Streszczenie: Seven Med, prywatna firma transportu medycznego, wdrożyła system automatyzujący procesy wydruku i skanowania od firmy Arcus. Projekt był odpowiedzią na rosnącą skalę działalności, wrażliwość danych pacjentów i potrzebę bezpieczeństwa oraz efektywności. Współpraca z Avendi Solutions i szeroko zakrojone testy doprowadziły do wyboru rozwiązania dopasowanego do realnych potrzeb użytkowników. Firma zdecydowała się odejść od „papieru”, stawiając na skalowalność oraz pełną kontrolę nad dokumentacją. System pozwala monitorować urządzenia, chronić dane i eliminować ryzyko błędów ludzkich. Wdrożenie stanowi element szerszej strategii cyfryzacji, której kolejnym krokiem może być integracja z systemami szpitalnymi i rozwój rozwiązań z zakresu AI i telemedycyny
Obsługa dużego wolumenu dokumentów to problem wielu organizacji. Gdy jednak na szali waży się ludzkie zdrowie i życie, sprawność działań administracyjnych jest szczególnie ważna.
Seven Med, łódzka firma specjalizująca się w transporcie medycznym, zdecydowała się wyjść przed szereg i wyznaczyć nowe standardy w branży, wdrażając Kyocera Cloud Print and Scan – system automatycznego zarządzania wydrukiem i skanowaniem firmy Arcus. O tym, co stanowiło przyczynę tej decyzji, jakie trudności jej towarzyszyły i jakie są końcowe wnioski, opowiedział nam prezes Seven Med, Jarosław Królewiak oraz Łukasz Małkiewicz, prezes Avendi Solutions – firmy odpowiedzialnej za wdrożenie rozwiązania.
Red: Co było głównym impulsem do zmiany w zakresie zarządzania wydrukiem i skanowania? Rozwój technologii, wymogi prawne, potrzeba efektywności? A może coś jeszcze?
Jarosław Królewiak: W dużym skrócie działalność Seven Med można scharakteryzować jako prywatne pogotowie. Potrzebowaliśmy wprowadzić taki system, ponieważ stale przetwarzamy duży wolumen dokumentacji i różnych wskazań w dziedzinie transportu medycznego. Obowiązuje nas przede wszystkim tajemnica medyczna. Jesteśmy firmą odpowiedzialną za życie i bezpieczeństwo naszych pacjentów. Specjalizujemy się w transportach z lekarzem, czyli tych najtrudniejszych, najcięższych. Te transporty służą ratowaniu ludzkiego życia, więc wszelkie aspekty prawne muszą i są przez nas zabezpieczane. Kiedy poznałem pana prezesa Małkiewicza, podjęliśmy wspólne działanie biznesowe, żeby zdigitalizować rynek transportów medycznych. Nasza firma jest prekursorem, jeżeli chodzi o wprowadzanie różnych rozwiązań i narzędzi IT. Nie możemy zaakceptować poglądu, że skoro 20 lat funkcjonowaliśmy na papierze, 20 lat w Excelu, to niech to działa dalej w niezmienionej formie. Posiadam 20 lat doświadczenia z pracy w środowisku korporacyjnym, gdzie wygląda to trochę inaczej, dlatego powiedziałem „dość”. Nie będziemy funkcjonować jak wszyscy i pójdziemy pod prąd! Chcemy wyznaczyć nowe standardy i strategie.
Łukasz Małkiewicz: Każdy z tych aspektów był dla nas ważny zarówno przy podejmowaniu decyzji o wdrożeniu, jak i samym procesie. Specyfika prawna jest narzucona przez ustawy i rozporządzenia. Działalność Seven Med jest regulowana i zawiera szczególnie wrażliwe dane o pacjentach, ich chorobach, dolegliwościach i stanie zdrowia. Chcieliśmy te dane zabezpieczyć. Chodzi również o zwiększenie efektywności pracowników, na przykład przy tworzeniu zestawień i raportów a także przekazywaniu danych do podmiotów kontraktujących przejazdy oraz nadzorujących ich kontraktowanie. Naszym celem było wykonanie skoku technologicznego, który pokaże, że jest to możliwe w tak trudnej branży. Zlecenia można teraz obsługiwać cyfrowo, bez konieczności używania papieru i ręcznego przekazywania. Wyzwanie stanowiła również archiwizacja, ponieważ zleceń transportowych jest bardzo dużo a firma wciąż się rozwija. Jeżeli posiadamy je cyfrowo, są lepiej zabezpieczone i wiemy, że nie ulegną zniszczeniu np. przez wilgoć oraz że nikt nie zgubi takiego dokumentu. Jest też znacznie łatwiej je odnaleźć w przypadku zapytań od instytucji publicznych.
