Streszczenie: W artykule podkreślono, że lokalizacja i jakość siedziby firmy przestały być wyłącznie kwestią prestiżu. Obecnie decyduje o tym równowaga między wizerunkiem, kosztami operacyjnymi i wygodą pracowników. Autorzy zachęcają do aktywnego renegocjowania umów najmu oraz dopasowania przestrzeni do realnych potrzeb firmy — elastycznych biur, dodatkowych benefitów dla zespołu czy optymalnego kompromisu między kosztami a dostępnością. W całym procesie kluczowe jest strategiczne podejście, które umożliwia zwiększenie efektywności, poprawę wizerunku oraz zadowolenia pracowników, bez nadmiernego obciążenia budżetu firmy.
W 2004 roku rynek nieruchomości biurowych powinien się ustabilizować. Czynsze zatrzymają się na mniej więcej stałym poziomie i przez kilka lat ich wysokość nie powinna się zmieniać. Warto renegocjować umowy najmu i dodatkowe korzyści.
Warszawa to największy rynek biurowy w Europie Środkowej i Wschodniej. Ponieważ jednak inne polskie miasta, jak Wrocław, Poznań, Gdańsk, Kraków, Katowice czy Szczecin, stają się lokalnymi ośrodkami biznesu, inwestorzy zaczynają już dostrzegać ich potencjał. Czynsz poza stolicą jest dużo niższy i rzadko przekracza 15 – 18 dolarów za m2. We Wrocławiu wynajęcie 1 m2 kosztuje nawet mniej niż 15 dolarów. A jak jest w stolicy?
Uważa się, że obecnie zapotrzebowanie na powierzchnię biurową w Warszawie jest podobne do tego w największych stolicach europejskich. Chociaż od 2000 r. powstaje coraz mniej biurowców, pustostanów i tak przybywa. Podaż powierzchni biurowych w Centralnym Obszarze Biznesu (znajdującym się między ulicami Marszałkowską, Elektoralną i al. Jana Pawła II) w ciągu 2003 roku wzrosła trzykrotnie. Do końca 2002 roku było 1 780 000 m2 nowoczesnych siedzib biurowych (typu A i B), z czego 209 200 m2 oddano do użytku właśnie w tamtym roku. Deweloperzy coraz bardziej starają się przyciągnąć firmy terenami poza centrum stolicy. Już teraz znajduje się tam około stu nowoczesnych biurowców o łącznej powierzchni 875 000 m2.
Czynniki wpływające na podejmowanie decyzji przy zmianie lokalizacji biura
- klasa A, B
- cena
- funkcjonalność wynajmowanej powierzchni
- liczba dostępnych miejsc parkingowych
- możliwości rozwoju w przyszłości
- rozległość kondygnacji
- prestiż
- dojazd do lotniska
- dostępność środków komunikacji miejskiej
- dojazd do głównych arterii miejskich
- możliwość wyeksponowania logo firmy
- odległość od klientów
- dostępność usług (restauracje, banki itp.)
Na razie czynsze wciąż spadają. Analitycy rynku przewidują, że nie ulegną one już znaczącej zmianie. Za 1m2 powierzchni biurowej klasy A w centrum Warszawy najemcy zapłacą miesięcznie od 18 do 24 dolarów, poza centrum: 14 – 18 dolarów.
Jak dotąd jednym ze sposobów na przyciągnięcie chętnych było obniżanie cen najmu. Dziś wydłuża się też okresy wolne od opłat (nawet do sześciu miesięcy), oferuje pomoc w przeprowadzce, aranżacji wnętrz, skompletowaniu wyposażenia czy wreszcie proponuje się darmowe miejsca parkingowe. Najemcy z kolei coraz częściej chcą renegocjować zawarte kontrakty. Na ten rok przypada kolejna fala wygasania umów, a to stwarza dobrą okazję do ustalenia nowych warunków.
Tylko na początku lat 90. stawki czynszów były maksymalnie wyśrubowane. W miarę jak przybywało nowych obiektów, sytuacja powoli zmieniała się. Dziś to najemcy dyktują warunki, negocjując czy renegocjując umowy. Pomagają im w tym firmy doradcze. Warto korzystać z ich wsparcia, bo konsultanci lepiej znają rynek i obowiązujące stawki, a – dzięki prowizji, którą otrzymują – zależy im na jak najlepszych efektach negocjacji. Dla właściciela budynku nowe warunki kontraktu też mogą być korzystne: obniżenie czynszu oznacza zwykle wydłużenie okresu najmu.
