Reklama
Dołącz do liderów przyszłości i zdobądź przewagę! Sprawdź najnowszą ofertę subskrypcji
Komunikacja
Magazyn (Nr 2, kwiecień - maj 2020)

Jak zapewnić efektywną i bezpieczną pracę zdalną?

1 kwietnia 2020 7 min czytania
Zdjęcie Przemysław Sagalski - IT Solutions Engineer One System.
Przemysław Sagalski
Jak zapewnić efektywną i bezpieczną pracę zdalną?

Pojawienie się koronawirusa wymusiło na pracodawcach i pracownikach nagłą zmianę modelu pracy z biurowej na zdalną. Wraz z modelem zmieniał się także sposób komunikacji, gwałtownie wzrosła potrzeba wyposażenia pracowników w odpowiedni sprzęt, a także zapewnienia dostępu do danych i ich bezpieczeństwa.

Partnerem materiału jest One System.

Pandemia koronawirusa wprowadziła zamęt i ogromne spustoszenie zarówno w całej gospodarce, jak i w codziennej działalności firm. W sytuacji, gdy nagle wszyscy pracownicy muszą pracować zdalnie, dział IT zmaga się z niemałym wyzwaniem. Niestety, nie ma czasu na testy, które są tak ważnym elementem takiego procesu. Zwłaszcza w przypadku firm, w których niewielki odsetek pracowników do tej pory pracował zdalnie, infrastruktura nie jest przygotowana na tak gwałtowną zmianę. Nie znaczy to jednak, że nie jesteśmy w stanie krok po kroku dostosować dostępnej nam technologii do nowych wyzwań. Przede wszystkim należy wziąć pod uwagę wszelkie obecne już w organizacji procedury kryzysowe, które miałyby jakiekolwiek zastosowanie w sytuacji, w jakiej się znaleźliśmy, pamiętając, że zwłaszcza w poważnym kryzysie będą pojawiać się zdarzenia wykraczające poza przewidywane i testowane scenariusze.

W sytuacji pandemii najważniejsze jest bezwzględne zapewnienie bezpieczeństwa pracowników i ciągłości operacyjnej przedsiębiorstwa. Dlatego pierwszą rzeczą, jaką powinny zrobić firmy obecnie, to przenieść na pracę zdalną wszystkich tych pracowników, którzy pracowali już w tym modelu i mają ku temu odpowiednie zasoby sprzętowe. To powinno zapewnić ciągłość przynajmniej niektórych działań. Następnie powinniśmy zweryfikować kluczowe procesy w naszej organizacji i osoby, które w nich uczestniczą. Na tym etapie najważniejsze jest wskazanie pracowników, którzy na przykład z powodu charakteru wykonywanej pracy nie mają możliwości pracować zdalnie. Następnie sprawdzamy, czy pracownicy, którzy nie korzystali z pracy zdalnej, mają dostęp w miejscu zamieszkania do odpowiedniego sprzętu – tu wystarczy laptop z zestawem oprogramowania i łącze internetowe.

Cały czas należy analizować wydajność naszego łącza internetowego, urządzeń brzegowych wykorzystywanych do połączeń VPN i licencji wymaganych do tych połączeń. Utrzymanie wysokiej wydajności łącza jest niezwykle ważne dla ciągłości biznesu, dlatego jeśli są pracownicy, którzy mogą korzystać z aplikacji niewymagających połączeń VPN, to powinni zrezygnować z tych połączeń i przekazać swoje licencje tym, dla których VPN jest podstawowym narzędziem do przesyłania danych. Dzięki temu urządzenia sieciowe firmy są mniej obciążone, a nasza firma poprzez redystrybucję posiadanych przez siebie zasobów – w tym przypadku mocy obliczeniowej – jest w stanie lepiej optymalizować swoje operacje.

Przygotować się na najgorsze

Niezależnie od tego, jak bardzo uda nam się zoptymalizować wykorzystanie sieci, wciąż nie możemy wykluczyć pojawienia się problemów dotyczących infrastruktury. Kluczowa jest tu wydajność łącza internetowego, dlatego jeśli jest to możliwe, należy skontaktować się z operatorem, by ten zwiększył naszą przepustowość. Niezależnie od działań optymalizacyjnych jest to dobre posunięcie, które zwiększy naszą odporność na kryzys.

