Streszczenie: Współczesna informatyzacja przedsiębiorstw jest kluczowym elementem w budowaniu przewagi konkurencyjnej i poprawie efektywności. Przemiany te dotyczą nie tylko technologii, ale także organizacji procesów, struktury firmy oraz sposobów współpracy. W szczególności, zintegrowane systemy ERP i automatyzacja procesów pozwalają na usprawnienie zarządzania, obiegu dokumentów i monitorowania wyników. Ponadto, rosnące znaczenie chmurowych rozwiązań i sztucznej inteligencji otwiera nowe możliwości w analizie danych i optymalizacji działań operacyjnych. Przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na inwestycje w technologie mobilne, co pozwala na elastyczną i zdalną współpracę, a także dostosowanie do wymagań nowoczesnych rynków. Należy jednak pamiętać, że sukces w informatyzacji wymaga nie tylko odpowiednich narzędzi, ale również zmiany kultury organizacyjnej i kompetencji pracowników.
Rośnie świadomość znaczenia IT w rozwoju organizacji i generowaniu przychodów. Systemy ERP są wewnętrznie dość dobrze zintegrowane. Wyzwaniem staje się zestrojenie ich z rozwiązaniami używanymi przez klientów czy dostawców działających w stale zmieniającej się rzeczywistości biznesowej oraz budowa efektywnych systemów komunikacji wewnętrznej.
Partnerem materiału jest Orange.
Praktycznie nie ma już organizacji, które nie korzystałyby z rozwiązań informatycznych. Jednak różny poziom implementacji systemów IT rodzi w poszczególnych firmach inne wyzwania, w różny sposób wpływa na pozycję konkurencyjną. ICAN Research – dział badawczy wydawcy magazynu „Harvard Business Review Polska” – co roku analizuje te trendy we współpracy z firmą Orange. Podsumowaniem tych badań jest opracowanie Orange Insights. Oto najważniejsze wnioski z tegorocznej edycji raportu.
Główne wnioski
Rośnie świadomość znaczenia IT w rozwoju organizacji i generowaniu przychodów, co jednak nie znaczy, że poziom wykorzystania technologii informatycznych w polskich przedsiębiorstwach jest zadowalający. Systemy ERP w rodzimych firmach są wprawdzie wewnętrznie dość dobrze zintegrowane, ale sporym wyzwaniem jest dostrojenie ich do zmieniających się potrzeb klientów i dostawców oraz innych interesariuszy zewnętrznych. Integracja firmowych i zewnętrznych systemów może stanowić problem, ponieważ rzeczywistość biznesowa gwałtownie się zmienia, także w wyniku rozwoju nowych technologii. W efekcie nieustannie powstają nowe modele biznesowe. W odpowiedzi na te procesy firmy próbują uzupełniać braki w funkcjach firmowych systemów ERP, kupując zewnętrzne, gotowe rozwiązania uzupełniające. Częściej decydują się też na outsourcing usług IT. Dostosowanie organizacji do zmian rynkowych wymaga zaangażowania i nieustannej współpracy wszystkich jej pionów, dlatego kluczowe w tym kontekście okazują się efektywne systemy do komunikacji wewnętrznej. Na tym polu też jest wiele do zrobienia.
Informatyczny czynnik wzrostu
W ciągu ostatniego roku wśród ankietowanych wzrosła świadomość roli, jaką informatyzacja pełni w rozwoju lub umacnianiu pozycji firmy. „Tempo zmian technologicznych jest teraz tak duże, że praktycznie co roku pojawiają się nowe rozwiązania i choć początkowo trudno ocenić ich potencjał, wiele z nich gruntownie przeobraża biznes” – mówi Ireneusz Kubalewski, Grupa Żywiec. Znacząco wzrósł odsetek firm, które mają poczucie, że są dobrze zinformatyzowane, a ich systemy są ze sobą dobrze zintegrowane. Uważa tak już 91% badanych, niezależnie od zajmowanego stanowiska.
