraz katalogowanie zawartości poprzez odpowiednie jej otagowanie. Dzięki temu można potem łatwiej i szybciej dotrzeć do poszukiwanych, potrzebnych w danej sytuacji informacji. Inteligentne oprogramowanie do skanowania dokumentów może także ułatwiać realizację procesów poprzez to, że automatycznie czyta dane, rozpoznaje je i podpowiada użytkownikowi sposób ich wykorzystania, na przykład poprzez propozycję zaszeregowania do odpowiedniej grupy zasobów informacyjnych. Użytkownicy zwracają także uwagę na możliwość integracji systemów skanowania z innymi urządzeniami oraz programami wykorzystywanymi w danym przedsiębiorstwie.
Czy w każdej firmie sprawdzi się elektroniczny obieg dokumentów?
Mówiąc wprost: w każdej, która myśli o rozwoju. Elektroniczny obieg dokumentów to uniwersalne rozwiązanie, które można zastosować w każdej firmie, bez względu na jej wielkość czy branżę. Ta forma prowadzenia ewidencji może usprawnić operacje we wszystkich obszarach organizacji. Oczywiście sam wybór rozwiązań i narzędzi powinien być uzależniony od potrzeb firmy i pracujących w niej ludzi, a także od kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa.
Elektroniczny obieg dokumentów eliminuje wiele czynności, które wprowadzają bałagan oraz wymagają niepotrzebnego nakładu pracy w trakcie obsługi dokumentacji papierowej. Kiedy dokumentów w firmie jest dużo, a w działania operacyjne, takie jak: weryfikacja, opisywanie, opracowywanie i zatwierdzanie, zaangażowanych jest więcej pracowników. Zarazem także szybko rośnie ryzyko zagubienia dokumentów oraz niedotrzymywania terminów związanych z przepływem dokumentacji. Ponadto elektroniczny system obiegu dokumentów pozwala oszczędzać czas i pozwala na ogromną wygodę.
Jak przygotować firmę na wdrożenie EOD?
Transformacja cyfrowa to proces ciągły. Wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów powinno zaś być jej elementem. Wprowadzenie EOD powinno towarzyszyć innym działaniom transformacyjnym w firmie, np. z wdrożeniem nowego systemu ERP, CRM i tak dalej. Oczywiście samo wdrożenie powinno być poprzedzone właściwym szkoleniem dla pracowników oraz fazą testów. Wdrożenie elektronicznego obiegu w przedsiębiorstwie powinno być poprzedzone dobrym researchem na temat dostawców i dostępnych rozwiązań, tak by w jak największym stopniu dopasować system do potrzeb organizacji. Nie chcemy przecież wydać fortuny na produkt, który może nas rozczarować po kilku pierwszych latach funkcjonowania w organizacji. Przeprowadzając proces selekcji dostawców, warto sprawdzić choćby referencje dla danego oprogramowania, a także to, czy dana firma IT oferuje wsparcie posprzedażowe. Samo wdrożenie systemu do zarządzania dokumentacją trwa zwykle nieco krócej niż implementacja funkcjonalności z innych obszarów. Jeśli oprogramowanie nie wymaga customizacji, to jego wdrożenie może potrwać od kilku tygodni do paru miesięcy.
Dobrze wdrożony system elektronicznego obiegu dokumentów wpływa na zmianę kultury organizacyjnej firmy.
Świadomość zmiany
Jak wynika z danych Fundacji Digital Poland, aż 77% Polaków wie, czym jest podpis elektroniczny, 70% słyszało o tożsamości cyfrowej, 65% potrafi powiedzieć, czym jest cyfrowy obieg dokumentów. Zarazem jednak co drugi z nas wierzy i powiela różnego rodzaju mity. 43% ankietowanych uważa, że o ważności dokumentu świadczy pieczątka. Jako ciekawostkę można dodać, że nie istnieją w polskim prawodawstwie przepisy nakazujące wszystkim firmom posiadanie pieczątki. Pieczątka to dodatek, który może być przydatny jako szybki sposób zapisania danych spółki – takich jak jej nazwa, adres czy NIP, ale nie jest obowiązkowy. Wciąż elektroniczny obieg dokumentów nie wszędzie jest standardem. Podpis elektroniczny nie jest powszechnie wykorzystywany, pomimo iż jego cena jest sześciokrotnie mniejsza niż wskazywana jako akceptowalna**,** co także wskazuje na brak wiedzy w tym zakresie.
Szybkość wymiany pism (80%) oraz możliwość ograniczenia zużycia papieru (78%) – to najbardziej cenią sobie Polacy w przypadku elektronicznego obiegu dokumentów. Blisko co drugi (45%) z nas miał okazję skorzystać z tego rozwiązania w ostatnim roku, co, biorąc pod uwagę korzyści w postaci oszczędności czasu, papieru oraz pieniędzy, przez niektórych nie zostanie uznane za imponujący wynik. Należy jednak podkreślić, że jeśli już badani przez Fundację używali elektronicznego obiegu dokumentów – robili to albo rzadko (kilka pism w roku), albo aktywnie (ponad 6 pism). I niemal tak samo chętnie ankietowani sięgali po to rozwiązanie w życiu prywatnym i zawodowym (odpowiednio 30% i 35%).