Pierwsze oznaki problemów dotyczących sprzętu możemy dostrzec na urządzeniach sieciowych. Najczęściej w niedużych organizacjach są to urządzenia klasy UTM obsługujące całe połączenie z internetem. Warto postawić w takim przypadku na rozwiązania renomowanych dostawców takich urządzeń, które zapewniają stabilność i wydajność. Nowoczesna infrastruktura jest obecnie na wiele sposobów zabezpieczona przed skutkami awarii któregoś ze swoich komponentów. Nadmiarowe zasilacze i karty sieciowe należą do standardowych rozwiązań w wyższej klasie sprzętu. Do tego dochodzą automatycznie przełączające się systemy na wypadek uszkodzenia jednego z nich, chociażby w typowych klastrach obliczeniowych czy rozwiązaniach klasy HCI.

Firmy powinny pamiętać o wdrożeniu planu robienia kopii zapasowych. Jest to procedura, która trwa znacznie krócej niż odzyskiwanie danych po poważnym incydencie. Taki plan musi stać się częścią szerszej polityki ochrony danych, nie tylko w dużych przedsiębiorstwach, ale wszystkich firmach, dowolnej wielkości. Pamiętając o optymalizacji sieci, najlepiej skorzystać z tych rozwiązań backupowych, które wykorzystują ją w minimalnym stopniu. Nieocenione są rozwiązania, które korzystają z weryfikacji danych i deduplikacji u źródła.

Na pierwszej linii frontu

Pracownicy działu IT są najczęściej wyposażeni w bardzo dobre narzędzia dostępu zdalnego. Przede wszystkim są to narzędzia, które pozwalają im na obsługę infrastruktury. W sytuacji, gdzie wszyscy pracownicy pracują zdalnie, stoją oni przed dużym wyzwaniem. Szczególnie dotyczy to bardzo wyspecjalizowanego sprzętu, który zawsze musi działać na bardzo wysokim poziomie. W miarę możliwości należy przewidywać na bieżąco wszelkie awarie i reagować na nie szybko i sprawnie. Niestety, nie zawsze jest to możliwe.

W sytuacji pandemii najważniejsze jest zapewnienie bezpieczeństwa pracowników i ciągłości operacyjnej przedsiębiorstwa.

Przestarzały sprzęt potrafi generować bardzo dużo incydentów, a dostępność nowego jest ograniczona. Przy zdalnym naprawianiu usterek po stronie użytkownika bardzo ważna jest tu komunikacja, zarówno głosowa, chat i połączenia wideo. Poprzez sprawne połączenie z użytkownikiem pracownik działu IT szybko stawia diagnozę i usuwa usterkę.

Komunikacja przede wszystkim

Oczywiście poczta elektroniczna to nadal podstawowy element komunikacji w firmach. Warto zwrócić jednak uwagę, że w ostatnim czasie coraz ważniejszą rolę odgrywają narzędzia do spotkań online. Zapewniają one zarówno połączenia głosowe, jak i wideo między wszystkimi członkami spotkania. Dodatkowo pracownicy mają możliwość nagrywania takiego spotkania, chatu i zadawania pytań. Godne polecenia jest tu rozwiązanie Microsoft Teams z pakietu Microsoft Office 365. Rozwiązanie to posiada wszystkie wymienione funkcje, a dodatkowo można je również powiązać z innymi aplikacjami z pakietu. To oznacza, że korzystając z Teams, jesteśmy stale połączeni z usługami chmurowymi takimi jak SharePoint. Dzięki temu wszystkie dokumenty są synchronizowane z kopią przechowywaną w chmurze Microsoft OneDrive i lokalnym środowisku SharePoint. Platforma Microsoft Teams świetnie nadaje się dla firm, które korzystają już z pakietu Microsoft Office, dążą do unifikacji swoich narzędzi i cenią sobie bezpieczeństwo danych.

Cyberbezpieczeństwo

Bezpieczeństwo danych jest szczególnie narażone w sytuacji, gdy wszyscy pracownicy muszą nagle pracować zdalnie, a to sprawia, że działy IT stają przed jeszcze większym wyzwaniem. Każdy zadaje sobie pytanie: czy i jak zabezpieczać stacje klienckie? Oczywiście systemy infrastruktury są zabezpieczane jak dotychczas, ale co zrobić z danymi na końcówkach? W przypadku problemów z połączeniem internetowym bardzo kusząca jest praca na lokalnej kopii. Niejednokrotnie są to bardzo ważne dane. Warto w takim przypadku rozważyć użycie rozwiązań do backupu, które minimalnie utylizują połączenie sieciowe podczas procesu zabezpieczania danych. Takim kompleksowym rozwiązaniem może być urządzenie Dell EMC IDPA 4400.

