W ostatnich latach coraz częściej pojawia się pytanie: jak możemy zwiększyć produktywność aktualnych zespołów, zamiast skupiać się na wzroście wydajności poprzez minimalizację zasobów (redukcja kosztów)?

Odpowiedzią okazały się optymalizacja przebiegu procesów i automatyzacja wielu powtarzalnych, rutynowych zadań. Te kwestie zyskały jeszcze bardziej na znaczeniu w obecnej sytuacji. Cyfryzacja, bezpieczny dostęp do danych, możliwość procedowania dokumentów zdalnie, dbałość o ustrukturyzowanie informacji okazały się niezbędne do zapewnienia ciągłości biznesowej i efektywnego funkcjonowania firmy w bardzo trudnych warunkach.

Partnerem materiału jest Ricoh, dostawca rozwiązania Docuware.

Cyfryzacja to optymalizacja

Badanie przeprowadzone jeszcze przed pandemią przez IDC wskazuje, że problemy związane z zarządzaniem dokumentami papierowymi powodują 21‑procentowy spadek wydajności organizacyjnej. Raport Ricoh z 2019 roku również pokazuje nieefektywne procesy, tzw. efekt wąskiego gardła, jako jeden z trzech kluczowych czynników hamujących efektywność działania firmy. Wskazało je 39% badanych. Kolejne to skomplikowana digitalizacja dokumentów (41%) oraz nieintuicyjny system archiwizacji (37%). Możemy się tylko domyślać, jak to wygląda obecnie. Ginące bądź krążące bez celu faktury to zatory płatnicze. Według danych KRD*, średni czas oczekiwania na zapłatę wynosi obecnie 3 miesiące i 24 dni, a tylko 12,2% przedsiębiorców deklaruje brak kłopotów z uzyskiwaniem należności. Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur skutecznie niweluje problemy z tym związane. Zawieruszone dokumenty, brak narzędzi do szybkiego wyszukiwania danych i konieczność ich ręcznego wprowadzania to duża strata czasu. Te sytuacje przynoszą realne straty, ale są również źródłem frustracji i obniżają komfort pracy. Ten aspekt ma ogromne znaczenie w kontekście budowania zaangażowania pracowników. Badania Ricoh zrealizowane po pierwszej fali pandemii pokazują, że oczekują oni od swoich firm stworzenia środowiska, które będzie dostosowane do wymogów nowej rzeczywistości i umożliwi sprawną pracę zdalną. Ponad jedna czwarta (27%) badanych rozważa zmianę miejsca pracy na takie, które jest w lepszym stopniu przygotowane do pracy zdalnej. Aż 29% przyznaje, że problemy techniczne wpływają negatywnie na ich motywację i zaangażowanie podczas pracy w trybie home office. 22% ma wrażenie, że nie może pracować w pełni efektywnie w związku z brakiem dostępu do odpowiedniej technologii.

Jeden system, wiele korzyści

Przykłady wdrożeń DocuWare pokazują, jak w prosty sposób można wyeliminować wiele problemów związanych z wydajnością, produktywnością czy elastycznością pracy. Niemiecka firma Konrad GmbH szukała rozwiązania, które pozwoli i uprościć, i zoptymalizować procesy związane z procesowaniem faktur. Duże znaczenie miała również możliwość późniejszej rozbudowy systemu o kolejne moduły oraz możliwość integracji elektronicznego systemu obiegu dokumentów z innymi systemami, z których korzysta firma i jej partnerzy. Udało się to uzyskać dzięki DocuWare, które umożliwiło połączenie ERP z danymi dotyczącymi dealerów i części zamiennych. Dla firmy transportowej Adams Transporte kluczowe znaczenie miał proces wdrożenia. Szukała ona takiego rozwiązania, które będzie mogło szybko zacząć działać w firmie. Drugim czynnikiem, który przesądził o wyborze DocuWare, była możliwość bezproblemowego zintegrowania z programem pocztowym, z którego korzysta firma, i systemem ERP. DocuWare pozwolił przyspieszyć i usprawnić procesy związane z akceptacjami faktur. Podobnie zadziałało to w firmie Young Automotive Group, która dzięki DocuWare i wprowadzeniu elektronicznych formularzy usprawniła procedury związane z przyjmowaniem nowych pracowników. Dzięki cyfryzacji procedura została skrócona o cztery godziny. Po wypełnieniu przez pracownika dokument natychmiast trafia do systemu i na tej podstawie generowana jest odpowiednia umowa.