Niestety, podobnie jak w przypadku podpisu elektronicznego znów mamy do czynienia z nieufnością w kwestiach ważności i bezpieczeństwa. Co drugi z nas (53%) niesłusznie uważa, że dokument elektroniczny może łatwiej niż dokument papierowy wpaść w ręce osób niepowołanych. Z kolei 47% Polaków twierdzi, że dokumenty elektroniczne i tak trzeba drukować i przechowywać w bezpiecznym miejscu na wszelki wypadek.
Mimo rosnącej popularności trendu sustainability i tego, że elektroniczny obieg dokumentów znacząco poprawia efektywność pracowników, 40% badanych przez Digital Poand twierdzi, że łatwiej pracuje się im z dokumentami papierowymi. Oznacza to, że jako społeczeństwo mamy sporo do nadrobienia w kwestiach praktycznego zastosowania umiejętności cyfrowych. Polacy najrzadziej (17%) chcą płacić właśnie za elektroniczny obieg dokumentów. Jednorazowo kwota mogłaby wynieść 23 złote, a miesięcznie 63 złote.
Mimo iż wiarygodna zdalna weryfikacja tożsamości to kluczowy element w prowadzeniu działalności czy korzystaniu z usług przez internet, to jest ona najmniej znanym i rozumianym rozwiązaniem w segmencie EOD. Jej znajomość deklaruje jedynie ponad połowa badanych (55%). Jednak zaledwie 20% Polaków potrafi ją spontanicznie opisać własnymi słowami, a co czwarty (24%) nie wie, na czym polega wiarygodna zdalna weryfikacja tożsamości. Ze wszystkich badanych rozwiązań paperless narzędzia do zdalnej weryfikacji tożsamości były najrzadziej używanym rozwiązaniem (39% badanych vs 52% dla podpisu elektronicznego). Taki poziom wykorzystania narzędzi do zdalnej weryfikacji pokazuje, że niezbyt wielu przedsiębiorców i organizacji korzysta z możliwości, jakie daje to nowoczesne i cyfrowe narzędzie, ułatwiające weryfikację swojego klienta (ang. Know Your Customer – KYC).
Owszem, na rynku np. telekomunikacyjnym można dopiero od pewnego czasu zaobserwować wykorzystanie narzędzi ułatwiających zdalną weryfikację klienta. Z takich narzędzi korzysta np. Heyah czy Orange Flex.
Rozwój rynku wstrzymują regulatorzy i legislatorzy, którzy wielokrotnie wstrzymywali się od wydania wiążących decyzji w zakresie uznania zdalnej weryfikacji, opartej np. na skanie twarzy, na równi ze sprawdzeniem konsumenta „w okienku”. Mimo niskiego poziomu bieżącego korzystania z narzędzia w życiu codziennym zdecydowana większość (88%) badanych przez Digital Poland odniosła się pozytywnie do możliwości wykorzystania zdalnej weryfikacji, co pokazuje tkwiący potencjał w rozwiązaniach typu paperless. Rozwiązanie to, podobnie jak podpis elektroniczny, wykorzystywane jest głównie w celach prywatnych (65%), a nie zawodowych (9%). Ponownie pojawia się nieuzasadniona z naukowej i technicznej perspektywy obawa dotycząca bezpieczeństwa. W tym przypadku polegająca na możliwości wykradzenia i podrobienia dokumentu (57% badanych). Badani powątpiewają (44%) też w skuteczność algorytmów (AI), które są wykorzystywane w procesie wiarygodnej zdalnej weryfikacji tożsamości. 41% z dużą dozą sceptycyzmu podchodzi do metody opartej na weryfikacji wideo z ruchami twarzy. Większe zaufanie mają do przeciętnego urzędnika czy pracownika, który przeprowadzi proces weryfikacji bezpośrednio, twarzą w twarz.
Globalna zmiana
Dane Grand View Research pokazują, że wielkość globalnego rynku systemów zarządzania pracą, danymi i dokumentami będzie do 2025 rosła rosła w tempie 27,7% rocznie. Natomiast według Fortune Business Insights, rynek oprogramowania do pracy zespołowej będzie wzrastał rocznie o 13,2%, aby w 2027 roku osiągnąć wartość 35,71 mld dol.
Co ciekawe, postępująca cyfryzacja nie musi oznaczać finalnego końca papieru. Z tegorocznego raportu Quocirca wynika, że druk wciąż ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania co najmniej 77% firm. Według prognoz, w ciągu najbliższego roku 59% firm i 73% użytkowników indywidualnych zwiększy liczbę drukowanych dokumentów.
W stronę pełni cyfrowego biura
System obiegu dokumentów jest jednym z podstawowych narzędzi wspierających działanie firmy, ale nie jest jedynym narzędziem do przetwarzania ważnych informacji. Dlatego podejmuje się coraz więcej prób łączenia oprogramowania do zarządzania obiegiem dokumentów z innymi programami używanymi przez przedsiębiorstwa. Wielu przedsiębiorców rozważa czasami sytuację, w której wszystkie informacje niezbędne do efektywnego funkcjonowania firmy są gromadzone i pozyskiwane za pomocą jednego oprogramowania. W pełni cyfrowe biuro jest dziś celem wielu firm i elementem pełnej transformacji cyfrowej.
