Czy migracja na S/4HANA jest nieunikniona?

Do 2025 roku wygaśnie wsparcie dla starszych wersji oprogramowania SAP ERP. Oznacza to, że firmy muszą dokonać migracji do nowego systemu S/4HANA. Dlaczego lepiej zrobić to szybciej niż później? Na jakie wyzwania się przygotować? I jaka jest alternatywa?

Jakiś czas temu Bill McDermott, CEO firmy SAP, w rozmowie z agencją Bloomberg oznajmił, że SAP chce zostać liderem technologii chmurowych. To oznacza, że firmy, które kiedyś zdecydowały się na oprogramowanie ERP (ang. Enterprise Resource Planning, czyli planowanie zasobów przedsiębiorstwa) niemieckiego producenta, też powinny się przygotować na chmurową rewolucję. Zwłaszcza że są niejako do niej przymuszone, ponieważ do 2025 roku wygaśnie wsparcie zarówno dla klasycznego SAP ERP/ECC, jak i baz danych innych niż SAP HANA.

Szacuje się, że w Polsce jest ponad 1,5 tys. instalacji, które będą wymagały migracji do nowszej wersji S/4HANA. Choć to zalecenie brzmi niewinnie, okazuje się, że wiąże się z koniecznością podjęcia kilku strategicznych decyzji, przygotowania odpowiedniej infrastruktury i poniesienia związanych z tym przedsięwzięciem kosztów, szacowanych na kilkaset tysięcy złotych, a w przypadku największych firm – nawet na kilka milionów.

Migracja na SAP HANA czeka wszystkich

„Oprogramowanie ERP to po prostu zestaw aplikacji przydatnych w bieżącym zarządzaniu oraz planowaniu funkcjonowania danej firmy. Na rynku jest wielu dostawców takich rozwiązań, w tym m.in. Comarch, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics czy Enova. Ogólna zasada działania tego typu systemów polega na zbieraniu, analizie i wykorzystaniu zdobytych informacji do zarządzania oraz podejmowania optymalnych decyzji” – mówi Krzysztof Skrupski, menedżer w zespole Technology Advisory w Accenture. Firmy korzystające z systemu SAP muszą przejść na nowszą wersję oprogramowania. Jak podkreśla ekspert, warto dokonać tego przed „gorączką migracji na S/4HANA”. Gdy ta nadejdzie, będzie trudniej zarówno o odpowiednią infrastrukturę, jak i wykwalifikowanych specjalistów do przeprowadzenia projektu w firmie.

Gdy wygaśnie wsparcie dla SAP ERP/ECC, dostawca oprogramowania nie będzie już zobowiązany do wspierania firm posługujących się jego systemem. Dotychczasowe funkcje będą działać, ale nowe problemy nie będą rozwiązywane, zmniejszy się bezpieczeństwo danych, wygaśnie wsparcie dla baz. Obecnie zresztą stare systemy ERP są często nieprzyjazne użytkownikom, niewydajne, wymagające wielu aktualizacji. Nic dziwnego, że rynek napędzają nowe wdrożenia i wymiana systemów starszej generacji na aktualniejsze rozwiązania. Takie rozwiązania są po prostu współczesnym firmom potrzebne, jeśli zależy im na swojej konkurencyjności. Ale użytkownicy starszej wersji SAP nie mają tu dużego wyboru – jeśli chcą utrzymać wsparcie producenta, muszą włożyć wysiłek w przejście na jego nowszą wersję lub poszukać alternatywy.

S/4HANA, czyli czas na migrację systemu

Firmy korzystające na co dzień ze startego systemu ERP SAP muszą rozważyć scenariusz migracji na nowszą, zalecaną wersję. „Oznacza to zakup odpowiedniej infrastruktury, nierzadko przeszkolenie pracowników oraz czas potrzebny na przeniesienie zasobów” – podkreśla Krzysztof Skrupski. W grę wchodzi:

  • prosta konwersja istniejących funkcji i danych do nowej platformy S/4HANA;
  • reimplementacja, zazwyczaj dużo droższa i o wiele bardziej pracochłonna, bo zakładająca wdrożenie na nowo i konfigurowanie procesów w S/4HANA;
  • ewentualnie transformacja będąca swoistym połączeniem konwersji i reimplementacji z dostosowaniem procesów do procesów danej firmy.