Firmy starające się osiągnąć ciągłość operacji w czasie kryzysu, jakim jest obecna pandemia, mogą w dużej mierze bazować na optymalizacji swoich podstawowych zasobów. Należy jednak pamiętać, że wiele przedsiębiorstw nie posiada wystarczającej ilości sprzętu, by zabezpieczyć wszystkie kluczowe operacje. Mogą one zwrócić się o pomoc do integratorów dysponujących aktualną wiedzą w zakresie sprzętu, oprogramowania, organizacji sieci komputerowych oraz rozwiązań organizacyjnych.

Przeczytaj pozostałe artykuły raportu »

Rewolucja, której nikt się nie spodziewał 

Paulina Kostro PL

Obecna sytuacja wywołana koronawirusem daje nam szansę na reset sposobu pracy. To także okazja do zastanowienia się, co tak naprawdę oznacza współpraca.

Zwinność w każdych warunkach. Jak dziś skalować zespoły IT? 

Skalowanie działów IT to obecnie olbrzymie wyzwanie. Firmy są zmuszone radzić sobie z ogromną presją czasu, zmieniającymi się potrzebami biznesowymi i technologią. Firmy, które nie mogą czekać na lepsze czasy, mogą skorzystać z leasingu zwinnych zespołów.

Wirtualne pulpity otwierają drzwi do pracy zdalnej 

Zalety pracy poza biurem dostrzega coraz więcej firm. Wśród nich znalazł się także nasz klient, który zdecydował się na umożliwienie pracownikom pracy zdalnej.

O autorach
Tematy

Może Cię zainteresować

Case study
Premium
Czy planowanie strategiczne ma jeszcze sens?

Krakowski producent słodyczy Zafiro Sweets był przez lata doceniany w branży i wśród pracowników za wieloletni, stabilny wzrost poparty wysoką jakością produktów. Turbulencje rynkowe, napędzane dynamiką mediów społecznościowych i zmieniającymi się oczekiwaniami klientów, podważyły jednak jego dotychczasowy model działania, oparty na planowaniu strategicznym. Firma szuka sposobu, który pozwoli jej się zaadaptować do szybkich zmian zachodzących w jej otoczeniu. Marta Wilczyńska, CEO Zafiro Sweets, z niedowierzaniem patrzyła na slajd, który dostała od działu sprzedaży. Siedziała w restauracji w warszawskim Koneserze, gdzie wraz z Tomaszem Lemańskim, dyrektorem operacyjnym, oraz Justyną Sawicką, dyrektorką marketingu, uczestniczyli w Festiwalu Słodkości – jednej z branżowych imprez, które sponsorowali.

Premium
Zalecenia prof. Kazimierza suwalskiego dla młodych i doświadczonych liderów

Doświadczenie prof. Kazimierza Suwalskiego, chirurga i lidera, przekłada się na uniwersalne zasady skutecznego przywództwa. Poniższe zestawienie to zbiór praktycznych wskazówek, które wspierają rozwój zarówno młodych, jak i doświadczonych liderów – od budowania autorytetu i zarządzania zespołem po radzenie sobie z kryzysami i sukcesję przywództwa.

Premium
Z sali operacyjnej do gabinetu lidera

Droga od chirurga do lidera wymagała nie tylko zmiany kompetencji, ale też perspektywy. Profesor Kazimierz Suwalski, pionier polskiej kardiochirurgii, dzieli się doświadczeniami z budowania zespołów, instytucji i kultury przywództwa opartej na transparentności, zaufaniu i odpowiedzialności. Podkreśla,
że kluczowymi kwestiami są: mentoring, zarządzanie silnymi osobowościami i świadome rozwijanie talentów. Przypomina, że prawdziwe przywództwo nie ustaje wraz z końcem kariery – trwa, gdy potrafimy dzielić się wiedzą i tworzyć przestrzeń do wzrostu innych.

Causal ML
Premium
Jak skutecznie wdrożyć przyczynowe uczenie maszynowe (Causal ML) w organizacji?

Coraz więcej firm dostrzega potencjał Causal ML jako narzędzia wspierającego podejmowanie trafnych decyzji. Jednak skuteczne wdrożenie tego podejścia wymaga czegoś więcej niż zaawansowanych algorytmów — potrzebne są właściwe pytania, odpowiednie dane oraz współpraca interdyscyplinarnych zespołów.

