Kiedy mniej znaczy więcej

Robić mniej i osiągać więcej? To nie takie trudne, jak się wydaje! O tym, jak przestać tracić czas i energię na działania, które nie przynoszą satysfakcjonujących efektów, z Richardem Kochem rozmawia Joanna Koprowska.

Zasada 80/20 pokazuje, jak możemy osiągnąć znacznie więcej przy znacznie mniejszym wysiłku, krótszym czasie i szczuplejszych zasobach. Wystarczy po prostu skupić nasze wysiłki na tych 20 procentach, które naprawdę się liczą. Tylko jak zidentyfikować te 20 procent?

Najpierw musimy zdefiniować domenę lub temat, do których chcemy używać reguły 80/20. Na przykład możesz chcieć zastosować to do czasu. Ale jaki czas masz na myśli? Może chodzi o twój czas pracy? Gdy sprecyzujesz tę kwestię, następnie musisz się zapytać, jakie krótkie momenty poświęcane na pracę dają najlepsze rezultaty.

Może to być zdobycie nowego klienta, zaprojektowanie nowego, atrakcyjnego i dochodowego produktu lub usługi, nakłonienie istniejącego bardzo dochodowego klienta, aby podwoił lub potroił wartość zakupów u ciebie, a nawet ustalenie, które produkty lub którzy klienci są najbardziej dochodowi. Cokolwiek to jest, rób więcej tego, co działa fantastycznie, i przestań robić większość innych rzeczy, zwłaszcza tych, które nigdy nie przynoszą większej różnicy.

A może chcesz dowiedzieć się, którzy ludzie wnoszą do twojego życia najwięcej radości lub wartości. Zrób listę dwudziestu osób, z którymi najczęściej spędzasz czas, i zdecyduj, które z nich są w pierwszej piątce. Spędzaj z nimi znacznie więcej czasu i pielęgnuj relacje, aby i one chciały spędzać z tobą więcej czasu. Wytypuj także pięć lub dziesięć osób, które dają ci mało radości lub wartości. Jeśli możesz, przestań je widywać.

Zawsze dziel wszystko na kilka dobrze wyselekcjonowanych podstawowych celów, osób, zadań i wiele błahych zajęć. A potem zarezerwuj swoją energię na realizację tych kilku podstawowych przedsięwzięć.

A jak często powinniśmy sprawdzać, czy faktycznie skupiamy się na tym, co kluczowe?

Rób to tylko wtedy, gdy w twoim życiu pojawią się nowe osoby lub dzieje się coś nowego.

Liderzy często narzekają na brak czasu na czytanie. Podczas studiów na Oksfordzie otrzymał pan ciekawą radę na ten temat. Profesor zalecał lekturę całej książki wyłącznie w jednym wypadku – dla przyjemności. Resztę wystarczyło czytać sposobem opisanym w regule 80/20. Proszę nam zdradzić, jakie książki czyta pan obecnie dla przyjemności.

Czytam około dziesięciu nowych książek miesięcznie. Mogę powiedzieć, że czytanie jest jedną z moich podstawowych czynności. Dla przyjemności czytam thrillery, kryminały, powieści o życiu rodziny lub przyjaciół, dziwaczne i oryginalne książki, a także biografie i historie.

W tej chwili czytam znakomitą biografię Hitlera z lat 1939–1945 autorstwa Volkera Ullricha (Hitler: Ascent, 1889–1939 – przyp. red.), razem z obyczajową serią Siedem sióstr Lucindy Riley. Ta ostatnia to romantyczna, nastrojowa i baśniowa powieść. Zwykle takich unikam, ale pokochałem inną książkę tej autorki – Drzewo oliwne. Była ona zarówno wzruszająca, jak i bardzo zabawna. Takie książki czytam od deski do deski.

Wiem, że pan dużo podróżuje i ma kilka rozsianych po świecie domów czy mieszkań. Jak wdraża pan regułę 80/20 do swojej codziennej rutyny, bez względu na to, gdzie jest?

Często nie udaje mi się wdrożyć reguły 80/20. Koncentrowanie się tylko na najważniejszych rzeczach jest nieustannym wyzwaniem – bardzo satysfakcjonującym, ale często trudnym. Najważniejsze dla mnie są dwie godziny przyjemnych ćwiczeń, zazwyczaj jazda na rowerze, spacery po pięknej okolicy lub po bezludnej plaży, tenis lub pływanie w ciepłej wodzie.

Po drugie, spędzam godzinę lub dwie (a nawet trzy, jeśli piszę książkę) na pogłębionym myśleniu o moich interesach i życiu. Po trzecie, jeśli nie piszę, realizuję jeden świetny podcast tygodniowo. Potem zasiadam do kolacji i spędzam czas z bliskimi. Oczywiście między tymi formami aktywności poświęcam też czas na bardziej prywatne sprawy.

Jak wykorzystuje pan zasadę Pareta w twórczości, np. podczas pisania książki?

Najważniejsze jest, aby wybrać odpowiedni temat, coś oryginalnego i ekscytującego. Spędzam dużo czasu, poszukując różnych możliwości związanych z nową książką, dopóki nie upewnię się, jaki kierunek jest właściwy.

Czy istnieje sposób, dzięki któremu mogę się upewnić, że odpowiednio wykorzystuję swój czas i energię, aby dotrzeć do opisanych przez pana wysp szczęścia lub osiągnięć, czyli tych upragnionych chwil czy okresów, w których czujemy się najszczęśliwsi albo w których osiągamy zdecydowanie więcej wartościowych efektów niż przez resztę tygodnia, miesiąca, roku czy całego życia?