„Kiedyś wiele firm wybierało dostosowanie systemu SAP do swoich procesów, ale obecnie odradzałbym taki scenariusz ze względu na koszty. Ta metoda wdrożenia jest o wiele droższa, wymaga szeroko zakrojonych prac programistycznych. A nowszy system już na starcie oferuje wiele ciekawych rozwiązań, które powinny sprostać potrzebom firm i ograniczyć liczbę zmian” – mówi Krzysztof Skrupski, zwracając uwagę na to, że procesy w S/4HANA są mniej skomplikowane, łatwiejsze w użyciu, szybsze i bardziej przyjazne użytkownikom.

Baza danych HANA: pora na zarządzanie danymi w czasie rzeczywistym

Jak wyjaśnia Krzysztof Skrupski, menedżer w zespole Technology Advisory w Accenture, SAP ERP typowo składa się z dwóch warstw. Pierwszej – aplikacyjnej – w której wykonywane są procesy biznesowe i drugiej – bazodanowej – do zarządzania danymi. Jako warstwa bazodanowa dotychczas wykorzystywane były rozwiązania różnych producentów, np. IBM, Oracle, Microsoft, SAP. Teraz oprócz migracji do S/4HANA należy również uwzględnić osobny proces przenoszenia danych.

Podsumowując, z planowanym wygaśnięciem wsparcia dla starej wersji SAP wiążą się dwa kluczowe wyzwania dla firm korzystających z tego rozwiązania: migracja bazy danych do SAP HANA – można jej dokonać w każdym momencie, w zależności od wybranego sposobu migracji i wielkości migrowanej bazy danych wiąże się z niedostępnością systemu ERP od kilku godzin do nawet kilku dni w przypadku największych baz danych;migracja systemu do S/4HANA (nazywana także konwersją, upgrade’em, implementacją, przejściem) – zdecydowanie dłuższy proces, który w dużych firmach, posiadających skomplikowane procesy biznesowe, może zająć nawet dwa lata.

SAP HANA – baza danych in memory

S/4HANA jest oferowany tylko z bazą danych SAP HANA. To tzw. baza danych in memory, która działa znacząco szybciej niż klasyczna relacyjna baza danych korzystająca z macierzy dyskowych. Ale korzystanie z niej wiąże się z koniecznością zakupu nowego sprzętu, optymalizowanego do użycia dużej ilości pamięci RAM. „Nowa wersja ułatwia zarządzanie w czasie rzeczywistym (ang. real time operation), ponieważ umożliwia wygenerowanie wyników grupy kapitałowej w kilka minut. W przypadku klasycznych systemów taka operacja mogła trwać nawet kilkanaście godzin, nierzadko paraliżując pracę całej firmy” – zauważa Krzysztof Skrupski.

Dotychczas jedynym sposobem na przyspieszenie i poszerzenie analizy danych było przeniesienie ich do hurtowni danych. Polityka licencyjna dostawców baz danych (w wersji OEM) często uniemożliwiała bezpośrednie podłączenie hurtowni danych do bazy danych systemu ERP, a w konsekwencji pozostawały tylko klasyczne procesy ETL (ładowania danych). W związku z tym generowane raporty nie uwzględniały w czasie rzeczywistym informacji z bieżącej działalności firmy. Ze względu na to, że SAP HANA jest wielokrotnie szybsza od klasycznych rozwiązań, możliwe jest tworzenie wielu raportów wprost w systemie ERP, bez użycia hurtowni danych i związanych z tym opóźnień.

SAP HANA oraz S/4HANA: w chmurze czy na własnej infrastrukturze?

Przedsiębiorcy będą musieli jednak zadecydować o tym, czy chcą rozwiązań on-premise (z wykorzystaniem własnej infrastruktury) czy chmurowych. Klasyczna baza trzyma dane na dyskach: w wersji powolnej i ekonomicznej są to dyski HDD, a w wersji szybszej, lecz droższej – dyski SSD. Serwery obsługujące bazy danych w starym systemie SAP musiały być zoptymalizowane do obsługi dużej ilości dysków.

