Konieczność pracy w trybie zdalnym zrodziła w wielu polskich przedsiębiorstwach potrzebę przyspieszonej transformacji cyfrowej. W dogodnej sytuacji znalazły się firmy, które już wcześniej wprowadziły u siebie e‑rozwiązania.

Partnerem materiału jest Autenti.

Jednym z elementów tej transformacji jest elektroniczny obieg dokumentów z e‑podpisem na czele. Umożliwia on szybkie i łatwe podpisywanie dokumentów oraz przesyłanie ich do kontrahentów, klientów, współpracowników lub organów administracyjnych. Szybko, z każdego miejsca, w dowolnym czasie, jednym kliknięciem. Wszystko online.

Czym jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny spełnia w przestrzeni online funkcje zbliżone do sytuacji, w których używamy podpisu własnoręcznego. Służy do potwierdzenia treści, akceptacji umowy, oświadczenia woli lub oznaczenia autorstwa. Ważne jest to, że e‑podpis stanowi potwierdzenie czynności podpisania wykonanej przez podpisującego. E‑podpis to dane elektroniczne, które są świadomie użyte przez osobę fizyczną do podpisania dokumentu i dołączone lub powiązane z podpisywaną treścią. Cyfrowy podpis ma kilka rodzajów. W zależności od charakteru umowy między stronami i oczekiwanych skutków prawnych należy użyć odpowiedniego podpisu:  
• Zwykły podpis elektroniczny. Można nim opatrzyć większość wykorzystywanych w firmie lub prywatnie dokumentów. Podpiszesz nim umowy o dzieło czy zlecenie, kontrakty menedżerskie, karty ewidencji, protokoły odbioru, umowy zakupowe, inwestycyjne i sprzedaży, kontrakty z klientami, umowy NDA z kontrahentami, zamówienia, faktury i wiele innych.  
• Kwalifikowany podpis elektroniczny. W świetle prawa jest równoważny z podpisem własnoręcznym. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest płatny, a otrzymanie kwalifikowanego certyfikatu musi być poprzedzone identyfikacją tożsamości. Jest on niezbędny tylko wtedy, gdy prawo nadal wymaga zachowania formy pisemnej oświadczenia woli pod rygorem nieważności.

Zalety podpisu elektronicznego

W czasach, gdy większość osób prowadzących biznesy i ich klienci pozostają w domu, wygoda i bezpieczeństwo podpisu elektronicznego odgrywa kluczową rolę. Aby podpisać dokument, wystarczy telefon, laptop lub tablet z dostępem do internetu. Sama czynność zajmuje kilka sekund. Bez drukowania, kopiowania, wysyłania pocztą lub kurierem. Co ważne, praktyki te są zgodne z rozporządzeniem eIDAS, które reguluje zasady działania podpisu elektronicznego i usług zaufania w całej Unii Europejskiej. We wszystkich krajach UE obowiązuje ta sama regulacja. Dzięki temu umowy z klientami lub kontrahentami są prawnie wiążące. Podpis elektroniczny to także oszczędność pieniędzy. Dokumenty wysyłane online nie potrzebują znaczka pocztowego, koperty ani listu przewozowego. Mogą być archiwizowane na dysku. Bez konieczności drukowania i używania papieru.

Więcej niż sam podpis

Obecnie na rynku pojawia się coraz więcej rozwiązań, które umożliwiają elektroniczne podpisywanie dokumentów. Jednym z najpopularniejszych narzędzi jest platforma Autenti. Jest to wyjątkowe i unikatowe połączenie podpisu elektronicznego, innowacyjnej technologii oraz środowiska prawnego w oparciu o przepisy europejskie i krajowe. Z usługi korzystać można nie tylko w relacjach z partnerami biznesowymi (B2B), ale również z konsumentami (B2C) i pracownikami (B2E). To pierwsze tego typu rozwiązanie w Polsce i jedno z nielicznych w Europie. Autenti upraszcza i skraca do niezbędnego minimum proces autoryzowania i podpisywania dokumentów (minuty, najdalej godziny do zamknięcia transakcji zamiast dni) oraz obniża koszty związane z ich przygotowaniem i przesyłaniem tradycyjnymi metodami – pocztą lub kurierem (gwarantowane oszczędności przekraczają 50%). Poprzez ograniczenie zużycia papieru w działalności biznesowej jest również rozwiązaniem proekologicznym.

Platforma gwarantuje swoim klientom pełną obsługę w zakresie procesu e‑transakcji. Począwszy od nadania dokumentu, przez e‑identyfikację, e‑doręczenie, podpis elektroniczny skutkujący certyfikatem, aż po wygenerowanie linków prowadzących na przykład do płatności. Niewątpliwym atutem jest fakt, że Autenti ewidencjonuje łańcuch zdarzeń pomiędzy stronami zawierającymi umowę, a dowody umieszcza na trwałym nośniku. Na życzenie integruje również podpis weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem. Wszystko dzieje się w jednym miejscu – na tej samej platformie. Korzystanie z Autenti to wiele korzyści. Dostęp do platformy otrzymuje się po wykupieniu abonamentu. Jego wysokość zależy od liczby osób wysyłających lub podpisujących dokumenty w imieniu danej spółki. Co ważne, Autenti to wygodne rozwiązanie w relacji z klientami lub kontrahentami. Za usługę płaci tylko nadawca dokumentu. Jego odbiorca nie ponosi kosztów związanych z podpisywaniem, nie musi niczego instalować ani nawet posiadać konta na platformie. To ogromna zaleta w sytuacji, gdy każdego dnia musimy korzystać z wielu programów, licencji i narzędzi online. Dane są szyfrowane, a pracownicy Autenti nie mają do nich dostępu. Dokumenty zostają utrwalone i są integralne co do treści, nie można wprowadzić do nich żadnych poprawek. Na straży dokumentu stoi mechanizm, dzięki któremu są one szyfrowane w momencie wgrywania ich do platformy. Większym firmom i klientom z segmentu Enterprise Autenti proponuje specjalistyczne, zintegrowane rozwiązania, które świetnie wpisują się w dostępną infrastrukturę klientów i jeszcze bardziej automatyzują procesy związane z nadawaniem oraz podpisywaniem w ramach istniejącego już w firmie obiegu dokumentów.

Nowa normalność – biuro paperless

Przedsiębiorstwa w trybie ekspresowym musiały się przestawić na pracę zdalną. Cyfryzacja przyspieszyła i zmieniła biznes. Właściciele i pracownicy przekonali się, jak proste i wygodne może być zarządzanie papierami online. Po epidemii podpis elektroniczny i obieg dokumentów online nie będą uchodzić za jedynie nowatorskie rozwiązanie, lecz niezbędną usługę, a e‑podpis stanie się w polskich firmach standardem. Elektroniczne dokumenty i elektroniczny podpis sprawiają, że w końcu można mówić o naprawdę bezpiecznych, trwałych – niemalże wiecznych – dokumentach. Tych dokumentów nie zaleje żadna kawa, tego pióra nie złamie nawet siłacz.