W opinii ankietowanych technologie informatyczne coraz częściej stanowią źródło większych przychodów. Aż 2/3 respondentów twierdzi, że ich organizacja wykorzystuje ogólne trendy technologiczne w celu poprawienia efektywności biznesowej, a także że korzysta z integracji systemów informatycznych (42%) oraz elektronicznych kanałów komunikacji i sprzedaży (41%). 77% badanych zgadza się, że informatyzacja przyczynia się do wzrostu przychodów (częściej twierdzą tak prezesi – 93%), 70% jest zdania, że technologie informatyczne pomagają porządkować i automatyzować procesy, 60% – że usprawnia zarządzanie operacyjne, a 42% badanych uważa, że jest to kluczowa kompetencja w ich branży. Firmy lepiej zinformatyzowane znacząco częściej zgadzają się, że informatyzacja przyczynia się do wzrostu przychodów, że potrafią szybko wdrażać decyzje strategiczne oraz trafnie oceniają ryzyko i zapobiegają zagrożeniom.
W porównaniu z zeszłoroczną edycją raportu wzrosło poczucie, że pion IT częściej włącza się w podejmowanie decyzji dotyczących całego przedsiębiorstwa. Badanie pokazało, że w 84% firm IT uczestniczy w podejmowaniu strategicznych decyzji. „Szefowie IT są obecnie zdecydowanie bliżej biznesu niż kiedyś. Wcale nie muszą przy tym rozumieć wszystkich jego aspektów, wystarczy, że zadają odpowiednie pytania. Obserwuję, że nawet w kwestiach sprzedażowych coraz częściej mam partnera po stronie IT” – przyznaje Rajmund Rusiecki z Generali.
Wprawdzie w porównaniu z rokiem ubiegłym zmniejszył się odsetek firm, w których dyrektor IT wchodzi w skład zarządu, ale z drugiej strony szefowie IT częściej raportują bezpośrednio do prezesów czy właścicieli (obecnie jest tak w 79% przypadków).
„Informatyka to już nie jest konserwacja komputerów czy zapewnienie dostępu do internetu. Coraz częściej zadaniem działu IT jest dostrzeganie szans na innowacyjne przedsięwzięcia, możliwości wykorzystania nowoczesnych rozwiązań albo na stworzenie własnych, wyprzedzających konkurencję” – uważa Zbigniew Kępiński z Grupy Raben.
Technologiczne pęknięcie
Raport pokazuje jednak, że nie wszystkie firmy równie efektywnie wykorzystują nowe rozwiązania techniczne oraz że nie wszystkie funkcje współczesnych organizacji w równym stopniu czerpią korzyści z tych rozwiązań.
Jeśli chodzi o pierwszy wątek, interesujące jest zestawienie pozycji konkurencyjnej firmy ze stosowanym w niej modelem współpracy z IT. Model, w którym IT pełni jedynie funkcję usługową, dominuje w firmach określających swoją pozycję jako „jeden z wielu graczy”. Firmy, które widzą siebie jako „jednego z głównych graczy”, nieco ściślej współpracują z działem IT w modelu projektowym. Te firmy, w których dział IT bierze udział w kluczowych decyzjach dotyczących biznesu, najczęściej określają się mianem „lidera w branży”. Wśród podmiotów, które poziom zinformatyzowania oceniają wysoko, częściej występują firmy produkcyjne, z kapitałem zagranicznym lub liderzy na swoich rynkach.
O badaniu
W badaniu wzięło udział 424 menedżerów, w tym 81 prezesów/właścicieli, 113 szefów finansów/CFO, 122 szefów IT, 108 szefów sprzedaży/marketingu odpowiedzialnych za doświadczenia klienta. 56% badanych pracuje w polskich przedsiębiorstwach. Połowę respondentów stanowią przedstawiciele sektora produkcji (50%), co trzeci pracuje w usługach (32%), a pozostali w handlu (17%).
Wyniki te pokazują, że firmy o wysokim i niskim poziomie informatyzacji to dwa różne światy. Te pierwsze niemal dwukrotnie częściej przyznają, że informatyzacja i cyfryzacja przyczyniły się do wzrostu przychodów oraz pomagają zapobiegać zagrożeniom w działalności. Przedsiębiorstwa dobrze zinformatyzowane częściej przyznają też, że sprawniej dostosowują się do sytuacji na rynku oraz szybciej wdrażają decyzje strategiczne. Mają większą świadomość zmian zachodzących w otoczeniu biznesowym, dostrzegają pojawianie się nowych modeli biznesowych. Technologiczne rozwiązania pozwalają im za tymi zmianami nadążać i się do nich dostosowywać. Firmy mniej zinformatyzowane mają z tym większą trudność.
