Streszczenie: Proste innowacje mogą przynieść olbrzymie korzyści firmom, jeśli zostaną odpowiednio wdrożone. Często największy wpływ mają zmiany, które nie wymagają ogromnych nakładów finansowych, ale wykorzystują dostępne zasoby w nowatorski sposób. Firmy, które skupiły się na prostych innowacjach, osiągnęły poprawę efektywności, wzrost satysfakcji klientów oraz większą elastyczność operacyjną. Przykłady takich innowacji obejmują wprowadzenie nowych technologii do codziennych procesów czy optymalizację procedur, które mogą znacząco zwiększyć konkurencyjność firmy na rynku. Kluczem jest umiejętność dostosowania istniejących zasobów do zmieniających się potrzeb rynku.
Sieć drogerii Rossmann od lat aktywnie stosuje standardy GS1, dotyczące identyfikowania towarów. Aby zintegrować proces zarządzania zasobami i usprawnić dostawy towarów, firma zdecydowała się wdrożyć etykiety logistyczne GS1 również u swoich dostawców.
Proces optymalizacji działań logistycznych u dostawców sieci drogerii zakładał realizację dwóch celów: ograniczenie liczby błędów podczas wprowadzania danych logistycznych w czasie przyjęcia towaru i skrócenie czasu przyjęcia dostaw. O skali przedsięwzięcia świadczy fakt, że obecnie firma ma ponad 1100 sklepów w niemal 500 miastach. Asortyment obejmuje aż 16 tysięcy produktów, przy czym oprócz towarów typowo drogeryjnych Rossmann sprzedaje także żywność, napoje, słodycze i herbaty, a w niektórych sklepach można kupić również książki i wina.
Aby lepiej zarządzać zasobami, zdecydowano się wdrożyć u dostawców rozwiązanie, które było już stosowane w sklepach Rossmanna – standardowy system etykiet logistycznych GS1, który umożliwia automatyczny odczyt danych zakodowanych w kodzie kreskowym, co pozwala na przekazanie jednoznacznych i bezbłędnych informacji na temat dostarczanych towarów. Miało to usprawnić działania związane z przyjmowaniem dostaw do poszczególnych sklepów. Proces ten składał się pierwotnie z aż pięciu etapów: rozładunek, rozpakowanie palet i skanowanie kodów kreskowych, liczenie towaru, wprowadzanie danych do systemu IT i przepakowanie. Wdrożenie etykiety logistycznej GS1 skróciło go do zaledwie dwóch etapów. Wystarczyło przyjąć towar i zeskanować etykietę wygenerowaną przez dostawcę. W jaki sposób, wprowadzając tak drobną zmianę, jaką było stosowanie specjalnych etykiet, udało się znacząco przyspieszyć proces?
Sekret tkwił w pełnej zgodności pomiędzy danymi umieszczonymi na etykiecie logistycznej a rzeczywistą zawartością palety. W kodzie zostały zaszyfrowane informacje obejmujące: oznaczenie partii produkcyjnej, datę ważności, masę brutto jednostki logistycznej i numer zamówienia. Oprócz tego należało jeszcze zapewnić zgodność i powiązanie Globalnego Numeru Jednostki Handlowej (GTIN) przyjmowanego towaru z numerem partii produkcyjnej i datą ważności w wyniku przyjmowania palet o jednorodnej zawartości.
Wdrożenie etykiety krok po kroku
Rossmann w pierwszym etapie projektu przeanalizował bazę kontrahentów. Największych poproszono o oznaczanie dostarczonych palet etykietami logistycznymi GS1. Wszyscy dostawcy przeszli szczegółowe szkolenia i otrzymali wytyczne dotyczące zasad przygotowania dostaw i zawartości informacyjnej etykiet. Tym, którzy nie mieli programu do druku etykiet, zaproponowano wsparcie techniczne przy wyborze najlepszego narzędzia. Aby uniknąć błędnych oznaczeń palet, dostawcy mogli skorzystać z dodatkowej usługi, polegającej na merytorycznej i technicznej weryfikacji przesłanych etykiet, w tym poprawności wydruku kodu kreskowego.
Na początku projektu Rossmann sprawdzał wszystkie dostawy pod względem zgodności danych zapisanych na etykiecie logistycznej z zawartością palety. Potem, jeżeli palety były oznakowane poprawnie, sprawdzano już tylko 20% palet. Dostawca, którego jednostki logistyczne były poprawnie oznakowane nową etykietą logistyczną, zyskiwał status zaufanego, a jego towary były przyjmowane bez kontroli.
Dzięki analizie procesowej projektu można było porównać wydajność wybranych procesów przed i po wprowadzeniu zmian. Pozwoliło to oszacować korzyści wynikające z planowanych zmian jeszcze przed ich implementacją. Przeprowadzona symulacja procesów pokazała, że w przypadku zastosowania etykiety logistycznej GS1 na wszystkich paletach będzie można zwiększyć liczbę rozładowanych aut z 28 do 43 w trakcie jednej ośmiogodzinnej zmiany. Oszacowano również, że jeśli dostawcy będą wykorzystywać etykiety logistyczne GS1, czas obsługi potrzebny do przyjęcia jednej dostawy jednorodnych jednostek ładunkowych skróci się z 153 do 73 minut.
