Reklama
Dołącz do liderów przyszłości i zdobądź przewagę! Sprawdź najnowszą ofertę subskrypcji
Komunikacja
Magazyn (Nr 2, kwiecień - maj 2020)

Jak zapewnić efektywną i bezpieczną pracę zdalną?

1 kwietnia 2020 7 min czytania
Zdjęcie Przemysław Sagalski - IT Solutions Engineer One System.
Przemysław Sagalski
Jak zapewnić efektywną i bezpieczną pracę zdalną?

Pojawienie się koronawirusa wymusiło na pracodawcach i pracownikach nagłą zmianę modelu pracy z biurowej na zdalną. Wraz z modelem zmieniał się także sposób komunikacji, gwałtownie wzrosła potrzeba wyposażenia pracowników w odpowiedni sprzęt, a także zapewnienia dostępu do danych i ich bezpieczeństwa.

Partnerem materiału jest One System.

Pandemia koronawirusa wprowadziła zamęt i ogromne spustoszenie zarówno w całej gospodarce, jak i w codziennej działalności firm. W sytuacji, gdy nagle wszyscy pracownicy muszą pracować zdalnie, dział IT zmaga się z niemałym wyzwaniem. Niestety, nie ma czasu na testy, które są tak ważnym elementem takiego procesu. Zwłaszcza w przypadku firm, w których niewielki odsetek pracowników do tej pory pracował zdalnie, infrastruktura nie jest przygotowana na tak gwałtowną zmianę. Nie znaczy to jednak, że nie jesteśmy w stanie krok po kroku dostosować dostępnej nam technologii do nowych wyzwań. Przede wszystkim należy wziąć pod uwagę wszelkie obecne już w organizacji procedury kryzysowe, które miałyby jakiekolwiek zastosowanie w sytuacji, w jakiej się znaleźliśmy, pamiętając, że zwłaszcza w poważnym kryzysie będą pojawiać się zdarzenia wykraczające poza przewidywane i testowane scenariusze.

W sytuacji pandemii najważniejsze jest bezwzględne zapewnienie bezpieczeństwa pracowników i ciągłości operacyjnej przedsiębiorstwa. Dlatego pierwszą rzeczą, jaką powinny zrobić firmy obecnie, to przenieść na pracę zdalną wszystkich tych pracowników, którzy pracowali już w tym modelu i mają ku temu odpowiednie zasoby sprzętowe. To powinno zapewnić ciągłość przynajmniej niektórych działań. Następnie powinniśmy zweryfikować kluczowe procesy w naszej organizacji i osoby, które w nich uczestniczą. Na tym etapie najważniejsze jest wskazanie pracowników, którzy na przykład z powodu charakteru wykonywanej pracy nie mają możliwości pracować zdalnie. Następnie sprawdzamy, czy pracownicy, którzy nie korzystali z pracy zdalnej, mają dostęp w miejscu zamieszkania do odpowiedniego sprzętu – tu wystarczy laptop z zestawem oprogramowania i łącze internetowe.

Cały czas należy analizować wydajność naszego łącza internetowego, urządzeń brzegowych wykorzystywanych do połączeń VPN i licencji wymaganych do tych połączeń. Utrzymanie wysokiej wydajności łącza jest niezwykle ważne dla ciągłości biznesu, dlatego jeśli są pracownicy, którzy mogą korzystać z aplikacji niewymagających połączeń VPN, to powinni zrezygnować z tych połączeń i przekazać swoje licencje tym, dla których VPN jest podstawowym narzędziem do przesyłania danych. Dzięki temu urządzenia sieciowe firmy są mniej obciążone, a nasza firma poprzez redystrybucję posiadanych przez siebie zasobów – w tym przypadku mocy obliczeniowej – jest w stanie lepiej optymalizować swoje operacje.