Poruszyli Państwo ważną kwestię, mianowicie bezpieczeństwa danych medycznych. Czy rozwiązanie chmurowe, na które się Państwo zdecydowali, budziło pewne obawy w tym zakresie?
Ł. M.: Firma Seven Med bardzo dynamicznie się rozwija, więc rozwiązanie musi być skalowalne, jednocześnie zachowując stosunkowo niskie koszty. Wybraliśmy rozwiązania chmurowe, ponieważ można je elastycznie dostosować do aktualnego obciążenia. Oczywiście obawialiśmy się o sposób przetwarzania danych oraz o to gdzie trafiają. Z tego względu prowadziliśmy szeroko zakrojone testy. Rozwiązanie nie zostało po prostu wdrożone na podstawie ulotki, katalogu czy oferty. Razem z grupą Arcus, dostawcą oprogramowania Kyocera Cloud Print and Scan, prowadziliśmy szereg testów, badaliśmy rzeczywistą rezydencję danych oraz jak są one przesyłane między urządzeniami drukująco-skanującymi, a naszymi repozytoriami i systemami. Badaliśmy, czy ta łączność jest odpowiednio zabezpieczona i zaszyfrowana. De facto pierwsze rozwiązanie Arcusa odrzuciliśmy, przeszliśmy do drugiego, które zostało zaproponowane między innymi właśnie ze względów bezpieczeństwa. Co więcej, wdrożenie takiego systemu pozwala nam na monitorowanie stanu drukarek i dostępu do nich. Dzięki temu możemy na przykład sprawdzić, czy nie doszło w nich do nieautoryzowanych zmian wprowadzanych przez pracowników lub wycieków danych z organizacji.
J. K.: Jeśli chodzi o zabezpieczenie danych pacjentów, to system informatyczny jest tylko jednym z „kawałków tortu”. Współpracujemy także z dużą kancelarią prawną specjalizującą się w prawie medycznym. Kolejnym jest firma Avendi Solutions pana Łukasza Małkiewicza, która opracowuje nam całą politykę dotyczącą IT. Mamy również firmę, która się specjalizuje wyłącznie w obszarze RODO. Dodatkowo mamy na pokładzie firmę, która zapewnia nam systemy raportowania, więc widać, że ten „tort” jest podzielony na kilka kawałków. Dzięki temu firma może czuć się bezpiecznie, że ryzyko jest odpowiednio rozłożone.
Czy wdrożenie było od początku projektowane z myślą o skalowalności? Jakie rady mielibyście dla osób przygotowujących się do podobnych przedsięwzięć?
Ł. M.: Wdrożenie było jak najbardziej od samego początku projektowane z myślą o skalowalności. Wybraliśmy chmurę, żeby nie wydawać na serwer, który trzeba będzie za rok wymienić. Tak jak powiedziałem, firma bardzo szybko, dynamicznie rośnie. Przybywa zespołów i zleceń. Musimy być gotowi jako partner technologiczny, by nie odbiło się to czkawką po stronie serwera lub technologii służącej do przechowywania i przetwarzania danych. Jeśli chodzi o porady dla osób, które szykują się do podobnych przedsięwzięć, to przede wszystkim radzę testować i słuchać użytkowników końcowych. My wybraliśmy wstępnie jedno rozwiązanie, ale po testach je odrzuciliśmy. Wybraliśmy urządzenia do drukowania, ale również je odrzuciliśmy po testach. Dlaczego? Dlatego, że stwierdziliśmy, że nie spełniają naszych wymagań i nie są tak wygodne jak zakładaliśmy. Nie spełniają wymagań użytkowników końcowych. My, jako prezesi firm możemy oczywiście ustalić pewne kwestie. Rozwiązania, które wdrażamy, mają odpowiadać na wymagania biznesowe i prawne. Muszą być też jednak wygodne dla użytkownika końcowego. Warto bardzo dokładnie testować te rozwiązania i korzystać ze wsparcia partnerów, którzy udostępniają przeprowadzenie testów i wzięcie urządzenia na próbę. Trzeba po prostu odpowiednio reagować na przebieg tych działań.