To technologiczne pęknięcie widoczne jest nie tylko, gdy porównujemy ze sobą różne organizacje, ale także gdy zestawiamy działalność różnych działów czy funkcji w obrębie tej samej firmy. Badani wskazują, że w polskich firmach istnieje rozdźwięk pomiędzy poziomem integracji technologii informatycznych działających wewnątrz i tych wychodzących na zewnątrz firmy.
Integracja wewnętrzna dotyczy uspójnienia funkcji biznesowych firmy w obrębie jednego systemu informatycznego, którego centrum stanowi ERP. Z tego rodzaju integracją badani najczęściej nie mają problemów. Znacznie większym wyzwaniem jest integracja systemu informatycznego firmy z rozwiązaniami używanymi przez podmioty zewnętrze, takie jak dostawcy czy klienci. Pojęcie to dotyczy także systemów e‑commerce, które pozwalają firmie efektywnie realizować zamówienia klientów. W tym kontekście badani coraz częściej przyznają, że ich firmy nie nadążają za informatyzacją w branży. Twierdzą tak nawet te firmy, których ogólna samoocena pod kątem informatyzacji jest wysoka.
Co ciekawe dla badanych, podział na integrację wewnętrzną i zewnętrzną systemów IT pokrywa się z innym, analogicznym: na informatyzację i cyfryzację, a dla badanych nie są to pojęcia tożsame. To pierwsze w ich odczuciu opisuje najczęściej sprzęt i infrastrukturę, to drugie odnosi się bardziej do elementów kompetencyjnych lub budowania wartości na podstawie możliwości, jakie dają nowoczesne rozwiązania informatyczne. Tutaj również o ile poziom informatyzacji działających w Polsce przedsiębiorstw jest zadowalający, cyfryzacja wciąż pozostaje wyzwaniem. Cyfryzacja wymaga bowiem wyjścia na zewnątrz firmy i integracji z systemami podmiotów zewnętrznych.
W efekcie istnienia tego rozdźwięku IT dość efektywnie pomaga w funkcjonowania działów marketingu, finansów, kontrolowaniu jakości obsługi klienta. Gorzej jest z automatyzacją procesów produkcji i sprzedaży, a więc tych aspektów działania firmy, które muszą dostosowywać się do zmian w otoczeniu biznesowym.
Problem z „wychodzeniem” firmowych systemów informatycznych na zewnątrz ujawnia się także w tym, że przedsiębiorstwa działające w Polsce ostrożnie wykorzystują chmurę. „Technologie chmurowe zdecydowanie zyskują na znaczeniu, ale w Polsce jest kłopot z ich implementacją. To efekt strachu przed utratą danych, przed regulatorem, a także obawy przed kosztami” – mówi Artur Cieślar z Link4.
Reakcja na zmiany
W sytuacji, w której firmowe systemy informatyczne nie nadążają za zmianami w otoczeniu biznesowym, firmy często decydują się na uzupełnienie systemu ERP gotowymi rozwiązaniami informatycznymi dostępnymi na rynku. Badane firmy coraz częściej korzystają z takich systemów, ponieważ jest to tańsze i szybsze podejście niż budowanie własnych rozwiązań. Firmy, które wolą same konstruować systemy informatyczne, najczęściej mówią o braku odpowiednich rozwiązań na rynku, ich relatywnie wysokich kosztach i słabej jakości. Co jednak ciekawe, większość badanych wybiera właśnie takie gotowe rozwiązania, które „łatają” brakujące funkcje. „Obecnie gotowe systemy pozwalają użytkownikom biznesowym szybko opanować ich obsługę, modyfikować działanie i rozbudowywać funkcje. Aby to robić, nie trzeba mieć wiedzy technologicznej, a to duże udogodnienie” – przekonuje Aleksander Kwiatkowski z firmy Sante.
Komentarz
Cechami współczesnego biznesu są zmienność i coraz większa dynamika. Otoczenie biznesowe współczesnych przedsiębiorstw nieustannie się przeobraża, co sprawia, że stare modele biznesowe stają się mniej efektywne, a w ich miejsce pojawiają się nowe. Technologie informatyczne są głównym czynnikiem tych zmian. Umiejętne wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań to obecnie główny czynnik cyfrowej transformacji przedsiębiorstw. Ten proces właśnie się zaczął. Orange jest jego aktywnym uczestnikiem. Wspólnie z naszym partnerem z grupy w Polsce, Integrated Solutions, mamy w obszarze cyfrowej transformacji bardzo duże doświadczenie i konkretne wdrożenia na koncie.