Ponadto pojawia się coraz więcej powierzchni do podnajęcia oraz lokali na rynku wtórnym. Są one zwalniane przez firmy i oferowane po korzystnych, dużo niższych stawkach. Wiele firm wynajmujących dotychczas powierzchnie adaptowane w starych kamienicach czy mieszkaniach zaczyna rozważać przeprowadzkę do budynku wyższej klasy. Lokale te podnoszą prestiż firmy, często gwarantują miejsca parkingowe, są dobrze chronione. Mają też różne udogodnienia: okablowanie strukturalne, nowoczesne centrale telefoniczne czy wysokiej klasy klimatyzację. Są jednak firmy, które rezygnują z tych zalet, decydując się na niższy czynsz.
Biura klasy C mieszczą się w starych kamienicach lub w zaadaptowanych mieszkaniach. Często wymagają remontu, gdyż ich standard jest niski. Najczęściej nie można zlikwidować istniejącego w nich podziału na pokoje. Lokalom takim brakuje też klimatyzacji. Najtańsze powierzchnie (około 12 USD/m2 miesięcznie) mieszczą się głównie w mieszkaniach zaadaptowanych na biura. Zdarzają się jednak jeszcze tańsze oferty w willach czy w budynkach biurowo‑apartamentowych (na obrzeżach centrum nawet za 3 USD/m2). Jeśli naprawdę chcemy zaoszczędzić, możemy także zaadaptować na biuro powierzchnię magazynową. Podejmując taką decyzję, trzeba jednak zapomnieć o komforcie i prestiżu.
Prognozy na rok 2004 są optymistyczne. Ożywienie na warszawskim rynku powierzchni biurowych widać już od stycznia. Firmy, które zawarły umowy najmu w okresie zwiększonego popytu (lata 1997 – 1999), chcą dziś – dzięki renegocjacjom lub relokacjom – uzyskać wyższy standard za niższą cenę. Powierzchni biurowej szukają także wchodzące na rynek małe i średnie przedsiębiorstwa, zarówno polskie, jak i zagraniczne. Spodziewamy się, że w tym roku podpiszemy trzy duże umowy najmu (na powierzchnię powyżej 5000 m2). O jednej z nich głośno było w lutym: firma Ernst & Young zawarła umowę najmu na około 11 000 m2 powierzchni biurowej w kompleksie Rondo 1.
Czego najemcy mogą oczekiwać od osób zarządzających nieruchomością komercyjną?
Dziś, gdy ewolucja rynków nieruchomości w Europie Ârodkowej i Wschodniej doprowadziła do dużej konkurencyjności i nadmiernej podaży powierzchni do wynajęcia, priorytetem właścicieli budynków stają się programy utrzymania najemców.
Świadczenie usług najemcom jest podstawowym obowiązkiem kierownictwa każdego budynku i odbywa się według jasnej procedury. Z chwilą, gdy przedstawiciel najemcy poinformuje o kłopotach (zażąda naprawy lub wniesie skargę), sekretarka zarządu nieruchomości powinna zapisać to zgłoszenie, jego oryginał zatrzymać w biurze, a kopię przekazać osobie odpowiedzialnej za rozwiązanie problemu.
Rozwój telefonii komórkowej, programów komputerowych wspierających zarządzanie oraz usług call‑in lub help desk umożliwił znaczne zautomatyzowanie tego procesu. Niemniej jednak, niezależnie od używanego systemu, trzeba nadzorować spełnianie żądań najemców. Profesjonalni, doświadczeni zarządcy nieruchomości muszą stosować odpowiednie procedury rozwiązywania problemów.
Kontakty z najemcami trzeba stale koordynować. Dlatego warto zatrudnić osobę odpowiedzialną za te bezpośrednie relacje oraz związane z nimi usługi (np. konserwacja pomieszczeń). Osoba ta, zwana koordynatorem nieruchomości ds. kontaktów z najemcami (Property Tenant Coordinator), zatrudniana jest w nieruchomościach o powierzchni przekraczającej 30 000 m2. Koordynator potrzebny jest także w nieruchomości posiadającej wielu właścicieli, o łącznej powierzchni porównywalnej z wyżej wymienioną.