Dzięki temu, że dostawcy sieci korzystali z możliwości generowania etykiet przy wykorzystaniu prostych narzędzi, wdrożenie etykiety logistycznej nie napotkało żadnych barier technologicznych ani ekonomicznych.
Rezultaty projektu
Dzięki temu, że dostawcy współpracujący z siecią drogerii Rossmann korzystali z nowych etykiet, udało się skrócić czas przyjęcia dostaw o 25%. Zmniejszyła się również liczba wykonywanych operacji oraz wyeliminowano palety o niejednorodnej zawartości. Poza wyraźnym skróceniem czasu przyjęcia i w konsekwencji przestoju samochodów podczas dostaw wyeliminowano również błędy powstające przy wprowadzaniu danych logistycznych.
Wyeliminowano proces przepakowywania niejednorodnych jednostek logistycznych, a dzięki temu, że nowy proces jest znacznie prostszy od poprzedniego, nowi pracownicy sieci szybciej osiągną pełną samodzielność. W przyszłości koszty personalne i materiałowe przyjęcia dostaw zostaną jeszcze bardziej obniżone, w tym poprawności wydruku kodu kreskowego.
Na początku projektu Rossmann sprawdzał wszystkie dostawy pod względem zgodności danych zapisanych na etykiecie logistycznej z zawartością palety. Potem, jeżeli palety były oznakowane poprawnie, sprawdzano już tylko 20% palet. Dostawca, którego jednostki logistyczne były poprawnie oznakowane nową etykietą logistyczną, zyskiwał status zaufanego, a jego towary były przyjmowane bez kontroli.
Dzięki analizie procesowej projektu można było porównać wydajność wybranych procesów przed i po wprowadzeniu zmian. Pozwoliło to oszacować korzyści wynikające z planowanych zmian jeszcze przed ich implementacją. Przeprowadzona symulacja procesów pokazała, że w przypadku zastosowania etykiety logistycznej GS1 na wszystkich paletach będzie można zwiększyć liczbę rozładowanych aut z 28 do 43 w trakcie jednej ośmiogodzinnej zmiany. Oszacowano również, że jeśli dostawcy będą wykorzystywać etykiety logistyczne GS1, czas obsługi potrzebny do przyjęcia jednej dostawy jednorodnych jednostek ładunkowych skróci się z 153 do 73 minut.
Dzięki temu, że dostawcy sieci korzystali z możliwości generowania etykiet przy wykorzystaniu prostych narzędzi, wdrożenie etykiety logistycznej nie napotkało żadnych barier technologicznych ani ekonomicznych.
Rezultaty projektu
Dzięki temu, że dostawcy współpracujący z siecią drogerii Rossmann korzystali z nowych etykiet, udało się skrócić czas przyjęcia dostaw o 25%. Zmniejszyła się również liczba wykonywanych operacji oraz wyeliminowano palety o niejednorodnej zawartości. Poza wyraźnym skróceniem czasu przyjęcia i w konsekwencji przestoju samochodów podczas dostaw wyeliminowano również błędy powstające przy wprowadzaniu danych logistycznych.
Wyeliminowano proces przepakowywania niejednorodnych jednostek logistycznych, a dzięki temu, że nowy proces jest znacznie prostszy od poprzedniego, nowi pracownicy sieci szybciej osiągną pełną samodzielność. W przyszłości koszty personalne i materiałowe przyjęcia dostaw zostaną jeszcze bardziej obniżone dzięki rezygnacji z wewnętrznych etykiet. Ponadto dostawcy mogą te same etykiety wykorzystywać także we własnych procesach magazynowych, jak: przyjęcie z produkcji, składowanie, kompletacja czy wydanie towaru.
Wdrożenie standardu wpływa pozytywnie na poprawę jakości współpracy pomiędzy kontrahentami dzięki wiarygodnym, odczytywanym automatycznie danym o produktach. Korzyści wynikające z wdrożenia zmobilizowały firmę Rossmann do podjęcia decyzji o wprowadzeniu tego narzędzia w najbliższej przyszłości u kolejnych dostawców krajowych i zagranicznych. Wprowadzenie etykiety logistycznej GS1 zdecydowanie zwiększa liczbę wykonywanych operacji przyjęcia dostaw przy zaangażowaniu podobnej liczby osób i znacznie krótszym czasie realizacji.
PRZECZYTAJ TAKŻE: Przeczytaj pozostałe komentarze »
Nie bójmy się rewolucji
Szybkie zwycięstwa mogą prowadzić do jeszcze wyższych kosztów, lub nawet do zatorów w procesach.
Kontrolować czy ufać: transparentne wydatki służbowe
Wydatki służbowe to temat kontrowersyjny w każdej firmie. Na tym polu zawsze istnieje ryzyko pomyłek lub nadużyć. Choć wszystkich nigdy nie da się wyeliminować, to można starać się je ograniczyć.
Koszt energii to nie tylko cena
Firmy, które planują zmniejszyć koszty związane z energią elektryczną, powinny zacząć od wykonania gruntownych analiz uwzględniających własne potrzeby, rynek dostawców usług i otoczenie prawne.