To się po prostu wie. Jeśli nie jesteś całkowicie zaangażowana i spełniona, przestań. Jeśli jesteś, kontynuuj.

Istnieje przekonanie, że trzeba pracować wiele godzin dziennie, czasami nawet kosztem snu. Staramy się regularnie obalać ten mit na łamach „ICAN Management Review”. Czy uważa pan, że wdrożenie reguły 80/20 może pomóc zapracowanym menedżerom?

Sen jest prawdopodobnie najważniejszą czynnością ze wszystkich. Polecam książkę Dlaczego śpimy Matthew Walkera. Po jej przeczytaniu chyba nikt nie ma wątpliwości, że jeśli nie będzie dobrze i długo spać, skróci swoje życie i będzie się nim cieszyć znacznie mniej. Śpijmy osiem godzin każdej nocy.

Zachęcam też, by nigdy nie pracować więcej niż cztery godziny dziennie, a jeśli się to uda, cztery godziny tygodniowo. Im mniej pracuję, tym bardziej mi się to podoba i mam zdecydowanie lepsze wyniki.

Ma pan jakieś sztuczki dla liderów, którzy chcą stworzyć „kulturę 80/20”?

Dobre pytanie. Liderzy powinni otaczać się ludźmi, którzy świadomie lub nieświadomie stosują zasadę 80/20. A sami powinni koncentrować się tylko na kilku prawdziwie istotnych projektach i oczekiwać od ludzi wartościowych efektów pracy, zwracając jednak uwagę na czas i energię w tę pracę włożoną.

Tak naprawdę szefowie typu 80/20 funkcjonują najlepiej, gdy nikt ich nie ogranicza. Uwaga to najlepsza waluta, z której może korzystać osoba wolna od zajęć.

Gdy przygotowywałam się do naszej rozmowy, natknęłam się na pańską niepochlebną opinię na temat pytania: „Co mam zrobić ze swoim życiem?”. Uznał je pan za straszne. Tymczasem uważam, że jest to fundamentalne pytanie, ponieważ trzeba wiedzieć, dokąd chce się udać. Tylko wtedy, gdy to wiemy, możemy zrobić właściwe rzeczy, by tam dotrzeć. Skąd się wzięła pańska opinia?

Tim Ferriss często powtarza, że to pytanie jest straszne. Pisze o tym na końcu swojej książki Plemię mentorów, wyjaśniając, że eksperymentowanie i radość z życia w ciągu kolejnych pięciu minut są ważniejsze niż poszukiwanie odpowiedzi na takie pytanie.

Właśnie opublikowałem książkę Unreasonable Success and How to Achieve It, która zawiera oryginalną mapę tego, jak wywrzeć na świat znacznie większy wpływ, niż myślisz, że jest to możliwe.

Dlatego nie jestem przeciwny zadawaniu wielkich pytań. Ale moje odpowiedzi, oparte na dokładnych badaniach biografii dwudziestu ludzi, którzy odnieśli spektakularne sukcesy, zaskakują. Ci ludzie zmienili świat, osiągając znacznie więcej, niż by się wydawało, i znacznie więcej, niż na to zasłużyli według konwencjonalnych standardów.

Czyta pan w myślach, ponieważ chciałam zapytać o tę pozycję. Znamy przecież wiele teorii na temat źródeł sukcesu. Gladwell pisze o zasadzie 10 tysięcy godzin, Fast Company o zdolności do podejmowania ryzyka. Z kolei pan pisze o tym, że sukces nie wymaga geniuszu, konsekwencji czy wszechstronnych umiejętności, lecz pewnych postaw i strategii. Czy zdradzi pan, czego dowiedział się o sukcesie?

Aby odnieść olbrzymi sukces, potrzebujesz przeobrażającego doświadczenia, które sprawi, że będziesz dziesięć lub milion razy skuteczniejszy niż przed rozpoczęciem tego doświadczenia. Cała dwudziestka moich badanych miała takie doświadczenie.

Oprócz przeobrażającego doświadczenia istotnym punktem wyjścia jest wiara w siebie. Większość osób nigdy nie zmieni świata, nawet w minimalnym stopniu. A dzieje się tak, ponieważ w głębi serca nawet nie wierzą w to, że mogłyby tego dokonać.

Każdy przedsiębiorca musi znaleźć własną drogę i trzymać się jej, jeśli chce osiągnąć długoterminowy sukces. Oczywiście łatwiej to powiedzieć, niż zrobić. Co sugerowałby pan menedżerom?

Niech przestaną być menedżerami, a staną się przedsiębiorcami. Jednak nie każdy może lub powinien zostać przedsiębiorcą. Aby to zrobić, potrzebna jest wiara w siebie i pomysł na oryginalny produkt lub nową usługę. Jak znaleźć oryginalny pomysł na świetny biznes? Przeczytaj moją książkę The Star Principle. Jest jednocześnie krótka i zwięzła. Jeśli ją „połkniesz”, zerknij do Zero to One autorstwa Petera Thiela, a będziesz wiedzieć, czy zostać przedsiębiorcą i w jaki sposób to osiągnąć.

Gdy firmy walczą o byt, bardzo łatwo stracić właściwy kierunek. Czy ma pan jakieś rady dla liderów, którzy muszą radzić sobie z biznesowymi skutkami pandemii?

Pandemia COVID‑19 to ogromny temat. Na szczęście dla mnie i moich czytelników nie mam w tej kwestii nic do powiedzenia. Poza małym wyjątkiem: poczekaj, to minie. I może jeszcze jedno. Jeśli rozpoczynasz nowy biznes, upewnij się, że wykorzystujesz internet i technologie we właściwy sposób.