Przygotować się na najgorsze

Niezależnie od tego, jak bardzo uda nam się zoptymalizować wykorzystanie sieci, wciąż nie możemy wykluczyć pojawienia się problemów dotyczących infrastruktury. Kluczowa jest tu wydajność łącza internetowego, dlatego jeśli jest to możliwe, należy skontaktować się z operatorem, by ten zwiększył naszą przepustowość. Niezależnie od działań optymalizacyjnych jest to dobre posunięcie, które zwiększy naszą odporność na kryzys.

Pierwsze oznaki problemów dotyczących sprzętu możemy dostrzec na urządzeniach sieciowych. Najczęściej w niedużych organizacjach są to urządzenia klasy UTM obsługujące całe połączenie z internetem. Warto postawić w takim przypadku na rozwiązania renomowanych dostawców takich urządzeń, które zapewniają stabilność i wydajność. Nowoczesna infrastruktura jest obecnie na wiele sposobów zabezpieczona przed skutkami awarii któregoś ze swoich komponentów. Nadmiarowe zasilacze i karty sieciowe należą do standardowych rozwiązań w wyższej klasie sprzętu. Do tego dochodzą automatycznie przełączające się systemy na wypadek uszkodzenia jednego z nich, chociażby w typowych klastrach obliczeniowych czy rozwiązaniach klasy HCI.

Firmy powinny pamiętać o wdrożeniu planu robienia kopii zapasowych. Jest to procedura, która trwa znacznie krócej niż odzyskiwanie danych po poważnym incydencie. Taki plan musi stać się częścią szerszej polityki ochrony danych, nie tylko w dużych przedsiębiorstwach, ale wszystkich firmach, dowolnej wielkości. Pamiętając o optymalizacji sieci, najlepiej skorzystać z tych rozwiązań backupowych, które wykorzystują ją w minimalnym stopniu. Nieocenione są rozwiązania, które korzystają z weryfikacji danych i deduplikacji u źródła.

Na pierwszej linii frontu

Pracownicy działu IT są najczęściej wyposażeni w bardzo dobre narzędzia dostępu zdalnego. Przede wszystkim są to narzędzia, które pozwalają im na obsługę infrastruktury. W sytuacji, gdzie wszyscy pracownicy pracują zdalnie, stoją oni przed dużym wyzwaniem. Szczególnie dotyczy to bardzo wyspecjalizowanego sprzętu, który zawsze musi działać na bardzo wysokim poziomie. W miarę możliwości należy przewidywać na bieżąco wszelkie awarie i reagować na nie szybko i sprawnie. Niestety, nie zawsze jest to możliwe.

W sytuacji pandemii najważniejsze jest zapewnienie bezpieczeństwa pracowników i ciągłości operacyjnej przedsiębiorstwa.

Przestarzały sprzęt potrafi generować bardzo dużo incydentów, a dostępność nowego jest ograniczona. Przy zdalnym naprawianiu usterek po stronie użytkownika bardzo ważna jest tu komunikacja, zarówno głosowa, chat i połączenia wideo. Poprzez sprawne połączenie z użytkownikiem pracownik działu IT szybko stawia diagnozę i usuwa usterkę.

Komunikacja przede wszystkim

Oczywiście poczta elektroniczna to nadal podstawowy element komunikacji w firmach. Warto zwrócić jednak uwagę, że w ostatnim czasie coraz ważniejszą rolę odgrywają narzędzia do spotkań online. Zapewniają one zarówno połączenia głosowe, jak i wideo między wszystkimi członkami spotkania. Dodatkowo pracownicy mają możliwość nagrywania takiego spotkania, chatu i zadawania pytań. Godne polecenia jest tu rozwiązanie Microsoft Teams z pakietu Microsoft Office 365. Rozwiązanie to posiada wszystkie wymienione funkcje, a dodatkowo można je również powiązać z innymi aplikacjami z pakietu. To oznacza, że korzystając z Teams, jesteśmy stale połączeni z usługami chmurowymi takimi jak SharePoint. Dzięki temu wszystkie dokumenty są synchronizowane z kopią przechowywaną w chmurze Microsoft OneDrive i lokalnym środowisku SharePoint. Platforma Microsoft Teams świetnie nadaje się dla firm, które korzystają już z pakietu Microsoft Office, dążą do unifikacji swoich narzędzi i cenią sobie bezpieczeństwo danych.

