Jak sprawić, by technologia nie rozpraszała uwagi pracowników

Aby stworzyć środowisko pracy sprzyjające koncentracji, menedżerowie muszą nie tylko zapewnić pracownikom narzędzia i szkolenia, ale także sami stać się wzorem do naśladowania.

Jako analityk i doradca firm technologicznych od dawna znam sztuczki stosowane przez platformy cyfrowe, sprawiające, że korzystanie z nich może prowadzić do uzależnienia. Nie sądziłem, że sam mogę być na nie podatny. Jednak kilka lat temu wpadłem w pułapkę. Przez całe dnie ledwo mogłem wytrzymać kilka minut bez sprawdzania powiadomień na telefonie. Odbijało się to na mojej produktywności, ale też negatywnie wpływało na życie prywatne.

W cyfrową pułapkę rozproszenia uwagi wpadają pracownicy firm z każdej branży, w każdym wieku, co ma negatywny wpływ na ich samopoczucie. Badanie z 2012 roku pokazało, że cyfrowe rozproszenie uwagi pracowników kosztuje firmy ponad 10 000 USD rocznie na osobę. Według najnowszego raportu firmy Udemy, prawie dwie trzecie pracowników (62%) spędza około godziny każdego dnia roboczego, patrząc na swoje telefony.

Badanie Udemy wykazało, że większość pracodawców w bardzo małym zakresie pomaga pracownikom w „zarządzaniu ciągłym hałasem, przerwami i powiadomieniami, aby utrzymać wydajność”. Siedemdziesiąt procent pracowników twierdzi, że szkolenia pomogłyby ludziom blokować rozproszenie uwagi. Ale 66% nie rozmawiało ze swoimi przełożonymi o potrzebie takiego szkolenia, „być może dlatego, że czują się niepewnie, ujawniając obszary, które mogą być postrzegane jako ich słabości”.

W mojej książce Lifescale opisuję szereg kroków, które pomogły mi odzyskać koncentrację. Przekonałem się również, że kiedy osoby pełniące funkcje kierownicze dzielą się własnymi dobrymi nawykami ze swoimi zespołami, przeobrażają swoje otoczenie. Rezultaty ich działań mogą zmieniać organizacje w sposób wykładniczy, pomagając stworzyć zdrowsze, sprzyjające koncentracji środowisko pracy.

Jak pracować nad koncentracją

Zaczynając od surowych zasad, takich jak „nie patrzcie na telefon przez następną godzinę”, nie osiągniesz długoterminowej poprawy. W zespole możesz raczej wzbudzić niechęć niż zaangażowanie. Zostaliśmy nauczeni, jak pies Pawłowa, by reagować na powiadomienia, a nawet je przewidywać. Co więcej, często nawet nie zdajemy sobie sprawy, że to robimy. Kluczowe jest oduczenie się tej reakcji.

Jednym ze sposobów na pozbycie się odruchu sprawdzania powiadomień jest zastosowanie techniki Pomodoro. Polega ona na tym, że koncentrujemy się na jednym zadaniu przez 25 minut, po czym następuje przerwa trwająca około pięciu minut. Ponieważ wiemy, że nadchodzi przerwa, łatwiej jest oprzeć się pokusie sprawdzenia każdego powiadomienia. Łatwiej uniknąć rozproszenia uwagi przez zadania niezwiązane z pracą.

Niektóre osoby mogą szybciej przystosowywać się do pracy w jasno określonych interwałach niż inne. Ja sam musiałem zacząć od znacznie krótszych okresów intensywnej pracy, stopniowo dochodząc do momentu, kiedy mogłem wytrzymać 25 minut. Rzuć pracownikom wyzwanie, aby zrobili to samo. Zaoferuj im miejsce do przechowywania urządzeń poza zasięgiem ich wzroku. Zachęć do wypróbowania aplikacji, które pokazują, jak często sięgamy po telefon w ciągu dnia.

Jeśli napotkasz opór, działaj z empatią. Podkreśl, że to wasz wspólny problem – w końcu w ciągu ostatnich lat wszyscy w mniejszym lub większym stopniu uzależniliśmy się od technologii. Wytłumacz, że dzięki takiemu podejściu pojedyncze osoby i całe zespoły mogą wykonać więcej pracy. Możesz również zaproponować, że innym działom ogłosisz: „tak teraz pracujemy” . Dzięki temu ich pracownicy będą wiedzieli, że mogą oczekiwać odpowiedzi w ciągu dwóch godzin, a nie dwóch minut.