Z badania Orange Insights, przygotowanego przez ICAN Research, wynika, że w dziedzinie informatyzacji i cyfryzacji w polskich firmach jest wiele do zrobienia. Przedsiębiorstwa poszukują gotowych rozwiązań informatycznych (tzw. pudełek), są coraz bardziej otwarte na outsourcing IT. Od dostawców rozwiązań technologicznych oczekują kompleksowej oferty w dwóch kluczowych obszarach: IT i ICT. Zarówno Orange, jak Integrated Solutions mają wieloletnie doświadczenie i kompetencje w obu dziedzinach.
Jeszcze kilka lat temu operatorzy działali głównie w obszarze telefonii stacjonarnej, mobilnej, internetu i transmisji danych. Dziś Orange zapewnia profesjonalne wsparcie IT poprzez dostarczanie zarówno sprzętu, jak i usług z obszarów nie tylko komunikacji, ale i cyberbezpieczeństwa, automatyzacji procesów biznesowych firm, analiz dużych zbiorów danych, robotyki wraz z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Do tego dochodzą nadzór nad integracją systemów i wsparcie IT. Współczesne firmy uczestniczą w szybko zmieniającej się grze rynkowej. Potrzebują efektywnych i kompleksowych rozwiązań komunikacyjnych i teleinformatycznych. W tym wysokiej klasy usług bezpieczeństwa IT. Takie właśnie Orange ma w swojej ofercie.
Michał Ciemiński, dyrektor marketingu rynku biznesowego Orange Polska
Coraz więcej też firm decyduje się na inne rozwiązanie, pozwalające efektywnie nadążyć za zmianami w otoczeniu biznesowym, a mianowicie na outsourcing usług IT, ale w takim wariancie, w którym krytyczne obszary biznesowe są zarządzane przez wewnętrznych ekspertów, czyli pozostają w firmie. W ciągu ostatniego roku znacząco zwiększył się odsetek firm korzystających z outsourcingu IT (z 49% na 67%). Wśród podmiotów niekorzystających z usług tego rodzaju częściej można spotkać te z całkowicie polskim kapitałem. A wśród korzystających jest więcej liderów branż lub głównych graczy rynkowych.
Respondenci do korzyści płynących z outsourcingu zaliczyli możliwość szybszego rozwijania aplikacji, optymalizację kosztów i zapewnienie wysokiej jakości usług. Wśród barier najczęściej na pierwszym miejscu wymieniali skłonność do samodzielnego działania (czyli posiadania danych kompetencji wewnątrz firmy), co nie zmieniło się od ostatniej edycji raportu. Częściej niż przed rokiem przyznawali natomiast, że są sceptyczni względem outsourcingu ze względu na brak zaufania do firm zewnętrznych i obawę o bezpieczeństwo danych (co może być głównym czynnikiem tego wzrostu). Znacząco zmalał odsetek respondentów uważających, że outsourcing jest drogi.
Przy wyborze zewnętrznego dostawcy usług IT badani częściej niż w ubiegłym roku zwracali uwagę na stabilność firmy świadczącej usługi. Mniejszy nacisk niż w poprzedniej edycji badań kładli na kompetencje zatrudnionych w niej specjalistów (prawdopodobnie świadczy to o wzroście zadowolenia z tychże kompetencji). Ważne były dla nich: elastyczność współpracy, funkcjonalność rozwiązań i rozumienie biznesu, któremu dostarczają usługi. 76% badanych widzi, że outsourcing pełni w ostatnich latach coraz ważniejszą funkcję w ich firmach, pozwalając obniżać koszty funkcji IT.
W tym kontekście warto zauważyć, że z każdym rokiem rośnie akceptacja dla Orange, jako dostawcy zewnętrznego usług i rozwiązań ICT dla firm – jest to szczególnie widoczne wśród prezesów i osób odpowiedzialnych za IT. Główne powody, dla których Orange pasuje do roli dostawcy nie tylko usług telekomunikacyjnych, to zdaniem ankietowanych doświadczenie operatora w teleinformatyce (90%) oraz zaawansowana wiedza o informatyce (88%).