Cyberbezpieczeństwo

Bezpieczeństwo danych jest szczególnie narażone w sytuacji, gdy wszyscy pracownicy muszą nagle pracować zdalnie, a to sprawia, że działy IT stają przed jeszcze większym wyzwaniem. Każdy zadaje sobie pytanie: czy i jak zabezpieczać stacje klienckie? Oczywiście systemy infrastruktury są zabezpieczane jak dotychczas, ale co zrobić z danymi na końcówkach? W przypadku problemów z połączeniem internetowym bardzo kusząca jest praca na lokalnej kopii. Niejednokrotnie są to bardzo ważne dane. Warto w takim przypadku rozważyć użycie rozwiązań do backupu, które minimalnie utylizują połączenie sieciowe podczas procesu zabezpieczania danych. Takim kompleksowym rozwiązaniem może być urządzenie Dell EMC IDPA 4400.

Firmy starające się osiągnąć ciągłość operacji w czasie kryzysu, jakim jest obecna pandemia, mogą w dużej mierze bazować na optymalizacji swoich podstawowych zasobów. Należy jednak pamiętać, że wiele przedsiębiorstw nie posiada wystarczającej ilości sprzętu, by zabezpieczyć wszystkie kluczowe operacje. Mogą one zwrócić się o pomoc do integratorów dysponujących aktualną wiedzą w zakresie sprzętu, oprogramowania, organizacji sieci komputerowych oraz rozwiązań organizacyjnych.

Przeczytaj pozostałe artykuły raportu »

Rewolucja, której nikt się nie spodziewał 

Paulina Kostro PL

Obecna sytuacja wywołana koronawirusem daje nam szansę na reset sposobu pracy. To także okazja do zastanowienia się, co tak naprawdę oznacza współpraca.

Zwinność w każdych warunkach. Jak dziś skalować zespoły IT? 

Skalowanie działów IT to obecnie olbrzymie wyzwanie. Firmy są zmuszone radzić sobie z ogromną presją czasu, zmieniającymi się potrzebami biznesowymi i technologią. Firmy, które nie mogą czekać na lepsze czasy, mogą skorzystać z leasingu zwinnych zespołów.

Wirtualne pulpity otwierają drzwi do pracy zdalnej 

Zalety pracy poza biurem dostrzega coraz więcej firm. Wśród nich znalazł się także nasz klient, który zdecydował się na umożliwienie pracownikom pracy zdalnej.

O autorach
Tematy

Może Cię zainteresować

Cieśnina Ormuz: ceny ropy i łańcuchy dostaw pod presją

Kiedy wojna wybucha w sercu globalnego szlaku paliwowego, konsekwencje są natychmiastowe: rosną ceny paliw, spadają indeksy, narasta niepewność. Cieśnina Ormuz – wąskie gardło, przez które przepływa jedna trzecia światowej ropy raz jeszcze przypomina, jak bardzo biznes jest uzależniony od geopolityki. Czy Europa i Polska są gotowe na kolejne uderzenie w gospodarkę?

Multimedia
Ukryty rynek pracy menedżerów: nowa rzeczywistość rekrutacyjna

Rynek pracy, szczególnie dla kadry menedżerskiej i C-level, dynamicznie się zmienia. W ostatnich latach obserwowana jest ograniczona liczba publikowanych ofert pracy, a procesy rekrutacyjne wydłużają się, osiągając nawet kilkanaście etapów. Agnieszka Myśliwczyk, IT headhunterka i ekspertka rynku, podkreśla, że nie jest to tyle kryzys, co „wyzwanie”, z którym mierzą się liderzy. Ważne jest także odważne sięganie po nowe, z ciekawością i satysfakcją, bez „dziadowania” czy poczucia zmęczenia życiem. Mimo wyzwań, takich jak ageizm czy podwójna dyskryminacja kobiet 50+, optymizm i proaktywne podejście są kluczowe.

