Streszczenie: W obliczu globalizacji, przejęć i innowacji technologicznych, firmy dostrzegły potrzebę zmiany podejścia do zarządzania zakupami. Priorytety obejmowały racjonalizację wydatków, centralizację zakupów, wykorzystanie nowych kanałów komunikacji, ujednolicenie procesów oraz zwiększenie efektywności. W odpowiedzi na te potrzeby, dostawcy oprogramowania biznesowego wprowadzili narzędzia wspierające kluczowe procesy zakupowe, takie jak zaawansowana analiza kategorii wydatków, ofert i dostawców. Te rozwiązania traktują sourcing jako projekt z określonym budżetem, zasobami i zadaniami, wykorzystując Internet do aukcji i przetargów online, co skraca czas i pracochłonność procesów zakupowych. Automatyzacja generowania projektów umów oraz udostępnienie sieci kontaktów handlowych między kupującymi a sprzedającymi stanowią dodatkowe korzyści. Transformacja procesów zakupowych, rozpoczęta na zachodzie, stopniowo dociera do kolejnych regionów, a kolejne kryzysy przyspieszają jej realizację w nadziei na ograniczenie kosztów.
Ludzie kupują od kiedy… mogą albo muszą. Dlaczego? Cóż, nie jest zaskoczeniem, że nie potrafimy wytworzyć wszystkiego sami. Podobnie jest z firmami. Dlatego sourcing stał się jedną z ważniejszych kompetencji organizacyjnych. Czy jest to strategiczna umiejętność? Jak kształtowała się w czasie? Co zmieniły nowe technologie?
Kiedy kilkanaście lat temu rozpoczynałem przygodę w biznesie zakupowym słowa sourcing czy strategiczne zakupy kojarzyły mi się z moim starszym kolegą. Jako kupiec strategiczny jeździł w różne zakątki świata w poszukiwaniu materiałów w dobrej cenie i jakości. Zdobyte przez niego wizytówki, osobisty notatnik i umiejętność negocjacji były bardzo ważnym zasobem naszej firmy. Następnie przy wsparciu kolejnych działów luźne ustalenia przekształcały się w umowę z dostawcą.
Skoordynowanie wszystkich szczegółów było nie lada wyzwaniem. Tym bardziej, że informatyka wspierała nas w niewielkim stopniu. Większość informacji była w naszych głowach, mieliśmy przeświadczenie, że znajdujemy najlepsze oferty na rynku.
Odkryj zarządzanie sprzedażą na nowo »
Z perspektywy czasu wiem, że trochę się myliliśmy. Podejście do zarządzania zakupami u schyłku XX wieku nie nadążało za tym, co działo się wokół. A działo się dużo… Globalizacja, akwizycje, innowacyjne technologie wytwarzania i komunikacji stwarzały nowe możliwości, których wtedy nie byliśmy jeszcze w stanie wykorzystać.
Stopniowo dostrzegały to duże międzynarodowe korporacje. Rozpoczęto prace nad nowym podejściem do strategicznego zarządzania zakupami. Nadrzędnym celem nie było obniżenie kosztów zakupów za wszelką cenę, ale zwiększenie wartości dodanej łańcucha dostaw poprzez usprawnienie całego systemu. Priorytetami, którymi kierowały się firmy były:
racjonalizacja wydatków,
centralizacja zakupów,
wykorzystanie nowych kanałów komunikacji,
ujednolicenie procesów,
zwiększenie efektywności.
W ślad za pomysłowymi menadżerami podążyli czołowi dostawcy oprogramowania dla biznesu, zamieniając strategię w dedykowane narzędzia, które wspierały kluczowe procesy zakupowe.
Biorąc pod lupę rozwiązania sklasyfikowane w magicznym kwadracie Gartnera jako wiodące, można powiedzieć, że są to narzędzia do zaawansowanej analizy kategorii wydatków, ofert i dostawców, traktujące sourcing jako projekt, czyli zjawisko z określonym budżetem, zasobami i zadaniami. Dodatkowo wykorzystując Internet jako platformę do aukcji i przetargów online oraz przerzucając cześć pracy w systemie na dostawców, skracają czas i pracochłonność przedsięwzięć zakupowych. Generując automatycznie projekty umów na podstawie wynegocjowanych uzgodnień handlowych i zaakceptowanych przez prawników klauzul, pilnują zgodności dokumentów z przyjętymi standardami. Wisienką na torcie w jednym z rozwiązań jest udostępnienie własnej sieci kontaktów handlowych kojarzących kupujących i sprzedających.
Mając strategię i odpowiednie narzędzia, korporacje przystąpiły do działania. I tak od zachodu na wschód przetoczyła się fala projektów transformacyjnych w zakupach zmieniająca sposób myślenia i pracy. Fala ta trwa do dzisiaj, docierając do coraz dalszych zakątków, a kolejne kryzysy przyspieszają ich realizację w nadziei na ograniczenie kosztów.
Ostatnim trendem jest wykorzystywanie rozwiązań do strategicznego zarządzania zakupami w instytucjach publicznych. Mocna analityka, potraktowanie postępowania zakupowego jako projektu i elastyczne raportowanie stwarzają możliwości ogarnięcia zakupów publicznych zgodnie z ustawą.
Na efekty dobrze zdefiniowanych i prowadzonych projektów nie trzeba było długo czekać. Organizacje odczuły korzyści w trzech wymiarach:
wymiernych oszczędności względem danych historycznych,
poprawy zgodności działań ze standardami,
efektywności operacyjnej.
Dziś tylko mój kolega z rozrzewnieniem wspomina stare dobre czasy, kiedy jeździł na koniec świata, dostając trudne zakupowe zadania. Oczywiście teraz ludzie nadal są najcenniejszym zasobem łańcucha dostaw, ale dobra strategia, procedury i narzędzia zakupowe okazują się ich nieodzownym sprzymierzeńcem.
PRZECZYTAJ TAKŻE: Jak komunikować wartość klientom? »
2 czynniki wpływające na gotowość klienta do zakupu, o których często zapominamy
,
Joanna Koprowska PL
Dobry produkt to za mało, by zapewnić sobie dobrą sprzedaż.