Takie nadzorowanie wspomaga realizowanie żądań najemców. Koordynator regularnie kontaktuje się z kierownikami biur lub administratorami i – zanim oni skontaktują się z zarządem nieruchomości – omawia z nimi takie kwestie jak sprzątanie pomieszczeń, ochrona budynku czy klimatyzacja. Wypełnia przy tym standardowy formularz zawierający nazwę najemcy, nazwisko osoby kontaktowej, dzień i godzinę spotkania oraz omawiany temat. Powinien także uzgodnić terminy następnych spotkań, aby wyjaśnić problem.
Poza programem usług dla najemców i programem koordynacji stosunków z nimi, osoba taka zarządza także programem relacji z najemcami.
Najnowsze nieruchomości są coraz bardziej zaawansowane technologicznie, dlatego niebawem trzeba będzie na nowo określić standardy budynków klasy A. W przyszłości biurowce i inne obiekty komercyjne będą korzystały z wielu dobrodziejstw nowoczesnej techniki, takich jak energia słoneczna, łącza Bluetooth oraz bardziej zintegrowane zarządzanie ochroną budynku. Dzisiaj najemcy oczekują, że oprócz dobrej lokalizacji budynek będzie posiadał podnoszone podłogi, strukturalne okablowanie, wielofunkcyjne łącza telekomunikacyjne z możliwością wyboru dowolnego operatora telefonicznego (bez narzucania usług TPSA), dostęp do łącza internetowego, klimatyzację, podwieszane sufity. Najemcom zależy też na poprawnych relacjach z właścicielami budynków. To są zalety, ale dla wielu firm te udogodnienia to podstawowy standard, bez którego nie sposób konkurować na rynku nieruchomości klasy A.
Program relacji z najemcami
Program ten ma promować nieruchomość jako dobrze utrzymaną siedzibę przedsiębiorstwa, której właściciele i zarządcy rozumieją potrzeby najemców. W ramach tego programu koordynator nieruchomości ds. kontaktów z najemcami powinien stworzyć szczegółowy plan, który obejmie koszty oraz harmonogram wdrożenia przedstawionych tam działań. Zmiany muszą być przedstawiane do wglądu zarządcy i właścicielom, powinny też być przez nich zatwierdzone. Oto główne punkty tego programu: Imprezy (śniadania z najemcami, spotkania towarzyskie po godzinach pracy, przyjęcia dla najemców, koncerty muzyczne lub prelekcje zaproszonych gości).
Spotkania (indywidualne i grupowe spotkania z najemcami poświęcone problemom zarządu i najemców).
Ankiety (formularze oceny zarządu nieruchomości. Ich wyniki powinny być przekazywane zarówno najemcom, jak i właścicielom. Na podstawie tych danych powstaje plan wdrażania).
Korespondencja (stałe informowanie najemców – także podczas wakacji – o ważnych sprawach dotyczących budynku).
Rozrywka i promocje (regularne zapraszanie wybranych przedstawicieli najemców na lunche, kolacje i przyjęcia po godzinach pracy).
Biuletyny i druki reklamowe (sporządzanie i wysyłanie biuletynu kwartalnego na temat ważnych projektów i wszystkich problemów dotyczących nieruchomości).
Usługi animacyjne (mogą stać się podstawą działalności koordynatora nieruchomości ds. kontaktów z najemcami. Pozycje godne uwagi to odbieranie rzeczy z pralni, zakup drobnych artykułów, pomoc w dostarczaniu gazet, zamawianie kwiatów).
Dodatkowe propozycje.
Jeżeli w budynku znajduje się garaż, zarząd nieruchomości może zaoferować kilka szczególnie atrakcyjnych dla najemców usług:
Mycie samochodu (dla większości ludzi czyszczenie auta to duży kłopot).
Bezpłatna wymiana oleju (odwiedzanie warsztatu samochodowego również nie należy do szczególnych przyjemności).
Bezpłatne mycie przedniej szyby (po oczyszczeniu można wsunąć za wycieraczkę kartkę z napisem: „Pańska szyba została umyta w ramach nieodpłatnej usługi Zarządu Nieruchomości [nazwa firmy]”).
Bezpłatne sprawdzanie ciśnienia w oponach (doświadczenie pokazuje, że ludzie rzadko sprawdzają ciśnienie w oponach. Im bardziej zapracowany i zamożny właściciel samochodu, tym rzadziej to robi. Podobnie jak darmowe mycie szyby, ta drobna uprzejmość niewiele kosztuje, a wywiera dobre wrażenie i kształtuje pozytywny wizerunek zarządu nieruchomości).