Premium
Nowe podejście do uczenia maszynowego odpowiada na pytania „co by było, gdyby”

Causal ML – nowatorskie podejście w uczeniu maszynowym – daje kadrze zarządzającej nowe narzędzie do oceny skutków decyzji strategicznych. Umożliwia pewniejsze eksplorowanie alternatywnych scenariuszy, dzięki czemu wspiera podejmowanie bardziej świadomych i trafnych decyzji biznesowych. Tradycyjne systemy uczenia maszynowego (machine learning, ML) zdobyły szerokie uznanie jako narzędzia wspomagające procesy decyzyjne, szczególnie tam, gdzie kluczowe jest oszacowanie prawdopodobieństwa konkretnego zdarzenia, na przykład zdolności kredytowej klienta. Klasyczne modele ML opierają jednak swoje predykcje głównie na identyfikowaniu korelacji w danych. Taka metodologia, choć użyteczna w pewnych kontekstach, okazuje się niewystarczająca, a wręcz może wprowadzać w błąd, szczególnie wtedy, gdy menedżerowie starają się przewidzieć realny wpływ swoich decyzji na wyniki biznesowe.

Premium
Czy znasz cel swojej organizacji?

Ankieta redakcji „MIT Sloan Management Review Polska” została przeprowadzona wśród użytkowników platformy LinkedIn – w większości osób zajmujących stanowiska kierownicze, menedżerskie i eksperckie. Grupa ta jest szczególnie istotna w kontekście budowania oraz komunikowania celu organizacji, ponieważ to właśnie liderzy średniego i wyższego szczebla odpowiadają zarówno za interpretację celu, jak i przekładanie go na codzienne działania zespołów. Ankieta miała sprawdzić, w jakim stopniu pracownicy identyfikują się z celem działania swojej organizacji.

Premium
AI zmienia zasady gry – jakich liderów IT dziś potrzebujemy?

Wielu dyrektorom ds. informatyki (CIO) brakuje zarówno czasu, jak i odpowiednich kompetencji oraz formalnych uprawnień, by skutecznie mierzyć się z wyzwaniami kulturowymi i organizacyjnymi, które mogą utrudniać wdrażanie inicjatyw związanych ze sztuczną inteligencją. Nadszedł moment, by poszerzyć zakres ich ról.

Sztuczna inteligencja fundamentalnie przekształca sposób działania organizacji i ta transformacja wykracza daleko poza samą techniczną implementację. Nowoczesne systemy AI coraz częściej przejmują zadania dotąd wykonywane przez ludzi, co nierzadko wymaga od pracowników przekwalifikowania, podnoszenia kompetencji oraz rozwoju umiejętności, takich jak myślenie krytyczne. Aby skutecznie zarządzać nowym modelem współpracy ludzi i technologii, liderzy muszą rozumieć złożone czynniki ludzkie i organizacyjne, takie jak zwinność i zmiany kulturowe, dynamikę osobowości oraz inteligencję emocjonalną.

Mimo to większość organizacji nadal postrzega wdrażanie sztucznej inteligencji przede wszystkim jako wyzwanie natury technicznej, a obecne role liderów technologicznych odzwierciedlają to podejście. Zgodnie z raportem Foundry’s 2024 State of the CIO aż 85% liderów IT uważa, że dyrektorzy ds. informatyki (CIO) coraz częściej pełnią funkcję agentów zmian w swoich organizacjach. Jedynie 28% z nich twierdzi, że kierowanie transformacją jest dla nich priorytetem.

Jak firmy z Chin pokonują bariery i zdobywają nowe rynki
Premium
Wskazówki wdrożeniowe dla polskich firm planujących ekspansję zagraniczną

Polskie firmy, które chcą skutecznie zaistnieć na rynkach zagranicznych, muszą porzucić myślenie w kategoriach całych krajów i skupić się na konkretnych miastach, niszach oraz kanałach cyfrowych. Poniższe zestawienie prezentuje trzy praktyczne strategie, które – przy odpowiednim dopasowaniu do lokalnych realiów – pozwalają przezwyciężyć bariery wejścia i efektywnie rozwijać działalność poza granicami Polski.

Premium
Chiny w transformacji. Nowa era przedsiębiorczości

Chiny przechodzą fascynującą transformację, która zmienia je w globalnego lidera innowacji i technologii. Dziś kraj ten, jeszcze kilka dekad temu borykający się z ubóstwem i izolacją, jest miejscem, gdzie młodsze pokolenie przedsiębiorców wyznacza nowe standardy na światowych rynkach.

Premium
ROLA WARTOŚCI W KULTURZE WSPIERAJĄCEJ ZMIANY I ZAANGAŻOWANIE PRACOWNIKÓW

Transformacja Avivy w Polsce to historia konsekwentnego działania w oparciu o wartości, które nie tylko przetrwały zmiany właścicielskie, lecz także stały się fundamentem dalszego rozwoju.

Materiał dostępny tylko dla subskrybentów

Jeszcze nie masz subskrypcji? Dołącz do grona subskrybentów i korzystaj bez ograniczeń!

Subskrybuj

Newsletter

Otrzymuj najważniejsze artykuły biznesowe — zapisz się do newslettera!