Cofnij czas w biurach typu open space

Choć na początku XXI wieku, tuż po tym, jak pękła bańka internetowa, gwałtownie wzrosła popularność otwartych przestrzeni biurowych i wiele organizacji dosłownie burzyło ściany pomiędzy pomieszczeniami, ostatnie badania przeprowadzone w Harvard Business School wykazały, że otwarte przestrzenie biurowe mogą w rzeczywistości negatywnie wpływać na wydajność i jakość współpracy.

Chociaż w projektach biur dobrze jest uwzględnić otwarte przestrzenie, w których ludzie mogą rozmawiać i współpracować, ważne jest również, aby zapewnić pracownikom przestrzeń z dala od hałasu. W rzeczywistości w ankiecie Udemy pracownicy wymieniali gadatliwych współpracowników i hałas biurowy jako jeszcze większy problem niż urządzenia cyfrowe rozpraszające uwagę.

Ale nawet same cyfrowe urządzenia rozpraszają uwagę w większym stopniu, jeśli pracownicy siedzą w biurze typu open space. W końcu możesz wyłączyć własny telefon, ale wciąż słyszysz dźwięki wydawane przez urządzenia innych pracowników wokół ciebie. A słuchanie tych wszystkich powiadomień może zwiększyć pokusę porzucenia pracy i sprawdzenia własnego telefonu.

Tam, gdzie jest to możliwe, zachęcam menedżerów do zapewnienia ludziom nie tylko boksów, ale także zamykanych pomieszczeń (jeśli to możliwe osobnych lub współdzielonych, cichych pokoi). Możliwość zamknięcia drzwi robi dużą różnicę. Zapewnienie pracownikom słuchawek z redukcją szumów jest również świetnym rozwiązaniem sprzyjającym koncentracji – nie tylko blokują one dźwięki, ale też w widoczny sposób sygnalizują, że nosząca je osoba nie chce, by jej przeszkadzano, ponieważ wykonuje pracę wymagającą koncentracji.

Stwórz plan na wypadek pilnych sytuacji

Nawet jeśli ludziom uda się zmniejszyć uzależnienie od technologii i pracować w cichych warunkach, co zrozumiałe, nadal będą często odczuwać potrzebę sprawdzenia każdego powiadomienia na wypadek, gdyby było to coś pilnego.

Polecam menedżerom skonfigurowanie protokołu wyłącznie dla pilnych wiadomości i oszczędne używanie go. Może to być narzędzie, które emituje specjalny dźwięk, gdy coś jest oznaczone jako pilne. Takie narzędzie jest łatwe w obsłudze i łatwo jest je ustawić na komputerach, telefonach i tabletach. Może ono blokować wszystkie inne powiadomienia, umożliwiając przesyłanie tylko pilnych wiadomości. Zalecam, aby umożliwić każdemu w organizacji oznaczenie wiadomości e‑mail jako pilnej. Nie polecam takich ustawień, w których wszystkie wiadomości od niektórych nadawców (na przykład szefa) oznaczane są jako pilne.

A kiedy ludzie są na wakacjach, nie oczekuj, że w ogóle będą czytać e‑maile. Jeśli absolutnie trzeba się z nimi skontaktować w nagłym wypadku, to napisz do nich SMS‑a lub zadzwoń.

Skoncentrowany szef

Ostatecznie jednym z najbardziej znaczących działań, jakie możemy podjąć jako menedżerowie, aby walczyć z rozproszeniem uwagi w środowisku pracy i przywrócić produktywność, jest dawanie przykładu innym.

Podczas spotkań firmowych osoby zajmujące stanowiska kierownicze powinny unikać sprawdzania maili i innych wiadomości w telefonach. Kiedy rozmawiamy z pracownikami, nie powinniśmy zakładać, że widzieli już te mało pilne e‑maile, które wysłaliśmy im w ciągu ostatniej godziny. A kiedy siedzimy (lub stoimy) przy naszych biurkach, pracownicy powinni widzieć, że jesteśmy skupieni przez dłuższy czas.

Nie jest to wcale łatwe. Osiągnięcie tego wszystkiego oznacza przeciwstawienie się ewolucji naszych biur w ostatnich latach. Doświadczenie podpowiada mi jednak, że podejmując tego typu kroki, uczynimy nasze zawodowe życie lepszym, a naszym firmom przysporzymy sukcesów.