Ilustracja ukazująca nowoczesną przestrzeń podzieloną na trzy symboliczne strefy. Po lewej stronie – ciepłe, pomarańczowe światło i zaokrąglone formy przypominające radość. Po prawej – chłodne, niebieskie światło i geometryczne cienie w kolumnach symbolizujące osiągnięcia. Pośrodku – neutralna, jasna przestrzeń ze schodami i świetlnym promieniem na podłodze, wyznaczającym punkt równowagi. Całość tworzy wyrafinowaną metaforę świadomego wyboru i wartościowania czasu. Dobrze wykorzystany czas: Nowy sposób wartościowania czasu może zmienić Twoje życie
Subiektywna wartość czasu to koncepcja, która pozwala dostrzec drobne zmiany w tygodniowym harmonogramie, mogące znacząco zwiększyć satysfakcję z życia i dobrostan. Godzina po godzinie, sposób, w jaki spędzamy czas, składa się na sposób, w jaki spędzamy życie.Dla wielu z nas ta suma bywa jednak rozczarowująca. Kulturowe przekonania, zakorzenione w powiedzeniach typu „czas to pieniądz”, każą […]
Multimedia
Jak zaplanować swoją karierę w nieprzewidywalnych czasach

Każda kariera jest drogą indywidualną i nikt nie zna uniwersalnego przepisu na sukces. Nie można skopiować czyjejś kariery i nałożyć na własne życie. Ale jedno jest pewne: większe szanse na sukces mają te osoby, które przemyślą i dobrze zaplanują swoją drogę zawodową.

Multimedia
LIMITY AI: Czy AI naprawdę odbiera pracę programistom?

W szóstym odcinku „Limitów AI” Iwo Zmyślony rozmawia z Wiktorem Żołnowskim (Co-CEO i Co-Founder Pragmatic Coders) o transformacji rynku IT i roli, jaką odgrywa w niej sztuczna inteligencja. Dlaczego polskie firmy zwalniają programistów? Czy ten trend się utrzyma? Czy mamy już do czynienia z krachem, czy jedynie z korektą? Z czego to się bierze i na czym właściwie polega? Do jakiego stopnia to zasługa AI, a do jakiego tańszej siły roboczej z Wietnamu, Meksyku, Egiptu, Argentyny czy Indii? Jak te zmiany wpływają na pracę programisty? Ile jest warta ta praca? Jakiej pracy biznes przestaje potrzebować, a jakiej poszukuje i nie może znaleźć? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w załączonym podcaście.

Cyberbezpieczeństwo w epoce AI: Polska na cyfrowej krawędzi

Tylko 3% firm w Polsce osiągnęło pełną gotowość na cyberzagrożenia – alarmuje najnowszy raport Cisco. Sztuczna inteligencja staje się nie tylko narzędziem wzrostu, ale też źródłem coraz bardziej wyrafinowanych zagrożeń, polski sektor biznesu balansuje na granicy cyfrowej odporności. Czy liderzy są gotowi spojrzeć prawdzie w oczy?

Zielone wskaźniki mogą być powodem do niepokoju. Dlaczego liderzy powinni się martwić, gdy widzą tylko pozytywne wyniki?

Czy rosnące wskaźniki na prezentacji wyników firmy rzeczywiście zawsze są powodem do radości? Niekoniecznie. Jeśli pojawiają się zbyt często, mogą świadczyć nie o wyjątkowo korzystnej passie, ale o presji dostarczania pozytywnych wiadomości przełożonym. Zamiecione pod dywan problemy jednak prędzej czy później wyjdą na jaw.