Czy mieli Państwo wybór funkcji, które wchodziły w skład systemu?
J. K.: Jak najbardziej. Nie ukrywam, że jestem bardzo wdzięczny za to, że mogliśmy zacząć od testów, a nie od bezpośredniego zakupu. Dzięki temu lepiej zrozumieliśmy nasze potrzeby, które zaczęły się klarować w momencie, kiedy zaczęliśmy testować urządzenia. Nagle się okazało, że są znacznie większe niż nam się wydawało. Chcieliśmy się skupić na drukarce i na skanerze. Natomiast pan Małkiewicz namawiał nas na dużo szerszą skalę współpracy, więc dokładaliśmy w ramach tych testów coraz więcej cegiełek do naszych oczekiwań. Ich zbadanie pokazało, że jeśli nie to urządzenie, to może jakieś inne. Nagle się okazało, że ta skala już na tyle się zwiększyła, że skorzystaliśmy z trzeciego urządzenia. Ono już działało dokładnie tak, jak byśmy tego chcieli.
A jak układała się współpraca z dostawcą systemu, grupą Arcus?
Ł. M.: Współpraca z grupą Arcus przebiegała bardzo, bardzo gładko. Współpracujemy już od 2008 roku, cały czas z tym samym zespołem. Są to osoby o niesamowitej wiedzy eksperckiej, które potrafią odpowiedzieć na nasze pytania w kwestiach technicznych oraz zaproponować odpowiednie urządzenia w kwestiach handlowych. Umieją także zareagować, gdy coś idzie nie tak. Najbardziej cenię sobie to, że jeśli zgłoszę jakiś problem to sprawę otrzymuje technik odpowiedniego poziomu. Kiedy jest to potrzebne, udzielają pomocy u klienta końcowego. Jako osoba wdrażająca, czuję, że mam realny wpływ na to, jak ta usługa jest realizowana. Co więcej, firma oddelegowała nam do pomocy inżyniera, który pomógł skonfigurować rozwiązanie chmurowe Kyocera Cloud Print and Scan i je przetestować. Poza pewnym zastrzykiem wiedzy o tym, co można, jak można, jak się to konfiguruje i co się robi, mieliśmy jeszcze dodatkową wydelegowaną osobę z większym doświadczeniem, pracującą w szerszym zakresie rozwiązań, która była w stanie nam pomóc i odpowiedzieć na nasze ewentualne pytania lub przekazać je bezpośrednio do producenta.
Czy doświadczenie zdobyte z tym wdrożeniem zmieniło sposób, w jaki myślą Państwo o cyfryzacji całej organizacji. Czy wpłynęło ono na plany na przyszłość?
J. K.: Projekt był realizowany w ramach strategii cyfryzacji i bezpiecznego odejścia od papieru. Nie zamierzamy na tym poprzestać. Mamy daleko idące pomysły, takie jak komunikowanie się bezpośrednio ze szpitalem już z poziomu karetki. W ostatnim czasie uczestniczyłem w panelu dla studentów piszących pracę doktorską na temat telemedycyny i wykorzystania AI na przykład w przestrzeni medycznej. Zaprezentowano tam model naukowy przewozu pacjenta między dwoma szpitalami. Szpital przekazywałby naszym urządzeniom wszystkie dane dotyczące warunków życia i zdrowia pacjenta. My kontynuowalibyśmy budowę historii, jak zachowuje się pacjent podczas transportu, a następnie przekazywali informacje do kolejnej placówki medycznej. Takich planów jest naprawdę wiele. Optymalizujemy też pewne rzeczy dotyczące Microsoft 365. To są niby proste, banalne aspekty. Natomiast kiedy zaobserwowałem, jak chaos w skrzynkach mailowych moich pracowników paraliżuje ich pracę, uznałem, że trzeba usystematyzować pewne czynności.