„Dotychczas przetwarzanie danych odbywało się w większości z wykorzystaniem dysków HDD/SSD – podsumowuje Krzysztof Skrupski. – A SAP HANA przenosi zarządzanie wielkimi zbiorami danych z pamięci dyskowej do pamięci operacyjnej RAM. Taka baza in memory rządzi się swoimi prawami, większość operacji odbywa się w pamięci RAM. Dyski są w dalszym ciągu wykorzystywane, ale służą tylko do tworzenia kopii zapasowych danych. Migracja do bazy danych SAP HANA wiąże się z koniecznością kupienia nowego serwera (lub serwerów) z odpowiednio dużą ilością pamięci RAM (dwukrotnie większą niż wielkość obecnie posiadanych danych plus zapas na przyszłość)”.

Serwery zamawia się u konkretnych dostawców (przy wspomnianych przenosinach muszą to być serwery certyfikowane przez SAP), ich budowa może trwać nawet 3–4 miesiące, dlatego tej decyzji nie warto podejmować na ostatnią chwilę. Zwłaszcza gdy zwiększy się zapotrzebowanie na serwery z powodu spodziewanej masowej migracji do SAP HANA lub do S/4HANA. Wydatek na serwery mieści się w tzw. kategorii CAPEX, czyli wydatków inwestycyjnych przeznaczonych na podtrzymanie zdolności przedsiębiorstwa do generowania przychodu.

Natomiast migracja do chmury polega na przeniesieniu danych oraz systemu ERP do chmury certyfikowanego przez SAP dostawcy, np. Microsoft, Amazon, Google. Chmura to rozwiązanie bardziej elastyczne i rekomendowane przez twórców oprogramowania. „Gdy potrzebujemy większej pojemności, wystarczy zmienić rodzaj subskrypcji, w przypadku własnych serwerów zwiększenie ich mocy obliczeniowych wiąże się z zakupem dodatkowego sprzętu, a nawet wymiany tego już posiadanego. Całość jest bardziej mozolna” – podkreśla Krzysztof Skrupski. Rozwiązania chmurowe zaliczymy do innej kategorii wydatków, tzw. OPEC, czyli operacyjnych wydatków związanych z utrzymaniem systemu.

Migracja do S/4HANA i SAP HANA: nie taki prosty wybór

Migracja do najnowszej wersji systemu ERP firmy SAP wiąże się z podjęciem wielu decyzji wpływających na późniejsze utrzymywanie systemu ERP. Na przykład pozostawienie infrastruktury w zasobach przedsiębiorstwa będzie wymagało inwestowania również w zasoby niezbędne do ich utrzymania. Z kolei przeniesienie systemu ERP do chmury wiąże się ze zwolnieniem zasobów potrzebnych do tej pory na administrowanie infrastruktury i umożliwia wykorzystanie ich w innym miejscu.

Wybór strategii migracji do S/4HANA do najłatwiejszych nie należy, dlatego przed podjęciem decyzji warto odpowiedzieć sobie na wiele pytań, w tym m.in.:

  • Jak złożony jest obecny system, czy i jak chcemy go upraszczać?
  • Migrujemy z jednego systemu SAP ERP na jeden system S/4HANA czy przechodzimy z kilku różnych systemów SAP używanych w grupie do jednego centralnego?
  • Czy chcemy dokonać migracji w jednym kroku, czy podzielimy ją na dwie części, osobno dla SAP HANA i dla S/4HANA?
  • Na ile chcemy skorzystać z nowych funkcji i modułów S/4HANA, które nie były dostępne w starszych wersjach oprogramowania?
  • W jakim stopniu nasza strategia firmowa zakłada przeniesienie części procesów biznesowych do chmury?
  • Jak bardzo zależy nam na elastyczności rozwiązania i swobodnej dostępności do danych uprawnionych osób w różnych lokalizacjach?

Ze względu na złożoność zagadnienia dobór optymalnej ścieżki migracji do S/4HANA jest trudniejszym zagadnieniem niż wybór drogi dojazdu w samochodowej nawigacji. W związku z modelem biznesowym SAP, który polega na tym, że firma skupia się na tworzeniu i doskonaleniu oprogramowania, a kwestie wdrożeń przekazuje w ręce swoich partnerów biznesowych, rozsianych po całym świecie, warto w porę zapukać do właściwych drzwi. Tym bardziej że sytuacja jest okazją do rozważenia alternatywnych rozwiązań. Jeśli firma do tej pory wykorzystywała funkcje systemu SAP ERP w minimalnym stopniu, nie potrzebowała zaawansowanych modułów, by sprawnie funkcjonować, może się rozejrzeć za mniej kosztownym i wymagającym systemem ERP.