Szerokie spektrum możliwości

Przy podejmowaniu decyzji o wyborze systemu do elektronicznego obiegu dokumentów duże znaczenie mają jego elastyczność, skalowalność i kompatybilność z innymi systemami. Uruchomienie DocuWare można rozpocząć od usprawnienia jednego procesu i objąć nim tylko kilku użytkowników, a następnie można usprawniać kolejne procesy i dygitalizować kolejne działy w firmie. W Polsce firmy najczęściej zaczynają od wdrożenia modułu Obiegu Faktur lub E‑teczki Pracownika. Od kilku lat rośnie zainteresowanie rozwiązaniem chmurowym, w 2019 roku zdecydowali się na nie wszyscy nowi klienci. Wynika to z niższych kosztów i wygody. Firma nie musi się martwić o infrastrukturę ani ochronę danych zgromadzonych w cyfrowym archiwum. Dokumenty zgromadzone w systemie DocuWare są bezpiecznie przechowywane w cyfrowej chmurze. Tylko uprawniony pracownik może mieć do nich dostęp. Co ważne, dokument wprowadzony do DocuWare pozostaje w nim trwale. Może go usunąć jedynie uprawniona osoba. System zachowuje też całą historię interakcji. To, w jakim stopniu to rozwiązanie jest dziś konieczne, pokazała sytuacja z obecną pandemią, która wciąż trwa i nie wiadomo, kiedy się skończy.

Wiemy, że na pewno praca nie będzie taka jak kiedyś. Część z nas już na stałe będzie musiała łączyć pracę z domu i z biura. Dlatego tak ważna jest możliwość szybkiego dostępu do potrzebnych dokumentów w jednym, bezpiecznym miejscu. Druga kwestia to możliwość zadbania o płynny i terminowy przebieg procesów i ich obsługi. Niezależnie od tego, czy pracujemy w biurze, czy z domu, musimy mieć możliwość uczestniczenia w obiegu dokumentów. Dzięki DocuWare mamy do niego dostęp nawet z poziomu smartfona.

Wygoda, która się opłaca

Wdrożenie systemu DocuWare to nie tylko oszczędność i niwelowanie problemów związanych z wydajnością, produktywnością czy elastycznością pracy, ale także wygoda. Przykładem może być dział finansowo‑księgowy. Członkowie tego zespołu korzystają w swojej codziennej pracy z co najmniej kilku systemów. Nadal jednak pozostaje wiele procesów i zadań, które muszą zrealizować ręcznie. Tu pojawia się zadanie dla systemu będącego komplementarnym wsparciem dla pracowników, którzy muszą wprowadzać ręcznie dane z papierowych faktur lub tracić dużo czasu na wyszukiwanie potrzebnych dokumentów, które są przechowywane w różnych miejscach lub systemach. Zapisane w DocuWare dokumenty to przede wszystkim źródło danych i informacji, które mogą być także przesłane do innych programów. DocuWare dzięki wykorzystaniu technologii uczenia maszynowego Inellix zapamiętuje strukturę każdego dokumentu, a także wprowadzane przez użytkownika korekty indeksowania. Z każdym dokumentem zwiększają się prędkość, dokładność i niezawodność narzędzia.

Przyjazne wdrożenie

Jak pokazują przykłady wielu firm, wdrożenie systemu DocuWare jest proste i intuicyjne, zaś całkowitą transformację obiegu dokumentów z wersji analogowej do cyfrowej można skrócić do 90 dni. W zaledwie trzy miesiące można zrewolucjonizować pracę i usprawnić procesy. Digitalizacja przeprowadzona w przemyślany sposób przyniesie korzystny efekt i na pewno przełoży się długofalowo na korzyści dla biznesu. Bo czy jakakolwiek firma straciła na digitalizacji? •