Komunikacja powinna być łatwiejsza
Zmieniające się otoczenie biznesowe, pojawianie się nowych modeli biznesowych i nowe technologie – wszystkie te czynniki sprawiają, że firma musi elastycznie reagować na nieustannie pojawiające się wyzwania. W tym kontekście kluczową kwestią staje się komunikacja wewnętrzna pozwalająca skutecznie zsynchronizować zmiany dotyczące całych organizacji. We współczesnych firmach działających w Polsce nie jest z nią najlepiej. Zwłaszcza prezesi skarżą się, że pracownicy muszą odbywać coraz więcej spotkań, co pochłania coraz więcej czasu. Zwracają też uwagę na to, że tradycyjne rozwiązania służące komunikacji wewnętrznej przestają się sprawdzać. W codziennej pracy najbardziej popularnymi środkami komunikacji są: telefon stacjonarny (92%), e‑mail (89%) oraz telefon komórkowy (89%). Coraz dynamiczniej zaczyna się to jednak zmieniać. „Wiele osób otworzyło się na wideokonferencje. Widoczne są korzyści takiego rozwiązania, z których najważniejsza to oszczędność czasu. Wcześniej przy dużych odległościach wiele godzin spędzaliśmy w podróży. Teraz ten czas można lepiej spożytkować” – mówi Lech Wojciechowski z PGE.
Coraz częściej też pracownicy i prezesi widzą konieczność korzystania z kompleksowych rozwiązań komunikacyjnych, które w inteligentny sposób organizowałyby wewnątrzfirmowy przepływ informacji. Rozwiązania takie gwarantują komunikację za pomocą wielu kanałów: wideorozmów, czatów czy połączeń głosowych. Pozwalają – w czasie rzeczywistym – pracować na coraz bardziej złożonych projektach dzięki możliwości zdalnej pracy na dokumentach. Specjalne aplikacje dają możliwość pracy na urządzeniach mobilnych, co ułatwia wirtualizację pracy w biurze i w terenie. Umożliwiają informowanie, którzy pracownicy są dostępni, a którzy zajęci i trzeba się z nimi skontaktować w innym czasie. Pozwalają na transfer plików i zarządzanie nimi w chmurze. Tego typu kompleksowym rozwiązaniem jest Biznesowa Komunikacja Orange. Usługa przeznaczona do zwiększenia efektywności komunikacji pomiędzy pracownikami w firmie.
Według prezesów, właścicieli i członków zarządu, efektywna komunikacja wewnętrzna ma kluczowy wpływ na ogólną efektywność działania firmy (94% zgadza się z tą tezą). Najważniejszymi barierami w efektywnej komunikacji są: presja czasu i duża liczba zadań (41%) oraz różnorodność narzędzi i kanałów komunikacji (30%). Zdaniem badanych, efektywna komunikacja ma też ogromne znaczenie w kontekście kontaktów IT z innymi działami firmy. „Wyzwaniem jest przekazanie programistom realnych potrzeb biznesowych. Wymaga to bardzo szerokiego spojrzenia. Komputer, system, oprogramowanie pracują według ściśle określonego algorytmu. Biznes wymaga większej elastyczności” – uważa Piotr Kaim z firmy Express.
Bezpieczeństwo to ciągłość biznesu
W kontekście większego zapotrzebowania i powszechniejszego wykorzystania technologii informatycznych w firmach coraz częściej na pierwszy plan wysuwa się potrzeba skutecznego zabezpieczenia zasobów IT. W odczuciu respondentów największe zagrożenie dla firmowych systemów informatycznych stanowi cyberprzestępczość (95%). Nieuczciwość pracowników jest postrzegana jako relatywnie mniejsze zagrożenie. Według prezesów i członków zarządu, niebezpieczne jest jednak korzystanie przez pracowników z laptopów, smartfonów i tabletów bez zachowania należytej ostrożności (96%). Wielu z nich wchodzi na strony internetowe, które mogą być źródłem złośliwego oprogramowania. Wielu korzysta z zewnętrznych nośników pamięci, które mogą być zainfekowane.
Badani obawiają się też, że rosnąca złożoność systemów informatycznych zwiększa ich podatność na awarie, dlatego coraz ważniejsza staje się dbałość o zachowanie ciągłości biznesowej. „Każda duża firma powinna mieć plan działania na wypadek sytuacji kryzysowej. Jest to kluczowy element Business Continuity Management. Działania awaryjne muszą być modelowane i przetestowane” – uważa Tomasz Motyl z Alior Banku.