Pozytywne wyniki napawają optymizmem. Jeśli jednak pojawiają się zbyt często, powinny stanowić sygnał alarmowy. Czy koniunktura może być bowiem nieprzerwanie korzystna? Jeśli zbyt długo wszystkie wewnętrzne wskaźniki rosną, warto się nad nimi pochylić. Z doświadczeń renomowanej firmy consultingowej Bain & Company wynika, że aż 70% programów transformacji organizacyjnej kończy się fiaskiem. Bardzo często zdarza się tak, że wszystkie założone cele pozornie są realizowane, a dopiero pod koniec projektu wychodzą na jaw mankamenty. Aby uniknąć takich sytuacji, trzeba dokładnie zbadać źródło błędów.

Multimedia
ZDROWIE LIDERA: Zarządzasz firmą. Ale czy zarządzasz swoim zdrowiem?

Codzienność Szpitalnego Oddziału Ratunkowego potrafi być brutalnym lustrem stylu życia liderów. Klaudia Knapik rozmawia z dr Anną Słowikowską – kardiolożką, która zderza mity o zdrowiu z faktami i opowiada o pacjentach, którzy nie zdążyli… wysłać ostatniego maila. To rozmowa o sercu – dosłownie i w przenośni. Dla każdego, kto żyje intensywnie i chce żyć długo.

płaska struktura organizacyjna Ludzie podążają za strukturą: jak mniejsza hierarchia zmienia miejsce pracy

Przejście na samoorganizujące się zespoły i danie większej autonomii pracownikom skutkuje większym zaangażowaniem i lepszymi wynikami. Jednak nie każdemu pracownikowi odpowiada taka zmiana. Menedżerowie coraz częściej dostrzegają, że sposób organizacji firmy wpływa na jej wyniki, dlatego regularnie modyfikują strukturę, licząc na poprawę efektów. Znacznie mniej uwagi poświęca się jednak temu, jak takie zmiany oddziałują na samych pracowników.

Abstrakcyjna ilustracja symbolizująca przywództwo w erze AI: po lewej – chłodne, geometryczne wzory przypominające dane i algorytmy; po prawej – ciepłe, organiczne formy nawiązujące do ludzkiej intuicji. Centralny punkt styku sugeruje integrację logiki i emocji w kontekście sztucznej inteligencji. Lider w erze AI: jak zachować ludzką przewagę w świecie algorytmów

Między AI a ludzką kreatywnością

Kreatywność, wyobraźnia, humor – dotąd uznawane za wyłącznie ludzkie – dziś są imitowane przez sztuczną inteligencję, stawiając fundamentalne pytania o przywództwo w erze AI. Sztuczna inteligencja generuje teksty, obrazy, muzykę, a nawet żarty. Czy oznacza to, że maszyny dorównały człowiekowi także w jego najbardziej subtelnych umiejętnościach?

Bob Mankoff, rysownik magazynu „The New Yorker”, uważa, że nie. Jego zdaniem humor nie rodzi się z danych, lecz z emocji, świadomości własnej niedoskonałości i wrażliwości na kontekst. AI może symulować humor, lecz nie rozumie jego źródła.

To właśnie napięcie – pomiędzy potęgą obliczeniową a nieuchwytną ludzką intuicją – stawia liderów przed istotnymi pytaniami: gdzie kończy się autentyczna twórczość człowieka, a zaczyna jej algorytmiczna symulacja? Jak zarządzać w rzeczywistości, w której inteligencja staje się sztuczna, ale autentyczne przywództwo nadal wymaga człowieka?

Ludzka przewaga: humor, empatia, kreatywność

<!– wp:paragraph –>

W czasach postępującej automatyzacji, paradoksalnie to właśnie cechy głęboko ludzkie – humor, empatia i kreatywność – stają się zasobami o kluczowym znaczeniu dla liderów.

Materiał dostępny tylko dla subskrybentów

Jeszcze nie masz subskrypcji? Dołącz do grona subskrybentów i korzystaj bez ograniczeń!

Subskrybuj

Newsletter

Otrzymuj najważniejsze artykuły biznesowe — zapisz się do newslettera!