Streszczenie: Skuteczna komunikacja wewnętrzna opiera się na jasnym i zwięzłym języku, dopasowanym do potrzeb odbiorców. Kluczowe jest unikanie żargonu oraz nadmiernie skomplikowanych sformułowań, które mogą zaciemniać przekaz. Autor podkreśla znaczenie prostoty, przejrzystej struktury tekstu oraz kontekstu, który pomaga zrozumieć intencje komunikatu. Wskazane jest także uwzględnianie perspektywy odbiorcy i tworzenie tekstów zorientowanych na jego potrzeby, a nie tylko z punktu widzenia nadawcy. Dobrą praktyką jest stosowanie konkretów, unikanie zbędnych ogólników oraz korzystanie z elementów wizualnych wspierających przekaz. Komunikaty powinny być dostosowane do kanału, w jakim są publikowane, oraz do sytuacji organizacyjnej, w jakiej znajduje się firma.
Kolejny rok pracy w komunikacji wewnętrznej zainspirował mnie do opisania jednej z kluczowych umiejętności niezbędnych do pracy w tym obszarze. Poniżej podaję kilka wskazówek, które pomogą zorientować się, na czym polega tworzenie tekstów na potrzeby komunikacji wewnętrznej.
Wpis Moniki sprowokował mnie do krótkiego podsumowania dotychczasowych doświadczeń w kilku różnych organizacjach. Oczywiście każda z nich ma swoją specyfikę i trudno je porównywać 1:1, jednak pewne elementy okazują się stałe, niezależnie od kultury organizacyjnej, i razem składają się na określony charakter komunikacji wewnętrznej. Jednym z jej podstawowych składników jest m.in. tworzenie tekstów firmowych.
PRZECZYTAJ TAKŻE: Nie dajmy sie zwariować »
Jak złapać noworoczny oddech?
Monika Sońta PL
Niezależnie od branżowej sezonowości, listopadowo‑grudniowym słowem‑kluczem są święta. Działy sprzedażowe walczą w terenie o to, aby świąteczne promocje stały się prawdziwą bombą, podczas gdy działy wspierające, m.in. personalny czy komunikacji, dekorują biuro… bombkami.
Przede wszystkim pisanie
Każdy, kto sądzi, że praca w komunikacji wewnętrznej polega przede wszystkim na spotkaniach, nieoficjalnych rozmowach na papierosie i trzymaniu ręki na pulsie korytarzowych plotek, jest w błędzie. W przeważającej części dzień osoby odpowiedzialnej za ten obszar wcale nie upływa na kontaktach społecznych, a na tworzeniu tekstów. To właśnie pisanie jest podstawową działalnością – w dobie dominacji komunikacji elektronicznej, kiedy e‑mail, magazyny elektroniczne i media społecznościowe stanowią wiodące źródła informacji, tworzenie tekstów i wypełnianie treściami firmowych kanałów komunikacji należy do głównych zadań komunikacji wewnętrznej.
Oczywiście budowanie relacji jest nie mniej istotne, w końcu to w ten sposób zbierane są najważniejsze, oficjalne i nieoficjalne informacje firmowe, niezbędne do pracy w komunikacji wewnętrznej. Patrząc jednak na czas, jaki poświęca się na bezpośrednie interakcje z pracownikami i pisanie, to drugie jest zdecydowanie dużo bardziej czasochłonne.
Każdy szczegół ma znaczenie
Pisanie na potrzeby komunikacji wewnętrznej, chociaż wykorzystuje również materię języka, znacząco różni się od pracy dziennikarza czy na przykład PR‑owca. W przypadku informacji komunikowanych pracownikom liczy się każdy najmniejszy szczegół, od kwestii pisania „klient” wielką lub małą literą, przez kolejność wymieniania w tekście nazwisk pracowników, po kolor czcionki i szerokość marginesów.
Wypełnianie treściami firmowych kanałów komunikacji to główne zadania komunikacji wewnętrznej
Czytelnicy informacji firmowych są zazwyczaj zaangażowani emocjonalnie w przekazywane treści i nierzadko mają silne poczucie podmiotowości. Skutkuje to udzielaniem natychmiastowej informacji zwrotnej przez pracowników – nawet jeżeli w przesłanym komunikacie pojawiła się niewielka, nieistotna nieścisłość, po dwóch minutach od publikacji specjalista ds. komunikacji wewnętrznej zostanie o niej poinformowany. Niemal pedantyczna dbałość o każdy szczegół, dystans do własnego tekstu, odporność na jego wielokrotne modyfikacje i wprowadzanie do treści wielokrotnych zmian wynikających z wielu, często sprzecznych ze sobą uwag, są koniecznością w codziennej pracy osoby pracującej w komunikacji wewnętrznej.
Zmysł polityczny niezbędny
Teksty firmowe są najczęściej efektem wielopoziomowego kompromisu pomiędzy celami nadawcy (zazwyczaj kierownictwa firmy), oczekiwaniami odbiorców (pracownikami lub ich grupą) a zadaniami i najlepszymi praktykami komunikacji wewnętrznej. Osoba odpowiedzialna za komunikację w firmie przedstawia propozycję działań wraz z treścią konkretnych komunikatów, a następnie na drodze kilkupoziomowych akceptacji, nanoszenia zmian i uwag dopiero powstaje finalna wersja, która zostaje zakomunikowana pracownikom.
Sprawne posługiwanie się piórem, biegłość w tworzeniu tekstów korporacyjnych i znajomość firmowej specyfiki to jednak jeszcze nie wszystko w obszarze komunikacji wewnętrznej. Często sekret powodzenia polega na umiejętności czytania i uwzględniania w działaniach komunikacyjnych nieoficjalnych, ale jakże istotnych zasad gry korporacyjnej obowiązujących w danej organizacji, tzw. office politics, ale to już temat na zupełnie inny wpis…
PRZECZYTAJ TAKŻE: Kto powinien się tym zająć? »
Komunikacja wewnętrzna i jej miejsce w firmie
,
Magdalena Różycka PL
Powierzyć ją jakiemuś działowi czy stworzyć osobną komórkę?
